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Comprar bases de datos con correos electrónicos, ¿legal o ilegal?

5 Mins read

Muchas empresas caen en el error de comprar bases de datos externas por Internet para captar nuevos clientes.

¡Cuidado! ya que puede atentar contra los derechos de los potenciales clientes.

Gran parte de estas bases de datos que circulan por la red ya han sido utilizadas en otras ocasiones y se puede dar el caso de que contengan direcciones rebotadas o inexistentes en la actualidad.

¡Pero no te preocupes!

A continuación te vamos a dar las pautas para que puedas usar bases de datos para captar nuevos clientes a través de la mejor forma, el e-mail marketing.

¿Qué es el email marketing?

El email marketing es una técnica de marketing directo que consiste en enviar un correo electrónico de contenido comercial o publicitario.

Debido a las posibilidades que ofrece Internet, esas comunicaciones comerciales se pueden enviar de forma masiva o segmentada, es decir, dividiendo el mercado en grupos más pequeños que tengan características parecidas.

Reglas para un email marketing legal

No puedes administrar una lista de suscripción ni gestionar una campaña de email marketing si no conoces las reglas legales que las regulan y que son fundamentalmente dos:

  • LOPD (Ley orgánica de Protección de datos): protege el dato personal, es decir, afecta solo al tratamiento de datos de personas físicas y regula los derechos y obligaciones en cuanto a esta información
  • RGPD (Reglamento General de Protección de datos): se trata de la nueva regulación europea en materia de protección de datos
  • LSSI (Ley de Servicios de la Sociedad de la información y el comercio electrónico): Esta ley no distingue entre persona física y persona jurídica, regula todas las comunicaciones que realices de forma electrónica ya sea con personas o empresas

Teniendo en cuenta estas dos leyes, las reglas básicas para que tu campaña de comunicaciones comerciales sea legal son:

  • Información: Siempre que envíes un correo o boletín recuerda que el remitente debe identificar de manera clara al emisor.
  • Consentimiento: Significa que cada persona de quien se recojan datos personales de su autorización para que se utilicen para la finalidad concreta para la que se le han pedido, es decir: para mandarles boletines, correos publicitarios, etc.
    • Asimismo se le debe dar oportunidad de revocar su consentimiento a recibir información comercial.
    • Según la LSSI, si el destinatario no ha dado su consentimiento informado para recibir información, dicho correo será considerado spam
  • Derecho a oponerse a nuevas comunicaciones: dar la posibilidad al usuario de darse de baja de esta lista.

como hacer envios masivos bbdd

Formas

El email marketing puede efectuarse de dos formas diferentes:

  • usando tu propia base de datos (BBDD), es decir, los contactos que has ido generando a través de registros y que forman parte de tu negocio (p.e.: gente que se ha registrado en tu página web)
  • utilizando BBDD externas, esto es, aquellas que son propiedad de terceros y que son cedidas para que las puedas usar enviando correos electrónicos a personas que no forman parte de tu base de datos porque no se han registrado previamente en tu página web.

¿Puedo comprar una base de datos?

Sí.

Las entidades tiene la opción de adquirir BBDD de potenciales clientes con el fin de dirigir acciones publicitarias.

Es una manera rápida de engrosar nuestra lista de posibles clientes y poder llegar con nuestros servicios a más personas o entidades.

No obstante, las comunicaciones comerciales electrónicas, además de respetar la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI) y la legislación publicitaria, debido a que están destinadas a un receptor que suele ser una persona física, también tienen que cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).

Requisitos de la BBDD

Por tanto, para poder usar una BBDD de forma legal, esta tiene que cumplir los siguientes requisitos:

  • los datos han sido recabados de fuentes accesibles al público (en adelante FAP)
  • se ha prestado válidamente el consentimiento informado de los afectados para estos fines

Esto significa que la diferencia entre el email marketing y el spam se encuentra en el consentimiento otorgado por el destinatario, siendo el primero de ellos legal, y el segundo ilegal y sancionable.

