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Concepto de adenda en contratos o facturas electrónicas

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Si has firmado algún contrato legal, una adenda al contrato es un documento añadido después de la firma del acuerdo para modificar sus términos, dejando el resto del contrato intacta. Esto también se puede llamar una enmienda de contrato o un acuerdo de enmienda; sin embargo, generalmente no se hace una enmienda con un documento separado. Aquí te explicamos todo lo que necesitas saber sobre las adendas, qué son, tipos, cómo se hacen y ejemplos de ellas.

¿Qué es una adenda?

Veamos el significado de adenda. Una adenda en sí misma no es un contrato. Aclara, modifica, agrega términos adicionales o respalda información en un contrato existente. A menudo aparecen como parte de un contrato de bienes raíces, arrendamiento o acuerdo de compra. Los cierres inmobiliarios también las incluyen.

Es un documento que se agrega a un contrato existente para modificar los términos del acuerdo. Si es ejecutada correctamente, deja el contrato original en pleno vigor y efecto y únicamente modifica los términos específicos descritos en la adenda. Ten en cuenta que cualquier cambio en un contrato existente que no se incorpore a través de un documento separado es una enmienda y no una adenda.

Idealmente, una adenda tiene la forma de un acuerdo firmado por separado que se adjunta al contrato original. Dado que el propósito de una adenda suele ser una aclaración, la preparación de un documento firmado por separado ayuda a evitar cualquier confusión. Si no se incluyen las firmas, podría parecer que es una parte de un borrador del contrato original que contiene disposiciones no incluidas en el acuerdo final.

También existe el problema potencial del fraude. Una de las partes podría simplemente escribir un documento que modifique los términos del contrato, por ejemplo, aumentar el pago que se recibirá por bienes o servicios, y adjuntarlo. Hacer que ambas partes firmen cada adenda evita ese problema potencial.

Requisitos

Dado que una adenda es un documento legal, entran en juego algunos requisitos específicos. Una es que debe redactarse un apéndice del contrato. Una adición oral a un contrato legal no es una adenda.

La adenda puede incluir cualquiera de los siguientes elementos:

Jurídicamente vinculante

Una vez agregada y firmada, pasa a formar parte del contrato original. La adenda es legalmente vinculante, al igual que el resto del contrato.

Modificar términos

La adenda podría modificar algún término detallado en el documento principal. Puede, por ejemplo, dar una fecha posterior en la que el vendedor puede mudarse a una propiedad residencial.

La adenda también podría agregar una nueva contingencia. Por ejemplo, puede requerir la terminación del trato si la tasación del prestamista es demasiado baja.

Aclarar los términos

Una adenda también podría aclarar algo en el documento. Por ejemplo, puede especificar los detalles de la membresía obligatoria de una asociación de propietarios de viviendas.

Anular términos

La adenda también puede anular un término existente del contrato. Supongamos que un propietario acepta que un inquilino específico tenga una mascota. Una adenda al contrato de alquiler podría anular el lenguaje de arrendamiento estándar que prohíbe las mascotas en la residencia.

Cláusula de divulgación

A veces, una adenda es puramente informativa. A veces, la ley requiere una adenda.

Firmas de todas las partes

Tanto los compradores como los vendedores a menudo tienen que firmar la adenda para que sea válida. También puede requerir testigos de las firmas. Estas disposiciones evitan que una de las partes se deslice en un cambio de contrato sin que la otra lo sepa.

Una adenda puede ahorrar mucho tiempo y energía. Supongamos que has enviado una oferta sobre una propiedad al vendedor y una de las partes quiere un cambio. Puedes agregarlo con una adenda sin tener que volver a escribir toda la oferta.

¿Adenda, addenda o addendum?

Se utiliza de varias formas la palabra adenda. Así, a veces se habla de addenda o de addendum. Pero, ¿cuál es el término correcto?

El término adenda se escribe sin duplicar ninguna d, pues es un término ya adaptado al español a partir de la voz latina addenda. En las noticias muchas veces se escribe esta palabra de manera incorrecta.

Según indica la Ortografía académica, el sistema gráfico del castellano no permite la duplicación de consonantes. Este es también el caso de adenda.

