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Protección de datos en encuestas. ¿Qué dice la Ley?

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Es realmente fácil registrarse y comenzar a recopilar datos, sin embargo, con el cambio en la legislación producido por el RGPD y la LOPDGDD, debes saber si las encuestas que estás enviando cumplen dicha normativa.

Esta garantía le dará a tus encuestados la tranquilidad de que tienen un mayor control sobre cómo se utilizan los datos personales.

Hoy solo se necesitan cuatro letras para difundir el miedo y el pánico entre la mayoría de las empresas: RGPD.

El Reglamento General de Protección de Datos entró en vigor el 25 de mayo de 2018. Y cambia la forma en que se manejan los datos personales. Las organizaciones que ignoran la nueva regulación pueden esperar fuertes sanciones.

Por eso te explicamos cómo afecta la forma en que se usan y almacenan los datos de las encuestas de empleados y clientes, y a qué deben prestar atención las compañías exactamente en el futuro cercano.

¡Esta guía te mostrará cómo cumplir la ley de Protección de datos en las encuestas en unos sencillos pasos!

protección de datos en encuestas

¿Cuándo pueden usar mis datos para una encuesta?

Si en la encuesta se solicita cualquier tipo de información personal, debe obtenerse el consentimiento explícito del encuestado. Esto se puede hacer fácilmente insertando una pregunta al comienzo de la encuesta que explique el tipo de datos que se recopilarán y para qué se utilizarán.

Si los encuestados aceptan proporcionar la información, pueden continuar participando en la encuesta. Si no dan su consentimiento, pueden enviarse fácilmente al final del cuestionario donde puedes agradecerles por su tiempo.

Si realizas una encuesta de forma anónima, sin hacer referencia a los datos personales, el RGPD no se aplica.

Sin embargo, el término anónimo es bastante vago. ¿Cómo puedes estar seguro de que una encuesta es verdaderamente anónima?

De hecho, incluso si tu empresa no recopila datos personales de los participantes (como su nombre, dirección de correo electrónico, etc.) no significa que la encuesta sea verdaderamente anónima. Si con esos datos se puede rastrear al encuestado de alguna manera, entonces la encuesta es personalizada.

Los fines para los que puedes pedir los datos personales en una encuesta son variados. Vamos a analizar los principales.

Recolección de datos para mercadotecnia

Es fácil realizar una investigación de mercado en línea utilizando encuestas de investigación de mercado. Son una forma asequible y confiable de recopilar información de tus mercados objetivo.

Entonces, ya sea que seas una gran empresa o una pequeña empresa, usa encuestas de investigación de mercado para comprender mejor a tu público objetivo.

Se pueden usar para acceder a información demográfica clave, y luego puedes averiguar casi cualquier cosa, desde lo que les gusta a los clientes sobre tu marca hasta qué tipo de producto necesita tu mercado.

En este caso, si se solicitan datos personales, deben cumplirse la normativa de Protección de datos.

Investigación

La encuesta de investigación se define como el proceso de realización de investigaciones utilizando encuestas que se envían a los encuestados. Los datos recopilados de las encuestas se analizan estadísticamente para sacar conclusiones de investigación significativas.

Una encuesta de investigación acreditable puede dar a estas empresas acceso a un banco de información colosal. Las organizaciones en los medios de comunicación, otras empresas e incluso los gobiernos confían en la encuesta de investigación para obtener datos precisos.

Se trata de un método cuantitativo para la recolección de información de un grupo de encuestados al hacer múltiples preguntas de la encuesta. Este tipo de investigación incluye el reclutamiento de individuos, la recopilación y el análisis de datos. Es útil para los investigadores que tienen como objetivo comunicar nuevas características o tendencias a sus encuestados.

Como indicábamos en el caso anterior, en caso de tratar datos personales de los encuestados, debe cumplirse el RGPD.

Fines históricos o científicos

Por último, otra de las finalidades que tienen las encuestas es el estudio histórico o científico.

La normativa de Protección de datos permite el tratamiento de estos datos con fines históricos o científicos.

En principio, habría que analizar si, en función de la finalidad investigadora que se pretende, puede facilitarse la información disociada o anonimizada.

Si no fuera posible disociarla, habría que atender a las siguientes reglas:

  • En cuanto a los datos personales que no tengan la consideración de especialmente protegidos habría que realizar el test del daño, así como la ponderación.
  •  Cuando se pretenda el acceso a datos especialmente protegidos de personas vivas habrá que recabar el previo consentimiento de estas.

Obligación de informar a los encuestados

Realizar una encuesta anónima significa que uno está obligado a evitar que los participantes sean identificados.Esto puede suceder incluso si no se especifican los nombres y apellidos.

Técnicamente, para identificar a un encuestado, una encuesta solo podría recopilar información como dirección de correo electrónico, número de teléfono o datos bancarios. Esto significa que se puede rastrear a un individuo combinando bits de información.

