Lo primero que deben hacer las entidades (tanto las mercantiles como las asociaciones o entidades sin ánimo de lucro) una vez se hayan constituido en escritura pública es obtener el Número de Identificación Fiscal. El NIF es imprescindible para realizar cualquier actividad económica o contratación de personal laboral; para el desarrollo de la actividad empresarial o profesional. Este NIF puede ser provisional o definitivo. Aquí te contamos qué es el NIF provisional, para qué sirve, trámites para obtenerlo y diferencia con el NIF definitivo.
En este artículo hablamos de:
¿Qué es el NIF provisional?
El objeto del número de identificación fiscal es identificar a las personas jurídicas y a las entidades sin personalidad jurídica a efectos fiscales de actividades económicas, mercantiles y esta compuesto por nueve caracteres, con la siguiente forma:
- Una letra, que informa sobre la forma jurídica, si se trata de una entidad española, o en su caso, el carácter de entidad extranjera o de establecimiento permanente de una entidad no residente en España.
- Un número aleatorio de siete dígitos.
Es obligatorio solicitarlo antes de realizar cualquier entrega, prestación o adquisición de bienes o servicios, percepción de cobros o abono de pagos, o contratación de personal laboral. En todo caso, la solicitud se formula dentro del mes siguiente a la fecha de constitución de la persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica.
Es obligatorio solicitar el NIF dentro del mes siguiente a la fecha en que se constituye la empresa. Se solicitará presentando el modelo censal 036 en la Agencia Tributaria.
Ese NIF será provisional mientras la entidad se inscriba en el Registro Mercantil y aporte copia de inscripción en Hacienda. Mientras la sociedad funciona con el provisional, junto al número aparecerá el término “en constitución”.
La inscripción de la sociedad en el Registro es lo que le confiere la personalidad jurídica. Es decir, a partir de la inscripción, la sociedad pasa a considerarse una entidad separada de los socios que responde por sí misma de los actos y reclamaciones que puedan surgir en la actividad mercantil. Mientras no se inscriba, son los socios los que responden, a pesar de estar firmada la constitución en el notario.
¿En qué se diferencia el NIF provisional del NIF definitivo?
Como indicábamos anteriormente, el NIF provisional es el que se atribuye a la entidad mientras se inscribe en el Registro mercantil y determina que esa entidad aún no dispone de personalidad jurídica propia.
La entidad deberá solicitar el NIF definitivo en el plazo de un mes desde la inscripción en el Registro correspondiente o desde el otorgamiento de los documentos necesarios, en caso de que no sea necesaria la inscripción en ningún registro. Pasado este plazo sin que se aporte la documentación pendiente, la Agencia Tributaria podrá requerir la misma. El incumplimiento de este requerimiento podrá determinar la revocación del NIF provisional.
El NIF definitivo determina que esa entidad ya dispone de personalidad jurídica propia.
¿Para qué se necesita un NIF provisional?
El NIF provisional, al igual que el definitivo, sirve para identificar a una persona jurídica a la hora de efectuar cualquier trámite con relevancia tributaria. Por eso, todo profesional o empresario debe incluir ese número en las facturas y en los documentos justificativos generados durante su año fiscal.
Nos identifica ante todo procedimiento que genere alguna obligación fiscal, ya sea por liquidación de impuestos o por el mero control de las operaciones, por ejemplo, cuando efectuamos movimientos entre cuentas. Debe incluirse siempre el NIF en todas las declaraciones, autoliquidaciones, escritos o comunicaciones presentados ante la Administración Tributaria.
Si tener un NIF no es posible realizar ningún tipo de actividad económica o lucrativa.
El NIF provisional se necesita también en otros casos, como para realizar:
- Escrituras o documentos para la constitución, transmisión o extinción de derechos reales sobre bienes inmuebles.
- Operaciones con entidades de crédito realizadas en establecimientos de esas mismas entidades con domicilio fiscal español.
- Operaciones de seguros o financieras de entidades de seguro.
- Aportaciones a planes de pensiones o percepciones de esos mismos planes.
Trámites para solicitar el NIF provisional
Para solicitar el NIF provisional, se deberá presentar:
- Modelo 036, marcando la casilla 110. No se puede presentar vía telemática a través de Internet. Formas de presentación: personalmente en la administración o delegación que corresponda o por correo certificado. En la web de la Agencia Tributaria hay un modelo impreso (al cumplimentar el formulario, se generará un PDF que podemos imprimir y presentar junto con la documentación necesaria).
- Acuerdo de voluntades para la constitución de la persona jurídica o entidad de que se trate. El acuerdo de voluntades tiene que recoger:
- denominación social y anagrama si lo hubiere,
- forma jurídica,
- domicilio fiscal y social,
- objeto social,
- fecha de cierre del ejercicio social,
- cifra de capital social prevista
- plazo previsto de vida de la entidad
- fecha prevista de inicio de adquisición de bienes o servicios con la intención de destinarlos a la actividad empresarial o profesional
- registro público en el que, en su caso, debe inscribirse la Entidad
- identificación de los socios fundadores, con NIF, domicilio fiscal y porcentaje de participación
- identificación de administradores y/o representantes, con NIF
- pactos y condiciones
- firma de socios, administradores y/o representantes.
- Certificado vigente de no coincidencia de nombre cuando fuera obligatoria la inscripción en un Registro Público.
