La gestión de los documentos y archivos de las empresas tiene una gran importancia. Es un proceso que se debe efectuar de forma segura y certificada, para cumplir con todas las normativas vigentes. Reconocemos la importancia de guardar información. Se pueden encontrar pruebas de decisiones, discusiones e incluso inocencia en archivos históricos. Al mismo tiempo, debemos resistir la tentación de salvarlo todo, “por si acaso”. Más prudente es tener prácticas de administración de documentos efectivas, generalmente dictadas por una política de retención y destrucción de documentos. Analizamos aquí en qué consiste el expurgo de documentos, su importancia, ventajas y cómo realizarlo de forma efectiva.
En este artículo hablamos de:
¿Qué es el expurgo de documentos?
El expurgo es una operación técnica de evaluación crítica de los documentos a partir de criterios materiales e intelectuales, con vistas a retirar de manera temporal o definitiva una parte de esos documentos de forma que la documentación se mantenga en las mejores condiciones posibles de uso. Se trata con ello de poder ofrecer al usuario en todo momento una documentación organizada, cohesionada, accesible, coherente y atractiva que pueda responder a sus necesidades.
Según la Real Academia de la Lengua Española, expurgar es un verbo que proviene del latín y tiene dos significados. Uno es limpiar o purificar algo. El otro, es mandar tachar algunas palabras, cláusulas o pasajes de determinados libros o impresos, sin prohibir su lectura.
El expurgo de documentos administrativos se considera una de las partes finales dentro de la gestión documental; es una actividad que es recomendable externalizar ya que las empresas normalmente no disponen del material técnico y estructura necesarios para realizarlo.
A través del procedimiento de expurgo de documentos seleccionamos los documentos que ya no son útiles para la empresa y deben ser destruidos o eliminados. Pero, no podemos deshacernos de estos documentos de cualquier manera. Es recomendable contratar una empresa profesional de destrucción de documentos.
¿Por qué es tan importante expurgar documentación?
El considerable aumento de la producción documental en el siglo XX ha provocado graves problemas desde el punto de vista archivístico, como la evidente falta de espacio donde guardar los documentos y los problemas de organización y descripción documental. Debido a que los medios de almacenamiento son escasos y los documentos muy abundantes, es necesario eliminar aquellos que sean menos útiles para concentrar los recursos en la conservación de los documentos de mayor valor y utilidad.
Realizar un expurgo de documentos es esencial para liberar espacio en la empresa y para cumplir con la normativa, especialmente con la ley de Protección de datos respecto a los empleados, clientes y proveedores. Los documentos que contengan datos personales deben almacenarse solo durante el tiempo necesario para la finalidad por la que se recabaron y después deben eliminarse de forma correcta.
El expurgo de documentos en una empresa es fundamental para cumplir con el RGPD, puesto que la destrucción de documentos se considera un tratamiento de datos y como tal, debe adaptarse a la normativa del reglamento europeo.
No cumplir el RGPD puede originar sanciones de hasta 20 millones de euros, o del 4% de la facturación anual de una empresa, por lo que el expurgo de documentos es una importante actividad que las empresas no deben descuidar.
El RGPD ha acabado con el almacenamiento eterno de datos. Antes se acumulaban cientos de documentos confidenciales en carpetas, después de haber dejado de ser útiles. Ahora, las empresas están obligadas a determinar un período de almacenamiento de datos y deben eliminar cada documento confidencial en una fecha determinada.
Esa destrucción no se puede hacer de cualquier manera. Aquí es donde aparece el expurgo de documentos en una empresa. Es necesario destruir los documentos confidenciales de forma segura y cumpliendo con la legislación vigente.
La organización de los archivos y papeleo debe realizarse durante todo el año. Puede facilitar la decisión de qué conservar y qué triturar. El expurgo de documentos ayuda a proteger a tu personal, clientes y empresas, y a mantenerse a salvo de los delincuentes y de la violación de la ley. Tener un plan establecido, saber qué triturar y saber cómo triturar puede facilitar la depuración de documentos.
Diferencia entre destrucción y expurgo documental
El expurgo es el proceso que permite seleccionar y eliminar, previa autorización, aquellos documentos que habiendo perdido sus otros valores, no tienen, ni se prevé que tengan, valor histórico. El expurgo entraña una operación, la selección, y una tarea, la eliminación.
Es, pues, el proceso por el que se seleccionan los documentos digitales o no, que reúnen las mejores condiciones de testimonio e información alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos para su conservación definitiva, perpetua en ellos, como piezas valiosas del
patrimonio documental.
Significa una operación intelectual, prospectiva, racional, previa y condicionada a una tarea material de destrucción física y eliminación de los documentos. La operación intelectual tiene que ver mucho con la que se realiza cuando se está haciendo una clasificación y ordenación de los documentos ya que al hacerla se identifican y valoran.
