¿Cómo afecta la normativa de protección de datos al uso de Google Forms? ¿Hace falta cumplir con alguna de las obligaciones del RGPD y la LOPDGDD si usamos esta herramienta de Google? Respondemos a estas y otras cuestiones relacionadas con Google Forms y la política de privacidad.
En este artículo hablamos de:
¿Qué es Google Forms?
Google Forms, o Formularios de Google, es una de las herramientas disponibles de Google Workspace y que cualquier usuario con una cuenta de Google puede usar para elaborar de manera rápida y sencilla formularios de todo tipo.
En principio, su uso más habitual es la elaboración de encuestas, pero también se puede emplear para más finalidades, como tests, cuestionarios o exámenes, registros de eventos, etc. Seguramente en alguna ocasión hayáis rellenado una de estas encuestas hechas a través de Google Forms, puesto que elaborarlas es relativamente fácil y rápido y no requiere de conocimientos o habilidades técnicas.
¿Necesito incluir la política de privacidad al usar Google Forms?
Si vas a recabar datos personales en la encuesta hecha con Google Forms, necesitarás incluir una política de privacidad; ten en cuenta que con solo recabar la dirección de correo electrónico de los usuarios que rellenen la encuesta, ya deberías incluir la política de privacidad.
Puesto que no son pocas las empresas y otro tipo de organizaciones que recurren a Google Forms para realizar encuestas, tests de satisfacción de clientes o usuarios, o incluso exámenes, es habitual que se recabe algún dato personal, normalmente la dirección de email, para enviar los resultados obtenidos.
Aunque Google nos asegura la privacidad y seguridad de Google Forms (de la misma forma que nos garantiza la privacidad en Google Fotos), puesto que podemos estar realizando un tratamiento de datos personales, tenemos que cumplir con las obligaciones que establecen el RGPD y la LOPDGDD e informar de ello a los usuarios, que deberán dar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, recurriendo para ello a la inclusión de la política de privacidad en nuestros formularios de Google Forms y la correspondiente casilla de aceptación.
¿Y cómo podemos usar Google Forms y cumplir con la protección de datos? Lo cierto es que podemos hacerlo de una manera muy sencilla, tal y como os vamos a describir en el siguiente punto.
¿Cómo poner la política de privacidad en Google Forms?
Para usar Google Forms de acuerdo a la protección de datos, tendremos que habilitar una pregunta como la política de privacidad y convertir la casilla de respuesta en la casilla «He leído y acepto a la política de privacidad». Os explicamos cómo hacerlo en unos sencillos pasos:
- Una vez hayas creado todas las preguntas de tu formulario, crea una nueva sección (una nueva pregunta) y colócala abajo del todo (por defecto, cada nueva sección que creamos en Forms, se coloca al final, pero puede cambiarse de posición fácilmente).
- Titula la pregunta como «Política de Privacidad», aquí podrás, además, enlazar el título con la política de privacidad de tu página web.
- Pulsa los tres puntos verticales que aparecen junto al botón deslizante de «Obligatorio» para añadir una descripción bajo el título de la pregunta. Aquí deberás escribir la primera capa informativa de la política de privacidad, es decir, informar de quién es el responsable del tratamiento, la finalidad del tratamiento y la vía para ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición de los interesados.
- Elige el formato casilla o check box y en el texto de esta escribe «He leído y acepto la Política de Privacidad» y activa el botón de «Obligatorio», para que los usuarios no puedan enviar la encuesta salvo que hayan aceptado la política de privacidad, de esa forma recabarás el consentimiento para tratar sus datos.
- También puedes incluir en la descripción un enlace a la política de privacidad de Google.
Y ya estaría incluida la política de privacidad en tu encuesta de Google Forms, puesto que Google va guardando automáticamente lo que vamos poniendo, no es necesario hacer nada más.
En cualquier caso, si vais a usar Google Forms para hacer encuestas, tests o exámenes, recopilad los menos datos personales posibles, es decir, aplicad el principio de minimización, de manera que solo recabéis aquellos datos que sean estrictamente necesarios; por ejemplo, si necesitáis enviar los resultados de un test a los usuarios, os bastará con recabar su email, no es necesario que pidáis su nombre y apellidos (descubre cómo eliminar mi nombre y apellidos de Google en este artículo). E incluid siempre la política de privacidad al final de la encuesta.