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Comprar bases de datos con correos electrónicos, ¿legal o ilegal?

8 Mins read

Muchas empresas caen en el error de comprar bases de datos externas por Internet para captar nuevos clientes ¡Cuidado! ya que puede atentar contra los derechos de los potenciales clientes. Además, es posible que esas bases de datos que circulan por la red ya hayan sido utilizadas en otras ocasiones y se puede dar el caso de que contengan direcciones rebotadas o inexistentes en la actualidad. Entonces, ¿es legal comprar bases de datos con correos electrónicos?

¿Que es una base de datos?

Las bases de datos son programas que permiten almacenar gran cantidad de información de forma estructurada. Todos estos datos son guardados de forma sistemática y se relacionan entre sí, de tal manera que se pueden consultar de forma ágil y sencilla en base a diferentes criterios de búsqueda.

Existen bases de datos con información de todo tipo: productos, clientes, pedidos, proveedores, facturas y un largo etcétera. Hoy en día son una herramienta imprescindible para la gestión de cualquier organización o negocio.

Lo habitual en el marketing es que las bases de datos se vayan aumentando poco a poco con nuevos registros a medida que se van consiguiendo más usuarios o clientes. Sin embargo, también hay quien opta por comprar una base de datos. Es el camino más fácil pero, ¿es legal?

Normativa a consultar antes de comprar bases de datos

No puedes administrar una lista de suscripción ni gestionar una base de datos si no conoces las reglas legales que las regulan:

  • LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de datos y Garantía de los Derechos Digitales): protege el dato personal, es decir, afecta solo al tratamiento de datos de personas físicas y regula los derechos y obligaciones en cuanto a esta información
  • RGPD (Reglamento General de Protección de datos): se trata de la nueva regulación europea en materia de protección de datos
  • LSSI-CE (Ley de Servicios de la Sociedad de la información y el comercio electrónico): Esta ley no distingue entre persona física y persona jurídica, regula todas las comunicaciones que realices de forma electrónica ya sea con personas o empresas

Teniendo en cuenta estas leyes, las reglas básicas para que tu campaña de comunicaciones comerciales sea legal son:

  • Deber de informar: Siempre que envíes un correo o boletín recuerda que el remitente debe identificar de manera clara al emisor.
  • Consentimiento: Significa que cada persona de quien se recojan datos personales de su autorización para que se utilicen para la finalidad concreta para la que se le han pedido, es decir: para mandarles boletines, correos publicitarios, etc.
    • Asimismo se le debe dar oportunidad de revocar su consentimiento a recibir información comercial.
    • Según la LSSI, si el destinatario no ha dado su consentimiento informado para recibir información, dicho correo será considerado spam
  • Derecho de oposición a nuevas comunicaciones: dar la posibilidad al usuario de darse de baja de esta lista.

Comprar bases de datos para email marketing

El email marketing es una técnica de marketing directo que consiste en enviar un correo electrónico de contenido comercial o publicitario.

Debido a las posibilidades que ofrece Internet, esas comunicaciones comerciales se pueden enviar de forma masiva o segmentada, es decir, dividiendo el mercado en grupos más pequeños que tengan características parecidas.

como hacer envios masivos bbdd

¿Cómo conseguir una base de datos con correos electrónicos?

El email marketing puede efectuarse de dos formas diferentes:

  • Usando tu propia base de datos (BBDD), es decir, los contactos que has ido generando a través de registros y que forman parte de tu negocio (p.e.: gente que se ha registrado en tu página web)
  • Comprando BBDD externas, esto es, aquellas que son propiedad de terceros y que son cedidas para que las puedas usar enviando correos electrónicos a personas que no forman parte de tu base de datos porque no se han registrado previamente en tu página web.

¿Es legal comprar una bases de datos?

Sí.

Las entidades tienen la opción de comprar bases de datos de potenciales clientes con el fin de dirigir acciones publicitarias.

Es una manera rápida de engrosar nuestra lista de posibles clientes y poder llegar con nuestros servicios a más personas o entidades.

