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Datos externos: información clave para la empresa

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Con la creciente cantidad de datos disponibles a través de Internet u obtenidos de proveedores de datos especializados, los datos externos son cada vez más relevantes. Los datos externos complementan los datos internos y ayudan a mejorar el análisis avanzado, optimizar los procesos comerciales (por ejemplo, con datos de geolocalización, clima o tráfico), reducir los esfuerzos de mantenimiento de datos internos y crear nuevos servicios. Sin embargo, a pesar de su creciente relevancia, los datos externos siguen siendo un recurso sin explotar para la mayoría de las empresas. Aquí te explicamos qué son los datos externos, de dónde provienen y para qué se usan.

¿Qué son los datos externos?

Aunque la mayoría de las empresas tienen una comprensión intuitiva de los datos externos, no existe una definición común.

En la práctica, los datos externos a menudo se asocian con debates específicos como “datos abiertos“, “datos abiertos vinculados” o “mercados de datos“. La siguiente definición refleja el entendimiento de la mayoría de las empresas.

Los datos externos se refieren a cualquier tipo de datos que hayan sido capturados, procesados ​​y proporcionados desde fuera de la empresa.

Los datos externos son cualquier dato generado desde fuera de una organización. Puede provenir de una variedad de fuentes, y las iniciativas de datos abiertos ahora son abundantes, lo que pone a disposición una gran cantidad de datos externos para su análisis.

La cadena de supermercados Tesco, con sede en el Reino Unido, por ejemplo, es conocida por su uso de datos meteorológicos para generar información más valiosa que les ayude a predecir las ventas y los requisitos de stock.

Tipos

Basándonos en una revisión de las prácticas actuales, distinguimos cuatro tipos de datos externos relevantes: datos abiertos, datos pagados, datos compartidos y datos de redes sociales. Si bien los cuatro tipos tienen la característica común de provenir de fuentes de datos externas, difieren en la procedencia, el acceso, los costes, la estructura y otras dimensiones.

Datos abiertos

Los datos abiertos u open data se pueden definir como datos que están disponibles gratuitamente y que todos pueden usar y volver a publicar sin restricciones de derechos de autor o patentes.

Datos pagados

Los datos pagados son datos disponibles comercialmente, adquiridos directamente de proveedores de datos especializados (o intermediarios) y mercados de datos, y se ofrecen a un cierto coste.

Datos compartidos

Los datos compartidos se refieren a los datos que se comparten entre empresas dentro de los ecosistemas empresariales.

Datos de redes sociales

Los datos de redes sociales se refieren a los datos compartidos por los usuarios de las plataformas de redes sociales (por ejemplo, Facebook, LinkedIn, Twitter), incluidos los metadatos (por ejemplo, ubicación, hora, idioma).

¿De dónde provienen estos datos?

Los datos externos de la empresa pueden provenir de diversas fuentes. Vamos a ver algunas de las más importantes.

Graph API de Facebook

Esta aplicación permite acceder a información pública sobre usuarios, grupos, páginas, links compartidos en esta red social, etc.

Portal de datos abiertos de la UE

Aquí se incluyen data lakes con datos relativos a diversos sectores: trabajo y empleo, asuntos sociales, economía y finanzas, comercio, educación y comunicación, industria, tecnología e investigación.

REST y Streaming de Twitter

La primera permite acceder a información ya almacenada y con la segunda se puede monitorizar en tiempo real el flujo de nuevas publicaciones que cumplan ciertos criterios.

Boletines Oficiales del Estado

En ellos podemos encontrar información de los calendarios laborales. En función del problema abordado, hay que codificar de forma inteligente esta información para integrarla con tus datos de forma práctica.

AEMET

En su portal es posible encontrar información meteorológica que puede ser de utilidad para las empresas.

A través de estos medios puedes obtener datos externos e incorporarlos en un excel en la empresa.

Diferencia entre datos externos y datos secundarios

Los datos secundarios son información que se ha recopilado para un propósito diferente al del proyecto de investigación actual, pero que tiene cierta relevancia y utilidad para la investigación.

Las fuentes de datos secundarios pueden ser internas y externas. Las fuentes internas incluyen datos que existen y se almacenan dentro de la organización. Los datos externos son datos que recopilan otras personas u organizaciones del entorno externo de la organización.

¿Para qué se usa la información externa?

Los datos externos pueden ser útiles en las siguientes situaciones:

  • Proporcionar información basada en datos: el análisis de datos se puede mejorar con datos externos en áreas operativas, como la gestión de relaciones con los clientes, recursos humanos, cadena de suministro y almacenamiento. Por ejemplo, un tendero que desee mejorar el pronóstico de la demanda con la ayuda de datos externos puede confiar en los datos meteorológicos, los datos de los proveedores y los datos económicos.
  • Optimizar los procesos comerciales: muchas empresas ya utilizan datos de geolocalización, clima y tráfico para planificar y administrar sus entregas; información adicional sobre eventos excepcionales, como desastres, puede ayudarlos a evitar interrupciones en la cadena de suministro
  • Mejorar las capacidades de gestión de datos: la obtención de datos externos reduce los esfuerzos de mantenimiento de datos. También se puede utilizar para enriquecer los datos internos y mejorar la calidad de los datos.
  • Habilitar nuevos servicios: los datos externos también se utilizan para innovar e introducir nuevos productos y servicios que se adapten a las necesidades de los consumidores.

