Gestión de la protección de datos para empresas (LOPD y RGPD)

La gestión de protección de datos en las empresas es fundamental no solo para evitar incurrir en una infracción de la normativa vigente y las correspondientes denuncias y sanciones por un mal uso de datos personales, sino también para ganar y mantener la confianza de clientes, empleados y socios. Por ello, en este artículo repasamos las claves principales sobre cómo gestionar la protección de datos y cómo contratar una empresa de protección de datos puede ser la mejor solución para tu negocio.

Somos la mejor empresa de gestión de la protección de datos

Si necesitas ayuda para llevar la gestión de la protección de datos de tu empresa o negocio, en Atico34 encontrarás un equipo de profesionales, con dilatada y demostrada experiencia en la materia, que se encargará de que cumplas con la normativa al cien por cien, resolverá tus dudas y te asesorará en reclamaciones de derechos y cuando puedas enfrentar una denuncia ante la AEPD.

Además, también podrás contratar el servicio de Delegado de Protección de Datos. Y, por ser cliente, tendrás acceso al software Atico34 LOPD, un software online con el que podrás gestionar y controlar todo lo relacionado con la protección de datos de tu empresa o negocio.

Somos la mejor empresa de gestión de protección de datos y hemos ayudado y seguimos ayudando a centenares de clientes a cumplir con la ley de protección de datos. Con nosotros encontrarás un servicio personalizado, con un presupuesto adaptado a las necesidades reales de tu empresa o negocio.

¿Cómo te ayudamos a gestionar los datos de tu empresa?

Atico34 te ayuda con la gestión de protección de datos en tu empresa llevando la adaptación a la LOPD un paso más allá, ya que cumplir con la ley de protección de datos implica mantener el mismo nivel de cumplimiento a lo largo del tiempo, que se traduce en gestionar con cierta regularidad todas las obligaciones de la normativa e incluso volver a llevar a cabo algunas tareas si se realizan nuevos tratamientos o hay cambios normativos, por no mencionar la gestión de las denuncias que se puedan recibir ante la AEPD.

El equipo de profesionales de Atico34 te ayuda a llevar una adecuada gestión LOPD y RGPD a través de los siguientes servicios:

