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Convenio de colaboración. Definición, características y normativa

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Imagínate esto: Tienes una gran idea para un proyecto; podría ser un juego, una película, un libro o lo que sea. Junto con algunos amigos o colegas, trabajas en este proyecto. Cada uno aporta algo único a sí mismo. Entonces comienzas a ganar dinero. Y comienza el verdadero problema. Los convenios de colaboración pueden ayudar a regular la relación entre los colaboradores que trabajan juntos en un proyecto, por ejemplo, un software o una aplicación. Definen la relación entre los colaboradores y establecen sus respectivas responsabilidades. En esta publicación, responderé la pregunta de “¿qué es un convenio de colaboración?” y explicaré qué debería incluir uno y cómo redactarlo.

¿Qué es un Convenio de colaboración?

Un convenio de colaboración es un nombre para el tipo de acuerdo que cubre los términos de más de una parte que se reúne para colaborar en un proyecto.

También se conoce como Acuerdo de empresa conjunta o Acuerdo de alianza estratégica.

Es diferente de lo que generalmente se conoce como “asociación”, ya que es solo para un proyecto específico. Las asociaciones suelen ser relaciones continuas que abarcan múltiples proyectos.

Los convenios de colaboración generalmente se encuentran cuando personas o empresas que tienen sus propios negocios separados se reúnen para algo especial y único.

Una vez que se involucra el dinero, muchos de los “acuerdos verbales” en los que puedes haber estado trabajando pueden romperse. Pueden surgir varios problemas:

  • Alguien que no puso su peso en el proyecto está exigiendo una parte igual de las ganancias
  • Uno de los colaboradores quiere usar su trabajo en otro proyecto.
  • Otro colaborador ya no quiere tener nada que ver contigo y quiere que le quiten su trabajo
  • Un tercero te demanda por algo que uno de los colaboradores puso en el proyecto

Todos estos pueden ser problemas importantes, especialmente cuando no hay nada por escrito.

La definición de convenio de colaboración es un acuerdo entre al menos dos partes que buscan trabajar juntas en un proyecto comercial en forma colaborativa o cooperativa. El acuerdo detalla los términos y condiciones específicos de la relación de trabajo de las partes, incluida la asignación de responsabilidades y la división de los ingresos derivados de la explotación de la obra.

Características

Las características de un convenio de colaboración son:

  • Acuerdo entre las partes respecto a un tema en un contexto que no requiere legalidad.
  • Medio Oral o escrito.
  • Elementos: Oferta y Aceptación
  • Legalidad: No crea ningún tipo de compromiso legal.
  • Contexto: Normalmente se da en un contexto social o familiar y en el ámbito educacional.
  • Validez: Solo necesita de la aceptación mutua para ser válido.

Un acuerdo de colaboración contendrá disposiciones de la siguiente naturaleza, que incluyen, entre otras:

  • propósito de la colaboración;
  • duración o término de la colaboración;
  • recursos humanos a ser aportados por cada colaborador;
  • recursos económicos que aportará cada colaborador;
  • número de colaboradores y su porcentaje de propiedad de la producción;
  • derechos sobre invenciones patentables descubiertas durante la vigencia de la colaboración;
  • gestión de la colaboración (que es de especial relevancia si hay más de dos partes);
  • propiedad de la propiedad intelectual previa;
  • derechos de uso de propiedad intelectual desarrollados durante la colaboración;
  • garantías en relación con la propiedad intelectual;
  • no divulgación y no elusión si se aportan clientes o datos de clientes;
  • obligaciones de confidencialidad, tanto durante como después del término; y
  • arreglos de fin de plazo.

Contenido

El Convenio de colaboración generalmente maneja una serie de términos diferentes que rigen la colaboración, que incluyen:

  • Quién forma parte de la colaboración
  • Quién es responsable de qué
  • Quién posee qué parte de la colaboración (o qué porcentaje de sus ganancias)
  • ¿Cómo funcionará la colaboración?
  • ¿Cómo alguien deja la colaboración?

Y otros, según sea necesario, según el tipo específico de proyecto en el que esté trabajando.

