Conoce Atico34 - Solicita presupuesto
LOPDGDD & RGPD

Gestión de la protección de datos (Lopd y Rgpd)

La gestión de la protección de datos en las empresas es fundamental, si se quieren evitar denuncias y sanciones por un mal uso de datos personales o por incurrir en infracciones de la normativa vigente. Por ello, en este artículo repasamos las claves principales para realizar una correcta gestión de la LOPD y el RGPD en la empresa y negocio.

Claves para la gestión de la protección de datos

La correcta gestión del RGPD y la LOPD son tareas que ninguna empresa que trate con datos personales debe descuidar, puesto que hacerlo de manera inadecuada o insuficiente puede ser causa de una vulneración de la protección de datos y, por tanto, conllevar una denuncia y su correspondiente sanción y recordemos que las sanciones en la LOPD pueden alcanzar, en los casos más graves, los 20 millones de euros (o el 4% de la facturación anual).

Es cierto que las sanciones en materia de protección de datos para pymes y autónomos pueden no alcanzar esas cantidades tan elevadas que hemos visto imponer a las autoridades de control española y europeas a empresas como Meta, Amazon, Google, BBVA o Vodafone, pero incluso para una pequeña empresa o negocio, una multa a partir de los 2.000 o 3.000 euros puede suponer un problema económico.

claves gestión lopd y rgpd

Claves para la gestión de la Lopd y el Rgpd

Por lo tanto, para evitar los costes económicos y reputacionales derivados de las infracciones de la LOPD y el RGPD, es fundamental no solo realizar una adecuada adaptación a la LOPD, sino también llevar una buena gestión de la protección de datos, cuyas claves principales repasamos a continuación.

  • Identifica qué datos vas a recoger

El primer paso que todo responsable del tratamiento (sea empresa o autónomo) debe realizar, es identificar qué datos personales necesitará recabar para llevar a cabo su actividad económica, puesto que no toda actividad o negocio implica recoger y tratar los mismos datos personales, ni los mismos riesgos y obligaciones a cumplir.

  • Determina qué tratamientos de datos personales vas a realizar

Junto a la identificación de los datos, también se debe determinar qué tratamientos se van a realizar. Estos tratamientos vendrán determinados por la finalidad que la empresa o autónomo quiera alcanzar con ellos (por ejemplo, recabar y almacenar direcciones de correo electrónico, para enviar información comercial a los interesados).

  • Identifica riesgos y adopta medidas de seguridad

Una vez que sabemos qué datos vamos a tratar y los tratamientos que vamos a realizar, el siguiente paso es identificar los riesgos que se pueden derivar de dichos tratamientos para los derechos y libertades de los interesados, para lo que será necesario realizar los correspondientes análisis de riesgos y, si procede, evaluaciones de impacto en protección de datos (EIPD).

En base a los resultados de esos análisis de riesgos (y posibles EIPD), deberemos adoptar las medidas de seguridad necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos.

  • Elabora la documentación necesaria para cumplir con el deber de informar

Siempre que lleves a cabo un tratamiento de datos personales, debes informar a los interesados (clientes, empleados, usuarios, etc.) sobre varios aspectos relativos a dicho tratamiento; como para qué vas a usar sus datos (finalidad), cuánto tiempo conservarás los datos, si vas a cederlos o comunicarlos a terceros, qué legitimidad tienes para tratarlos y sobre los derechos que asisten a los interesados.

Toda esa información debes tenerla recogida en un documento (físico o digital), que debes facilitar a los interesados en el momento en que vas a recabar sus datos, especialmente si el consentimiento no es la base legitimadora para el tratamiento. Y deberás actualizarla cuando se produzcan cambios relativos a la protección de datos.

 

  • Elabora la documentación con la que acreditar que cumples con la normativa

El RGPD y la LOPD establecen que como responsables o encargados del tratamiento, debemos ser proactivos, es decir, adoptar y aplicar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar la protección de datos y poder demostrarlo. Para ello, es necesario documentar cada una de estas medidas, elaborar los correspondientes registros de actividades de tratamiento (cuando proceda), registrar y guardar los consentimientos de los interesados para el tratamiento de sus datos, etc.

Tanto esta como la documentación que mencionábamos más arriba, es algo que debe elaborarse tanto en la protección de datos de un negocio como para la protección de datos en la página web, si en esta se realizan tratamientos de datos personales.

  • Implementa un protocolo de respuesta en caso de brecha de seguridad

Aquellas brechas de seguridad que puedan suponer un riesgo para los derechos y libertades de los interesados, cuyos datos personales puedan verse afectados, deben ser comunicadas en un plazo máximo de 72 horas a la AEPD y los propios interesados. Para asegurarnos de que cumplimos con esta obligación, debemos implementar un protocolo de respuesta ante brechas de seguridad, que, además, servirá para saber cómo debemos responder y actuar en caso de un incidente de este tipo, lo que nos permitirá recuperar la normalidad mucho más rápido.