No obstante, las comunicaciones comerciales electrónicas, además de respetar la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información  y el Comercio Electrónico (LSSI-CE) y la legislación publicitaria, debido a que están destinadas a un receptor que suele ser una persona física, también tienen que cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).

Comprar bases de datos de empresas

Una de las opciones a la hora de comprar bases de datos es adquirir databases con información sobre empresas. Por ejemplo, una BBDD con datos sobre la competencia o para analizar otras empresas con las que poder establecer una alianza. Esto es especialmente útil en el caso de los negocios B2B o Business to Business.

Comprar bases de datos de particulares

La mayoría de bases de datos hacen referencia a particulares, en especial en o que se refiere al marketing. La mayoría de empresas buscan recolectar la mayor cantidad de información posible sobre potenciales clientes. Esta información sirve para segmentar a los usuarios y enviarles ofertas comerciales acordes a su perfil y sus intereses.

Requisitos de la BBDD

Por tanto, para poder usar una BBDD de forma legal, esta tiene que cumplir los siguientes requisitos:

  • Los datos han sido recabados de fuentes accesibles al público (en adelante FAP)
  • Se ha prestado válidamente el consentimiento informado de los afectados para estos fines

Esto significa que la diferencia entre el email marketing y el spam se encuentra en el consentimiento otorgado por el destinatario, siendo el primero de ellos legal, y el segundo ilegal y sancionable.

¿Cómo comprobar que los datos han sido obtenidos de forma legal?

Pero claro, ¿Cómo sabemos que los datos han sido recabados de una fuente accesible al público o si cuenta con el consentimiento del afectado?

Para poder dilucidarlo deberemos tener en cuenta las siguientes cuestiones:

Declaración de legalidad de la BBDD

El vendedor de la BBDD (también llamado List Broker) nos debe emitir una declaración mediante la cual afirme:

  • que los datos que forman parte de la BBDD ha sido obtenidos a través de una FAP, determinando cual y la fecha exacta
  • o se cuenta con el consentimiento del interesado para recibir comunicaciones comerciales

Cláusula de exoneración de responsabilidad

También se puede firmar una cláusula de exoneración de responsabilidad en la cual se exima al comprador de cualquier falta sobre la información de la BBDD.

Atender a los plazos de caducidad y a las actualizaciones

Hay que tener muy en cuenta los plazos de caducidad de las BBDD compradas.

Las FAP pierden su condición:

  • Al año de su obtención si se encuentra en formato electrónico
  • Con cada nueva edición (nos tendrá que comunicar el List Broker)

Por tanto es muy recomendable que nuestro proveedor de la BBDD nos ofrezca un servicio de mantenimiento temporal de estos registros.

Con esto evitaremos la utilización de datos inexactos o desactualizado de los potenciales clientes.

Informar en cada envío a los destinatarios

Como mencionamos con anterioridad, en cada comunicación se deberá informar a los destinatarios de:

  • Origen de los datos, es decir, de donde hemos sacado los datos de los interesados, de que FAP o, incluso debiendo indicar que esos datos conforman la base de datos adquirida del list broker que se trate
  • Responsable del fichero, es decir, la identificación del remitente, con su dirección, nombre, etc
  • La posibilidad de ejercitar los derechos ARCO, en formato electrónico, indicando la dirección de correo

Consultar la lista de exclusión (Lista Robinson)

Antes de enviar una comunicación comercial, es necesario que consultemos la llamada Lista Robinson.

Esta lista es un fichero de exclusión de envío de comunicaciones comerciales, en el cual las personas se pueden inscribir para evitar que se le envíe publicidad por medios electrónicos.

Por lo que, deberemos revisarla, si no nos arriesgamos a enviar la comunicación a personas dadas de alta en dicho fichero, con su correspondiente sanción.

Contestar siempre a los ejercicios de los derechos

Debes contar con procedimientos para responder a los ejercicios de derechos en los plazos previstos por la normativa.