Comprobación de la BBDD

Pero claro, ¿Cómo sabemos que los datos han sido recabados de una fuente accesible al público o si cuenta con el consentimiento del afectado?

Para poder dilucidarlo deberemos tener en cuenta las siguientes cuestiones:

Declaración de legalidad de la BBDD

El vendedor de la BBDD (también llamado List Broker) nos debe emitir una declaración mediante la cual afirme:

  • que los datos que forman parte de la BBDD ha sido obtenidos a través de una FAP, determinando cual y la fecha exacta
  • o se cuenta con el consentimiento del interesado para recibir comunicaciones comerciales
Cláusula de exoneración de responsabilidad

También se puede firmar una cláusula de exoneración de responsabilidad en la cual se exima al comprador de cualquier falta sobre la información de la BBDD.

Atender a los plazos de caducidad y a las actualizaciones

Hay que tener muy en cuenta los plazos de caducidad de las BBDD compradas.

Las FAP pierden su condición:

  • al año de su obtención si se encuentra en formato electrónico
  • con cada nueva edición (nos tendrá que comunicar el List Broker)

Por tanto es muy recomendable que nuestro proveedor de la BBDD nos ofrezca un servicio de mantenimiento temporal de estos registros.

Con esto evitaremos la utilización de datos inexactos o desactualizado de los potenciales clientes.

Informar en cada envío a los destinatario

Como mencionamos con anterioridad, en cada comunicación se deberá informar a los destinatarios de:

  • origen de los datos, es decir, de donde hemos sacado los datos de los interesados, de que FAP o, incluso debiendo indicar que esos datos conforman la base de datos adquirida del list broker que se trate
  • responsable del fichero, es decir, la identificación del remitente, con su dirección, nombre, etc
  • la posibilidad de ejercitar los derechos ARCO, en formato electrónico, indicando la dirección de correo
Siempre consultar previamente la lista de exclusión (Lista Robinson)

Antes de enviar una comunicación comercial, es necesario que consultemos la llamada Lista Robinson.

Esta lista es un fichero de exclusión de envío de comunicaciones comerciales, en el cual las personas se pueden inscribir para evitar que se le envíe publicidad por medios electrónicos.

Por lo que, deberemos revisarla, si no nos arriesgamos a enviar la comunicación a personas dadas de alta en dicho fichero, con su correspondiente sanción.

Contestar siempre a los ejercicios de los derechos

Debes contar con procedimientos para responder a los ejercicios de derechos en los plazos previstos por la normativa.

En resumen…

Después de todo lo mencionado podemos resumir la compra de una BBDD en los siguientes puntos:

  • cuando se utiliza una BBDD de una empresa que cede dichos datos a cambio de un precio
  • esta práctica está permitida siempre y cuando la empresa que “vende” los datos los haya obtenido de manera legal
  • para el envío de la información se debe tener en cuenta que es necesario:
    • informar al interesado
    • facilitar la revocación del consentimiento
    • facilitar el ejercicio de los derechos y mediante medio electrónico

Opt-in

Aunque, la mejor manera de hacerse con una base de datos válida y legal es mediante el “opt-in“.

Esta fórmula consiste en solicitar la aceptación expresa del receptor antes de enviarle cualquier campaña de marketing.

La forma más sencilla de conseguirlo es implementando un formulario de inscripción en nuestra página web.

De manera que los contactos interesados en los servicios o productos de esa empresa puedan darse de alta libremente para recibir comunicaciones futuras.

 Sanciones por incumplimiento

Cualquier receptor de este tipo de emails puede denunciar a la empresa emisora ante la Agencia Española de Protección de Datos, lo que probablemente supondrá para ésta una fuerte sanción económica.

En España existe una fuerte política antispam, si te denuncian puedes recibir una multa que va desde los 30.000 a 600.000 euros.

Desde Grupo Ático34, tlfno. 91 489 64 19, te facilitamos los textos legales y la ayuda necesaria para que tus comunicaciones comerciales sean 100% legales.

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