Los datos se han convertido en uno de los activos más importantes para muchas empresas y un objetivo para muchos cibercriminales. Proteger la información personal de clientes, usuarios, empleados y toda persona física cuyos datos sean tratados por las empresas, es una tarea capital para estas, no solo porque así lo exige la ley, sino también porque una adecuada protección de datos genera confianza, ayuda a evitar ciertos costes y aporta beneficios para las empresas. En las siguientes líneas analizaremos la importancia de la protección de datos en las empresas. Y, por extensión, la importancia de la ley de protección de datos en empresas, otro tipo de entidades y negocios.
En este artículo hablamos de:
¿Cuál es la importancia de la protección de datos personales?
En un mundo cada vez más digitalizado, donde billones de datos e información personal no solo circulan por la Red a diario, sino que también se almacenan, analizan, se ponen en relación y se interpretan, la importancia de la protección de datos personales, así como de la ley de protección de datos es evidente.
De todo lo que hacemos cuando navegamos por internet, interactuamos con diferentes páginas web, redes sociales o plataformas y realizamos diferentes actividades online, se puede extraer gran cantidad de información sobre nosotros; nuestros hábitos, gustos, hobbies, hasta cómo pensamos, información que tiene un gran valor para las empresas que saben cómo explotarla y obtener con ello beneficios económicos, al aplicarla en los procesos de toma de decisiones, pero también para influir en las personas.
Y no solo las empresas aprovechan el valor potencial de estos datos, los ciberdelincuentes también saben que los datos de carácter personal son valiosos y han convertido estos en uno de sus objetivos (el robo de datos y su venta al mejor postor en la dark web son noticias que vemos aparecer cada vez con más frecuencia).
Por lo tanto, entender la importancia de proteger nuestros datos personales es fundamental para quienes tratan con ellos (empresas, organizaciones, entidades públicas, autónomos, etc.), ya que no solo se trata de proteger un activo cada vez más esencial para los negocios y los procesos de toma de decisiones, sino también garantizar la seguridad y confidencialidad de la información personal que se les confía y que tiene cada vez mayor relevancia entre clientes y usuarios.
Además, la protección de datos en las empresas y otras entidades es una obligación legal, de cuyo incumplimiento se pueden derivar importantes sanciones.
La importancia de cumplir la protección de datos en empresas
Para responder en mayor detalle a por qué es importante la protección de datos en cualquier tipo de entidad, repasamos las siguientes razones clave:
Cumplimiento de la normativa
La importancia de la ley protección de datos personales para las empresas radica, sobre todo y como ya hemos señalado, en que es un mandato legal y, por tanto, las empresas están obligadas a cumplir con la LOPD y el RGPD, puesto que no hacerlo supondría la imposición de sanciones LOPD, que podrían alcanzar hasta los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual de una empresa, aunque sanciones menores también puede suponer un duro golpe para una pyme.
Cumplir la normativa de protección de datos no es algo opcional ni para grandes empresas, ni para pymes o autónomos, tampoco para administraciones públicas; siempre que se traten datos personales, se debe aplicar la normativa, para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos y garantizar con ello que se cumple con los principios de protección de datos, informando a las personas sobre cómo y para qué se tratan sus datos, quién tiene acceso a ellos y para qué están dando realmente su consentimiento al ceder sus datos personales a una empresa.
Mejora y refuerza la seguridad de la información
Pero la importancia de la protección de datos personales va más allá de garantizar un uso ético y transparente de los datos de las personas. Adaptarse a la normativa de protección de datos también ayuda a mejorar y reforzar la seguridad de la información de cualquier organización, puesto que para cumplir con la ley, es necesario implementar medidas técnicas y organizativas que impidan las violaciones de seguridad y la fuga de información, con todas las consecuencias que esto puede acarrearle a una empresa (desde pérdidas económicas hasta pérdidas de reputación y confianza).
Para implementar las medidas de seguridad más adecuadas y efectivas, las organizaciones deben saber a qué riesgos y amenazas están expuestos sus sistemas, procesos y los datos que tratan (ya estén en reposo, en circulación o en uso). La normativa exige que antes de llevar a cabo ningún tratamiento de datos o actividad o acción que implique un tratamiento de datos, las empresas realicen los debidos análisis de riesgos y, en su caso, evaluaciones de impacto.
