La capacitación profesional constituye un concepto básico en el desarrollo de recursos humanos. Se trata de desarrollar una habilidad particular a un nivel deseado por instrucción y práctica. La capacitación es una herramienta muy útil que puede llevar a un empleado a una posición en la que pueda hacer su trabajo de manera correcta, efectiva y concienzuda. Dedicaremos este post a analizar la capacitación profesional, qué es, tipos, modelos y técnicas.
En este artículo hablamos de:
- ¿Qué es la capacitación profesional?
- ¿Cuáles son sus objetivos?
- Tipos de capacitación
- Modelos de capacitación profesional
- Técnicas de capacitación de personal
- Fases de un proceso de capacitación
- Ejemplo de un programa de capacitación profesional
- Ventajas de la capacitación profesional de los trabajadores
- Consecuencias de la falta de capacitación
- ¿Por qué es tan importante la capacitación profesional en una organización?
¿Qué es la capacitación profesional?
Podemos definir la capacitación profesional como el procedimiento organizado por el cual las personas aprenden conocimiento y / o habilidad para un propósito definido.
La capacitación se refiere a las actividades de enseñanza y aprendizaje realizadas con el objetivo principal de ayudar a los miembros de una organización a adquirir y aplicar los conocimientos, habilidades, capacidades y actitudes necesarias para un trabajo y una organización en particular.
Generalmente se enfoca en proporcionar a los empleados habilidades específicas o ayudar a corregir las deficiencias en su desempeño.
La capacitación, según la RAE, es un proceso de aprendizaje a corto plazo que implica la adquisición de conocimiento, la agudización de habilidades, conceptos, reglas o el cambio de actitudes y comportamientos para mejorar el desempeño de los empleados.
Después de que un empleado es seleccionado, colocado e introducido en una organización, debe contar con instalaciones de capacitación para que pueda realizar su trabajo de manera eficiente y efectiva.
Por lo tanto, la capacitación profesional es un proceso social y continuo para aumentar las habilidades, el conocimiento, las actitudes y la eficiencia de los empleados para obtener un mejor rendimiento en la organización.
¿Cuáles son sus objetivos?
El objetivo principal de la educación formal para el gerente es aumentar su capacidad de aprender de la experiencia. El segundo objetivo es aumentar su capacidad para ayudar a sus subordinados a aprender de la experiencia.
Hay tres propósitos diferentes para la capacitación profesional:
Adquisición de conocimientos intelectuales
Un ingeniero eléctrico puede necesitar más conocimiento del que posee ahora sobre el diseño de circuitos. Un nuevo empleado puede requerir conocimiento sobre las políticas de la compañía. Un capataz puede requerir información sobre las nuevas disposiciones del acuerdo laboral.
La adquisición de conocimiento es un proceso bastante sencillo siempre que el individuo desee el nuevo conocimiento. Puede ponerse a su disposición de varias maneras.
Sin embargo, si no quiere el conocimiento, hay considerables dificultades para que lo aprenda. En la industria, se deben hacer intentos para crear una necesidad sentida de nuevos conocimientos.
Adquisición de habilidades manuales
La adquisición de una habilidad manual requiere práctica o experiencia acompañada de retroalimentación.
El aprendizaje puro del método de prueba y error puede acelerarse mediante orientación, pero el individuo no puede aprender a menos que realice y reciba señales que le informen sobre el éxito de sus esfuerzos. El esfuerzo necesario se gastará solo si existe una necesidad sentida por parte del alumno.
Adquisición de habilidades para resolver problemas
Gran parte del trabajo del gerente es resolver problemas. Esto incluye organizar sus propias actividades y las de sus subordinados, planificar y una amplia gama de otras actividades de toma de decisiones.
Estas son habilidades involucradas en el diagnóstico de problemas, la interpretación de datos relevantes, la evaluación de soluciones alternativas y la obtención de comentarios sobre la efectividad de la solución. Estas habilidades se pueden mejorar y la educación en el aula es un método utilizado para este propósito.
Como con cualquier habilidad, la práctica y la retroalimentación son esenciales para el aprendizaje. El método de aula más utilizado para mejorar las habilidades de resolución de problemas es el método del caso. En manos de un maestro hábil, puede ser muy efectivo.