• Auditoría previa para determinar qué datos se recaban, qué tratamientos de datos personales se realizan en la empresa y su nivel de cumplimiento.
• Identificación de riesgos inherentes a los tratamientos de datos personales que realizas en tu empresa y recomendación e implementación de medidas de seguridad para minimizar el nivel de riesgo y el impacto.
• En su caso, realización de evaluaciones de impacto en protección de datos (EIPD) y recomendaciones sobre medidas de seguridad a adoptar.
• Elaboración de la documentación necesaria para cumplir con el deber de informar. Siempre que lleves a cabo un tratamiento de datos personales, debes informar a los interesados (clientes, empleados, usuarios, etc.) sobre varios aspectos relativos a dicho tratamiento; como para qué vas a usar sus datos (finalidad), cuánto tiempo conservarás los datos, si vas a cederlos o comunicarlos a terceros, qué legitimidad tienes para tratarlos y sobre los derechos que asisten a los interesados. Atico34, a través de su software de gestión de protección de datos, te ayuda y asiste en la elaboración de los documentos necesarios, tanto físicos como para la protección de datos en la página web.
• Elaboración de la documentación para acreditar el cumplimiento de la normativa. Con nuestro software, Atico34 LOPD, y nuestra asistencia podrás elaborar y tener a mano toda la documentación que la AEPD te puede requerir en un proceso de investigación: registro de actividades de tratamiento, consentimiento de los interesados, respuesta a ejercicios de derechos, etc.
• Asesoramiento y asistencia en caso de brecha de seguridad. No solo te ayudamos a notificar las brechas de seguridad que puedan suponer un riesgo para los derechos y libertades de los interesados, cuyos datos personales puedan verse afectados a la AEPD y los propios interesados, sino que también te asesoramos para resolver la brecha y qué medidas adoptar para evitar que se repita un incidente similar.
• Asesoramiento y asistencia en la gestión de derechos de los interesados. Nuestros abogados expertos en protección de datos te ayudan no solo a implementar la vía más adecuada para recibir solicitudes de ejercicio de los derechos ARSULIPO (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición), sino también a responderlas en tiempo y forma y a solucionar cualquier duda relativa a estos derechos.
• Elaboración de contratos de encargo de tratamiento. Si vas a ceder o comunicar datos personales a terceros, porque sea necesario para realizar algún servicio o actividad, te ayudamos a redactar y firmar con ellos un contrato de encargo del tratamiento, en el que se fijarán las condiciones, los datos a los que tendrán acceso y la actividad de tratamiento a realizar por estos encargados del tratamiento, así como el plazo de conservación y qué deben hacer con los datos una vez cumplida la finalidad o el contrato.
• Auditorías de protección de datos periódicas para comprobar el nivel de cumplimiento de la normativa y solucionar problemas que hayan podido detectarse. El informe de la auditoría LOPD es, además, una forma de acreditar el cumplimiento de la normativa.
• Designación de un Delegado de Protección de Datos (DPO) para aquellas empresas que por ley estén obligadas a tener un DPO y para aquellas que, no estando obligadas, quieran contar con esta figura.
• Mantenimiento y actualización de la gestión LOPD y RGPD, ya que tanto la gestión de la LOPD en empresas como la LOPD para autónomos implica no solo adaptarse a la normativa, sino llevar a cabo un mantenimiento LOPD de la misma; es posible que el negocio crezca y trates con mayores volúmenes de datos, o que inicies una nueva actividad comercial que requiera nuevos tratamientos de datos personales o que se produzcan cambios legislativos o lleguen nuevas leyes. Por todo ello, la gestión de la protección de datos implica mantenerse actualizado en su cumplimiento y Atico34 te ayuda a ello.

Claves para la gestión de la LOPD y el RGPD en las que Atico34

¿Quién gestiona la protección de datos?

La gestión de la protección de datos recae sobre responsables y encargados del tratamiento, puesto que son quienes deben cumplir con las obligaciones que establecen el RGPD y la LOPDGDD para el tratamiento lícito de los datos personales de empleados, clientes y cualquier otra persona física cuyos datos sean recabados por la empresa, organización o autónomo.

Dado el tiempo y dedicación que puede exigir la gestión de la protección de datos, lo habitual es, por tanto, que las empresas u organizaciones tengan a una persona responsable y dedicada a las tareas relativas a la gestión de la protección de datos en la entidad o, en su defecto, un servicio de gestión de protección de datos contratado a una consultoría especializada. Es decir, un gestor de protección de datos.

Este gestor de protección de datos es un perfil profesional que puede resultar muy útil en las empresas, especialmente en aquellas que no tienen un Delegado de Protección de Datos (DPO), ya que este gestor realiza, en gran medida, las mismas funciones que un DPO (si bien, es importante señalar que en caso de estar obligados a tener un DPO, el gestor, si tiene los conocimientos y experiencia necesarios, podría ser designado como tal).

Así, el gestor de protección de datos se ocupa, por tanto, de que la empresa realiza una adecuada gestión de los datos personales que trata en el desarrollo de su actividad, así como aquellos que recoge con otros fines más relacionados con el estudio de mercado o la promoción comercial.

Así, entre sus tareas está supervisar el cumplimiento de la normativa de protección de datos por parte de todos los empleados con acceso a datos personales y de la empresa en su conjunto, asesorar y resolver dudas relativas a los tratamientos y a las medidas técnicas y organizativas que sea necesario adoptar (por ejemplo, puede llevar a cabo los análisis de riesgos o ayudar en su realización), la redacción y actualización de la documentación que requiere la normativa, responder a las reclamaciones de derechos, mantenerse actualizado respecto a posibles cambios o novedades normativas, para aplicarlas dentro de la empresa, incluso formar a los empleados, entre otras tareas y funciones.

