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4 pasos para automatizar la gestión de personal en las Pymes

La gestión de personal en una pyme puede convertirse en una labor compleja y en la que se debe invertir mucho tiempo. Sin embargo, gracias a la digitalización y automatización de la gestión de RR. HH., es posible simplificar diferentes procesos y reducir el tiempo que el personal de recursos humanos dedica a algunas de las tareas más repetitivas y consumidoras de tiempo de la gestión de personal.

En las siguientes líneas te explicamos cómo automatizar la gestión de personal de una empresa en cuatro sencillos pasos.

Definir los procesos que deben automatizarse

La gestión de personal en una pyme engloba diferentes procesos, por lo que al afrontar la automatización de esta área, es necesario definir cuáles son los procesos que se van a automatizar.

Para ello, debemos fijarnos en las necesidades de la empresa, que vendrán determinadas por factores como la actividad, el número de empleados, si hay empleados a distancia y presenciales, la política de permisos y ausencias, las obligaciones legales, etc.

De esta forma, se podrán priorizar aquellos procesos de gestión de personal más esenciales para la empresa y seguir con el resto de manera gradual, lo que también dará tiempo a los empleados de familiarizarse con la plataforma y sus diferentes funcionalidades y herramientas (recuerda que este tipo de software va a ser usado tanto por el personal de RR. HH. como por el resto de empleados).

Tipos de gestión de personal que pueden automatizarse

Existen diferentes tipos de gestión de personal que pueden automatizarse para facilitar las tareas del departamento de RR. HH., los más destacados y que habitualmente son los primeros en automatizarse son:

  • Control horario: Especialmente cuando se tiene en la pyme trabajadores a distancia, la automatización del control horario permite el registro de la jornada laboral a través de una aplicación de software fácil de usar para los empleados. A su vez, RR. HH. tiene un mayor control y gestión de los registros horarios de toda la plantilla.
  • Solicitudes de ausencias y vacaciones: Los empleados pueden gestionar ellos mismos sus solicitudes de ausencias y vacaciones desde la aplicación, seleccionando los días y los motivos para las ausencias, sin necesidad de enviar formularios u otra documentación. El departamento de RR. HH. revisará las solicitudes y las aprobará para integrarlas de forma automática en el calendario.
  • Selección de personal: Se puede automatizar parte del proceso de selección, especialmente sus primeras etapas, utilizando un software que cribe los candidatos iniciales en función de si estos cumplen con los requisitos de la oferta.
  • Gestión de nóminas: Sin duda uno de los procesos de RR. HH. más complejos y que más tiempo puede consumir. El empleo de un software permite recopilar toda la información de cada empleado y generar la nómina de forma automática, teniendo en cuenta toda la información relevante, así como posibles modificaciones.
  • Firma de documentación: Tener una firma electrónica agiliza la firma de documentación de muy diversa índole, contratos, nóminas, solicitud de vacaciones, altas y bajas, etc.
  • Incorporación de nuevos trabajadores: La automatización de este proceso permite agilizar tareas repetitivas y rutinarias cuando un trabajador se une a la empresa, tareas como darle de alta en el sistema, crear su cuenta de usuario y contraseña, la entrega de equipo y/o material, envío de credenciales, etc.
  • Control del rendimiento: Los software de RR. HH. permiten llevar un seguimiento del rendimiento del empleado, así como realizar encuestas y evaluaciones de forma rápida para poder obtener información al respecto y analizarla.

Definir un presupuesto

La automatización de procesos tiene un coste y es necesario definir el presupuesto que la pyme está dispuesta a invertir en ello. Esto determinará no solo los procesos que se van a digitalizar y automatizar, sino también el software para la gestión de personal que se va a contratar.

Evaluar el coste de la automatización de la gestión de personal

Para definir el presupuesto dedicado a la automatización de la gestión de personal de tu pyme, estos son los aspectos que debes tener en cuenta:

  • El precio de la licencia de software.
  • El coste de la implementación del software (gastos de instalación, configuración y personalización).
  • Coste de capacitación del personal. Ten en cuenta que puede ser necesario formar a los empleados para que sepan utilizar adecuadamente el nuevo software.
  • Costes recurrentes como pueden ser la renovación de la licencia, el soporte técnico o las actualizaciones.

Elegir el software de RR. HH. adecuado

La automatización exitosa de la gestión de personal de la pyme depende en gran medida del software de RR. HH. implementado, por lo que escoger el más adecuado para la empresa es clave.

En el mercado existen infinidad de software de RR. HH., la mayoría de ellos comparten las mismas funciones genéricas, por lo que decidirse por uno u otro dependerá del presupuesto de la pyme, pero sobre todo de sus necesidades y requisitos específicos, que vienen determinados por su actividad y por su contexto, así como por las necesidades de cada departamento. Así mismo, hay algunos software de RR. HH. que tienen en cuenta necesidades específicas de sectores específicos.

¿Qué características tener en cuenta al escoger un software de RR. HH.?

A la hora de elegir el software de RR. HH. más adecuado para tu pyme, estas son las características en las que debes fijarte:

  • Facilidad de uso para los empleados y para el departamento de RR. HH. Un software que sea difícil de usar complicará las cosas a tu personal y no cumplirá con el objetivo de agilizar la gestión de personal.
  • Facilidad para integrarlo con otros programas o sistemas que ya esté usando la empresa.
  • Capacidad para generar nóminas precisas.
  • Seguridad de los datos. En estos programas se almacenan muchos datos personales de los empleados, por los que es primordial que cuenten con medidas de seguridad de la información, como puede ser el cifrado, la autenticación de dos factores o una política de parches para solucionar vulnerabilidades.
  • Ser escalable, de manera que si tu pyme crece, el programa pueda adaptarse a ese crecimiento y seguir siendo útil.

Ten en cuenta que saber más sobre Lucca, Software de RR. HH., o cualquier otro de estos programas para la automatización de gestión de personal, te ayudará a elegir el que más se adapte a las necesidades de tu empresa y tu presupuesto.

Formar a los empleados para utilizar el software

Para sacar el máximo provecho y eficacia del software de RR. HH., se debe formar a los empleados en su uso, funciones y características. Aunque esta formación será más detallada para el departamento de RR. HH., ya que serán sus miembros quienes gestionen el programa y mayor uso hagan de él en su día a día, todos los empleados deben saber usar las funciones a las que tienen acceso.

La formación puede ser dedicar unas horas a explicar cómo funciona y usar el programa o facilitar un manual de uso a todos los empleados.

Beneficios de automatizar la gestión de personal

Automatizar la gestión de personal aporta los siguientes beneficios a la pyme:

  • Agiliza procesos y tareas repetitivas y rutinarias.
  • Reduce el error humano, ya que muchos datos se introducen y gestionan de forma automática.
  • Permite llevar un mejor control del rendimiento y progreso de cada trabajador.
  • La gestión de las nóminas es mucho más sencilla y rápida.
  • El control horario de trabajadores presenciales y a distancia se simplifica.
  • Facilita a los empleados la solicitud de ausencias y vacaciones y tener un control sobre todo el calendario laboral.
  • Se reducen los tiempos invertidos de diferentes tareas burocráticas y se reduce el papeleo.