Se ha dicho con razón que el coaching de hombre a hombre en el trabajo constituye el 80% de toda la capacitación. Además de ser oportuno y estar relacionado con la experiencia cotidiana concreta, tiene la ventaja especial de satisfacer las necesidades específicas de cada subordinado individual en una situación especial.
Tipos de capacitación
Se pueden dar varios tipos de capacitación profesional a los empleados, como capacitación de inducción, capacitación de actualización, capacitación en el trabajo, capacitación en el vestíbulo y capacitación para promociones. Veamos cada uno de ellos.
- Entrenamiento de inducción: También se conoce como capacitación de orientación para los nuevos reclutas con el fin de familiarizarlos con el entorno interno de una organización. Ayuda a los empleados a comprender los procedimientos, el código de conducta y las políticas existentes en esa organización.
- Capacitación laboral: Esta capacitación proporciona una visión general sobre el trabajo y entrenadores experimentados demuestran todo el trabajo. Se ofrece capacitación adicional a los empleados después de evaluar su desempeño si es necesario.
- Entrenamiento en el vestíbulo: Es la capacitación sobre el trabajo real que debe realizar un empleado pero que se lleva a cabo fuera del lugar de trabajo.
- Entrenamiento de actualización: Este tipo de capacitación se ofrece para incorporar el último desarrollo en un campo en particular. Se imparte para mejorar las habilidades de los empleados. Esta capacitación también se puede usar para promocionar a un empleado.
- Formación de aprendices: El aprendiz es un trabajador que pasa un período de tiempo prescrito bajo un supervisor.
Modelos de capacitación profesional
Las necesidades de la empresa van cambiando con el tiempo por lo que los modelos de capacitación deben ser flexibles para adaptarse a los objetivos de la empresa.
Estos son los principales modelos de capacitación profesional:
Modelo de entrenamiento básico
El primer paso en este modelo consiste en determinar las necesidades de formación existentes en la empresa. Para ello podemos usar un software de evaluación del desempeño.
Después de concretar esas necesidades formativas, crearemos un plan de formación que cumpla con esas necesidades. Y, finalmente, aplicaremos ese plan.
Para aplicar este modelo de gestión de competencias debemos desglosar y agrupar las competencias involucradas para establecer la manera en que se abordará la formación en cada una de ellas.
Una vez terminada la capacitación, se realizará una evaluación para saber si esa formación ha sido efectiva.
Modelo de Arnold
Este método nos permite clasificar cada habilidad según el nivel de penetración que tenga en los diferentes ámbitos en los que se desenvuelve el sujeto, desde las aplicaciones laborales más básicas hasta las posibles aplicaciones a su vida personal. Además de una capacitación laboral se conseguirá una capacitación personal.
Con ello podremos explicar el nivel de penetración de cada técnica en relación a la competencia que se quiere enseñar o reforzar.
Modelo de Chiavenato
Este modelo divide la formación en tiempo, uso y aplicaciones disponibles, indicando los medios que serán necesarios para realizar la formación en cada habilidad.
Técnicas de capacitación de personal
Existen numerosos métodos y materiales con las técnicas de capacitación docente más efectivas disponibles para ayudarte a preparar y equipar a los empleados para que hagan mejor su trabajo. De hecho, con tantas opciones disponibles, puede ser desalentador determinar qué métodos usar y cuándo usarlos.
Entrenamiento motivacional
Es importante aprovechar las situaciones en las que la persona está desmotivada y desanimada para crear un plan de formación motivacional. En esos casos, las personas están más abiertas a participar en nuevos experimentos.
En primer lugar, deben averiguarse las causas que afectan a la productividad del trabajador, como:
- Monotonía en el trabajo
- Problemas con otros compañeros
- Inexistencia de perspectiva de crecimiento
- Baja identificación con su función empresarial
Realizar encuestas de riesgo psicosocial o de clima laboral nos ayudará a determinar las causas de esa baja productividad. Con ellas podemos:
- Calcular el efecto de nuestras acciones y de los distintos departamentos.
- Evitar los formularios y apostar por la conversación.
- Aplicar una cultura de la opinión.
- Evaluar el clima y la satisfacción laborales.
- Cuidar la cultura corporativa.
