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¿Cómo cumplir la protección de datos en sorteos en internet?

Si hay algo que se ha hecho popular en internet para ciertas empresas, plataformas y profesionales, y especialmente en las redes sociales, son los sorteos. Seguramente no hay semana que no hayáis visto al menos un sorteo en una red social que uséis o en alguna página web. Los sorteos son herramientas muy útiles de promoción, sin embargo, para realizarlos de manera legal, es necesario que los sorteos en internet cumplan con la protección de datos.

Cómo cumplir con la protección datos en tus sorteos en internet

Internet, pero sobre todo las redes sociales, han hecho que proliferen todo tipo de sorteos a través de ellas, muchas empresas y profesionales recurren a la celebración de estos sorteos online para promover sus productos o servicios y, de paso, ganar unos cuantos seguidores más.

Sin embargo, pese a la facilidad que internet aporta para llevar a cabo un sorteo, no debemos olvidar que estos sorteos deben cumplir con diferentes requisitos y obligaciones para considerarlos como sorteos online legales. Entre esas obligaciones está la redacción y publicación de las bases legales de un sorteo, pero dado que a través del sorteo se realiza un tratamiento de datos personales, es necesario que nos aseguremos que nuestro sorteo cumple también con la Ley de Protección de Datos.

A continuación detallamos los puntos clave que debéis tener en cuenta para aplicar la normativa de protección de datos al sorteo.

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Informar a los participantes sobre el tratamiento de sus datos

Como debemos hacer siempre que tratemos datos de carácter personal, deberemos informar a los participantes del sorteo de dicho tratamiento. Esta información debe comprender el siguiente contenido:

  • Identidad del organizador del sorteo, que normalmente coincidirá con la del responsable del tratamiento (por ejemplo, la empresa que realiza el sorteo).
  • Finalidad del tratamiento, en este caso, la realización del sorteo y la entrega del premio. Si se van a querer usar los datos con otras finalidades, se deberá informar de ello y contar con el consentimiento de los participantes para cada una de esas finalidades.
  • Legitimación del tratamiento, que será el consentimiento expreso de los participantes (art. 6.1 del RGPD).
  • El plazo de conservación de los datos, que será el mínimo necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento, así como otros requisitos legales que deban considerarse.
  • Cesión de datos a terceros o transferencias internacionales de datos, que pueden ocurrir si se emplean plataformas de gestión de sorteos, como Gleam. Se debe detallar la información de los destinatarios finales de los datos.
  • Derechos de los participantes, es decir, especificar una vía para que los participantes puedan ejercer sus derechos ARSULIPO.
  • En caso de que se cuente con un Delegado de Protección de Datos, suministrar su información.

Esta información puede suministrarse como parte de las bases legales del sorteo, en su propio apartado sobre protección de datos. O crear una página dedicada a ello (de forma similar a la página de política de privacidad de la web).

Si el sorteo se lleva a cabo a través de redes sociales, será necesario poner un enlace a la política de privacidad del sorteo en la publicación en la que se anuncie.

Recaba el consentimiento

Ya hemos mencionado que el consentimiento expreso será la base jurídica legitimadora para realizar el tratamiento de datos del sorteo, por lo que es necesario habilitar un medio para poder recabarlo y que quede registrado (por ejemplo, a través de una casilla de aceptación en el formulario de registro para el sorteo).

Este paso se complica cuando el sorteo se realiza solo a través de redes sociales, porque normalmente la participación se hace a través de un retuit, hacerse seguidor de la cuenta y, en algunas ocasiones, comentar con un hashtag. Esto se puede solucionar usando plataformas para sorteos que cumplan con el RGPD, ya que suelen contar con opciones para recabar el consentimiento de los participantes.

Recaba solo los datos necesarios

Cualquier tratamiento de datos debe cumplir con el principio de minimización y eso implica que para el sorteo solo debemos recabar los datos que sean necesarios para llevarlo a cabo.

Por ejemplo, para participar bastará con recabar un nombre y la dirección de correo electrónico para poder ponernos en contacto con los participantes que resulten ganadores. No será necesario recabar ningún dato más. O, en el caso de un sorteo cuyo premio haya que enviarlo por correo postal, solo será necesario pedir la dirección al ganador y no al resto de participantes.

Cuando haya finalizado el sorteo y cumplido el plazo previsto para la conservación de los datos personales de los participantes, dichos datos deberán ser eliminados, puesto que, salvo que se haya informado de ello y se cuente con el consentimiento de los participantes, esos datos no pueden ser usados con otro fin.

Aplica las medidas de seguridad necesarias

El responsable del tratamiento y organizador del sorteo debe garantizar que se mantiene la confidencialidad de los datos de los participantes, de manera que se deben adoptar las medidas de seguridad adecuadas para evitar que terceros no autorizados accedan a dichos datos o estos se pierdan.

Por ejemplo, si estáis usando una hoja de Excel para llevar el registro de participantes, podéis protegerla con contraseña, de manera que solo vosotros o la persona a la que autoricéis a ello, pueda acceder a la misma.

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¿Por qué debe tu sorteo por internet cumplir la Ley de Protección de Datos?

Los sorteos por internet deben cumplir con la Ley de Protección de Datos, porque estamos tratando datos personales de los participantes, puede ser solo un nombre o una cuenta de correo o un perfil de red social, pero siguen siendo datos personales y eso implica cumplir con la normativa, ya que de no hacerlo, podríamos ser denunciados y sancionados.

Además, al seguir los requisitos que marca la ley, también nos aseguraremos de que no usamos los datos personales recabados de forma indebida, por ejemplo, para enviar comunicaciones comerciales para las que no hayamos solicitado y obtenido el consentimiento. Así mismo, también habremos tomado las medidas necesarias para garantizar la privacidad de los datos que hayamos recabado mediante el sorteo.

Finalmente, al cumplir con los requisitos que hemos visto más arriba, estaremos dando una imagen de legalidad y confianza a los participantes (no es extraño encontrar sorteos cuya única finalidad es recabar datos personales). Si pueden consultar no solo las bases legales del sorteo, sino también la política de protección de datos del mismo, sabrán que nos tomamos en serio su privacidad y que no usaremos sus datos con otros fines.

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