Por ejemplo, las encuestas que solicitan a los empleados que especifiquen la edad, el sexo y la duración del empleo pueden ser suficientes para reconocer a un empleado.

En teoría, puedes hacer todas las preguntas que desees (dentro de lo razonable). Por ejemplo, las encuestas de empleados deben seguir las leyes laborales. Sin embargo, cuando las empresas solicitan datos personales, deben seguir las pautas del RGPD.

Y esta norma indica que los datos deben ser procesados ​​y manejados legalmente, éticamente y de manera transparente. Esto incluye la asignación de fondos, la minimización de datos y la responsabilidad.

Las empresas están obligadas a informar y existen pautas para el responsable de protección de datos.

Dentro de la información que debe facilitarse al encuestado cuando se soliciten datos personales está:

  • quién es el responsable de tratar esos datos,
  • fines para los que se van a utilizar,
  • si esos datos van a cederse o transferirse a otro país,
  • medidas de seguridad para proteger los datos,
  • plazo de conservación de los mismos y
  • medios para ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, limitación y portabilidad por los interesados.

encuestados informados

Cuestiones a incluir en la encuesta

Al elaborar la encuesta debes tener en cuenta que debes incluir lo siguiente:

  • Una breve introducción en la pantalla de la encuesta. Debes facilitar información a los encuestados sobre la finalidad de la encuesta y definir específicamente lo que vas a hacer con los datos personales recopilados.
  • Enlace a una política de privacidad que incluya toda la información necesaria.
  • Opciones activas cerca de los campos del formulario. Asegúrate de agregar las opciones de forma correcta. Ten en cuenta que el consentimiento debe cumplir estos requisitos:
    • Desagrupado: las solicitudes de consentimiento deben estar separadas de otros términos y condiciones y no pueden ser una condición previa para suscribirse a un servicio a menos que sea necesario para ese servicio.
    • Casillas desmarcadas: las casillas de activación marcadas previamente no son válidas.
    • Granular: deben establecerse opciones para dar su consentimiento por separado según los distintos tipos de tratamiento.
  • Información adicional sobre por qué necesitas determinados datos. Por ejemplo, si pides la fecha de nacimiento, puedes indicar: su fecha de nacimiento nos ayuda a ofrecerle promociones especiales y beneficios de compra durante su mes de cumpleaños.

Otros requisitos para cumplir el RGPD

Además de informar a los encuestados, si realizas encuestas en las que recopilas datos personales, debes cumplir otros requisitos para que esa encuesta cumpla con la normativa de Protección de datos.

Consentimiento

Cuando utilizas encuestas online para recopilar datos personales, debes asegurarte de que el interesado te de su consentimiento para administrar sus datos personales para uno o más propósitos específicos.

En ese sentido, debes considerar que se debe obtener el consentimiento antes de enviar una encuesta. Recuerda que los datos personales se refieren al nombre, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono, etc. de los encuestados. Dicha información solo puede utilizarse dentro del alcance del consentimiento otorgado.

Opción de exclusión

Asegúrate de incluir la opción de optar por no participar cuando invites a personas a responder una encuesta.

Integrar datos de encuestas con aplicaciones de terceros

Al integrar datos de encuestas personales a aplicaciones de terceros, debes verificar de antemano que esos terceros también cumplan con las regulaciones del RGPD. Puedes lograr esto actualizando tus acuerdos de proveedor para cumplir con esta normativa.

Almacenar datos personales

No puedes almacenar los datos personales que recopilas mediante encuestas de forma indefinida. Recuerda definir y notificar a los interesados ​​por cuánto tiempo retendrás información personal antes de enviar invitaciones a encuestas.

Derechos del individuo sobre sus datos

Establece procedimientos para cumplir con el derecho del afectado a solicitar acceso a los datos personales que recopiles a través de encuestas online.

Tu empresa debe estar preparada para posibilitar las solicitudes no solo de acceso, sino también de cancelación de la información personal.

Portabilidad de datos

La portabilidad de datos se refiere a la capacidad de transferir datos personales de un sistema electrónico a otro. Por ejemplo, puedes descargar las respuestas de la encuesta a tu ordenador siempre que tengas en cuenta que esas respuestas pueden contener datos personales y esta acción siempre constituye la creación de un nuevo registro personal.

¿Qué debes tener en cuenta antes de crear una encuesta?

Al crear (o actualizar) tus encuestas, lo primero que debes tener en cuenta para cumplir con el RGPD, es determinar para qué utilizarás los datos que recojas.

Debes hacerte las siguientes preguntas.

¿Es una encuesta completamente anónima? 

Asegúrate de que incluso una combinación de la información que recopilas no pueda ayudarte a identificar a una persona.

Por ejemplo, si les pides a tus empleados que realicen una encuesta anónima en la que les preguntas en qué rango de edad se encuentran y de qué género son … Eso en principio no puede identificarles.