- Fortalecer los procesos de gestión del cambio.
Cuando hemos identificado las causas, realizaremos la motivación del equipo usando distintos enfoques:
- Trabajar a través de casos prácticos
- Establecer un plan con premios a la productividad
- Centrarnos en una formación sobre los temas que sean menos interesantes
- Enriquecer las políticas de valoración de los trabajadores.
Capacitación organizacional
Esta técnica de capacitación considera a la empresa como un todo para establecer un programa formativo que se realizará a través de talleres o charlas.
Lo importante es crear un sistema de formación efectivo con el que todos los empleados adquieran habilidades útiles para el desempeño de sus funciones. Para ello es importante disponer de una plataforma donde podamos medir las necesidades de los trabajadores, la eficacia de la formación y los progresos obtenidos.
Entrenamiento de liderazgo
Aquí, la formación se dirige a aquellas personas con competencias de liderazgo dentro de la empresa. Estas personas deben tener competencias para liderar un proyecto y un equipo y para mediar, motivar y adoptar decisiones complicadas que afecten a varias personas.
Fases de un proceso de capacitación
Estas son las fases de un proceso de capacitación:
Decidir si se necesita capacitación
Para competir eficazmente, las empresas deben mantener a sus empleados bien entrenados. El primer paso en el proceso de capacitación es básico, para determinar si un problema puede resolverse mediante capacitación.
El primer paso en el proceso de capacitación profesional es determinar las necesidades de capacitación. El propósito general de la fase de evaluación es determinar si se necesita capacitación y, de ser así, proporcionar la información requerida para diseñar el programa de capacitación.
La capacitación se lleva a cabo por uno o más de estos motivos:
- requerido legalmente o por orden o regulación,
- para mejorar las habilidades laborales o pasar a una posición diferente,
- para que una organización siga siendo competitiva y rentable.
Si los empleados no realizan su trabajo correctamente, a menudo se supone que la capacitación los elevará a los estándares. Esto puede no ser siempre el caso. Idealmente, se debe proporcionar capacitación antes de que ocurran problemas o accidentes y se debe mantener como parte del control de calidad.
La evaluación consta de tres niveles de análisis:
- Organizacional: es un examen de los tipos de problemas que experimenta una organización y dónde se encuentran dentro de una organización.
- Operativo / de tareas: un análisis operativo identifica los tipos de habilidades y comportamientos requeridos de los titulares para un trabajo determinado y los estándares de desempeño que deben cumplirse (por ejemplo, en capacitación para el transporte).
- De personal: El objetivo del análisis de personal es examinar cómo los empleados individuales realizan su trabajo. Se debe capacitar a quienes lo necesitan. Asignar a todos los empleados a un programa de capacitación, independientemente de sus niveles de habilidad, es un desperdicio de recursos organizacionales y crea una situación desagradable para los empleados que no necesitan capacitación. Los objetivos de la capacitación deben ser aclarados, relacionados con las áreas identificadas en el análisis de la tarea, y deben ser desafiantes, precisos, alcanzables y entendidos por todos.
Determinar qué tipo de capacitación se necesita
Los propios empleados pueden proporcionar información valiosa sobre la capacitación que necesitan. Saben lo que necesitan para mejorar en sus trabajos. ¡Solo pregúntales!
Además, las consideraciones regulatorias pueden requerir cierta capacitación en ciertas industrias y / o clasificaciones laborales.
Una vez que se ha determinado el tipo de entrenamiento que se necesita, es igualmente importante determinar qué tipo de entrenamiento no se necesita.
La capacitación debe centrarse en aquellos pasos en los que se necesita un mejor rendimiento. Esto evita la pérdida de tiempo innecesaria y enfoca la capacitación para satisfacer las necesidades de los empleados.
Identificación de metas y objetivos
Una vez que se han identificado las necesidades de capacitación de los empleados, los empleadores pueden prepararse para la capacitación.
Los objetivos de capacitación claramente establecidos ayudarán a los empleadores a comunicar lo que quieren que hagan sus empleados, que mejoren o que no hagan.
Los objetivos de aprendizaje no necesariamente tienen que ser escritos, pero para que la capacitación sea lo más exitosa posible, deben ser claros y pensados antes de que comience la capacitación.