De esta forma, las empresas sabrán qué medidas de seguridad aplicar y dónde deben reforzar dicha seguridad.
El riesgo cero no existe, pero unas medidas de seguridad adecuadas y efectivas minimizarán las probabilidades de materialización de amenazas y el impacto negativo tanto para la empresa como para los derechos y libertades de las personas, si acaban ocurriendo.
Mejor gestión y organización de los datos y la información
Para adaptarse de manera adecuada a la normativa de protección de datos, las empresas deben saber qué datos manejan realmente, lo que implica identificar y determinar los tipos y categorías de datos que se van a utilizar o se prevé utilizar y adoptar mecanismos de gobernanza de datos, de esa manera se consigue una mejor gestión y organización de los datos e información con los que trabaja la empresa a diario.
Una mejor gestión y organización de los datos, también puede traducirse en un mejor uso de los datos para los procesos de toma de decisiones, ya que resultará más fácil realizar análisis e interpretaciones de los mismos y extraer información útil y valiosa para la empresa, lo que puede llegar a aportarle beneficios económicos.
Además, también permitirá descartar aquella información irrelevante, suprimiendo los datos que no sean necesarios para la empresa y reduciendo así el riesgo de que puedan perderse o verse expuestos.
Aumenta la confianza de los clientes
Finalmente, pero igual de importante que los motivos anteriores, adaptarse y cumplir con la Ley de Protección de Datos en las empresas les ayudará a ganar y mantener la confianza de los clientes.
Es un hecho que clientes y usuarios están al tanto de sus derechos en materia de protección de datos, algo que atestiguan las reclamaciones que cada día recibe la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) y que van en aumento. Pero también algunas de las historias sobre vulneración de protección de datos que se comparten en las redes sociales. Tanto unas como otras pueden ocasionar la pérdida de confianza de clientes y usuarios, que dejarían de comprar los productos o usar los servicios de la empresa.
Usar los datos de acuerdo a la ley, no abusar de ellos, demostrar el compromiso con la normativa a través de cláusulas en diferentes documentos y comunicaciones, políticas de privacidad, políticas de cookies, formularios adecuados a la ley, responder en tiempo y forma a las reclamaciones de derechos LOPD, etc., generarán una imagen de seriedad y profesionalidad, que ayudará a mantener la confianza de clientes y usuarios.
Beneficios de cumplir con la ley de protección de datos
Comprender la importancia de la protección de datos y cumplir con la ley de protección de datos en las empresas, aporta a estas varios beneficios, entre los que destacamos:
- Evita denuncias ante la AEPD y los costes derivados de posibles sanciones impuestas por esta.
- Ayuda a mejorar la seguridad de la información, puesto que para cumplir de manera adecuada y eficaz con la ley, es necesario conocer qué datos personales se manejan, qué tratamientos se van a realizar, qué riesgos entrañan para los derechos y libertades de los interesados y qué medidas de seguridad técnicas y organizativas se deben aplicar para minimizar dichos riesgos. Esta labor, además, se lleva a cabo de una manera ordenada y sistemática, que se traslada a un protocolo de protección de datos, que todo miembro de la empresa debe cumplir.
- Conocer mejor los datos personales también permite utilizarlos con una mayor eficiencia en los procesos de la empresa, lo que puede repercutir en un aumento de los beneficios económicos.
- Mejora la imagen y reputación de la empresa al demostrar que nos preocupamos por la protección de la privacidad de nuestros clientes o usuarios.
¿Cómo pueden las empresas garantizar la protección de datos?
Vistas varias de las razones tras la importancia de la protección de datos en las empresas, ¿cómo pueden estas garantizar dicha protección?
Cumpliendo con la normativa, es decir, atendiendo las obligaciones y requisitos del RGPD y la LOPD (protección desde el diseño y por defecto, registro de actividades de tratamiento, delegado de protección de datos, análisis de riesgos, evaluaciones de impacto, deber de informar, consentimiento expreso, derechos de los interesados, etc.), una labor que puede resultar compleja cuando no se tienen los conocimientos suficientes o el tiempo para hacerlo de manera adecuada.
Por ello, una opción es contratar los servicios de protección de datos de una consultora especializada en la materia, como Grupo Atico34, que cuenta con años de experiencia en protección de datos y un equipo de profesionales expertos que ya han ayudado a muchas empresas y autónomos a adaptarse a la normativa con éxito.