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Software colaborativo o groupware. Concepto y ejemplos

9 Mins read

El software colaborativo o groupware es una aplicación que ayuda a los usuarios en las tareas cotidianas como calendario / programación, libretas de direcciones, correo electrónico, foros, listas de correo, mensajería instantánea y más. Al utilizar software colaborativo en el trabajo se crea un entorno de trabajo colaborativo. Explicamos aquí qué es el software colaborativo, sus características, tipos, ventajas y desventajas.

¿Qué es el groupware?

El término groupware hace referencia a varios tipos de entornos de trabajo colaborativos con soporte informático. Con énfasis en la interoperabilidad y el trabajo colectivo en un entorno multiusuario, el software de colaboración funciona como un portal desde el cual los usuarios crean y actualizan documentos con versiones controladas, administran contenido en línea, comparten activos como calendarios y bandejas de entrada, y conversan a través de funciones de chat y mensajería.

En algunos casos, el software colaborativo es una herramienta independiente, como la plataforma OnlyOffice para la colaboración de documentos o la plataforma Intuit Quick Base para la gestión de datos. En otros casos, el software colaborativo funciona como un sistema de gestión de contenido (como con WordPress) o como una intranet con todas las funciones (como con SharePoint).

El significado de groupware abarca implementaciones de software muy amplias y muy específicas. Sin embargo, la característica común en todas las definiciones es que más de un usuario colabora en el mismo entorno usando las mismas herramientas y procesos.

El groupware open source se refiere a programas que ayudan a las personas a trabajar juntas de forma colectiva mientras están ubicadas de forma remota.

Características

El software colaborativo posibilita que tanto los trabajadores en la empresa como aquellos que se encuentren en otro lugar trabajen entre sí a través de Internet o una intranet. Estas aplicaciones de software generalmente tienen las siguientes características:

  • Autenticación y registro: existe una manera única de acceder al software colaborativo, registros de quién hace qué y registros que cumplen con los requisitos legales de descubrimiento.
  • Comunicación: herramientas de chat, grupos de discusión encadenados, buzones de correo privados
  • Trabajo interactivo: encuestas, edición de archivos en tiempo real, gestión de tareas compartidas
  • Capacidad de detección : almacenamiento central de archivos y activos de información respaldado por una sólida herramienta de búsqueda.
  • Flujos de trabajo coordinados: procesos administrados por el software colaborativo que manejan aprobaciones, revisiones, corrección de pruebas, etc., así como el soporte para los procesos de gestión de proyectos.
  • Gestión del conocimiento empresarial: wikis internos, documentos de referencia protegidos, marcadores de grupo, repositorios de contraseñas compartidas, historiales de control de versiones
  • Gestión de la reputación y el compromiso social: grupos de usuarios, insignias de perfil, personalización del perfil por parte de los usuarios, gamificación a través de los niveles de usuario y concursos de participación del usuario.

No solo los empleados de las grandes empresas se benefician del uso de groupware. Las pequeñas empresas y autónomos pueden usar estas herramientas de groupware para compartir archivos, colaborar y comunicarse fácilmente en proyectos con clientes remotos, todo desde la comodidad de la oficina en casa.

Tipos de software colaborativo

Las tecnologías de software de colaboración se clasifican generalmente en dos dimensiones principales:

  • Los usuarios están trabajando o realizando tareas juntos al mismo tiempo (conocido como software de colaboración “en tiempo real” o “sincrónico”) o en diferentes momentos (conocido como software de colaboración “asincrónico”).
  • Los usuarios trabajan juntos en un solo lugar (también conocido como “coubicado” o “cara a cara”) o en varios lugares (conocido como “no ubicado” o “a distancia”).

En este momento, si bien hay muchas herramientas nuevas entre las que las empresas pueden elegir, el correo electrónico aún tiende a permanecer en la combinación del espacio de colaboración. Sin embargo, las aplicaciones que se crean especialmente para mejorar la comunicación, la coordinación y el intercambio entre las partes interesadas están comenzando a dominar la industria.

Asincrónico o no en tiempo real

El correo electrónico es la herramienta de colaboración más común que existe. El correo electrónico se considera el abuelo de las aplicaciones de software de colaboración actuales, pero sigue siendo el programa de colaboración más utilizado. Actualmente, el correo electrónico incluye algoritmos intuitivos para reenviar o archivar mensajes, crear grupos de correo o adjuntar docenas de archivos con un solo mensaje. Lo que también es sofisticado sobre la tecnología groupware de correo electrónico actual es que podría clasificar y procesar mensajes automáticamente o enrutar mensajes en línea, entre otros.