Implementación de la capacitación
La capacitación profesional debe ser realizada por profesionales con conocimiento y experiencia en el área temática dada.
Nada es peor que estar en un salón de clases con un instructor que no tiene conocimiento de lo que se supone que está enseñando. Usa talento interno experimentado o una mejor opción profesional externa.
La capacitación debe presentarse de modo que su organización y significado sean claros para los empleados. Un programa de capacitación profesional eficaz permite a los empleados participar en el proceso de capacitación y practicar sus habilidades y / o conocimientos.
Se debe alentar a los empleados a participar en el proceso de capacitación profesional participando en debates, haciendo preguntas, aportando sus conocimientos y experiencia, aprendiendo a través de experiencias prácticas e incluso a través de ejercicios de juego de roles.
En realidad, para hacer que el programa de capacitación sea efectivo, debe elegirse el método como la capacitación en el trabajo o fuera del trabajo. La capacidad y el conocimiento de los formadores y su aceptación por parte de los participantes son de importancia secundaria.
- En el trabajo: la capacitación se administra en el lugar de trabajo real utilizando el equipo de trabajo real
- Fuera del trabajo: la capacitación se administra fuera del sitio de trabajo real. Puede ser cualquier sala o auditorio, pero los equipos y materiales necesarios para el entorno de capacitación deben estar disponibles o dispuestos allí.
Evaluación del programa de capacitación
Una forma de asegurarse de que el programa de capacitación profesional esté logrando sus objetivos es mediante una evaluación de la capacitación tanto por parte de los alumnos como de los instructores. La capacitación debe tener, como uno de sus componentes críticos, un método para medir su efectividad.
Las evaluaciones del programa ayudarán a los empleadores o supervisores a determinar la cantidad de aprendizaje alcanzado y si el desempeño de un empleado ha mejorado o no en el trabajo como resultado.
La credibilidad de la capacitación mejora enormemente cuando se puede demostrar que la organización se ha beneficiado tangiblemente de tales programas.
Las organizaciones han adoptado varios enfoques al intentar determinar el valor de programas específicos.
La efectividad se puede medir en términos monetarios o no monetarios. Es importante que la capacitación se evalúe sobre cómo aborda las necesidades para las que fue diseñada.
Ejemplo de un programa de capacitación profesional
Una compañía que está llevando la capacitación estilo conferencia al siguiente nivel es la marca de ropa para hombres Bonobos. Su equipo de personas, un reclutamiento, experiencia de empleados, mashup de recursos humanos, está experimentando constantemente con nuevas técnicas de capacitación.
Una de las experiencias más exitosas fue Learn.Know.Bos, una capacitación de estilo de clase de una semana de duración que contó con conferencias sobre inteligencia emocional, oratoria, venta minorista y más de líderes de la industria. La compañía dijo que el entorno de capacitación estilo TED no solo agudizó las habilidades de los empleados sino que también aumentó la transparencia y la conciencia interfuncional en toda la compañía.
Hay muchos ejemplos de plataformas de aprendizaje con las que ya puedes estar familiarizado. Por ejemplo, Lynda.com de LinkedIn es una plataforma de educación continua donde los profesionales pueden comprar y tomar clases de diseño, programación, desarrollo empresarial, desarrollo profesional, liderazgo y más.
Muchas empresas optan por aprovechar las plataformas de aprendizaje electrónico existentes como Lynda.com para hacer crecer a sus empleados; evita los costes asociados con el diseño de un plan de estudios personalizado y la creación de una herramienta web o de software para tu equipo.
Ventajas de la capacitación profesional de los trabajadores
La capacitación profesional brinda ventajas tanto para la organización como para los empleados. Echemos un vistazo a las mismas:
Ventajas para la organización
Existen varias razones por las cuales las compañías creen que las inversiones en capacitación pueden ayudarlas a obtener una ventaja competitiva.
- Mayor eficiencia de los empleados: un programa de capacitación eficaz puede hacer que los empleados de la empresa trabajen de manera efectiva. Con la capacitación, las personas ganan confianza y esta confianza se ve en el resultado y los resultados.
