Conoce Atico34 - Solicita presupuesto
LOPDGDD & RGPD

¿Cómo proteger los datos personales de mis clientes?

Proteger los datos personales de los clientes es una cuestión de suma importancia para cualquier empresa, no solo se trata de cumplir con la normativa de protección de datos, sino también de mantener la confianza de esos clientes, haciendo un uso responsable y transparente de la información personal que recopilamos de ellos.

Por ello, en este artículo responderemos a la pregunta de «¿cómo proteger los datos personales de mis clientes?», que muchas empresas se hacen cuando se enfrentan a esa parte de la gestión de su negocio.

¿Por qué debo proteger los datos personales de mis clientes?

Porque proteger los datos personales de clientes es, por un lado, una obligación legal; toda empresa u organización que trate datos personales debe cumplir con lo dispuesto en el Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 (RGPD) y con la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos de Carácter Personal y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD), no hacerlo o hacerlo de manera insuficiente, puede resultar en denuncias ante la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) y la imposición de sanciones administrativas, que en su grado más grave pueden alcanzar los 20 millones de euros.

Además de estas leyes y relacionado con la protección de datos personales y las comunicaciones comerciales, las empresas también deben cumplir con lo dispuesto en la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico (LSSICE) y evitar otras sanciones, que pueden alcanzar hasta los 600.000 euros.

En los textos de estas leyes se recoge la importancia de proteger los datos personales de nuestros clientes, tanto los datos personales básicos como aquellos datos especialmente protegidos, para evitar que sus derechos y libertades fundamentales puedan verse afectadas por un uso indebido de su información personal o por haberse visto esta expuesta tras sufrir algún incidente de seguridad.

Por otro lado, proteger los datos personales de nuestros clientes también es una cuestión de confianza y fidelización. Cuando recibimos la autorización para un tratamiento de datos personales de los clientes, implica que estos confían en que vamos a tratar esos datos de acuerdo a la normativa y a no hacer un uso abusivo de los mismos, que no vamos a emplearlos para otros fines diferentes para los que fueron recabados y que contamos con los medios necesarios para garantizar la privacidad de datos.

No cumplir con estas expectativas hará que nuestros clientes pierdan la confianza en nosotros y acaben por dejar de ser nuestros clientes. Las personas cada vez son más conscientes del valor que tienen sus datos personales y de la necesidad de proteger su información personal y su privacidad. Si queremos que sigan confiando en nuestra empresa, debemos proteger de manera adecuada los datos personales que nos ceden.

tarifas proteccion datos

Medidas para proteger los datos personales de tus clientes

Una autorización para el trato de datos personales de clientes implica, o debe implicar, para nosotros como empresa el poner todos los medios necesarios para garantizar la protección de esos datos personales, es decir, buscar e implementar las medidas más adecuadas y efectivas que impidan que terceros no autorizados puedan acceder a esa información o extraerla de nuestros sistemas y usarla para sus propios fines que, generalmente, pueden provocar diferentes perjuicios a nuestros clientes (por ejemplo, comenzar a recibir más spam e intentos de phishing en su bandeja de correo electrónico).

A continuación vamos a ver diferentes medidas y acciones para proteger los datos personales de nuestros clientes. Medidas con las que además estaremos cumpliendo con las obligaciones del RGPD, la LOPDGDD y la LSSICE.

Informa a los clientes del trato de sus datos

La transparencia es uno de los principios recogidos en el RGPD y significa que a la hora de recopilar y tratar los datos personales de tus clientes, debes informarles sobre ello, debes comunicarles de forma clara y comprensible qué datos o información personal vas a recabar sobre ellos cuando usan tu web, se suscriben a tu newsletter o contratan tus servicios.

También debes informarles sobre el uso que vas a hacer de esos datos, de si los vas a ceder a terceros, del tiempo que los vas a conservar y lo que harás con ellos una vez finalizado ese tiempo. Así mismo, tienes que informar a tus clientes de que disponen de una serie de derechos que pueden ejercer sobre los datos personales que te han autorizado a usar y tratar en cualquier momento, nos referimos a los derechos ARSULIPO (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición).

Esta información se puede suministrar de diferentes formas, por ejemplo, a través de una cláusula de protección de datos en contratos de servicios o a través de la política de privacidad de una página web. Pero siempre debe ser suministrada, para que tus clientes sean conscientes del uso que se va a hacer de sus datos y puedan así decidir si dan o no su consentimiento para ello.

Recaba solo los datos personales que necesitas

Otro de los principios de la protección de datos es la minimización, es decir, que solo debes recabar los datos personales que necesites y no más. Por ejemplo, para una suscripción a la newsletter solo necesitas una dirección de email, no tienes que pedir el número de teléfono o el DNI.

Recabar solo los datos necesarios facilitará su protección, puesto que sabrás qué datos personales estás recopilando exactamente y que no estás almacenando datos innecesarios, lo que debería mitigar los efectos negativos de una posible filtración de datos.

Controla y limita el acceso a los datos personales de los clientes

Proteger los datos personales de tus clientes significa que debes controlar quién puede acceder a ellos y limitar dicho acceso, es decir, debes establecer roles o niveles de acceso a la base de datos de clientes para tus empleados, usando para ello un sistema de cuentas de usuario y contraseña basado en privilegios.

No todos tus empleados van a necesitar acceder a los datos personales de tus clientes ni tratarlos, por lo que debes limitar ese acceso a quiénes sí lo necesitan para desempeñar sus tareas.

