Elaborar un plan o programa de compliance para la empresa, es el primer paso fundamental para promover una cultura ética y de cumplimiento en ella, pero tan importante es elaborar el programa como implementarlo y para conseguir este segundo paso con éxito, es imprescindible dar formación en compliance a todos los miembros de la empresa. En este artículo analizamos por qué es tan importante la formación en compliance para empresas.
Contenido del artículo
- ¿Por qué es importante la formación en compliance en la empresa?
- ¿Están obligadas las empresas a impartir formación en compliance?
- ¿Cómo debe ser la formación en compliance para empleados?
- ¿Quién debe supervisar la formación en compliance en la empresa?
- Te ayudamos a cumplir la Ley de Protección de Datos
¿Por qué es importante la formación en compliance en la empresa?
La formación en compliance en la empresa es importante porque si no se imparte entre sus miembros, especialmente entre aquellos que menos conocimientos tienen sobre la materia, el plan de compliance elaborado para implementar el cumplimiento normativo en ella no será más que un documento más que carece de auténtico valor.
Así mismo, no formar a los empleados sobre las medidas recogidas en el plan o programa de compliance y que se irán implementando gradualmente en la empresa, podría tener como consecuencia que los empleados no cumplan con dichas medidas o parte de ellas y, por lo tanto, se convirtieran en uno de más de los riesgos de compliance para la empresa.
La formación es una parte clave de cualquier modelo compliance que se quiera adoptar en la empresa, porque sin ella, los miembros de la misma no conocerían el alcance de las medidas de cumplimiento aplicadas y cómo les afectan a la hora de desempeñar las tareas de su puesto de trabajo y de prevenir la comisión de posibles infracciones administrativas o delitos.
A través de la formación en compliance se asientan los principios de cumplimiento y ética sobre los que se fundamenta el programa de compliance en la empresa, así como se da a conocer la misión, visión y valores de la misma a los empleados, junto a la importancia que tiene la prevención de acciones o conductas irregulares que no solo afectarán a quien las lleve a cabo, sino a toda la empresa en su conjunto.
La formación en compliance en las empresas, además, ayuda a concienciar y a sensibilizar a todos sus miembros respecto a la necesidad (y obligación) de cumplir con las normas y leyes, incluida la normativa interna de la organización, que son de aplicación a la actividad de su empresa.
Finalmente, hay que entender que para que un programa de compliance sea eficaz (tal y como recoge el artículo 31 bis del Código Penal y la Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado), es importante que los miembros de la empresa en el que se ha implantado entiendan y cumplan con sus medidas; se trata de cumplir las normas siempre, incluso cuando nadie está vigilando, para lograr alcanzar ese objetivo de tener una empresa más responsable, transparente, ética y comprometida con el cumplimiento normativo. La formación en compliance es parte esencial para lograr estos objetivos.
¿Están obligadas las empresas a impartir formación en compliance?
No existe una norma o artículo de una ley en el que se establezca que las empresas están obligadas a impartir formación en compliance; de hecho, tener implantado un plan de compliance tampoco es obligatorio, aunque sí que es necesario cuando se quiere atenuar o eximir de responsabilidad penal a la empresa cuando se cometen determinados delitos en su seno, tal y como recoge el artículo 31 bis del Código Penal.
Si bien este artículo nos habla de un plan de prevención de comisión de delitos penales, en la práctica este tipo de planes toman forma en programas de compliance para la detección y prevención de delitos, existiendo «ramas» de compliance más especializadas (como puede ser el compliance fiscal, laboral o medioambiental o incluso compliance y protección de datos).
Ahora bien, cómo hemos explicado en el punto anterior, de nada sirve tener un plan de compliance, si no se informa y forma a los miembros de la empresa sobre sus medidas y las obligaciones en cumplimiento normativo que este establece para cada área o departamento de la empresa y, por extensión, para sus miembros. La formación en compliance es tan necesaria como lo es la elección de indicadores de cumplimiento para poder llevar un seguimiento de la eficacia de las medidas implementadas.