Propósito de la colaboración

Una cosa importante que se debe tener en cualquier acuerdo de colaboración es una declaración muy clara del propósito de la colaboración. Debido a que son para proyectos muy específicos, deben indicarlo claramente en el acuerdo.

Esto ayuda a evitar cualquier reclamación de que los términos cubren otras cosas en las que estás trabajando por separado (y protege cualquier dinero que provenga de esos proyectos separados).

Quién aporta qué

Otra cosa clave a tener en tu convenio de colaboración es definir (lo más específicamente posible) qué es lo que cada colaborador es responsable de aportar.

Esto podría ser:

  • Dinero
  • Tiempo (el acuerdo debe tener determinados compromisos de tiempo mínimo)
  • Habilidades específicas (aclara qué tipo de trabajos realizará cada colaborador en nombre de la empresa)
  • Propiedad intelectual ajena (tal vez uno de los colaboradores sea propietario de una marca comercial que desee utilizar)

Cualesquiera que sean las contribuciones, deben quedar claras en el acuerdo. Cualquier propiedad intelectual externa, también, debe ser licenciada a la colaboración por escrito dentro del Acuerdo de Colaboración.

Trabajando en otros proyectos

En la mayoría de los casos, los colaboradores van a trabajar en otras cosas al mismo tiempo.

Esto debe quedar claro en el convenio de colaboración, de modo que no pueda haber reclamaciones de otro modo más adelante.

Ten cuidado de que los compromisos de tiempo mínimo acordados también sean compatibles con tus otros compromisos. Y que no existen acuerdos de no competencia dentro del Acuerdo de Colaboración.

Propiedad de la propiedad intelectual de la colaboración

Un término vital que se debe tener en cualquier convenio de colaboración es cómo lidiar con la propiedad de lo que se crea.

Si estás colaborando en un juego u otro proyecto creativo o invención, esto es especialmente importante.

Esta propiedad se puede manejar de varias formas:

  • Cada colaborador es propietario de sus propias contribuciones (escritura, música, arte, etc.), y la licencia a la colaboración (exclusiva o no exclusivamente)
  • La empresa es propietaria de las contribuciones, lo que puede ser difícil si la empresa es limitada en el tiempo.
  • Cada colaborador asigna su propiedad a una empresa de terceros (posiblemente una que se forma específicamente para mantener esa propiedad intelectual).

Normativa aplicable

La Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público (LCSP) excluye de su ámbito de aplicación ciertos convenios, si bien se refiere por separado a los concluidos entre entidades públicas y los suscritos entre éstas y los particulares.

La Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (LRJSP) regula los convenios de colaboración en sus arts. 47 y siguientes, normas que no son de aplicación a las encomiendas de gestión, y contempla igualmente los acuerdos de terminación convencional de los procedimientos administrativos.

Modelo de Convenio de colaboración

El modelo de convenio de colaboración incluirá lo siguiente.