Por otra parte, la destrucción documental se refiere, como su nombre indica, a la propia eliminación física del documento. Aquí ya no se incluye ningún tipo de análisis o valoración.
La eliminación de documentos es la destrucción física de los documentos que han perdido valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico.
Pasos para realizar el expurgo de documentos de forma efectiva
Para efectuar un expurgo de manera ordenada y racional, es conveniente diseñar previamente y plasmar en un documento o Plan de expurgo para una biblioteca todos los pasos y decisiones que vayamos a adoptar.
Los pasos para realizar un expurgo de documentos de forma efectiva son los siguientes:
Análisis de necesidades
El primer paso antes de iniciar una tarea de expurgo es analizar la situación en la que se encuentra, tanto nuestros archivos, como nuestra documentación. Deberemos reflejar los siguientes elementos:
- Las razones para llevar a cabo el expurgo: falta de espacio, mejorar la accesibilidad, etc.
- Materiales objeto de expurgo
- Objetivos del expurgo: dentro de los objetivos generales de toda política de expurgo están:
- Mantener permanentemente actualizados y accesibles los documentos.
- Lograr mayor espacio y visibilidad.
- Aislar el material obsoleto.
Estudio de viabilidad
Se trata de evaluar la situación actual de la empresa de forma que nos permita identificar posibles limitaciones o condicionantes para el cumplimiento de los objetivos que nos hemos propuesto. Para ello, debemos:
- Analizar la documentación
- Determinar las posibilidades de almacenamiento
Criterios de aplicación
Una vez que hayamos decidido los documentos sobre los que vamos a realizar el expurgo hay que tener en cuenta unos criterios en base a los cuales decidir el destino de los mismos. Estos criterios son, en todo caso orientativos ya que ha de tenerse en cuenta en primer lugar el equilibrio de la documentación, así como las posibilidades que se tengan de renovación de los documentos que se decida expurgar.
Los criterios a tener en cuenta son:
- Antiguedad: normalmente el expurgo se realizará sobre los documentos más antiguos.
- Duplicidad: se procurará no tener documentos duplicados.
- Uso: los documentos objeto de expurgo deben ser aquellos que ya no se usan.
- Disponibilidad
- Redundancia: Se podrán expurgar aquellos documentos que contengan la misma información disponible en otros documentos.
- Calidad y actualidad de la información: deben eliminarse los documentos que contengan información obsoleta.
También debes involucrar a todos en tu negocio en la depuración de documentos. Incluso los empleados que mantienen solo unos pocos registros deben asegurarse de participar en la protección de la información de la empresa y del cliente.
Una vez que hayas completado estos pasos, puedes estimar cuánto espacio del contenedor de trituración necesitarás. Si ya tienes estos contenedores, asegúrate de tener suficientes. Trabajar con una empresa de destrucción de documentos puede ayudarte con este paso.
Por último, puedes informar a tu personal cuándo se realizará la eliminación para que tengan tiempo suficiente para revisar los archivos.
Ventajas del expurgo de documentos
Las ventajas del expurgo de documentos son variadas:
- Antes de comenzar el proceso de destrucción, se encuentran localizados adecuadamente los documentos de la empresa, dónde están en cada momento y quién los custodia, por lo que acceder a ellos es más fácil. Cuando comienza el proceso de destrucción, sabemos que los documentos serán destruidos por la empresa destructora que hemos contratado.
- Se disminuye la incertidumbre de la empresa en la adopción de decisiones diarias respecto a los datos incluidos en esos documentos.
- Supone un ahorro en costes de personal y tiempo usado en la búsqueda de una documentación no identificada.
- Disminuye el coste de mantenimiento de instalaciones y el espacio en las mismas al eliminar la documentación y trasladarla a una empresa de destrucción.
- Con ello se tienen unos criterios claros respecto a los documentos que deben guardarse y los que deben eliminarse o destruirse.
- Al tener los documentos en un lugar concreto hasta su destrucción, se controla también que se conserven los datos sensibles y su confidencialidad.
- Se eligen aquellos documentos que están obsoletos y pueden destruirse.
Existen una serie de ventajas que se pueden extraer de externalizar el expurgo documental. En primer lugar, impide que el personal utilice tiempo de su jornada laboral en el proceso de destrucción de documentación. Además, hace que las instalaciones de la empresa dispongan de más espacio.
Por otro lado, limita el acceso a los documentos que contengan información confidencial. Evita también la posibilidad de asociar los datos de la documentación destruida, ya que las destructoras convencionales no trituran sino que rompen el papel en tiras.
Con ello se evitan fugas de información por documentación no destruida que se tira en papeleras o cubos sin sistema de seguridad. Colabora con el medioambiente y ahorra coste, manteniendo la trazabilidad de la documentación.