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Compliance

Email como canal de denuncias ¿Por qué no es recomendable?

A la hora de habilitar un canal de denuncias en la empresa, muchas se plantean recurrir a crear una dirección de email para ello, pero ¿es suficiente?, ¿cumple realmente una dirección de email como canal de denuncias con la normativa vigente? En este artículo explicamos por qué usar únicamente una dirección de email para el canal de denuncias no es recomendable.

¿Sirve el correo electrónico como canal de denuncias?

Técnicamente, sí se puede habilitar una dirección de correo electrónico como canal de denuncias, de hecho, no son pocas las empresas o entidades públicas que tienen una dirección de email creada para tal fin (normalmente, suelen crearse direcciones con el nombre «canal de denuncias» bajo el dominio principal de la organización, por ejemplo, «canaldenuncias@empresa.es» o similar).

Hasta cierto punto, habilitar una dirección de email para el canal de denuncias también es legal, sin embargo, tras la entrada en vigor de la Directiva Whistleblowing de la UE y de la ley del canal de denuncias (2/2023), puede que la dirección de email como canal de denuncias ya no cumpla con todos los requisitos legales con los que debe cumplir según estas normas, especialmente si solo se cuenta para el canal de denuncias con una dirección de correo electrónico y no existen otros medios o sistemas internos de información de los que la dirección de email sea complementaria.

Por lo tanto, pese a que habilitar una dirección de email como canal de denuncias puede parecer la mejor opción y la solución más económica, cómo vamos a ver a continuación, no es lo más recomendable si se quiere cumplir con la normativa vigente y, sobre todo, se quiere implantar una herramienta cuya finalidad sea promover y fomentar la denuncia interna por parte de los miembros de la empresa que sean testigos o víctimas de conductas o acciones irregulares.

3 razones por las que el correo electrónico no es adecuado para el canal de denuncias

Hay tres razones por las que usar solo una dirección de email para el canal de denuncias no es adecuado y, además, puede acarrear consecuencias legales para la organización. A continuación detallamos cada una de estas razones.

No cumple adecuadamente con los requisitos legales

Empecemos por una de las razones más importantes, una dirección de email como canal de denuncias no cumple con todos los requisitos legales que tanto la normativa del canal de denuncias como la normativa de protección de datos establecen para un sistema interno de información.

Por un lado, el mail no cumple con los requisitos de confidencialidad y anonimato en el canal de denuncias, puesto que el email contiene datos personales que pueden identificar al denunciante. En el caso de que el denunciante decida crear una dirección de email alternativa, ya estamos obligándole a tener que dar un paso extra, cuando la normativa establece que se debe facilitar el proceso de denuncia.

La confidencialidad y la seguridad de los datos también se pueden ver comprometidas en un email, ya que estos no siempre están encriptados, lo que quiere decir que cualquier persona que acceda a ellos, podría leerlo e incluso manipular o destruir la información. Además, puede haber terceros que podrían acceder a la bandeja de entrada y ver estos correos con relativa facilidad (desde el personal de IT, hasta cualquier empleado, si el Responsable del canal ha dejado abierta la sesión en su ordenador y esté desatendido).

El email para el canal de denuncias tampoco representa una vía de comunicación con el denunciante segura y confidencial, por las razones que hemos descrito más arriba.

Así mismo, los archivos adjuntos que se puedan enviar como pruebas que respalden la denuncia, tampoco quedarán archivados en un servidor o centro de datos seguro, lo que puede poner en riesgo su integridad, disponibilidad y confidencialidad.

Peor gestión de las denuncias

La gestión del canal de denuncias por parte del Responsable debe ser ágil y eficiente, algo que un canal de denuncias a través de una dirección de email no garantiza en absoluto.

Al recibir las denuncias vía email, será necesario registrarlas «manualmente» en el libro-registro del canal, los archivos adjuntos habrá que guardarlos en un almacenamiento seguro y se tendrá que notificar en plazo al denunciante de que se ha recibido la denuncia. Ninguna de estas funciones se puede hacer de manera automática y si la bandeja de entrada del email del canal de denuncias no se revisa con cierta periodicidad, los plazos que da la ley podrían no cumplirse.

Además, la bandeja de entrada del correo electrónico no permite llevar un buen seguimiento de todas las denuncias recibidas, de su estado de tramitación o de cómo han sido resueltas, como sí se puede hacer desde el dashboard o la interfaz de usuario de un programa para el canal de denuncias.

Falta de confianza

La falta de confianza es el otro gran handicap de usar una dirección de email para el canal de denuncias.

Cómo decíamos arriba, uno de los objetivos de la normativa del canal de denuncias es promover y fomentar el uso del canal de denuncias para facilitar la detección temprana de comportamientos, conductas o acciones irregulares o ilícitas, así como poder prevenirlas, haciendo de la organización un lugar donde se respeta y aplica la cultura del cumplimiento y la ética.

Una dirección de correo electrónico no genera el nivel de confianza necesario en los empleados como para que se animen a dar el paso y denunciar aquello de lo que hayan podido ser testigos o estar sufriendo como víctimas, siendo habitual que opten por otros medios, como canales externos de denuncia o medios de comunicación, lo que imposibilita la resolución a nivel interno de problemas y situaciones que no habrían requerido de llegar a esos extremos, y la consecuente pérdida o daño a la reputación de la organización.

Los empleados pueden pensar que el uso de una dirección de email para el canal de denuncias responde a que la organización no se toma realmente en serio esta herramienta o que apenas tendrá supervisión e impacto y, por tanto, decidirán no usarlo, convirtiéndolo en una herramienta inútil para la detección temprana de irregularidades.

La mejor alternativa al email para el canal de denuncias

Llegados a este punto, quizás te estés preguntando cuál es la mejor alternativa para implantar el canal de denuncias y cumplir con los requisitos que exige la normativa del canal de denuncias y la normativa de protección de datos, así como poder llevar una gestión ágil y eficaz del sistema y tener un medio de denuncia confiable para los empleados y miembros de la organización, así como para otros terceros que también pueden usarlo para hacer sus denuncias (proveedores, socios comerciales, clientes, ex-empleados, etc.). La respuesta es un software para el canal de denuncias.

Esta solución del canal de denuncias sigue permitiendo implantar un medio digital, pero con la ventaja de que cumplirá con los requisitos de confidencialidad y anonimato, así como los de seguridad de la información; este tipo de programas encriptan la información de las comunicaciones, permiten habilitar una vía bidireccional confidencial de comunicación entre denunciante y Responsable del canal o responsable asignado a su caso, asignan números de casos o similar para mantener la confidencialidad y, en su caso, el anonimato de los denunciantes, automatizan varias tareas, como el envío del acuse de recibo o el registro de las denuncias, avisan de la cercanía de plazos y permiten llevar un seguimiento centralizado de todos los casos en tramitación, entre otras funciones.

Además, al permitir la denuncia anónima y garantizar la confidencialidad, generan una mayor confianza en los futuros denunciantes. Confianza que aumentará si, además, la valoración y clasificación de las denuncias las lleva a cabo un gestor externo del canal, teniendo así una mayor independencia frente a la organización y sus responsables.

En definitiva, aunque habilitar el canal de denuncias a través de una dirección de email parezca la solución más económica y sencilla de implantar, si tu empresa está obligada a tener canal de denuncias o, no estándolo, quieres tomarte realmente en serio esta herramienta y la finalidad que persigue su implementación, una dirección de email se quedará muy lejos de lo que exige la normativa del canal de denuncias, salvo que esta sea una vía más complementaria e integrada en un programa o plataforma para el canal de denuncias.

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