¿Para qué sirve fichar en el trabajo?

Fichar en el trabajo sirve para más que simplemente controlar la hora de entrada y salida de los empleados y cumplir la ley del control horario, aunque estos sean sus principales propósitos. En las siguientes líneas detallamos para qué sirve fichar en el trabajo más allá de registrar la duración de la jornada laboral.

Consejo del experto: Cuando elijas una app para fichar en el trabajo, lo más recomendable es elegir una solución enfocada al cumplimiento legal, que sea económica (que pagues sólo por lo que uses) y que tenga servicio de atención al cliente, mejor si es por videollamada.

Evitar abusos, fraudes y el exceso de horas extra

Fichar sirve para evitar abusos en la duración de la jornada laboral. El control horario laboral permite a la empresa y a los trabajadores saber exactamente cuántas horas se trabajan a diario, semanalmente y en el cómputo anual, pudiendo evitar así que se trabajen más horas de las permitidas por ley (40 horas semanales de promedio en cómputo anual según el art. 34.1 del Estatuto de los Trabajadores) y que cuando se supera la duración ordinaria de la jornada laboral, esas horas extra se contabilicen y sean compensadas económicamente o con días libres.

Así mismo, al llevar tanto el control del horario en las entradas y salidas como el control horario de las horas extraordinarias, se evita el fraude en las cotizaciones a la Seguridad Social, algo que beneficia especialmente a los trabajadores de cara a su pensión de jubilación.

Además, fichar en el trabajo contribuye a evitar la explotación laboral, puesto que, cómo hemos dicho, la ley establece una duración máxima para la jornada laboral y para las horas extra compensadas económicamente.

Cumplir la ley

Para la empresa, la principal finalidad para la que sirve fichar en el trabajo es cumplir la ley, puesto que desde 2019 el control horario es obligatorio para todo tipo de empresas y entidades públicas, con independencia de su tamaño y número de trabajadores.

Las empresas que no cumplan con esta obligación, están expuestas a multas por no contar con el control horario. Además, en caso de un conflicto laboral entre empresa y empleado por las horas trabajadas, si no existe un registro horario, siempre se presupondrá que la jornada laboral es a tiempo completo.

Cabe señalar, además, que con el Real Decreto de registro horario digital en tramitación, está previsto que aumenten las cuantías de las multas por no tener un sistema de control horario o aplicación para fichar y registrar la jornada laboral de cada empleado, y se aplicará una multa por cada trabajador sin registro horario.

Transparencia entre empresa y trabajadores

Fichar en el trabajo sirve también para tener una mayor transparencia entre empresa y trabajadores respecto a horarios y horas trabajadas, ya que los trabajadores pueden tener acceso a sus registros de jornada para comprobar en cualquier momento cuántas horas extra han hecho y cómo serán compensadas estas.

Además, si el sistema de control horario está automatizado, como ocurre con un software de control horario online, las horas se contabilizan de forma automática desde el momento en que se ficha a la entrada hasta fichar en la salida, de manera que se evitan también errores y malos entendidos a la hora de contabilizar la cantidad de horas trabajadas.

El control horario online permite también que los trabajadores a distancia puedan fichar con facilidad y acceder a sus registros de jornada como los trabajadores presenciales.

Permite controlar las horas extraordinarias

Otra de las finalidades para las que sirve fichar en el trabajo es llevar un control de las horas extraordinarias que realiza cada trabajador. Esta función, que cómo hemos dicho, se puede automatizar gracias al software de control horario, tiene a su vez una doble finalidad.

Por un lado, permite controlar que no se hagan más horas extra de las legales (80 anuales si son compensadas económicamente), evitando así posibles sanciones.

Y, por otro lado, permite a la empresa saber qué trabajadores o departamentos están realizando más horas extra de manera habitual. Este conocimiento puede usarse para determinar las razones de esas horas extra (por ejemplo, falta de recursos humanos, excesiva carga de trabajo, mala gestión del tiempo, etc.) y buscar soluciones para evitar que la jornada laboral se alargue de manera sistemática, previniendo situaciones que pueden derivar en riesgos psicosociales (como estrés, ansiedad o síndrome del trabajador quemado).

Facilita el cálculo de las nóminas y la compensación de las horas extra

Fichar y llevar el control horario semanal facilita a Recursos Humanos el cálculo de las nóminas y la compensación de las horas extra, especialmente si se utiliza un software de control horario, ya que estos cálculos se hacen de forma automatizada, evitando así la comisión de errores.

En lo que respecta a las horas extra, llevar el control y cálculo exacto de las mismas, permite que estas puedan ser compensadas según lo pactado con el trabajador o en el convenio colectivo. Si las horas extra se pagan, será más fácil calcular cuánto se debe pagar al trabajador por ellas, al saber el número exacto que se han hecho.

Ayuda a mejorar las condiciones laborales

Fichar en el trabajo también sirve para mejorar las condiciones laborales, especialmente si se usan sistemas automatizados como el software de control horario y los trabajadores tienen acceso no solo a sus registros, sino también a otras funciones, como la solicitud de vacaciones o días libres y permisos, lo que también ayuda a Recursos Humanos a gestionar las vacaciones de los empleados y otras ausencias de forma mucho más ordenada y clara.

Esto redunda en una mejor gestión de los tiempos en la empresa, ya que saber cuándo se cogerán las vacaciones los empleados, quién está y no está en periodos de tiempo o días determinados, permite a la empresa gestionar y distribuir las tareas de manera más eficiente y respetar, también, el derecho al descanso y la desconexión digital de aquellos trabajadores que se encuentran fuera de la jornada laboral, de vacaciones, permiso o baja.

Ayuda a mejorar la productividad

Mejorar las condiciones de trabajo, conocer los horarios de trabajo, saber con certeza cuántas horas extra se han realizado, ayudan a mejorar la productividad, como también lo hace una mejor gestión del tiempo por parte de empleados y empresa.

Fichar en el trabajo va más allá de registrar la jornada, un software o aplicación de control horario permite obtener informes sobre gestión del tiempo en las tareas y el desempeño de los empleados, de manera que se pueden detectar problemas de bajo rendimiento y buscarles solución. Además, también ayuda a optimizar la organización y planificación del trabajo en la empresa.

Mayor control sobre el absentismo laboral

Finalmente, fichar en el trabajo sirve también para tener un mayor control sobre el absentismo laboral, ya que en empresas con mayores números de empleados, permite saber qué trabajadores faltan al trabajo y las causas, si las hay, que justifiquen esas ausencias.

En definitiva, fichar en el trabajo sirve para tener un mayor y mejor control sobre las horas trabajadas, ordinarias y extraordinarias, poder gestionar mejor los tiempos y tareas en la empresa y aumentar la confianza entre empleador y empleados, además aporta varios beneficios tanto para el primero como para los segundos, especialmente si se apuesta por implementar un software de control horario.