- Rellenar, en el modelo 036, la “Relación de socios, herederos, miembros o partícipes” que promuevan la constitución de la entidad. Los socios fundadores responden solidariamente por los actos y contratos celebrados en nombre de la sociedad antes de su inscripción en el Registro Mercantil (u otro Registro Público), por tanto, es necesario identificarlos fiscalmente, al menos hasta el momento en que la sociedad adquiere su propia personalidad jurídica (cuando se obtiene el NIF definitivo).
Procedimiento excepcional para la obtención del NIF de forma no presencial
Tras la declaración del estado de alarma por fuerza mayor a causa del COVID-19, la AEAT ha facilitado esta gestión habilitando un procedimiento excepcional para solicitar el NIF provisional telemáticamente.
La presentación de la solicitud de asignación de NIF provisional en Hacienda, sin exigir que se personen en oficina, se admitirá en el Registro Electrónico de la Agencia Tributaria en el tramite creado al efecto.
La solicitud de asignación de NIF provisional, podrá realizarla pinchando en un enlace, que llevará a una pantalla en la que habrá que seleccionar la opción “Solicitud de asignación de NIF a entidad”.
Para asegurar una mejor identificación del trámite a realizar, debemos cumplimentar el campo “Asunto” con el siguiente texto: “Solicitud de asignación de NIF provisional“.
Es necesario que quien presenta la solicitud se identifique usando su certificado electrónico reconocido. La solicitud puede presentarla el representante o cualquier otra persona en calidad de “interesado“, o en representación de terceros, en calidad de “representante” o colaborador social.
En el apartado “Documentación que se anexa” debemos añadir como documentación en el campo “Tipo de Documento“: “200 Otros documentos“:
- La pre-declaración del Modelo 036.
- La documentación complementaria que corresponda (por ejemplo: acuerdo de voluntades, escritura pública de constitución de la entidad o documento que acredite la existencia de la entidad, identificación de la representación legal y su acreditación).
Una vez realizado este trámite, se genera un expediente electrónico de Registro asociado al presentador.
Solicitud de NIF para un niño por una entidad de crédito
Además de ser necesario identificar al menor durante un viaje, el NIF sirve para cumplir con una serie de obligaciones fiscales. En concreto, la Agencia Tributaria obliga a que todos los ciudadanos tengan un NIF. Por ello, establece un procedimiento por el que un menor o bebé puede obtener un NIF provisional que le identifique hasta tener el DNI y NIF definitivo.
¿Cuáles son los motivos que llevan a que tengamos que solicitar un NIF a un menor? Principalmente son dos:
- La contratación de un producto financiero en el que el menor es titular: abrir una cuenta de ahorro para un menor en la que depositar pequeñas cantidades, regalos de primera comunión, etc. es muy habitual. Esta apertura, que antes se realizaba identificando a sus representantes legales (los padres), ahora requiere identificar al titular menor con su NIF. Esto se extrapola a cualquier producto o servicio financiero en el que el menor sea titular, como la compra de acciones a su nombre.
- Ayudas, deducciones o subvenciones en la que el menor sea beneficiario: este segundo supuesto ha ganado una gran importancia en el último año de la mano de las nuevas deducciones por familia numerosa o descendiente con discapacidad. La normativa de solicitud lo indica claramente: “todos los solicitantes, así como los descendientes y ascendientes con discapacidad deben disponer de Número de Identificación Fiscal (NIF) sin el que no se podrá presentar la solicitud”. Al estar sujeta a que todos los miembros de la unidad familiar cumplan los requisitos, es obligatorio identificar a todos.
Se debe solicitar a través del modelo 030 en la Agencia Tributaria a la que pertenezcamos el alta en el Censo de obligados tributarios y NIF cuando no se disponga de DNI/NIE. En el mismo, el padre o la madre tendrán que identificarse con su DNI (o llevar una fotocopia si lo presenta otra persona), además de la fotocopia y original (para compulsarlo) del Libro de Familia. Tras la presentación, nos darán una carta con el NIF del menor, que empezará siempre por la letra K, para diferenciarse de los números definitivos.
¿Cuánto tarda en llegar el NIF provisional?
La asignación de un NIF provisional a una asociación o entidad por la Agencia Tributaria es inmediata, una vez presentada la documentación requerida y si esa documentación es correcta.
¿Cómo obtener el NIF definitivo?
Cuando creas un nuevo negocio o asociación, tienes la obligación de solicitar un número de identificación fiscal (NIF). Con dicho número consigues que la sociedad tenga capacidad jurídica para realizar actividades económicas o recibir subvenciones. En todo caso, la solicitud se formula dentro del mes siguiente a la fecha de constitución de la persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica.
Los pasos a seguir para solicitar NIF definitivo de una empresa son:
- Cumplimentar la solicitud declaración censal NIF definitivo (modelo 036).
- Cumplimentar el folio 1, 2B, 3, 6 y marcar casilla 120 de la solicitud.
- Solicitar cita previa en la página oficial de la Agencia Tributaria.
- Acudir en fecha y hora a las oficinas de la Agencia Tributaria.
- Entregar documentación necesaria para su correcta tramitación.
La documentación necesaria para solicitar el NIF definitivo es:
- Solicitud de NIF definitivo (Modelo 036) declaración censal.
- Escritura de constitución con sello de inscripción registral (Original y fotocopia).
- Documento original de NIF provisional de la empresa.
- Fotocopia DNI del representante legal de la empresa.
- Modelo de representación, cuando la solicitud no es presentada por el representante legal.
- Documento Nacional de Identidad (DNI) del autorizado a presentar el alta de IAE.