Las listas de correo y los grupos de noticias son muy similares a los sistemas de correo electrónico, pero la principal diferencia es que son mensajes para grupos de personas en lugar de solo comunicaciones uno a uno.

Los sistemas de flujo de trabajo, por otro lado, permiten que los archivos o documentos se enruten a través de grupos u organizaciones mediante un proceso relativamente fijo. Los sistemas de flujo de trabajo pueden proporcionar características interesantes, incluido el enrutamiento, el desarrollo de varias formas y la compatibilidad con roles y privilegios.

Los calendarios grupales permiten programar y administrar proyectos, coordinar personas y ayudar a programar entregas o plazos. Las características típicas de un calendario grupal incluyen la detección de horarios en conflicto y la coordinación de horarios de reuniones que pueden funcionar para todos. Los calendarios grupales también pueden ayudar a ubicar personas.

Sincrónico o en tiempo real

Los programas de software de colaborativo en tiempo real o sincrónicos permiten que dos o más personas vean y editen documentos o información incluso si son de áreas diferentes. Las pizarras blancas compartidas, por ejemplo, permiten que las personas trabajen en colaboración en un problema en una plataforma basada en la web. Muchas pizarras compartidas se utilizan para debates informales, pero estas herramientas también pueden servir para comunicaciones estructuradas o más sofisticadas, incluidas aplicaciones de diseño gráfico colaborativo, ingeniería o publicación.

Los sistemas de comunicaciones por video, por su parte, permiten realizar llamadas bidireccionales o incluso multidireccionales utilizando video en vivo, básicamente, un sistema telefónico que tiene un componente visual adicional. Un ejemplo de esto sería Skype, que puede usar fácilmente de forma gratuita.

Los sistemas de chat permiten que varias personas escriban y envíen mensajes en tiempo real. Los grupos de chat se crean normalmente asignando salas de chat con nombre, número de personas, ubicación y tema de discusión, entre otros.

Los sistemas de apoyo a las decisiones están diseñados para ayudar a los grupos a gestionar el proceso de toma de decisiones. Permiten el uso de herramientas de lluvia de ideas, análisis de ideas, ponderación, así como probabilidades sobre eventos o alternativas, e incluso votaciones.

Ventajas e inconvenientes de usar estas herramientas

El uso de groupware tiene importantes ventajas, pero también inconvenientes. Vamos a verlo.

Ventajas

Estas son algunas de las razones más importantes por las que deberías considerar el uso de software de colaboración para tu empresa:

  • Hacer la comunicación más fácil, clara, persuasiva y productiva
  • Permitir la comunicación en momentos y lugares que de otro modo serían imposibles
  • Permitir el teletrabajo
  • Minimizar, si no eliminar, los costos de viaje
  • Permitir diversas perspectivas y experiencia en una discusión
  • Crear grupos que tengan intereses comunes donde sería difícil o imposible reunir a suficientes personas cara a cara.
  • Reducir el tiempo de inactividad y los costos para facilitar el trabajo en grupo
  • Coordinar la resolución de problemas en grupo
  • Permitir nuevos modos de comunicación, incluidos intercambios anónimos o interacciones estructuradas.

Desventajas

Como principales desventajas del software colaborativo destacamos las siguientes:

  • Es costoso. Comprar los materiales y mantener el material colaborativo siempre es un desafío, porque requiere mucho dinero comprarlos y mantenerlos de manera efectiva. Esto explica por qué muchas organizaciones suelen optar por utilizar otro software para gestionar dichos programas.
  • Es un programa poco confiable porque depende de un servidor. Cuando Internet no funciona, el servidor no puede permitir que nadie use el programa.
  • No permite el uso de comunicación no verbal entre los usuarios. Esto plantea un gran desafío para la organización, ya que esta forma de comunicación siempre se prefiere a otras. Es simple y fácil de usar para todas las partes interesadas.
  • Promueve la dependencia excesiva de un proveedor de groupware en particular. Debido a los problemas logísticos y de seguridad involucrados, es apropiado que el usuario solo confíe en un proveedor para la producción, transporte e instalación del programa.

¿Por qué es tan importante para el teletrabajo?

Hoy en día, los equipos, especialmente los equipos remotos y geográficamente dispersos, se enfrentan a muchos desafíos para optimizar sus flujos de trabajo y mejorar la colaboración. El software de colaboración, también conocido como groupware, puede ayudar a cualquier equipo, desde la startup más pequeña hasta la empresa más grande.