  • Partes involucradas: se incluirán los nombres y los datos de contacto de ambas partes.
  • Propósito: se deben detallar las metas y objetivos que las partes esperan lograr juntas.
  • Autoridad y representación: describe el proceso para tomar decisiones conjuntas y elegir representantes autorizados para proyectos colaborativos.
    • Decisiones conjuntas: Todas y cada una de las decisiones importantes con respecto a este acuerdo de colaboración requieren la aprobación de todas las partes involucradas. Las decisiones incluirán, entre otras, todas y cada una de las decisiones con respecto a la elegibilidad del servicio, la naturaleza del servicio y todos los asuntos financieros relacionados con los objetivos enumerados anteriormente.
    • Representantes primarios: Cada una de las Partes designará a un representante principal para que actúe en su nombre en todos los asuntos relacionados con este acuerdo de colaboración. Los representantes primarios elegidos estarán dotados de la capacidad total para tomar decisiones en nombre de sus respectivos empleadores. Los representantes principales elegidos serán responsables de mantener a sus respectivos empleadores al tanto de cualquier desarrollo relacionado con este acuerdo de colaboración.
  • Dotación de personal: Las Partes compartirán igualmente cualquier responsabilidad de personal relacionada con este acuerdo de colaboración. Esto incluye proporcionar personal y recursos financieros para obtener personal adicional con el fin de lograr los objetivos enumerados anteriormente.
  • Fondos: Las Partes compartirán igualmente cualquier carga financiera, obligación o costos directos asociados con este acuerdo de colaboración. En caso de que se requiera financiamiento o crédito externo para respaldar el logro de los objetivos enumerados anteriormente, las Partes acuerdan obtener dicho crédito de manera conjunta y compartir la responsabilidad de pagar dicha deuda. Si una de las partes proporciona capital adicional por encima y más allá de su participación equitativa, ese capital no les otorgará intereses adicionales o control sobre la colaboración. En cambio, el capital se considerará un préstamo y se reembolsará con los ingresos de los esfuerzos de la colaboración.
  • Beneficios y ganancias: Todas las ganancias relacionadas con este acuerdo de colaboración se distribuirán de la siguiente manera:
    • Las obligaciones financieras compartidas se reembolsarán con los ingresos de los esfuerzos de la colaboración. Esto incluye las contribuciones de capital excedentes mencionadas anteriormente de cualquiera de las partes involucradas, así como los costos generales asociados con el proyecto, como compensación para gerentes, consultores, subcontratistas o equipos.
    • Cualquier beneficio o producto restante se distribuirá equitativamente entre las partes de este acuerdo de colaboración.
  • Partes adicionales: No se contratarán socios o subcontratistas adicionales sin la aprobación previa por escrito de ambas partes. Las Partes acuerdan que se contratará a un consultor independiente para realizar una evaluación de riesgos antes de comenzar cualquier trabajo relacionado con este acuerdo de colaboración.
  • Seguro: Las Partes acuerdan mantener un seguro adecuado para proteger a su personal y sus activos respectivos de pérdidas, robos o daños. Las Partes acuerdan nombrarse mutuamente en sus respectivas pólizas de seguro, y para indemnizarse y eximirse mutuamente de responsabilidad en todos los casos, excepto en los casos de mala conducta o negligencia grave o intencional.
  • Rescisión: Cada colaborador participante tendrá la opción de revocar este acuerdo mediante notificación por escrito a más tardar 30 días antes de la fecha de terminación. Cualquier retiro de las partes de este acuerdo dará por terminado el acuerdo en su totalidad, incluidos los realizados entre otros miembros participantes. Todas las partes restantes tendrán la oportunidad de comenzar un nuevo acuerdo tras la terminación del acuerdo actual.
  • Extensión del acuerdo: Este contrato puede ampliarse o enmendarse únicamente mediante la aprobación por escrito de todas las partes participantes. La decisión de enmendar o extender el acuerdo deberá incluir la fecha de la enmienda / extensión y las firmas del representante designado de cada organización participante, así como cualquier nuevo término y condición enmendado o agregado a este acuerdo.
  • Aceptación: Cada colaborador ha tenido la capacidad de leer y aceptar todas las condiciones y términos enumerados anteriormente, e indica la total aceptación y aprobación de este acuerdo de colaboración firmando a continuación.

Ejemplos de Convenio de colaboración

Existen varios tipos de convenios de colaboración. Veamos los más importantes.

Entre Asociaciones

Inicialmente, debemos de partir de que las asociaciones están dentro del ámbito del Derecho civil, encontrándose las cláusulas de un convenio entre entidades privadas sometidas al principio de autonomía de voluntad de las partes, conforme al artículo 1255 del Código Civil, no existiendo un modelo tipo de convenios al respecto, siendo suficiente que el convenio de colaboración se formalice mediante documento privado, al no existir una obligatoriedad de formalizarlo ante Notario público, salvo que las partes firmantes se compelieran a ello.

