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LOPDGDD & RGPD

¿Cómo hacer correctamente el Cambio de titular en la cuenta de la comunidad de propietarios?

El cambio de titular en la cuenta de la comunidad de propietarios es una acción que, normalmente, se hace una vez al año, cuando rotan los puestos de presidente y secretario de la comunidad. Esta operación en apariencia tan simple, a veces puede acabar siendo un pequeño quebradero de cabeza para las comunidades de vecinos. En este artículo explicamos cómo cambiar la titularidad de la cuenta de la comunidad de vecinos y cómo hacerlo respetando la ley de protección de datos.

¿Quién es el responsable de las cuentas de la comunidad de vecinos?

El responsable de las cuentas de la comunidad de vecinos es el presidente de la comunidad, puesto que será él quien figure como titular de la cuenta bancaria de la comunidad de propietarios.

Así mismo, se podrán nombrar a otros apoderados o autorizados por los comuneros para la administración de la cuenta, es decir, que aparte del presidente, la gestión y disposición de los fondos puede recaer en otras personas autorizadas.

Estos acuerdos deben quedar reflejados en las correspondientes actas de la comunidad.

¿Cómo hacer el cambio de titular en la cuenta de la comunidad de propietarios?

Cuando se renuevan los cargos de presidente y secretario en la comunidad de propietarios, es necesario hacer un cambio en la titularidad de la cuenta bancaria de la comunidad, para que las personas que son nombradas para el cargo puedan acceder y disponer de la cuenta.

El cambio del titular en la comunidad de propietarios es, o debería de ser, un trámite sencillo, sin embargo, aún hay entidades bancarias que lo complican solicitando el Libro de Actas de la comunidad, algo que la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) ya ha dicho en varias resoluciones que es excesivo e innecesario y que podría suponer una vulneración de la LOPDGDD.

No podemos olvidar que en el Libro de Actas de la comunidad se recogen datos personales de todos los propietarios, no solo el nombre y los apellidos, sino también la vivienda, las deudas, ciertos datos bancarios, etc., una cantidad de información excesiva, que la entidad bancaria no tiene por qué conocer ni necesita para realizar el cambio de titularidad en la cuenta de la comunidad.

Por lo tanto, para hacer correctamente el cambio de titular en la cuenta de la comunidad de propietarios solo se necesita:

  • Un certificado extendido por el administrador en el que se recoja el nombramiento por parte de la junta de propietarios del nuevo presidente y secretario de la comunidad y las personas autorizadas para el uso de la cuenta.
  • Este certificado estará firmado por los presidentes y secretarios entrantes y salientes, así como por quienes van a ser autorizados (si los hay).
  • Fotocopia del DNI de las nuevas personas autorizadas.

Este documento puede llevarlo a la entidad bancaria el administrador de la finca, si lo hubiere, y aunque no debería ser necesario, ya que las firmas ya figuran en el certificado, puede ser recomendable que acudan a la entidad el antiguo y nuevo titular de la cuenta y las personas autorizadas.

Cabe señalar que la entidad bancaria tampoco debería solicitar el acta de la junta de propietarios en la que se han nombrado al nuevo presidente y secretario, ya que también contiene datos personales que no son necesarios para efectuar el cambio de titularidad.

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El certificado del acuerdo recogido en el Libro de Actas

El certificado del acuerdo recogido en el Libro de Actas es un documento redactado por el administrador de la finca; este cargo puede ostentarlo el propio presidente, el secretario o haberse delegado en un servicio profesional, en función de cómo se recoja el funcionamiento de la comunidad en sus estatutos de la comunidad, si bien lo más habitual será que lo redacte el secretario.

Este certificado debe recoger el acuerdo de nombramiento del nuevo presidente y secretario y, en caso necesario, de las nuevas personas autorizadas para gestionar la cuenta bancaria de la comunidad, así como estar firmado por el administrador y el resto de personas que figuran en él.

A continuación os dejamos un modelo de cómo podría ser este certificado a presentar en el banco para realizar el cambio de titularidad de la cuenta de la comunidad:

D./Dña. [NOMBRE SECRETARIO], con DNI número [NÚMERO], actuando en funciones de Secretario de la Junta de Propietarios del edificio sito en la calle [CALLE] número [NÚMERO] de la localidad de [LOCALIDAD] cuyo C.I.F. es el número [NÚMERO]

CERTIFICO

que en el Libro de Actas de la Junta de Propietarios, diligenciado con número [NÚMERO], en su página [NÚMERO], consta literalmente, de fecha [FECHA], el siguiente asiento:

“En [CIUDAD], a [DÍA] de [MES] de [AÑO]

Se celebra junta ordinaria de la Junta de Propietarios correspondiente a la Comunidad de Propietarios del edificio [DOMICILIO]

La Junta ha sido convocada por el Presidente de la Comunidad de Propietarios, D./Dña. [NOMBRE PRESIDENTE CONVOCANTE].

Asisten personalmente a la Junta los siguientes propietarios:

D./Dña. [NOMBRE], propietario de la vivienda [NOMBRE], con una cuota de [NÚMERO] %

Asisten a la Junta por medio de representante los siguientes propietarios:

D./Dña. [NOMBRE], propietario de la vivienda [NÚMERO], con una cuota de [NÚMERO], representado por [NOMBRE]

Los propietarios presentes y representados son todos los existentes en la comunidad y, por tanto, representan el cien por cien de las cuotas de participación en la comunidad.

El orden del día de la Junta, de acuerdo con la convocatoria efectuada, es el siguiente:

1º.- Aprobar los presupuestos y cuentas de la comunidad.

2º.- Nombrar al presidente y secretario para el año corriente.

3º.- Autorizar para la gestión de la cuenta bancaria de la comunidad a:

D./Dña. [NOMBRE]

Después de debatir los puntos del orden del día, todos los propietarios han votado a favor de los nombramientos y autorizaciones.

Efectuada la votación el Presidente de la Junta de Propietarios proclama el resultado de la misma y el Secretario lee en voz alta este acta en presencia de los asistentes, tras lo cual firman al pie del acta el Presidente y el Secretario de la Junta de Propietarios.”

Siguen las firmas del Secretario y del Presidente de la Junta

Se expide esta certificación en [CIUDAD], a [DÍA] de [MES] de [AÑO]

El Secretario                                                          El Presidente

¿Qué hacer si el banco nos pide el Libro de Actas de la comunidad?

Cómo decíamos más arriba, es una práctica todavía habitual en algunas entidades bancarias solicitar el Libro de Actas completo para poder realizar el cambio de titularidad de la cuenta y que al no llevarlo, insistan en pedirlo.

Para evitar una vulneración de la protección de datos de la comunidad de vecinos, como responsables del tratamiento, podemos negarnos a entregar el Libro de Actas, informando a la entidad de que la AEPD señala esta práctica como desproporcionada e innecesaria, pudiendo ser motivo de reclamación ante ella, aunque antes de llegar a este paso, podemos contactar con el departamento jurídico del banco o su delegado de protección datos para resolver el problema.

Recordemos que para este cambio de titularidad solo se deben dar los datos del presidente y de aquellas personas autorizadas a usar la cuenta por parte de la comunidad, y que en ningún caso se está haciendo una cesión de datos personales, por lo que el banco no ejerce aquí como encargado del tratamiento (quizás te interese leer nuestro artículo sobre protección de datos bancarios).