El software de colaboración permite a personas de diferentes lugares compartir contenido en documentos, mensajes, videos y otros formatos. La comunicación eficiente y rápida debe realizarse en forma de diálogo, no en forma de correos electrónicos que pueden ignorarse, acumularse o ser difíciles de encontrar.

Este software permite que los equipos remotos trabajen de manera eficiente al permitirles programar reuniones diarias para mantener informados a los miembros del equipo sobre las tareas actuales, planificar sprints y obtener comentarios instantáneos e informes en tiempo real.

El teletrabajo es una de las tendencias de más rápido crecimiento en el mundo empresarial. Pero cada vez es más difícil gestionar todos los procesos de trabajo de forma remota y satisfacer las necesidades de todos los miembros del equipo. Una de las principales tareas del software de colaboración es unir a los empleados de diferentes ubicaciones de la manera más conveniente. Esta tarea no solo facilita el flujo de trabajo de una organización, sino que también aumenta el compromiso y la satisfacción de los empleados con la empresa.

Ejemplos de programas groupware

Para finalizar, os dejamos los mejores programas groupware para utilizar en la empresa.

Monday.com

Este software ofrece una amplia gama de funciones útiles y su plan de precios es flexible y económico.

Monday.com, anteriormente llamado Dapulse, es una de las soluciones de colaboración y comunicación líderes en el mercado. Esto se debe a su forma fluida de centralizar la comunicación y mantener a todos involucrados en lo que importa a la organización.

Esta plataforma se destaca de otros software de colaboración por cómo está diseñada para proporcionar herramientas que respalden los esfuerzos tanto individuales como en equipo.

Por ejemplo, presenta un flujo de trabajo personalizable para adaptarse a las diferentes necesidades de diferentes equipos en diferentes momentos. Esto hace que las circunstancias imprevistas sean más manejables.

También es fácil para los usuarios o sus líderes de equipo realizar un seguimiento del progreso de su proyecto actual independientemente del tipo que sea. Esto se debe a los diferentes tipos de vistas que ofrece monday.com, incluido el calendario, los archivos, la línea de tiempo, el mapa, etc.

Wrike

Si eres una empresa que tiene menos tareas o tienes proyectos que requieren más tiempo para completarse, te alegrará saber que Wrike es más fácil de usar, en comparación con otras soluciones que prefieren dividir las tareas en partes.

Dentro de sus ventajas están:

  • Las actualizaciones en tiempo real fomentan la comunicación inmersiva y el intercambio de ideas
  • Combina las contribuciones de los miembros del equipo
  • Elimina el engorroso intercambio de archivos de correo electrónico

ConnectWise Control

Es un software de soporte remoto ideal para organizaciones que buscan mejorar la colaboración dentro de los equipos de asistencia técnica. Empresas líderes en la industria como Dell, Intel, Swarovski y Bic utilizan ConnectWise Control para sus procesos de soporte remoto.

Entre sus beneficios están:

  • Comunicación más sencilla a través de reuniones remotas.
  • Cómodo intercambio de conocimientos y recursos.
  • Compatibilidad multiplataforma.

Smartsheet

Es un software basado en la nube como solución de colaboración de servicio que pueden utilizar empresas de todos los tamaños. Fue desarrollado por Smartsheet Inc. y lanzado por primera vez en 2006.

Smartsheet tiene los siguientes beneficios:

  • Diseñado para una mejor colaboración en equipo.
  • Información en tiempo real.
  • Integraciones robustas.

Trello

Trello es un software de colaboración simple y flexible que funciona mejor para equipos de pequeñas y medianas empresas. La plataforma permite a los equipos trabajar en colaboración y hacer proyectos más rápido. Te permite estar atento al progreso del proyecto, desde el panorama general hasta los delicados detalles de la tarea.

Con tableros y tarjetas de listas fáciles de usar, Trello permite organizar y priorizar tu lista de tareas pendientes o proyecto paralelo. Además, con alguna solución alternativa, puedes crear un sistema Kanban completo para administrar tareas complejas. El proveedor tiene una prueba gratuita atractiva en la que puedes jugar con las funciones sin coste.

Yolanda González

About author
Graduada en Derecho por la Universidad de León y Máster en Abogacía por la Universidad de Oviedo. Especializada en realizar adaptaciones y auditorías conforme a la normativa de protección de datos para todo tipo de empresas y sectores.
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