Para que la empresa pueda garantizar el respeto a la desconexión digital en vacaciones, es necesario incluir varias medidas concretas dentro del protocolo de desconexión digital. En las siguientes líneas explicamos cuáles.
Pero primero, un consejo: Lo ideal es optar por apps de control horario que pongan a tu disposición un agente IA de auditoría de cumplimiento, facilitando que, junto a un asesor experto, puedas certificar que durante los periodos vacacionales no se produjo actividad digital, blindando a la organización frente a posibles sanciones por vulneración del derecho al descanso.
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El derecho a la desconexión digital de los trabajadores durante sus vacaciones
La desconexión digital de los trabajadores durante sus vacaciones es un derecho que toda empresa está obligada a garantizar, no hacerlo es motivo de sanción al tratarse de una infracción laboral (con multas que en los casos más graves podrían alcanzar los 225.018 euros).
Sin embargo, si la empresa no se toma en serio esta obligación y no establece medidas concretas para que los empleados puedan desconectar durante las vacaciones, es muy probable que algunos trabajadores acaben realizando alguna actividad relacionada con el trabajo (como, por ejemplo, revisar el correo electrónico del trabajo, responder a algún mensaje o llevar a cabo alguna tarea que podría delegarse en otro compañero o esperar al regreso).
¿Cómo garantizar la desconexión digital en vacaciones?
Para garantizar la desconexión digital durante las vacaciones de los empleados, incluidos los cargos directivos, la empresa tiene que incluir en el protocolo de desconexión digital medidas concretas para este periodo de descanso largo, en el que a veces, algunos trabajadores son incapaces de desconectar del trabajo completamente.
Acordar entre todos las medidas
Es fundamental que las medidas que se vayan a incluir en el protocolo de desconexión digital, hayan sido negociadas y acordadas por la empresa y los propios empleados, teniendo en cuenta los siguientes puntos:
- El derecho de la empresa para responder ante emergencias
- Los límites para revisar emails, mensajes y contestar llamadas telefónicas fuera de horario laboral.
- Las obligaciones del trabajador ante la salida de vacaciones.
- La flexibilidad si surge la necesidad de modificar algunas medidas en caso de emergencias durante las vacaciones.
Planificar las vacaciones con antelación
Planificar los periodos de vacaciones de cada empleado con antelación, permitirá a la empresa asignar determinadas tareas de manera que las más urgentes puedan ser realizadas o bien antes de que los trabajadores comiencen las vacaciones, o bien designar a quiénes se ocuparán de realizarlas en ausencia de esos trabajadores.
Así mismo, una planificación con antelación de las vacaciones permite interrumpir menos el flujo de trabajo y organizarse, entre todos, mejor. Además, para los empleados también supone una ventaja, ya que pueden planificar mejor su periodo de vacaciones y priorizar tareas para finalizar aquellas que deba entregar antes de irse de vacaciones.
Emplear aplicaciones para la gestión de vacaciones y ausencias es una de las soluciones digitales que más pueden ayudar a tu empresa para llevar un mejor control sobre los periodos de vacaciones.
Delegar tareas
En ocasiones, habrá tareas que deberán finalizarse cuando los trabajadores encargados de ellas se encuentren de vacaciones, para garantizar que estas no se ven interrumpidas, se debe establecer un protocolo para delegar tareas. Esto requiere que en la empresa existan procesos eficientes y documentados para que a la hora de que otro empleado asume la tarea de un compañero de vacaciones, pueda hacerlo sin problemas o contratiempos.
Establecer un periodo para comunicar urgencias
Las urgencias y los imprevistos pueden surgir en cualquier momento y puede que sea necesario contactar con empleados concretos que se encuentren de vacaciones. Para evitar que los trabajadores tengan siempre a mano el teléfono de la empresa o estén pendientes de emails o mensajes, la mejor opción es establecer un periodo concreto del día para contactar y comunicar estas situaciones.
Por ejemplo, se puede establecer un periodo de lunes a viernes de 10 a 11 de la mañana en la que los empleados de vacaciones pueden ser contactados por alguna urgencia.
Cabe señalar que en el protocolo de desconexión digital debe describirse qué se considera una emergencia que requiera invadir el derecho al descanso del trabajador en sus vacaciones.
Política de dispositivos apagados
En el protocolo de desconexión digital se puede incluir una medida de dispositivos apagados durante las vacaciones, es decir, que los empleados pueden apagar sus móviles y ordenadores de empresa durante todos sus días de vacaciones, de manera que se evitará efectivamente contactar con ellos o que ellos caigan en la «tentación» de mirar sus emails y mensajes.
Adoptar esta política también dará seguridad a tus empleados de que no se les contactará mientras están disfrutando de sus vacaciones.
Permitir la desinstalación de aplicaciones laborales
En línea con lo anterior, otra medida a adoptar es permitir que los empleados desinstalen las aplicaciones laborales de sus dispositivos (Asana, Slack, Trello, Teams, etc.), de manera que no reciban notificaciones de estas mientras están de vacaciones.
Información a clientes
También se debe informar a los clientes de los periodos vacacionales de la empresa y de si durante elles pueden contactar con ella. En este segundo caso, se deben habilitar medios que informen de la ausencia de los empleados de vacaciones y con quién pueden contactar mientras tanto.
Lo más habitual es habilitar una respuesta automática en el email, indicando la dirección a quien dirigirse en ausencia del trabajador.
Conciencia a tus empleados
Finalmente, conciencia a tus empleados sobre la necesidad de desconectar del trabajo durante las vacaciones y de lo importante que es para evitar el estrés o el síndrome del trabajador quemado (burn out), y poder reintegrarse al trabajo a la vuelta de las vacaciones con las energías renovadas.
En definitiva, garantizar la desconexión digital en vacaciones es obligación de la empresa, pero los trabajadores también deben seguir el protocolo y apagar sus dispositivos digitales para el trabajo mientras están disfrutando de sus vacaciones.