Los datos externos mejoran los procesos comerciales de la empresa. Por ejemplo, una empresa de logística utiliza datos externos para evitar y predecir interrupciones en las cadenas de suministro.

Fuentes relevantes: datos demográficos, datos de redes sociales, datos de geolocalización.

Los datos externos también ayudan a innovar e introducir nuevos tipos de servicios y modelos comerciales. Por ejemplo, un gigante agrícola lanzó un nuevo servicio para ayudar a los agricultores a predecir y optimizar el rendimiento de los cultivos. Fuentes relevantes: datos de geolocalización, datos meteorológicos, datos de IoT.

¿Por qué son tan importantes?

Los datos externos, desde fuera de tu propia empresa, son importantes para tu almacén de datos por una simple razón: para asegurarte de tomar las decisiones comerciales correctas, necesitas ver el panorama general, lo que generalmente significa que no puedes encontrar todas las respuestas almacenadas en las diversas aplicaciones informáticas y bases de datos de tu empresa.

Todos hemos escuchado que deberíamos usar datos para optimizar nuestras estrategias. Pero, ¿qué tipo de datos? Es más fácil mirar hacia adentro (cifras de ventas, informes internos, etc.) pero los datos internos pueden crear una burbuja de filtro si olvidas mirar hacia afuera. La información que se encuentra en el exterior es tan valiosa como los datos internos, y estas son tres formas en las que puedes utilizar los datos externos para tomar decisiones que hagan crecer tu negocio.

Recopilar, analizar y compartir. Hay innumerables formas en que estos pasos se pueden aplicar en todo tipo de negocios. La lección más importante es seguir utilizando conocimientos externos para no perder oportunidades de transformarse, interrumpir y adaptarse al mundo real.

Obviamente, acceder a los datos que necesitas es el primer paso. El problema es que, a veces, podemos sentirnos completamente inundados con todos los datos que existen.

Esta es una fortaleza, más que una debilidad. Cuando extraes la información relevante de todas las fuentes de datos disponibles, terminas con una descripción general en profundidad de lo que tus empleados, competidores y clientes están pensando hoy, y lo que podrían estar pensando en el futuro.

Hay muchas herramientas para ayudarte a recopilar datos externos relevantes. Piensa en aprovechar herramientas gratuitas como Google Analytics para comprender cómo el público usa tu web, monitorizar las redes sociales para comprender las tendencias en tu industria o vigilar las patentes para comprender dónde debes desarrollarte.

Una vez que hayas seleccionado y recopilado los datos correctos, puedes identificar amenazas y oportunidades en tiempo real y mantenerte a la vanguardia.

Tienes que poder traducir big data en grandes decisiones. Es cierto que navegar en nuestro mundo obsesionado con los datos no es una tarea fácil, razón por la cual los desarrollos en inteligencia artificial y aprendizaje automático son cada vez más importantes para el análisis de datos. La ciencia de datos hace que sea más fácil que nunca para las empresas combinar los tipos de datos discutidos anteriormente y obtener una buena descripción general de lo que está sucediendo en su dominio.

Si no tienes acceso a IA de vanguardia o aprendizaje automático, aplica una mentalidad de growth hack a tus datos. ¿Qué creo que me dirán estos datos y qué puedo hacer para averiguar lo que realmente significa?

Una vez que hayas destilado tus datos en conocimientos, es hora de compartirlos. Llevar los datos correctos a las personas adecuadas de tu empresa conducirá al éxito de la organización. El desarrollo de productos, los ejecutivos y el marketing son solo algunos de los equipos que podrían beneficiarse del análisis de datos externos.

Consejos para sacar partido de los datos externos

Aquí tienes unos consejos que debes tener en cuenta a la hora de controlar, monitorizar y analizar la información pública de tu empresa:

  • Usa herramientas que recojan automáticamente datos de las fuentes externas y posibiliten su integración con los datos transaccionales de los sistemas de Business Intelligence con la finalidad de extraer valor para el negocio, buscando patrones de conducta y anticipándose a las decisiones de los clientes.
  • Controlar el posicionamiento de los productos o servicios casi en tiempo real monitorizando las redes sociales, blogs y periódicos online y efectuar un seguimiento de los comentarios de las redes sociales para responder de forma oportuna. Esto permite resolver los problemas en el momento en el que surgen, evitando su propagación.
  • Establecer una adecuada estrategia de cliente para reaccionar con agilidad a los mensajes en los que se habla de la compañía. Para ello, debes usar herramientas de monitorización que permitan atajar con rapidez las crisis en el momento inicial. Este software proporciona todas las métricas y control de actividad necesario para responder de forma rápida y eficiente.
  • Medir el ROI Social vinculado a los datos derivados de las redes sociales desde las herramientas de monitorización con las cifras de cuentas de resultados para valorar el retorno de la inversión.
  • Recopilar inteligencia competitiva: realizar un seguimiento de los competidores y efectuar comparativas con los resultados obtenidos por la marca. Las deficiencias de la competencia puede ser un valor diferencial.
Yolanda González

About author
Graduada en Derecho por la Universidad de León y Máster en Abogacía por la Universidad de Oviedo. Especializada en realizar adaptaciones y auditorías conforme a la normativa de protección de datos para todo tipo de empresas y sectores.
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