En ese sentido, cuando una empresa decide adoptar y aplicar un programa de compliance, la formación en compliance se convierte (o debería convertirse) en una obligación. Además, no podemos olvidar que los sistemas de gestión de compliance incluyen la necesidad de impartir formación sobre las medidas de cumplimiento aplicadas en la organización, al ser tanto parte de la implementación del programa como parte de la mejora continua que exigen estos modelos.
¿Cómo debe ser la formación en compliance para empleados?
La formación en compliance para empleados debe planificarse y realizarse de forma periódica, es decir, que debe impartirse este tipo de formación cada cierto tiempo, para reevaluar los conocimientos de la plantilla en la materia y actualizarlos con las novedades legislativas o regulatorias que se hayan podido producir desde la última formación. El período adecuado debería ser una formación anual.
Además, también se recomienda que a nuevos empleados que se incorporen una vez impartida esa formación en compliance, se les dé una formación condensada y sintetizada de lo tratado en las sesiones de formación convencional. De esa forma se evitará tener uno o varios empleados que puedan suponer un riesgo de cumplimiento, especialmente en aquellas áreas más expuestas a riesgos de incumplimiento.
Así mismo, puede ser recomendable impartir diferentes tipos de formación en compliance en función de la actividad y riesgos a los que están expuestos cada departamento o área de la empresa, ya que no todos los puestos y tareas comparten los mismos riesgos o están expuestos a un mismo nivel de riesgo de incumplimiento (por ejemplo, la formación en compliance para abogados de la empresa no será la misma que para los miembros del departamento de recursos humanos).
En ese sentido, es importante centrar la información en compliance que se va a impartir en los riesgos de cumplimiento que se han detectado en el mapa de riesgos empleado para elaborar el plan de compliance. Es decir, focalizar la formación en aquellos riesgos que tienen mayores probabilidades de materializarse, así como en aquellos que se han materializado en el pasado.
La formación siempre debe realizarse empleando un lenguaje comprensible, teniendo presente que la gran mayoría de quienes van a recibir dicha formación no tienen conocimientos en compliance o estos son mínimos. Por lo tanto, se debe evitar un lenguaje muy técnico y, en aquellas partes de la formación que lo permitan, apostar por la práctica. Además, se debería facilitar toda la documentación complementaria que pueda ayudar a los empleados con su formación o con posibles dudas (como el código ético o la normativa de conducta).
La formación en compliance también debe dejar claro qué se espera de cada miembro de la empresa en esta materia, es decir, cómo deben comportarse en determinadas circunstancias y escenarios donde exista riesgo de incumplimiento, así como establecer cuáles son las consecuencias, tanto para el empleado como para la empresa, de un incumplimiento (disciplinarias, penales, reputacionales, etc.).
Es importante que la formación de compliance también abarque el canal de denuncias interno y su funcionamiento, así como cualquier otra vía de comunicación para quejas o sugerencias implementadas por la empresa.
Finalmente, es recomendable evaluar los conocimientos adquiridos por los empleados en las sesiones de formación de compliance, tras su finalización, y llevar un seguimiento de los resultados de dicha formación (no se trata tanto de conseguir una certificación de compliance como la que se puede obtener en determinados cursos oficiales, sino comprobar que la formación dada ha sido asimilada por los empleados y estos la pondrán en práctica en el desempeño habitual de sus tareas).
¿Quién debe supervisar la formación en compliance en la empresa?
La supervisión de la formación en compliance en la empresa recae sobre el compliance officer, tanto si quien desempeña esta labor es una única persona o el departamento de compliance, puesto que cualquier actividad relacionada con el cumplimiento normativo es parte de sus funciones y responsabilidades.
En el caso de que la empresa no tenga un departamento de compliance o un compliance officer, la formación puede contratarse a un servicio externo especializado en compliance, si bien nombrar un compliance officer dentro de la empresa será necesario, si se quiere que la implementación de un plan de compliance sea realmente eficaz.
En definitiva, si vas a implantar un plan de compliance en tu empresa, no puedes olvidarte de formar en compliance a tus empleados.
