Si usas Google Forms para realizar cualquier tipo de formulario o cuestionarios fuera del ámbito particular, hay algunas consideraciones respecto a protección de datos que debes tener en cuenta, como la inclusión de la política de privacidad. En este artículo explicamos cómo poner en Google Forms la política de privacidad y cuándo es necesario hacerlo, para cumplir con el RGPD en Google Forms.
En este artículo hablamos de:
RGPD y Google Forms
Google Forms es una herramienta muy popular para realizar formularios de todo tipo y que usan miles de usuarios, incluidas empresas, para realizar encuestas, tests, cuestionarios, etc. Y en muchos de esos formularios y encuestas se recaban datos personales (como mínimo, la dirección de correo electrónico), por lo que es necesario tener en cuenta y aplicar el RGPD al usar Google Forms.
Recurrir a Google Forms y utilizar formularios con los que se recabarán datos personales y no aplicar las medidas necesarias para cumplir con el RGPD, puede suponer no solo un tratamiento ilícito de datos personales, sino que podríamos ser denunciados por ello y sancionados por la AEPD. Además, no debemos olvidar que estamos utilizando una herramienta de Google, que también puede recabar datos de las personas que cumplimenten nuestros formularios.
Por todo ello, no podemos dejar de aplicar el RGPD a Google Forms de manera adecuada y ello pasa por poner en los formularios nuestra política de privacidad.
¿Cómo poner la política de privacidad en Google Forms y cumplir el RGPD?
Para usar Google Forms y cumplir el RGPD tenemos que hacer referencia a nuestra política de privacidad a través de un enlace e incluir la casilla de aceptación de la política de privacidad. Es decir, debemos crear la primera capa informativa sobre la política de privacidad y habilitar una forma para recabar el consentimiento para el tratamiento de datos personales.
Para llevarlo a cabo deberemos habilitar una pregunta del formulario como la política de privacidad y convertir la casilla de respuesta en la casilla «He leído y acepto la política de privacidad», siguiendo estos pasos:
- Una vez hayas creado todas las preguntas de tu formulario, crea una nueva sección (una nueva pregunta) y colócala abajo del todo (por defecto, cada nueva sección que creamos en Forms, se coloca al final, pero puede cambiarse de posición fácilmente).
- Titula la pregunta como «Política de Privacidad», aquí podrás, además, enlazar el título con la política de privacidad de tu página web.
- Pulsa los tres puntos verticales que aparecen junto al botón deslizante de «Obligatorio» para añadir una descripción bajo el título de la pregunta. Aquí deberás escribir la primera capa informativa de la política de privacidad, es decir, informar de quién es el responsable del tratamiento, la finalidad del tratamiento y la vía para ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición de los interesados.
- Elige el formato casilla o check box y en el texto de esta escribe «He leído y acepto la Política de Privacidad» y activa el botón de «Obligatorio», para que los usuarios no puedan enviar la encuesta salvo que hayan aceptado la política de privacidad, de esa forma recabarás el consentimiento para tratar sus datos.
- También puedes incluir en la descripción un enlace a la política de privacidad de Google.
Y ya estaría incluida la política de privacidad en tu encuesta de Google Forms, puesto que Google va guardando automáticamente lo que vamos poniendo, no es necesario hacer nada más.
¿Cuándo es obligatorio incluir la política de privacidad en Google Forms para cumplir el RGPD?
Si eres el responsable del tratamiento (una empresa, un profesional, el titular de una página web, etc.) y vas a recabar datos personales en una encuesta o cuestionario hecho en Google Forms, deberás incluir una política de privacidad; ten en cuenta que con solo recabar la dirección de correo electrónico de los usuarios que rellenen la encuesta, ya deberías incluir la política de privacidad.
Puesto que no son pocas las empresas y otro tipo de organizaciones que recurren a Google Forms para realizar encuestas, tests de satisfacción de clientes o usuarios, o incluso exámenes, es habitual que se recabe algún dato personal, normalmente la dirección de email, para enviar los resultados obtenidos.
Aunque Google nos asegura que garantiza la privacidad y seguridad de Google Forms (de la misma forma que nos garantiza la privacidad en Google Fotos), no podemos olvidarnos de que estamos realizando un tratamiento de datos personales y que ello implica cumplir con las obligaciones de informar a los usuarios y de recabar su consentimiento explícito para ello (recordemos que el tratamiento de datos personales que requiere una encuesta no puede legitimarse más que en el consentimiento del interesado). Pero cómo habéis visto, usar Google Forms y protección de datos no son excluyentes, siempre que incluyamos en la encuesta la política de privacidad y la casilla de aceptación.
En cualquier caso, si vais a usar Google Forms para hacer encuestas, tests o exámenes, recopilad los menos datos personales posibles, es decir, aplicad el principio de minimización, de manera que solo recabéis aquellos datos que sean estrictamente necesarios; por ejemplo, si necesitáis enviar los resultados de un test a los usuarios, os bastará con recabar su email, no es necesario que pidáis su nombre y apellidos (descubre cómo eliminar mi nombre y apellidos de Google en este artículo). E incluid siempre la política de privacidad al final de la encuesta, así cumpliréis el RGPD en Google Forms.