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Datos internos en la empresa. ¿Qué son y para qué se usan?

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Tu empresa está perdiendo dinero pero no sabes por qué. Las ventas son altas, los empleados están contentos y las facturas están pagadas. Puede que sea el momento de recopilar datos internos para averiguarlo. Las empresas capturan datos de muchas formas desde muchas fuentes. Sin embargo, una fuente que puede tener mayores beneficios de lo que te imaginas son los datos internos de la empresa. Este post revisa qué son los datos internos, de dónde provienen y su importancia.

¿Qué son los datos internos de una empresa?

Los datos internos son información, estadísticas y tendencias que las organizaciones descubren a través de sus operaciones. Incluye hechos y cifras que las empresas obtienen de bases de datos internas, software, clientes e informes.

Otra definición de datos internos: Información creada por la operación de una organización que incluye ventas , órdenes de compra y transacciones en el inventario en lugar de que los datos sean creados por un estudio o base de datos independiente.

Los datos internos son datos recuperados desde dentro de la empresa para tomar decisiones para operaciones exitosas. Esta información es importante para determinar si las estrategias que la empresa está utilizando actualmente son exitosas o si se deben hacer cambios.

Hay cuatro áreas diferentes de las que una empresa puede recopilar datos internos: ventas, finanzas, marketing y recursos humanos. Cada área proporciona una perspectiva única, pero los datos conectan los departamentos.

Diferencias entre datos internos y externos

Los datos internos son información generada desde dentro del negocio, que cubre áreas como operaciones, mantenimiento, personal y finanzas. Los datos externos provienen del mercado, incluidos clientes y competidores. Son cosas como estadísticas de encuestas, cuestionarios, investigaciones y comentarios de los clientes.

Las investigaciones han demostrado que los analistas comerciales consideran que los datos generados internamente son más valiosos. Según una encuesta, “Aproximadamente el 65% de los encuestados clasifican los datos internos como más importantes que los datos recopilados fuera de la empresa“.

Los datos internos pueden beneficiar a las empresas que desean mejorar la eficiencia y la productividad y a las empresas que no logran generar ganancias. Los datos externos están fuera del control de una organización, como las tendencias económicas y las regulaciones gubernamentales dentro de una industria. Sin embargo, los datos internos utilizan información del interior de una empresa para ayudar a impulsar la toma de decisiones sobre cuestiones clave.

Los datos internos y externos son útiles. Los primeros ayudan a administrar tu negocio y optimizar tus operaciones. Los datos externos ayudan a comprender mejor tu base de clientes y el panorama competitivo. Necesitas una visión clara de ambos para tener una inteligencia empresarial.

Fuentes de datos internos

Hay cuatro tipos de fuentes de datos internos que pueden proporcionar a los propietarios y líderes de empresas la información necesaria para implementar nuevas estrategias.

Departamentos de ventas

Pocos departamentos de una empresa son más difamados que el de ventas, y una de las razones es que es tan esencial para la rentabilidad de una empresa.

Los datos de ventas pueden incluir ingresos, rentabilidad, canales de distribución, puntos de precio, personajes del cliente y las brechas entre lo que se produce y lo que compran los clientes. Los datos de ventas pueden ayudar a los propietarios de negocios a comprender las áreas de fortaleza y las áreas de debilidad, que pueden impulsar un cambio en el marketing o el enfoque.

Por ejemplo, una empresa de patinetes puede descubrir que las ventas a clientes mayores de 40 años han aumentado durante el último año. Esta información puede desencadenar una campaña de marketing dirigida a un nuevo grupo demográfico al que no se dirigió previamente.

Departamento financiero

El departamento de finanzas de una empresa puede generar datos valiosos como informes de producción, informes de flujo de caja y presupuestos.

Los informes de producción detallan las cantidades exactas gastadas para fabricar productos y servicios. Los informes de flujo de caja detallan cuánto dinero se utilizó dentro de la empresa durante un período de tiempo específico. Los presupuestos proporcionan información sobre cómo se gastó el dinero en relación con lo que se asignó.

Es poco probable que las empresas que continúan gastando sus presupuestos sin un aumento significativo en las ventas tengan éxito.

A diferencia de las ventas, que brindan información sobre la cantidad de productos o servicios vendidos, los datos financieros revelan lo que gasta una empresa para fabricar estos productos y servicios, y la variación en estos costos. Por ejemplo, un informe financiero puede mostrar que pedir ciertos suministros es más barato en verano.

Márketing

El departamento de marketing de una organización se centra en promover productos y servicios, crear conciencia de marca y dirigirse adecuadamente a clientes y prospectos. Los departamentos de marketing son un tesoro de base de datos internos. Pueden generar informes sobre el comportamiento del cliente, los perfiles de los clientes, la cantidad de campañas en las redes sociales, el nivel de conocimiento de la marca, el nivel de participación de mercado en relación con la competencia y el nivel de participación a través del sitio web y el contenido.