Pero si en esa oficina solo hay una mujer en el rango de edad entre 35 y 40 años, entonces los datos se pueden usar para identificar a esa persona y es aplicable el RGPD.

¿Los datos que recoges son solo para uso interno?

Verifica si los datos que recopilas van a ser usados internamente y quién puede acceder a ellos en la empresa.

Por ejemplo, si recopilas direcciones de correo electrónico en un evento y esas direcciones se agregarán a un CRM donde tu equipo de ventas pueda acceder a ellas para un mayor seguimiento, deberás comunicarlo por adelantado.

¿Qué harás con los datos?

Antes de lanzar su encuesta, es importante que especifiques lo que piensas hacer con ella. Cada uso distinto debe indicarse en la política de privacidad y debe adjuntarse a la encuesta.

Además, si vas a realizar actuaciones como comunicaciones comerciales o el seguimiento de ventas, debes pedir consentimiento específico del encuestado para ello, e indicarlo en la política de privacidad.

creando una encuesta

Casos especiales

Existen determinadas encuestas especiales que vamos a ver a continuación.

Encuestas de satisfacción

Las encuestas de satisfacción permiten a las empresas conocer el grado de confianza que los clientes tienen sobre un determinado producto o servicio. Con ellas se pretende mejorar tanto la atención al cliente como la calidad y ofertas.

A la hora de realizar este tipo de encuestas hay que tener en cuenta el público objetivo, el presupuesto, los medios de comunicación, sus fases y objetivos.

Normalmente, las encuestas de satisfacción no solicitan datos personales. Pero, si lo hicieran, como hemos indicado, deben cumplir la normativa de Protección de datos.

Encuestas de partidos políticos

Este tipo de encuestas son utilizadas sobre todo en periodo electoral para comprobar las intenciones de voto de los ciudadanos y sus opiniones sobre los diferentes partidos políticos que se presentan.

Estas encuestas tienen fines estadísticos para conocer las intenciones de voto de los ciudadanos.

Lo normal es que estas encuestas sean anónimas, aunque, si se solicita algún tipo de dato personal, es obligatorio cumplir el RGPD.

Opiniones de menores de edad

Cuando las encuestas se dirijan a menores de edad debemos tener en cuenta que, para facilitar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, si el menor tiene más de 13 años, puede otorgar él mismo ese consentimiento. En caso de ser menor de 13 años, deberán ser sus padres o tutores quienes faciliten ese consentimiento.

¿Cómo crear un aviso de privacidad para encuestas?

A la hora de crear un aviso de privacidad para encuestas debes tener en cuenta lo siguiente.

Información básica 

  • Quién eres
  • Qué vas a hacer con los datos de sus encuestados
  • Con quién se compartirán estos datos recopilados.

Información y prueba de cómo usarás los datos personales de forma adecuada

  • Explica cómo se utilizarán los datos obtenidos de una manera que las personas razonablemente esperan.
  • Mostrar conciencia del impacto y las ramificaciones del procesamiento de esos datos personales.
  • Se transparente y asegúrate de que las personas sepan cómo se usan sus datos.

Demostrar imparcialidad en tu política de privacidad es fundamental para crear la confianza, necesaria para el consentimiento. Por lo tanto, debes ser lo más directo posible con respecto a los datos que tienes, por qué los usarás y cuánto tiempo planeas conservarlos.

Respuestas a las siguientes preguntas

  • ¿Qué tipo de datos se recopilan de los clientes, en minucioso detalle?
  • ¿Tienes una buena razón para recopilar estos datos? ¿Por qué lo necesitas?
  • ¿Cómo se obtuvieron los datos exactamente? ¿Los usuarios dieron su consentimiento para la recopilación de su información?
  • ¿Cuánto tiempo lo retendrás?
  • ¿Están seguros están los datos en tu posesión?
  • ¿Alguna vez has compartido la información personal de los usuarios con terceros? ¿Tienes buenas razones para hacerlo?

Descripción clara de los derechos del usuario

Bajo el RGPD, los derechos de usuario están claramente definidos. Asegúrate de que los encuestados sepan que tienen derecho a:

  • Acceder, ver y editar su propia información de manera oportuna.
  • Ser borrado de tus registros a si lo solicitan, a menos que tengas una razón legal para mantener su información.
  • Cómo objetar u optar por no recibir mensajes de marketing y / o publicidad dirigida de tu empresa.

Qué sucederá en el caso de una violación de datos

Si esto sucede, se deben realizar un par de acciones:

  • La violación de datos debe detectarse y notificarse a las autoridades correspondientes dentro de las 72 horas.
  • Si se pone en riesgo la seguridad de los datos del usuario, los usuarios afectados o potencialmente afectados también deben ser informados dentro de las 72 horas.

Si necesitas asesoramiento personalizado, contacta con la oficina más cercana de Grupo Ático34 o llama al Tlf 91 489 64 19, uno de nuestros expertos estará encantado de atenderte.

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