Estos sistemas basados en privilegios o roles, además, te ayudarán a saber en todo momento quién y cuándo acceden a los datos personales de los clientes, de manera que será más fácil controlar y detectar accesos no autorizados o fuera de lo normal y tomar las medidas necesarias para frenar un posible ciberataque o una filtración de datos.

Controlar el acceso a los datos personales de los clientes

Emplea un software de gestión de protección de datos

Emplear un software de protección de datos te ayudará a saber en todo momento qué datos personales estás manejando y tienes almacenados, si cuentas con el consentimiento para su uso y tratamiento, qué empleados tienen acceso a dichos datos, qué medidas de seguridad se han implementado para protegerlos, si hay solicitudes de derechos pendientes de responder, si se han producido brechas de seguridad, qué datos se han podido ver afectados y si han sido reportadas en plazo, etc.

Estos software de protección de datos permiten llevar una gestión centralizada del cumplimiento de la normativa de protección de datos y, por tanto, contribuyen a mejorar la seguridad y la protección de los datos personales de los clientes.

Utiliza soluciones de seguridad

Nada de lo visto hasta ahora, serviría de mucho si, además, no has implementado una solución de seguridad o varias de ellas que puedan complementarse y que impidan el acceso no autorizado de terceros a tus sistemas o la red interna de tu empresa.

Nos referimos, entre otros, a instalar un firewall, un antivirus, sistemas de detección de intrusiones, sistemas de seguridad endpoint, cifrado de las bases de datos y de las comunicaciones que mantengas con tus clientes, sistemas zero trust (o confianza cero), contratar los servicios de un SOC (centro de operaciones de seguridad), implementar un sistema DLP (prevención de pérdida de datos), utilizar VPN para las conexiones remotas a la red interna, etc.

Se trata de implementar aquellas soluciones de seguridad que mejor se adaptan a las necesidades de tu empresa y sus sistemas, así como al tipo de información personal y confidencial que manejáis, para impedir los accesos no autorizados que puedan derivar en la filtración, pérdida o destrucción de la misma.

Actualiza software y hardware

Las vulnerabilidades del software y hardware que usas en el día a día de tu negocio son uno de los puntos débiles más usados para llevar a cabo diferentes tipos de ciberataques, por ello es sumamente importante actualizar software y hardware cuando fabricantes o desarrolladores piden hacerlo, puesto que es la única forma de solucionar esas vulnerabilidades.

Realiza auditorías de protección de datos

Las auditorías de protección de datos no son tanto una medida de seguridad y protección, sino una forma de comprobar que tu empresa cumple con todas las obligaciones de la normativa de protección de datos.

Estas auditorías sirven tanto para verificar qué datos personales de tus clientes están almacenados en tus bases de datos, quién puede acceder a ellos, cuándo se ha accedido a los mismos y qué medidas de seguridad hay implementadas para garantizar su seguridad, integridad y disponibilidad, así como para ver si hay datos personales que deberían ser suprimidos o bloqueados, tanto por haber finalizado el plazo de conservación de los mismos como por haber cumplido con su finalidad.

Los informes de las auditorías te dirán si hay alguna carencia o debilidad en el sistema de seguridad que deba ser solucionada o reforzada, si no estás cumpliendo alguna obligación de manera adecuada o si se ha producido algún acceso indebido a las bases de datos personales de los clientes. Lo que te ayudará a mejorar las medidas de seguridad y el control sobre los datos de los clientes.

Forma a tus empleados en seguridad y protección de datos

Incluso con las mejores medidas de seguridad implementadas, si tus empleados no tienen la más mínima noción sobre ciberseguridad o no cumplen de manera de adecuada las normas respecto a la seguridad de la información de la empresa, seguirá existiendo un punto débil que puede poner en riesgo los datos personales de tus clientes, ya sea por un descuido o por ser explotado por un ciberdelincuente.

Por ello, debes formar y sensibilizar a tus empleados en la importancia que tiene la protección de datos y en seguir las directrices de la empresa sobre ciberseguridad. Debes concienciar a tus empleados de que la protección de datos es algo que también les concierne a ellos y que deben mantener la confidencialidad de la información personal a la que tengan acceso y asegurarse de que siguen las normas y procesos para garantizar la privacidad de los datos.

Cuanto más conscientes sean de los riesgos y ciberamenazas existentes, mejor podrán evitar caer en «trampas» o descuidos que puedan ser explotados por cibercriminales para hacerse con los datos personales de tus clientes.

Elabora un protocolo de protección de datos para tu empresa

Finalmente, para dar forma a todas las medidas y recomendaciones para proteger los datos personales de tus clientes, debes elaborar un protocolo de protección de datos para tu empresa.

Este protocolo debe incluir todas las obligaciones que establece la normativa de protección de datos y las medidas y normas de seguridad que deben seguir tus empleados a la hora de acceder o manejar los datos personales de tus clientes en cualquier proceso de la empresa.

Resumiendo, proteger los datos personales de los clientes es una labor que implica la implementación de diferentes medidas técnicas y organizativas por parte de la empresa y sus responsables, además de formar y concienciar a los empleados de la importancia de mantener la confidencialidad de la información personal de los clientes.

Es una labor que puede resultar compleja, especialmente cuando no se tienen conocimientos suficientes no solo en materia de protección de datos y su normativa, sino también en ciberseguridad. Por ello, lo más recomendable es realizar una consultoría de protección de datos, para asegurar que tu empresa cumple con todas sus obligaciones, pero sobre todo, que mantiene seguros los datos personales de tus clientes y conservas la confianza que han depositado en ti y tu negocio.

¿Necesitas un presupuesto? Escríbenos o llámanos al 914 896 419

He leído y acepto la política de privacidad.