¿Cuánto cuesta una base de datos?

El precio de una base de datos depende de factores como la cantidad de registros que contenga, o lo completa que sea la información. Algunas bases de datos solo ofrecen emails, mientras que otras tienen más información, como nombres, domicilios, teléfonos o actividad.

Lo habitual es que estas bases de datos ofrezcan información en bruto, en donde prima la calidad más que la calidad. Suele ser información descontextualizar, sin segmentar y generalmente de poco valor.

Los que apuestan por comprar bases de datos lo suelen hacer por tener un gran número de contactos con los que “probar suerte”. El precio de estas bases de datos predefinidas suele oscilar entre 130 y 700 euros para bases con entre 100.000 y 500.000 registros.

Empresas que venden bases de datos

En España hay diversas empresas que se dedican a vender bases de datos de empresas o particulares. Algunas de ellas son Databusiness, BrekiaData, Gsas o Kaptalc.

Nuestra recomendación es que antes de comprar bases de datos para mailing a estas empresas te informes bien del tipo de datos que ofrecen, te asegures si están actualizados y, sobre todo, si cumplen co el RGPD, la LOPDGDD y la LSSI-CE.

Ventajas y desventajas de comprar bases de datos

La compra de bases de datos puede resultar una solución fácil para muchas empresas o negocios, pero lo cierto es que también tiene algunos puntos negros a tener en cuenta.

Ventajas

Las ventajas de comprar bases de datos se pueden resumir en una, y es básicamente que se pueden obtener todos esos datos sin apenas esfuerzo. Normalmente, una base de datos se va creando de forma progresiva, con trabajo y dedicación. Al adquirirla, se ahorra todo este proceso, yendo por el camino fácil y recto.

Desventajas

Por su parte, las desventajas de comprar bases de datos pueden ser muy diversas. En primer lugar, es posible que nos encontremos con bases de datos desactualizadas o con datos erróneos.

Existen grandes posibilidades de que los correos electrónicos que enviemos a los contactos de la base de datos vayan directamente a la carpeta de spam, al no estar en la lista de contactos de los usuarios.

Al hilo de punto anterior, esto se traduce en una altísima tasa de rebote. Es decir, el porcentaje de usuarios que abran los correos electrónicos es muy pequeño, dado que no conocen al emisor.

Todo esto puede repercutir en una mala imagen de marca. Incluso, todavía puede ir más allá, y los usuarios pueden llegar a denunciarnos si consideran que no han otorgado su consentimiento para que les enviemos correos comerciales.

¿Se pueden alquilar bases de datos?

Sí, alquilar bases de datos también es posible. Normalmente estas BBDD se alquilan a entidades que tienen acuerdos con empresas cuyos clientes han aceptado que sus datos sean cedidos a terceros para el envío de comunicaciones comerciales.

Al ser un alquiler, el uso de la base de datos está limitada en el tiempo. Cuando el período de alquiler termine, la base de datos dejará de estar disponible. Puedes ser una buena opción para la implementación de campañas puntuales, pero no para establecer relaciones a largo plazo con los clientes.

En España existen varias empresas que se dedican al alquiler de bases de datos, como es el caso de Ibérica Data System o Digitaleo.

Resumen

Después de todo lo mencionado podemos resumir la compra de una BBDD en los siguientes puntos:

  • Cuando se utiliza una BBDD de una empresa que cede dichos datos a cambio de un precio
  • Esta práctica está permitida siempre y cuando la empresa que “vende” los datos los haya obtenido de manera legal
  • Para el envío de la información se debe tener en cuenta que es necesario:
    • Informar al interesado
    • Facilitar la revocación del consentimiento
    • Facilitar el ejercicio de los derechos y mediante medio electrónico

En definitiva, antes de comprar bases de datos de emails ten en cuenta todo lo que te hemos dicho. Nuestro consejos es que es preferible crear tu propia base de datos. Aunque lleve mucho más trabajo, la información será de mucha más calidad y evitarás posibles problemas legales.

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