Igual que ocurre con otras palabras, el término adenda se ha introducido al español con un significado singular aunque en su origen latino sea plural, por lo que no es necesario introducir la variante addendum, que probablemente se usa por influencia del inglés. El plural de adenda es adendas.

Tipos de adendas

El término puede utilizarse en distintos contextos, siempre en el caso de documentos escritos, por ejemplo en escritura contractual, manuales técnicos, textos legales, médicos, etc. En todos los casos, el objeto de la misma es ampliar la información anteriormente escrita, y en algunos casos, también publicada.

Libros

En un libro, la adenda es una adición como suplementaria añadida al trabajo principal. Con ella se explica la información expuesta en la obra principal, sobre todo si se encontraron errores demasiado tarde para corregir la obra.

Por ejemplo, la obra principal ya se imprimió y el coste por destruir y reimprimir el lote es demasiado alto. La adenda puede aparecer de diversas formas: una carta adicional que se incluye con el trabajo, archivos de texto digitales o cualquier otro soporte similar. Esto sirve para informar o alertar al lector de los errores presentes, como una errata.

Contratos

La adenda se utiliza en el ámbito contractual para que las partes pueden modificar, ampliar, o definir los términos de las obligaciones contraídas, sin necesidad de firmar un nuevo contrato.

Los más importantes son los contratos legales, en los que se añade un apéndice mediante un documento adicional no incluido en la parte principal del contrato en el que se establecen términos adicionales, especificaciones, normas, formularios estándar u otra información. Una adenda al contrato también puede ser llamado un apéndice o un anexo.

La adenda es usada en contratos de adhesión para realizar modificaciones o agregar detalles específicos como por ejemplo, cambiar la fecha o agregar detalles sobre la entrega de bienes, fijación de precios, etc.

Una adenda es utilizada a menudo para agregar detalles específicos y especialmente condiciones más específicas de un modelo de contrato como el contrato de compraventa.

Manuales e instrucciones

Muchas veces, después de haberse publicado un manual de operaciones o instrucciones técnicas, es necesario aumentar el contenido o aclarar algún punto específico. En este caso, puede utilizarse una adenda para estos fines. También se usa por algunas empresas para que en sus facturas se especifiquen algunas características propias.

Juicios legales

Los jueces, al realizar indagaciones o estudios, podrán ampliar o explicar una decisión redactando un comentario conocido como aditamento.

Transcripciones médicas

La adenda también es utilizada por los médicos cuando necesitan incluir información adicional sobre el paciente.

¿Cómo se hace una adenda a un contrato?

Las adendas de contratos normalmente se utilizan cuando:

  • Es necesario un ajuste de fecha
  • Un término o condición específica no está funcionando para cualquiera de las partes
  • Una cláusula requiere la adición o eliminación
  • Una descripción del trabajo de un contrato de trabajo requiere un cambio
  • Una extensión de fecha límite es necesario
  • Términos de un contrato de arrendamiento han cambiado

Los cambios más grandes, como los que tienen repercusiones en el enfoque y la estructura del contrato, requieren un acuerdo totalmente nuevo.

Al añadir una adenda a un contrato, sigue estas pautas:

  • Utiliza la misma fuente, márgenes y estilo que se utilizaron en el contrato original.
  • Haz referencia al contrato original por nombre y fecha, con un título que deje claro que este nuevo documento es un apéndice.
  • Nombra las partes del contrato.
  • Indica la fecha de vigencia del apéndice, utilizando el mismo formato de fecha utilizado en el contrato original.
  • Indica los elementos del contrato original que la adenda pretende cambiar. Describe de manera concisa pero clara los cambios deseados. Puedes aclarar los significados utilizando las fuentes en cursiva y negrita, así como tachadas.
  • Anota la fecha en la que estás agregando el apéndice.
  • Agrega un párrafo de conclusión para asegurarte de que la adenda no se pueda modificar.
  • Agrega un bloque de firma con espacios para que ambas partes firmen y los nombres escritos o impresos de cada uno, junto con los títulos.
  • Incluye un bloque de notario.
  • Numera las enmiendas si el contrato cambia más de una vez.