  • Habilita una vía para reclamaciones de derechos de los interesados

Crea una dirección de correo electrónico y/o postal, o una línea telefónica o ambas, para que los interesados puedan realizar sus reclamaciones de los derechos ARSULIPO (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición). Así mismo, responde y gestiona siempre estas solicitudes de derechos en tiempo y forma. 

  • Firma contratos de encargo de tratamiento

Si vas a ceder o comunicar datos personales a terceros, porque sea necesario para realizar algún servicio o actividad, redacta y firma con ellos un contrato de encargo del tratamiento, en el que fijarás las condiciones, los datos a los que tendrán acceso y la actividad de tratamiento a realizar por estos encargados del tratamiento, así como el plazo de conservación y qué deben hacer con los datos una vez cumplida la finalidad o el contrato. 

  • Lleva a cabo auditorías de protección de datos

Ya hemos mencionado que responsables y encargados del tratamiento deben ser proactivos, una forma muy recomendable de serlo y, que además, supone otros beneficios en la gestión de la protección de datos, es realizar una auditoría LOPD con carácter periódico.

El informe de auditoría no solo será una prueba más de que cumplimos con la normativa, sino que también nos dirá si tenemos algún problema que subsanar o medida extra de seguridad que aplicar.

  • Mantén actualizado el cumplimiento y la gestión del RGPD / LOPD

Finalmente, tanto la gestión de la LOPD en empresas como la LOPD para autónomos implica no solo adaptarse a la normativa, sino llevar a cabo un mantenimiento LOPD de la misma; es posible que el negocio crezca y tratamos con mayores volúmenes de datos, o que iniciemos una nueva actividad comercial que requiera nuevos tratamientos de datos personales o que se produzcan cambios legislativos o lleguen nuevas leyes. Por todo ello, la gestión de la protección de datos implica mantenerse actualizado en su cumplimiento.

tarifas proteccion datos

¿Gestión de la LOPD / RGPD interna o externa?

Llegados a este punto, puede que te estés preguntando si es posible adaptarse uno mismo a la LOPD o es mejor contratar los servicios de una consultoría especializada en protección de datos.

La respuesta es que, salvo que tengas los conocimientos necesarios en materia protección datos y el tiempo para dedicarle, la mejor opción es contratar un servicio externo de protección de datos, que no solo se ocupará de realizar la adaptación a la LOPD, sino que llevará una completa gestión de la protección de datos de tu empresa o negocio, con asesoramiento continuo y personalizado, así como el mantenimiento del cumplimiento de la normativa. Además, en caso de que por la actividad de tu empresa o por el volumen o categorías de datos que tratas, necesites un Delegado de Protección de Datos, podrás contratar también este servicio (que la normativa permite externalizar).

Consecuencias de una mala gestión en protección de datos

Si estás pensando que contratar un servicio externo para gestión de la protección de datos supone un gasto, estás en un error; primero, porque puedes encontrar la adaptación LOPD a precios de acuerdo a las necesidades reales de tu empresa, y, segundo, porque una mala gestión de la LOPD y el RGPD tiene como consecuencias denuncias y sanciones que, como decíamos al principio, pueden suponer un duro golpe económico y reputacional para tu empresa o negocio.

Cometer alguna de las infracciones contempladas en la LOPD no solo puede implicar una sanción económica, sino también una pérdida de confianza de tus clientes, lo que implica también pérdidas económicas (las personas le dan cada vez más importancia a la privacidad y la protección de sus datos, y gestionarlos de manera adecuada y de acuerdo a la ley es una seña de responsabilidad y confianza).

¿Necesitas ayuda para llevar la gestión de la protección de datos de tu empresa?

Si necesitas ayuda para llevar la gestión de la protección de datos de tu empresa o negocio, en Grupo Atico34 encontrarás un equipo de profesionales, con dilatada y demostrada experiencia en la materia, que se encargará de que cumplas con la normativa al cien por cien, resolverá tus dudas y te asesorará en reclamaciones de derechos y cuando puedas enfrentar una denuncia ante la AEPD.

Además, también podrás contratar el servicio de Delegado de Protección de Datos. Y, por ser cliente, tendrás acceso al software Atico34 Platform, un software online con el que podrás gestionar y controlar todo lo relacionado con la protección de datos de tu empresa o negocio.

En Grupo Atico34 encontrarás un servicio personalizado, con un presupuesto adaptado a las necesidades de tu empresa o negocio.

¿Necesitas un presupuesto? Escríbenos o llámanos al 914 896 419

He leído y acepto la política de privacidad.