El análisis del sistema de datos internos de marketing interno puede ayudar a los propietarios de empresas a decidir qué campañas de marketing están funcionando, cuáles necesitan mejoras y qué tipo de nuevas campañas serían eficaces en función de las necesidades de los consumidores objetivo.

Recursos Humanos

Las empresas no pueden sobrevivir sin una fuerza laboral leal y eficiente. Los departamentos de recursos humanos pueden proporcionar información sobre lo que cuesta contratar y capacitar a un empleado, la productividad de un empleado individual, cómo el ausentismo está afectando la cultura laboral y el nivel de satisfacción o insatisfacción de los empleados con respecto a la empresa.

Una empresa no puede prosperar si los empleados no están contentos, son improductivos y están desmotivados. Los datos de recursos humanos pueden revelar las áreas en las que una empresa necesita mejorar sus procesos para que los trabajadores se sientan empoderados y valorados y, por lo tanto, es más probable que se comprometan con sus habilidades, talento y sudor.

¿Para qué sirven los datos internos?

Cuando una empresa tiene activos de datos de los que quiere extraer valor, pero no quiere compartir estos datos con terceros, eso se denomina Monetización de datos internos. A través de un análisis de cartera de datos se puede monetizar la información que tiene la empresa.

Los casos de uso pueden incluir aplicaciones de datos entre divisiones (por ejemplo, conectar datos de la cadena de suministro con herramientas de marketing para mejorar la eficiencia de los productos promocionados) o simplemente extraer datos sin procesar y empaquetarlos en casos de uso valiosos para un usuario final (por ejemplo, tomando datos financieros brutos sobre los precios de los clientes y agrupándolos en cohortes para un análisis de precios más preciso).

La monetización de datos es simplemente la transformación de raw, los flujos de datos previamente descuidados se convierten en información valiosa contra la que las empresas pueden tomar decisiones. Esta decisión puede aumentar los ingresos, reducir los costes, mejorar la experiencia o el conocimiento del cliente, y más.

En general, la monetización de datos internos está aumentando en alcance y se practica ampliamente entre las organizaciones líderes que invierten en la contratación de equipos de ingeniería y ciencia de datos que puedan operar de manera transversal en una organización.

Tipos de datos internos

Los datos internos de la empresa pueden ser estructurados, semi-estructurados o no estructurados. Veamos cada uno de ellos.

Estructurados

Los datos estructurados se clasifican con mayor frecuencia como datos internos cuantitativos, y es el tipo de datos con el que la mayoría de nosotros estamos acostumbrados a trabajar. Piensa en datos que encajen perfectamente en campos y columnas fijos en bases de datos relacionales y hojas de cálculo.

Los ejemplos de datos estructurados incluyen nombres, fechas, direcciones, números de tarjetas de crédito, información bursátil, geolocalización, etc.

Los datos estructurados están muy organizados y se comprenden fácilmente mediante el lenguaje de máquina. Quienes trabajan con bases de datos relacionales pueden ingresar, buscar y manipular datos estructurados con relativa rapidez. Esta es la característica más atractiva de los datos estructurados.

Semi-estructurados

Los datos semiestructurados son los datos que no se ajustan a un modelo de datos pero tienen alguna estructura. Carece de un esquema fijo o rígido. Son los datos que no residen en una base de datos racional pero que tienen algunas propiedades organizativas que facilitan su análisis. Con algún proceso, podemos almacenarlos en la base de datos relacional.

No estructurados

Los datos no estructurados se clasifican con mayor frecuencia como datos internos cualitativos y no pueden procesarse y analizarse utilizando herramientas y métodos convencionales.

Los ejemplos de datos no estructurados incluyen texto, video, audio, actividad móvil, actividad en redes sociales, imágenes satelitales, imágenes de vigilancia; la lista sigue y sigue.

Los datos no estructurados son difíciles de deconstruir porque no tienen un modelo predefinido, lo que significa que no se pueden organizar en bases de datos relacionales. En cambio, las bases de datos no relacionales o NoSQL son las más adecuadas para administrar datos no estructurados.

Cómo transformar los datos internos en información relevante

Existen cuatro formas en las que podemos transformar los datos internos de la empresa en información importante que nos ayude a mejorar los beneficios en dicha empresa.

Plan de marketing

El plan de márketing es un documento escrito en el cuál, tras realizar los estudios y análisis necesarios, se establecen los objetivos que debe seguir la empresa a la hora de tomar decisiones en un plazo concreto de tiempo. También se recogen los programas y medios de acción necesarios para alcanzar los objetivos enunciados en el plazo previsto, dicho documento se utiliza principalmente para identificar oportunidades, definir cursos de acción y determinar los programas operativos.

