Fichar con código QR es uno de los métodos que actualmente se pueden usar en el control horario de la empresa. En las siguientes líneas explicamos qué es y cómo funciona el fichaje con código QR y qué ventajas ofrece frente a otros sistemas de registro de la jornada laboral.
Se recomiendan soluciones que generen códigos QR dinámicos que cambian cada pocos segundos, colocados en una tablet o zona visible para que el equipo fiche solo con acercar su móvil.
Contenido del artículo
¿Qué es el fichaje con código QR?
El fichaje con código QR es un método de control horario de trabajadores. Este método usa códigos QR que son escaneados por dispositivos móviles o terminales específicos al inicio y al final de la jornada laboral, así como en las pausas programadas (por ejemplo, la pausa para comer).
El fichaje con código QR permite a las empresas llevar el registro del control horario de sus empleados de forma sencilla, eficaz y automatizada, ya que las horas de inicio y finalización de la jornada quedan registradas de forma automática en el software para control horario con el que funciona el sistema.
Además, implantar el control horario a través del escaneo de un código QR no requiere, en muchos casos, de invertir en equipos o dispositivos específicos, puesto que la mayoría de estos sistemas funcionan a través de una aplicación móvil.
¿Cómo fichar con código QR?
Aunque dependiendo del software o app para control horario escogida, generalmente fichar con código QR es un proceso sencillo que se lleva a cabo en pocos pasos y de forma rápida. En concreto, lo más habitual es que se desarrolle de la siguiente forma:
- El software o app genera un código QR único para cada trabajador o para cada área de trabajo o para la empresa en general. Este código puede guardarse en el móvil, imprimirse en una tarjeta o «pegarse» en los puntos de acceso al centro de trabajo.
- Al iniciar la jornada laboral, el empleado escanea el código QR facilitado por la empresa o facilita el escaneo de su código QR personal en los puntos de acceso. En el primer caso, es necesario que el empleado disponga de un app de escaneo en el móvil o que la aplicación de control horario cuente con esa función. En el segundo caso, la empresa debe disponer de dispositivos de escaneo, como otros móviles, tablets o un quiosco de control horario. Una vez escaneado el código, la hora de inicio de la jornada queda registrada. El proceso se debe repetir para registrar la salida y la finalización de la jornada.
- Los datos de entrada y salida quedan registrados en el registro horario de cada empleado y a disposición del departamento de recursos humanos para su comprobación y supervisión.
Fichar con código QR permite llevar el control de la duración de la jornada laboral y de las horas extraordinarias que pudieran realizarse. Para poder usarlo es necesario tener un software de control horario que cuente con esta funcionalidad.
¿Cómo implementar el fichaje por código QR en la empresa?
Para implementar el fichaje por código QR en la empresa solo hay que seguir estos pasos:
- Evaluar las necesidades específicas de la empresa respecto al control horario, para determinar si el fichaje por código QR es la mejor solución. Se deben tener en cuenta factores como el tamaño de la empresa, el número de trabajadores, las modalidades de trabajo y los horarios de trabajo.
- Se debe elegir un software de control horario que cuente con la función de fichar con código QR, teniendo en cuenta que puede ser necesario implementar otros dispositivos para poder usarlo, como lectores de códigos QR. Así mismo, también hay que tener en cuenta que si los empleados deben instalar una aplicación en el móvil para presentar o escanear el código QR al fichar, se deberá tener su consentimiento expreso para ello o facilitarles dispositivos de empresa.
- Se usará el software de control horario elegido para generar el código o códigos QR necesarios.
- Es importante formar a los empleados para que sepan cómo utilizar el fichaje por código QR.
- Es recomendable, especialmente en empresas grandes, probar antes de su implementación definitiva el sistema de fichaje por código QR, para comprobar que no hay problemas y funciona adecuadamente.
Cabe señalar que el fichaje por código QR es un método que puede usarse en combinación con otras formas de fichar en la misma empresa, aunque siempre se recomienda usar el mismo sistema para todos los empleados.
En este caso, Kronjop nos explica perfectamente como configurar la aplicación para fichar con QR.
Ventajas de fichar con código QR
Fichar con código QR puede aportar varias ventajas tanto a la empresa como a los empleados, entre las que destacan:
- Es fácil de usar: Los empleados solo necesitan escanear un código en su móvil o permitir el escaneo del código QR en el punto de acceso para registrar su hora de entrada y salida, sin necesidad de acceder a una web o aplicación específica para hacerlo.
- Se cometen menos errores: Al automatizar el proceso de registro de entrada y salida, se reducen los errores humanos habituales en otros métodos de fichaje manual, cuya validez legal está además en revisión a raíz del Real Decreto de registro horario digital en tramitación, que prevé eliminar el papel y el Excel como métodos válidos.
- Se puede acceder al registro de jornada: El uso de un software de control horario permite el acceso a los datos del registro de jornada, tanto a Recursos Humanos como a los propios trabajadores. Los primeros pueden monitorear así la asistencia y faltas de los empleados. Y los segundos pueden comprobar su propio registro personal, saber cuántas horas extra han realizado y gestionar otros aspectos de la jornada, como la solicitud de vacaciones o permisos.
- Coste reducido: Aunque del tipo de sistema de control horario que se implemente, por lo general el fichaje por código QR es más económico que otros métodos, porque puede usarse sin requerir del uso de otros dispositivos ni exige un mantenimiento complejo.
- Se puede usar en cualquier sector: El fichaje por código QR puede usarse en cualquier empresa y en cualquier actividad, incluso puede utilizarse en el teletrabajo, ya que el código puede generarse vía web para que lo escanee el empleado a distancia al comenzar y finalizar su jornada laboral.
- Cumple con la normativa: Fichar con código QR cumple con la ley de control horario, ya que es un sistema digitalizado y automatizado, que además queda registrado y del que se pueden obtener informes del registro de jornada. Cumple también con la normativa de protección de datos.
En conclusión, el fichaje por código QR es un método eficiente y fácil de usar para llevar el control horario y el registro de la jornada laboral en la empresa. Aunque para usarlo es necesario tener un software que cuente con esta función y los empleados deben o tener una aplicación para escanear el código o llevar siempre consigo el código QR que se les haya asignado.