Asimismo, cualquier convenio de colaboración entre asociaciones debe contener los siguientes elementos:

  • Partes concertantes: Debería indicarse, de forma expresa, los datos identificativos de las entidades y de la responsabilidad, cargo o poderes que ostentan los firmantes.
  • Exposición de motivos. Con carácter general, deben exponerse los siguientes aspectos:
    • Fines de las entidades firmantes en relación con el objeto del convenio.
    • Razones y circunstancias que motivan la colaboración.
  • Clausulado. Con carácter general, el texto del convenio deberá contener los siguientes extremos:
    • Descripción del objeto del convenio, incluyendo los objetivos y ámbitos materiales del régimen de colaboración.
    • Actuaciones a desarrollar por cada una de las partes intervinientes.
    • Compromisos de aportación de medios personales y materiales, así como de recursos financieros que asume cada una de las entidades firmantes.
    • Plazos de ejecución de la actividad.
  • Mecanismos de seguimiento de la ejecución del contenido del convenio.
  • Plazo de vigencia, incluyendo el momento de entrada en vigor, posibilidad de prórroga y su mecanismo.
  • Modo de denuncia y solución de controversias.
  • Protección de datos personales.
  • Previsión sobre las actuaciones en curso para los casos de extinción del convenio.
  • Carácter privado del convenio y sometimiento a la Jurisdicción Civil de las cuestiones litigiosas que puedan suscitarse respecto de su contenido y aplicación.

Con centros educativos

Los Convenios de colaboración entre los centros educativos y la empresa constituyen el marco legal que regula las prácticas en el propio lugar de trabajo de los alumnos de Formación Profesional.

Las prácticas en empresas en el curso de los estudios de Formación Profesional de segundo grado surgió a principios de los ochenta de forma experimental, pero esta práctica se ha ido implantando progresivamente y en la actualidad una parte importante del alumnado de FP2 combina los estudios con una estancia de varios meses en una empresa.

En líneas generales, esta fórmula ha obtenido una buena aceptación tanto por parte de las empresas como por parte de los profesores y los alumnos, aun cuando los objetivos de cada uno de los actores sociales citados difieran entre sí.

Los convenios de colaboración escuela/empresa tienen como objetivos:

  • completar la formación y
  • facilitar la incorporación al trabajo.

El primer objetivo surge para cubrir las lagunas detectadas respecto a la formación impartida en los centros educativos.

En el Convenio se especifican por escrito las tareas que el alumno tendrá que realizar en la empresa. Sin embargo, no todo el profesorado encargado de los convenios conoce de forma detallada la situación de la empresa con quien se firma el Convenio, por lo que las tareas se definen de forma poco concreta.

Por otra parte, el profesorado no dispone de una dedicación suficiente a estas tareas, por lo que en muchos casos tanto el establecimiento del programa como su seguimiento se realiza a distancia o bien a posteriori.

Entre Ayuntamiento y club deportivo

Es frecuente que un Ayuntamiento firme un convenio de colaboración con entidades y clubes deportivos, dándoles una subvención para que estos garanticen la realización de actividades deportivas entre los vecinos del ayuntamiento.

Los Ayuntamientos colaborarán, fundamentalmente mediante la cesión de uso de los equipamientos deportivos municipales, para la satisfactoria ejecución de los programas deportivos en edad escolar y de las competiciones oficiales en edad escolar.

En actividades de interés general

La Ley 49/2002 de régimen fiscal de fundaciones e incentivos fiscales al mecenazgo, incluye los convenios de colaboración entre las fórmulas de mecenazgo empresarial. En concreto, el artículo 25 indica que “se entenderá como convenio de colaboración empresarial en actividades de interés general, a los efectos previstos en esta Ley, aquel por el cual las entidades a que se refiere el artículo 16, a cambio de una ayuda económica para la realización de las actividades que efectúen en cumplimiento del objeto o finalidad especifica de la entidad, se comprometan por escrito a difundir, por cualquier medio, la participación del colaborador en dichas actividades”.

Las características que debe cumplir un convenio de colaboración empresarial en actividades de interés general para obtener las ventajas fiscales del mecenazgo son las siguientes:

  • Concesión de una ayuda económica, dineraria o en especie, por parte de la entidad colaboradora.
  • Exigencia de que la entidad beneficiaria destine la ayuda a la realización de las actividades que efectúen en cumplimiento del objeto o finalidad específica de la entidad.
  • Compromiso de difundir la participación del colaborador en dichas actividades por cualquier medio.
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