Además es la base para elaborar otros planes de la empresa, como por ejemplo, el plan de producción o el financiero. En él se atribuyen responsabilidades, permite revisiones y controles periódicos para resolver los problemas con anticipación.

Cualquier empresa, independientemente de su tamaño, tipo de actividad o entorno en el que opere, debe trabajar en base a un plan de marketing.

El plan de marketing es un instrumento esencial de toda empresa, al facilitar la comercialización eficaz de cualquier tipo de producto o servicio. Éste debe ser adecuado al tamaño de la empresa. No existe un modelo válido para todas ellas, cada empresa lo tiene que adaptar a sus propias necesidades, abordando todas y cada una de las variables que componen el marketing.

Interconexiones

Son los procesos y el equipo a través de los que los gerentes usarán el sistema. Los tipos de ordenadores que los usuarios deberán usar, la presentación de la información física o digital, los tipos de conocimiento necesarios para utilizar el sistema y otras modalidades tecnológicas para la óptima utilización del sistema.

El sistema de interconexión del usuario debe diseñarse cuidadosamente, teniendo en cuenta las necesidades y trayectoria de los gerentes, con la finalidad de que usen el sistema como un bien de gran valor en su trabajo diario.

Bases de datos

Se trata de un conjunto organizado de archivos que pueden usarse entre sí, teniendo en cuenta dos categorías de datos: internos y externos. Los datos internos se refieren a la información que la empresa obtiene de forma regular de sus actividades. Los datos externos son la información obtenida de fuentes ajenas a la empresa.

Software de gestión

Este software lo forman los programas que usan los gerentes de una empresa para el acceso a datos en el sistema de información y así poder analizarlos para obtener información precisa para tomar decisiones de manera adecuada.

Protección de los datos internos de la empresa

Una de las mayores amenazas para los datos internos de la empresa pueden ser sus propios empleados. Ya sea que estos compromisos internos ocurran accidentalmente o debido a intenciones maliciosas, el resultado final sigue siendo igualmente peligroso. Por eso es crucial que implementes políticas de seguridad de datos internos.

A continuación, presentamos cuatro prácticas recomendadas que te ayudarán a proteger la información de tu empresa:

Evaluar la situación

Se aconseja a las organizaciones que realicen evaluaciones de riesgos con regularidad. Si los miembros de tu personal no tienen las habilidades adecuadas, considera contratar una empresa externa. Al tomar esta iniciativa, puedes aliviar parte de la tensión de tu personal de TI interno y revelar posibles agujeros de seguridad, como la capacidad de acceder a tu red a través de dispositivos de terceros o aplicaciones basadas en la nube, que los procesos internos no han descubierto.

Autenticación en dos factores

Vale la pena duplicar la seguridad con la autenticación de dos factores. En este tipo de proceso, se solicita a los usuarios que proporcionen las credenciales habituales (como su identificación de empleado y contraseña), así como un código de un solo uso, que normalmente se envía a sus dispositivos móviles.

Este tipo de modelo de autenticación proporciona a las Pymes diferentes beneficios. En primer lugar, este proceso dificulta que los empleados compartan las credenciales de inicio de sesión, lo que a su vez reduce las posibilidades de un compromiso accidental si los empleados olvidan cerrar la sesión o apagar sus computadoras.

La autenticación de dos factores también facilita el seguimiento de los intentos de inicio de sesión específicos, lo que permite que el proceso de investigación y reparación de posibles fraudes de datos consuma mucho menos tiempo.

Concienciación de los empleados

Esto significa que todo el equipo, desde la administración hasta la TI y los empleados de primera línea, debe asumir la responsabilidad de evitar correos electrónicos no deseados, cambiar regularmente sus contraseñas y descargar solo aplicaciones de terceros aprobadas en dispositivos móviles y estaciones de trabajo.

La mejor opción es restringir el acceso de una persona únicamente a la información que necesita ver para poder trabajar en una tarea específica. Cuando los empleados completan un proyecto o ya no están asignados al equipo asociado, debes cambiar inmediatamente su perfil de acceso.

Lo mismo ocurre con la administración: los ejecutivos con acceso a todo representan un riesgo significativo si sus cuentas se ven comprometidas o si inadvertidamente exponen las redes comerciales.

Plan de respuesta a incidentes

Por último, pero no menos importante, debes tener un proceso para manejar las brechas de seguridad si algo supera tus defensas. Si bien es una buena idea subcontratar al menos parte de la seguridad a un tercero de confianza que pueda brindar respuestas a pedido, también vale la pena invertir en herramientas de borrado remoto que puedan llegar a los dispositivos móviles independientemente de su ubicación física.

Yolanda González

About author
Graduada en Derecho por la Universidad de León y Máster en Abogacía por la Universidad de Oviedo. Especializada en realizar adaptaciones y auditorías conforme a la normativa de protección de datos para todo tipo de empresas y sectores.
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