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Compliance

¿Cómo gestionar las investigaciones internas? 5 Consejos

Saber gestionar las investigaciones internas en las empresas es clave para tener un canal de denuncias efectivo; en este artículo os damos cinco consejos para la gestión de investigaciones internas en vuestra empresa.

5 Consejos para gestionar las investigaciones internas

La Directiva Whistleblowing y la Ley 2/2023, si bien establecen la obligación de implantar el canal de denuncias en empresas de más de 50 empleados (y todas las administraciones y entidades públicas), poco nos dicen sobre cómo deben llevarse a cabo las investigaciones internas resultantes de las denuncias recibidas en el canal.

Sin embargo, saber cómo gestionar una investigación interna y tener emplazados y definidos un protocolo y un procedimiento para ello es tan importante, como lo es implementar el canal de denuncias para una empresa obligada a ello cumpliendo con todos los requisitos establecidos en la normativa.

Aunque actualmente las empresas ya pueden recurrir a la norma ISO 37008 para implementar sus procesos de investigación interna de manera sistemática y siguiendo unas directrices claras, no está de más conocer qué elementos y acciones deben tenerse siempre presentes a la hora de gestionar las investigaciones internas, puesto que de este proceso dependerá tanto el esclarecimiento de los hechos denunciados, la verificación de los mismos y la aplicación de medidas disciplinarias y correctivas pertinentes, así como que el denunciante no acabe recurriendo a otros canales de denuncias externos o públicos.

Por ello, a continuación os dejamos cinco consejos para que apliquéis en la gestión de las investigaciones internas de vuestra empresa.

Emplea medios que permitan reunir información fácilmente

Antes y durante la investigación interna se va a necesitar reunir toda la información posible para poder verificar los hechos denunciados y esclarecerlos. Así mismo, durante el proceso de valoración de la denuncia, será necesario reunir y analizar la información que sea pertinente para determinar si la denuncia es relevante y tiene que ver con una infracción o delito o, por el contrario, se trata de una situación que podría solucionar otro departamento, como, por ejemplo, Recursos Humanos.

Cabe recordar que el canal de denuncias no es el medio para que los empleados presenten quejas o reclamaciones, sino que está para reportar irregularidades o acciones ilícitas que puedan suponer la comisión de una infracción o delito. Este es un hecho que debe quedar debidamente reflejado en el reglamento del canal de denuncias, aunque aun así es posible que algún empleado no lo tenga en cuenta. De ahí la importancia de la valoración de las denuncias y su clasificación.

Volviendo a la recopilación de información, es muy aconsejable utilizar un medio para el canal de denuncias que facilite esta labor; nos referimos a un software que permita habilitar un canal de denuncias online, a través del cual, y gracias a las funciones y características que ofrecen este tipo de programas, se podrá facilitar a los denunciantes que adjunten las pruebas o evidencias que ya tengan en su poder como archivos adjuntos.

Así mismo, realizar una primera entrevista con el denunciante (cuando este se haya identificado al hacer la denuncia) para profundizar en la descripción de los hechos denunciados, ayudará a recabar información más detallada.

Toda esta información debe quedar documentada y registrada, algo en lo que un software para el canal de denuncias nos puede ayudar.

Ten claro quién realizará las investigaciones internas

A la vez que se implante al canal de denuncias, es buena idea definir ya quién se ocupará de realizar las investigaciones internas que puedan derivarse de las denuncias recibidas. Ten en cuenta que estas investigaciones no las debe realizar ni el Responsable del canal ni la persona que este haya podido asignar al caso.

Lo habitual es crear un comité o equipo que se ocupe de la gestión de las investigaciones internas; el equipo puede ser multidisciplinar y multidepartamental, pero es importante que cuente con miembros que tengan conocimientos jurídicos.

A la hora de crear el equipo de investigaciones internas, también deberá definirse un protocolo para su funcionamiento, junto al propio procedimiento de investigación, en el que se incluirá qué debe hacerse en caso de que un miembro del equipo sea una de las personas afectadas por la denuncia, puesto que su participación plantearía un conflicto de intereses.

Si tu empresa no dispone del personal para crear un comité para investigaciones internas, esta función puede delegarse en un colaborador externo, como una consultoría o asesoría especializada o un despacho de abogados, que se encargarán de llevar a cabo todas las actuaciones de investigación necesarias, lo que puede aportar, además, mayor independencia y objetividad a la investigación.

Determina el alcance y planifica el proceso

Para llevar a cabo una investigación interna eficiente, es fundamental determinar su alcance y planificar todo el proceso, especialmente teniendo en cuenta que la normativa del canal de denuncias establece un plazo máximo para llevar a cabo la investigación (tres meses, que pueden ser prorrogados por otros tres si se justifica la complejidad del caso).

Planificar una investigación interna será más «sencillo» si ya se tiene definido un procedimiento para ello, que irá marcando los tiempos de las acciones y actuaciones que se deben ir realizando (reunir información, entrevistas, peritajes, etc.).

Así mismo, se recomienda informar al denunciante del marco temporal estimado para esta hoja de ruta, de manera que sepa más o menos cuándo esperar recibir notificaciones respecto a cómo está progresando el proceso y que no termine pensando que está tardando mucho tiempo o retrasando la investigación de su denuncia indebidamente.

Recurre a expertos externos

Lo hemos mencionado más arriba, para empresas que no dispongan de personal cualificado para gestionar las investigaciones internas, es recomendable recurrir a expertos externos, pero esta ayuda no se limita a consultorías o asesorías que se ocupen del proceso de investigación.

También se pueden contratar otro tipo de servicios externos que pueden ayudar en el proceso de investigación, así como en la obtención de pruebas y evidencias y en su correcta preservación. Nos referimos, por ejemplo, a peritos informáticos o expertos en forensic, entre otros.

Escucha al denunciando, mantén la comunicación con el denunciante y la confidencialidad

Es importante no olvidar que las personas afectadas (los denunciados) tienen derecho a ser escuchados, por lo que tu proceso de investigación interna debe incluir las correspondientes entrevistas o comunicaciones con ellos, para poder contrastar sus declaraciones y, si las hubiere, pruebas, con las presentadas por el denunciante y las evidencias recogidas durante la primera fase de la investigación.

Así mismo, y tal como dijimos más arriba, también es importante mantener la comunicación con el denunciante, para informarle de cada avance significativo hecho y de las fases que va siguiendo la investigación. No podemos olvidar que uno de los objetivos del canal de denuncias es solucionar este tipo de problemas a nivel interno; si un denunciante no es informado del avance de la investigación y el estado de su denuncia, puede pensar que no se le ha hecho caso y, por tanto, recurrir a un canal externo o incluso denunciar los hechos públicamente, con los daños a la reputación y la confianza que esto puede causarle a la empresa.

Así mismo, esta comunicación también debe servir para brindar al denunciante las medidas de apoyo que necesite y protegerle ante posibles represalias.

Finalmente, recuerda que durante todo el proceso de investigación, así como durante las comunicaciones debes mantener siempre la confidencialidad de todas las personas involucradas en la denuncia. Nuevamente, los software del canal de denuncias son la herramienta más adecuada para cumplir con este requisito, puesto que ya cuentan con las debidas medidas de seguridad de la información y funciones específicas para mantener comunicaciones confidenciales.

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