Es una práctica habitual en los procesos de selección de muchas empresas, pero ¿realmente se puede pedir referencias laborales sin consentimiento del candidato a otras empresas en las que haya trabajado?
En este artículo hablamos de:
¿Por qué piden las empresas referencias laborales?
Las empresas piden referencias laborales a otras empresas sobre los candidatos en un proceso de selección para, por un lado, comprobar que la experiencia y los sitios en los que dice haber trabajado el candidato son reales, es decir, no los ha fabricado este para embellecer su CV. Y, por otro lado, para averiguar información relativa al candidato, que puede estar tanto relacionada con su experiencia y la información profesional que aparece en el CV, como con otras consideraciones que crea oportunas la empresa.
En definitiva, las referencias son una forma más de evaluar a los candidatos a un puesto de trabajo, especialmente en fases más avanzadas del proceso, ya que, entre otras cosas, pueden servir para hacerse una idea de la experiencia real del candidato, su forma de desempeñarse en sus tareas laborales, cómo puede ser su relación con el resto de compañeros y si ha podido ser en el pasado un empleado problemático.
¿Puedo pedir las referencias laborales de un candidato a otra empresa?
Sí, una empresa puede pedir referencias laborales de un candidato a otra empresa, pero siempre que estas referencias las aporte el propio candidato y la empresa o empresas a las que se vayan a pedir cuenten con el consentimiento de este ex-empleado para darlas.
Habitualmente, si un candidato quiere aportar referencias laborales, las llevará consigo como un documento adjunto al CV (como puede ser una carta de recomendación) o parte de este, indicando, además, una vía de contacto con la empresa o empresas a las que podrás solicitar estas referencias. Lo que no podrás hacer es ponerte en contacto con las empresas que aparezcan en el CV para pedir referencias laborales sin el conocimiento previo del candidato.
Si las empresas a las que solicitas las referencias no cuentan con el consentimiento del empleado para ceder esta información, no podrán hacerlo, puesto que de acuerdo a la protección de datos en el ámbito laboral, las referencias incluyen información personal que queda amparada por la normativa de protección de datos.
¿Por qué pedir referencias laborales sin consentimiento no es legal?
Aunque lo correcto sería decir que lo que no es legal es dar referencias laborales sin consentimiento de un ex-empleado, pedirlas también puede entrar en esa categoría de dudosa legalidad, cuando no informamos de ello al candidato.
Y no es legal porque dar referencias laborales supone una cesión de datos personales que resulta innecesaria para el desempeño del nuevo puesto de trabajo, es decir, que no puede justificarse ni bajo el interés legítimo ni ninguno del resto de supuestos del artículo 6 del RGPD, por lo que solo podría hacerse a través del consentimiento expreso del ex-empleado.
El consentimiento en protección de datos es la principal base legitimadora para el tratamiento de datos y, salvo que concurra alguno de los supuestos del citado artículo 6, siempre debe recabarse para proceder con un tratamiento de datos o una cesión a terceros.
Por lo tanto, para que pedir y dar referencias laborales de un candidato sea completamente legal, las empresas deben contar con el consentimiento del ex-empleado, algo que puede hacerse mediante una cláusula en el contrato, en la parte relativa a la protección de datos o, cuando el trabajador finalice la relación laboral, firmar un consentimiento para ello.
De no contar con ese consentimiento, la empresa que facilite referencias laborales de sus ex-empleados estará cometiendo una vulneración del deber de secreto, así como un quebrantamiento de los principios de licitud y minimización del tratamiento de datos personales, lo que podría suponer una infracción de la normativa de protección de datos y una correspondiente sanción por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en caso de que el candidato decidiese denunciarlo.
¿Qué otra información no se puede pedir a los candidatos?
Aparte de no poder pedir referencias laborales sin el consentimiento del candidato, hay más información que tampoco se les puede solicitar:
- El informe de vida laboral
- Información sobre su vida privada
- Certificado de antecedentes penales
- Reconocimiento médico (salvo que la naturaleza del trabajo lo haga indispensable)
Y cualquier otra información que no tenga relación directa con el puesto de trabajo al que postula el candidato y las tareas que tendrá que desempeñar en el mismo.