Adendas en facturas electrónicas

Además de mejorar y modernizar las transacciones, el salto empresarial al sistema de facturación electrónica cada vez más demandado también implica la necesidad de facilitar la gestión de este sistema, que es nuevo para muchos contribuyentes.

La inclusión de adendas en la factura electrónica es una ventaja que te ayuda a aprovechar al máximo el CFDI, brindando a tu empresa seguridad y beneficios a la hora de facturar.

Este es un elemento que puede incorporar información comercial que sea relevante para la empresa para desarrollar con éxito su negocio: número de serie del producto, lugar de entrega, etc.

Los Anexos se incluyen en el CFDI en México una vez que la factura ha sido validada por el Proveedor de Certificación o SAT. El proceso digitalizado evita posibles errores como entregas paralelas y permite un mayor control y optimización de los datos. También ayuda a ahorrar costes, con un almacenamiento más fácil, ya que ya no es necesario el uso de papel.

El contenido de las adendas no está regulado por el SAT, pero la Resolución Fiscal Ómnibus (RMF) tiene algunos requisitos específicos:

  • Se debe incluir información adicional en el formato del contribuyente.
  • La integración de los apéndices solo es posible una vez que se valida el CFDI.
  • Addenda debe cumplir con el Anexo 20 de la RMF.

Diferencia entre Adenda y Anexo

Una adenda se suma al idioma que estaba en el documento original, mientras que una enmienda cambia ese idioma.

La adenda puede aclarar algo en un contrato, solicitud u otro documento escrito. Puede ofrecer información adicional, como un mapa, un horario o una lista de formas aceptables de cumplir con las condiciones del contrato.

A veces, las adendas agregan más términos negociados a un contrato después de su firma. Otras veces corrigen cosas que estaban mal expresadas o dejadas de lado. Sin embargo, una adenda a un contrato no cambia los términos que todas las partes acordaron cuando firmaron el acuerdo, solo los agrega. En algunos casos, alguien que no sea la persona que firmó el acuerdo original puede crear una adenda.

Una enmienda, por otro lado, cambia los términos del documento original. Puede detallar los nuevos términos en un documento separado, que se adjunta al contrato. Las modificaciones dentro de la enmienda reemplazan el idioma original pero dejan todos los demás términos en vigor. Solo las personas que firmaron el contrato original pueden aprobar una enmienda.

En algunos casos, una enmienda puede ser una edición directa del contrato. Puede ser tan simple como tachar una fecha e insertar otra. Sin embargo, todas las partes deben indicar su aprobación del cambio, generalmente con sus iniciales junto al término enmendado, para que sea efectivo.

Ejemplos de adenda en escritos

Las transacciones inmobiliarias utilizarán adendas para modificar un contrato de arrendamiento o compra original. Por lo general, se adjunta una adenda al contrato de arrendamiento o compra firmado y describe los términos de financiamiento y los requisitos de inspección de la propiedad.

Las adendas son de uso frecuente en el mercado inmobiliario. A medida que un comprador y un vendedor potenciales negocian un acuerdo, a menudo denominado acuerdo de compra y venta, las adendas brindan información sobre cuestiones y elementos que no figuran en el borrador original. Los anexos definen información relevante cuando se utilizan contingencias, como una relacionada con la capacidad del comprador para obtener la financiación adecuada o una casa de propiedad inmobiliaria vendida tal cual.

Se puede adjuntar información adicional a un testamento si la persona que crea el testamento (el testador) decide hacer cambios con respecto a los beneficiarios o al desembolso de artículos en su patrimonio. Estos cambios pueden anotarse fácilmente con una adenda, dejando intacta la mayor parte del testamento. Una razón común para agregar información adicional a un testamento es con el propósito de designar a un beneficiario para recibir una herencia de la propiedad del testador que quedó fuera del testamento original.

Como ejemplo simple, un testador puede recordar, después de completar su testamento, una colección de monedas de su propiedad y que desea dejar a uno de sus nietos. El testador puede fácilmente hacer provisiones para el activo con un anexo al testamento.

Otro ejemplo de adenda es la incluida a un contrato laboral para modificar algún término de ese contrato.

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