La importancia de gestionar correctamente la LOPD y el RGPD

Es obligatorio la protección de datos para autónomos y empresas; tanto los trabajadores por cuenta propia como las empresas tratan datos personales y están sujetos al cumplimiento de la LOPD y el RGPD.

El cumplimiento y la gestión de la protección de datos en empresas y autónomos son tareas que no se deben descuidar y que deben hacerse correctamente, puesto que hacerlo de manera inadecuada o insuficiente puede ser causa de una vulneración de la protección de datos y, por tanto, conllevar una denuncia y su correspondiente sanción y recordemos que las sanciones en la LOPD pueden alcanzar, en los casos más graves, los 20 millones de euros (o el 4% de la facturación anual).

Es cierto que las sanciones en materia de protección de datos para pymes y autónomos pueden no alcanzar esas cantidades tan elevadas que hemos visto imponer a las autoridades de control españolas y europeas a empresas como Meta, Amazon, Google, BBVA o Vodafone, pero incluso para una pequeña empresa o negocio, una multa a partir de los 2.000 o 3.000 euros puede suponer un problema económico.

Pero no solo se trata de las sanciones, también de la imagen de la empresa y la confianza de empleados y, especialmente, de los clientes. Gestionar de manera adecuada la protección de datos, significa que nos preocupamos y valoramos la privacidad de nuestros empleados y clientes, que tomamos y aplicamos las medidas necesarias para garantizar la seguridad de la información personal que nos confían y que no la usamos como moneda de cambio, es decir, que no la vendemos o comunicamos a terceros.

Los ciudadanos están cada vez más concienciados sobre el valor de sus datos y la importancia de proteger su privacidad, tanto física como digital, por ello debemos asegurar y mantener su confianza y ser capaces de demostrar que gestionamos sus datos personales de acuerdo a ley y que hemos adoptado las medidas de seguridad necesarias para proteger sus datos y evitar filtraciones.

Consecuencias de realizar una mala gestión en materia de protección de datos

Adaptarse y gestionar la protección de datos es algo que no quieres hacer mal, porque las consecuencias pueden ser graves. Como ya sabéis, no conocer la ley no exime de su cumplimiento y aunque a un nivel general, todos sabemos qué implica cumplir con la LOPD y el RGPD, ese conocimiento se queda corto si lo que queremos es llevar una correcta gestión de la protección de datos en la empresa.

Ya lo hemos adelantado, las consecuencias de una mala gestión en materia de protección de datos implica estar expuesto a denuncias de los ciudadanos, un proceso de inspección y una más que posible sanción por parte de la AEPD.

Pero además de ese coste económico, que puede muy bien llegar a las cuatro cifras, no cuidar adecuadamente de los datos personales de nuestros empleados y clientes, también puede conducir a una pérdida de confianza y una pérdida de clientes, y volver a ganar la confianza de estos y hacerlos volver es complicado.

La normativa de protección de datos es bastante estricta en algunos aspectos y la AEPD cada vez impone más sanciones. Evitar estos problemas pasa por realizar una correcta adaptación y gestión LOPD y RGPD y, si no contamos con el personal para hacerlo, contratar la gestión de la protección de datos con una empresa como Atico34.

La gestión externa vs. interna

Aunque adaptarse uno mismo a la LOPD es posible, se requiere tiempo y conocimientos específicos para mantener un nivel de cumplimiento óptimo. Por ello, la mejor opción es un servicio externo, que no solo se ocupará de realizar la adaptación a la LOPD, sino que, cómo hemos descrito más arriba, llevará una completa gestión de la protección de datos de tu empresa o negocio, con asesoramiento continuo y personalizado, así como el mantenimiento del cumplimiento de la normativa. Además, en caso de que por la actividad de tu empresa o por el volumen o categorías de datos que tratas, necesites un Delegado de Protección de Datos, podrás contratar también este servicio (que la normativa permite externalizar).

Y si estás pensando que contratar un servicio externo para gestión de la protección de datos supone un gasto, estás en un error, ya que puedes encontrar la adaptación LOPD a precios de acuerdo a las necesidades reales de tu empresa.

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