En la práctica, la biometría para fichar en el trabajo resulta difícil de justificar en España. El uso de huella dactilar, reconocimiento facial u otros sistemas biométricos para registrar la jornada laboral está sometido a límites especialmente estrictos en el artículo 9 del RGPD sobre categorías especiales de datos y en la guía de la AEPD sobre control de presencia mediante sistemas biométricos. Solo podría plantearse en supuestos excepcionales, tras acreditar necesidad, idoneidad, proporcionalidad y ausencia de alternativas menos invasivas.
Lo más recomendable es usar sistemas de fichaje que eviten el uso de biometría y que apuesten por otras alternativas, como el fichaje online o en la nube, mediante QR dinámicos o con autenticación de doble factor.
Contenido del artículo
- ¿Por qué la biometría plantea problemas legales en el fichaje laboral?
- ¿Qué dice la AEPD sobre fichar con biometría?
- ¿Europa ha prohibido fichar con huella dactilar?
- ¿Es legal fichar con reconocimiento facial?
- Multas por usar huella dactilar para fichar
- ¿Cuándo podría justificarse un sistema de fichaje biométrico?
- Alternativas al fichaje biométrico
- Conclusión
¿Por qué la biometría plantea problemas legales en el fichaje laboral?
Los datos biométricos están considerados categorías especiales de datos personales según el artículo 9 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Esto significa que su tratamiento está prohibido con carácter general salvo que concurra alguna de las excepciones del propio RGPD y existan garantías reforzadas. En el contexto laboral, esto genera dificultades porque:
- Existe una relación de subordinación entre empresa y trabajador
- El consentimiento del trabajador puede no considerarse libre
- Existen métodos menos invasivos para registrar la jornada
Por este motivo, la utilización de biometría para fichar debe superar un análisis especialmente estricto de necesidad y proporcionalidad, tal como expone la AEPD en su guía biométrica.
¿Qué dice la AEPD sobre fichar con biometría?
La Agencia Española de Protección de Datos ha señalado que los sistemas de control horario basados en biometría implican un tratamiento de categorías especiales de datos de alto riesgo.
Según los criterios publicados por la AEPD, el uso de huella dactilar o reconocimiento facial para el control de presencia exige, entre otras cuestiones:
- Acreditar que la medida es idónea para la finalidad perseguida
- Demostrar que es necesaria y que no existen alternativas menos invasivas
- Superar un juicio de proporcionalidad en sentido estricto
- Valorar la necesidad de una evaluación de impacto en protección de datos del artículo 35 del RGPD
En muchos casos, la AEPD parte de que existen alternativas menos intrusivas, como:
- Tarjetas de proximidad
- Aplicaciones de fichaje
- Sistemas de registro horario web
¿Europa ha prohibido fichar con huella dactilar?
No existe una prohibición general en la normativa europea que diga literalmente que la huella dactilar o el reconocimiento facial estén prohibidos para fichar en todos los casos.
Sin embargo, el RGPD establece requisitos muy estrictos para el tratamiento de datos biométricos, lo que hace que muchos sistemas de fichaje basados en huella dactilar o reconocimiento facial no superen el análisis de proporcionalidad.
Por eso, la conclusión práctica no es que exista una prohibición absoluta en toda Europa, sino que la normativa europea deja muy poco margen para justificar estos sistemas cuando hay alternativas menos invasivas.
¿Es legal fichar con reconocimiento facial?
El reconocimiento facial también implica tratamiento de datos biométricos cuando se utiliza para identificar de forma unívoca a una persona. Por tanto, su uso para registrar la jornada laboral solo podría valorarse como lícito si se cumplen varios requisitos:
- Una base jurídica válida y una excepción aplicable del artículo 9 del RGPD
- Una evaluación previa del impacto sobre los derechos de los trabajadores
- Justificación de necesidad e inexistencia de alternativas menos intrusivas
- Medidas técnicas y organizativas reforzadas
En la práctica, resulta más difícil justificar el reconocimiento facial para fichar que otros métodos de control horario, precisamente por su mayor impacto sobre la privacidad.
Multas por usar huella dactilar para fichar
Las autoridades de protección de datos pueden imponer sanciones si una empresa utiliza sistemas biométricos sin cumplir los requisitos del RGPD.
Las infracciones relacionadas con el tratamiento indebido de datos biométricos pueden dar lugar a sanciones relevantes cuando la empresa no puede justificar adecuadamente la licitud, necesidad y proporcionalidad del sistema.
Esto puede ocurrir, por ejemplo, si la empresa:
- No ha realizado la evaluación previa exigible
- No ha informado correctamente a los trabajadores
- Utiliza datos biométricos sin una base legal válida
- Implanta un sistema desproporcionado existiendo alternativas menos invasivas
Tras la publicación de la guía biométrica de la AEPD, la Agencia ha emitido varias actuaciones aplicando criterios reforzados sobre tratamientos biométricos. Un ejemplo ilustrativo es la advertencia AI/00394/2023, dirigida a LaLiga por su licitación de un sistema de reconocimiento facial para acceso a estadios. Aunque su objeto no es el fichaje laboral, los principios que aplica (triple juicio de idoneidad, necesidad y proporcionalidad, EIPD previa y verificación del artículo 9.2 del RGPD) son los mismos que rigen cualquier tratamiento biométrico en el ámbito laboral.
¿Cuándo podría justificarse un sistema de fichaje biométrico?
Aunque el margen es muy reducido, podrían existir escenarios especialmente excepcionales en los que una empresa intentara justificar un sistema biométrico.
Por ejemplo:
- Instalaciones con exigencias reforzadas de seguridad
- Acceso a zonas críticas o restringidas
- Entornos donde el riesgo de suplantación de identidad sea especialmente elevado
Incluso en estos casos, la empresa tendría que demostrar de forma documentada que:
- No existen alternativas menos invasivas igualmente eficaces
- El sistema es idóneo, necesario y proporcionado
- Se han aplicado garantías técnicas y organizativas adecuadas
- Se ha analizado el riesgo de forma previa
Alternativas al fichaje biométrico
Debido a los riesgos legales asociados, muchas empresas optan por sistemas de control horario menos intrusivos.
Entre las alternativas más habituales se encuentran:
- Tarjetas o identificadores
- Aplicaciones móviles de registro horario
- Sistemas de fichaje web
- Códigos QR o sistemas de presencia
Estos sistemas permiten cumplir con la obligación legal de registrar la jornada laboral del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores sin tratar datos biométricos en la mayoría de los casos.
Conclusión
La afirmación más ajustada hoy es esta: la biometría para fichar está sometida a un nivel de exigencia tan alto que, en la mayoría de los entornos laborales, resulta muy difícil de justificar conforme al RGPD y a los criterios de la AEPD.