- Supervisión reducida: un empleado debe ser supervisado cuando trabaja. Cuando el empleado ha recibido suficiente capacitación, la cantidad de supervisión requerida es menor, ya que los errores son menores. Esto reduce la carga de trabajo del supervisor.
- Menos cantidad de desperdicio: la cantidad de desperdicio de un empleado reduce mucho debido a la capacitación y, por lo tanto, si tenemos en cuenta la cantidad de desperdicio, descubrimos que la compañía ha ahorrado mucho dinero.
- Reducción de la rotación: la capacitación profesional adecuada mejora las posibilidades de obtener promociones y los empleados están contentos porque tienen mejores oportunidades. Esto reducirá la intención de rotación de empleados y, por lo tanto, la rotación laboral en la empresa
- Ayuda a un mejor funcionamiento de la organización: la capacitación profesional siempre beneficia a los empleados, ya sean viejos o nuevos. En el caso de los nuevos empleados, la capacitación les ayuda mucho. Esto se debe a que los nuevos empleados pueden no estar al tanto del funcionamiento de la organización y la capacitación les ayuda a obtener conocimiento e información sobre el funcionamiento de la empresa.
- Mejores relaciones laborales: las relaciones laborales son esenciales para cualquier organización. Cuando las empresas presentan programas de capacitación y preparan a los empleados para futuros trabajos, también están contribuyendo a reducir la posibilidad de que surjan conflictos laborales.
Ventajas para el empleado
Un programa de entrenamiento tiene las siguientes ventajas para el empleado:
- Confianza en sí mismo: la capacitación conduce a un aumento en la confianza en sí mismos de los empleados. La persona puede adaptarse a su entorno de trabajo y no se siente humillada frente a sus mayores. Esta confianza conduce a posibilidades de mejores esfuerzos en el futuro de los empleados.
- Mayores niveles de motivación: la capacitación laboral brinda una actitud positiva entre los empleados y aumenta los niveles de motivación de los empleados en la organización, mejorando así los resultados de la organización.
- Altas recompensas: un programa de capacitación eficaz ayuda a un empleado a aprovechar los sistemas de recompensas e incentivos disponibles en la empresa. Por lo tanto, el empleado puede obtener estas recompensas, lo que a su vez aumenta sus niveles de motivación.
- Esfuerzos grupales: un programa de capacitación profesional no solo le enseña a un empleado cómo hacer su trabajo, sino que también lo capacita para trabajar como parte del grupo. Por lo tanto, el programa de capacitación mejora los esfuerzos grupales.
- Promoción: un programa de capacitación eficaz aumenta el rendimiento y aumenta las posibilidades de obtener promociones. Muchos empleados, incluso optan por un determinado programa para que puedan ayudar al empleado a mejorar sus posibilidades de ascensos y obtener puestos más altos en la organización.
Consecuencias de la falta de capacitación
La capacitación es vital para el éxito empresarial. Dependiendo de tu negocio, el tipo de oportunidades de capacitación disponibles variará, pero hay muchas ventajas generales que ofrecen todas las oportunidades de educación en el lugar de trabajo.
Al ignorar la importancia de la capacitación profesional en el lugar de trabajo, puedes arriesgarte a:
- Entornos de trabajo inseguros: Como empleador, tiene la obligación legal de asegurarse de proporcionar a sus empleados capacitación adecuada en salud y seguridad. Al ignorar esta responsabilidad, podría enfrentar repercusiones legales, un aumento en los accidentes laborales, una disminución de la moral del personal y una mayor ausencia.
- Empleados insatisfechos: Es probable que los empleados con capacitación inadecuada experimenten un desempeño laboral deficiente y mayores niveles de estrés relacionado con el trabajo. Si tus empleados se sienten infelices y subvalorados, aumentarán las posibilidades de que busquen en otro lugar oportunidades de progreso y desarrollo.
- Productividad reducida: Es probable que los empleados mal capacitados se sientan infravalorados, lo que reducirá la productividad, la lealtad y el compromiso en el lugar de trabajo. Si todos tus empleados están cometiendo los mismos errores descuidados y tienen un mal desempeño, es hora de evaluar el tipo y el estándar de capacitación que ofreces.
- Mayor rotación de personal: Además del aumento del estrés en el lugar de trabajo, es probable que los empleados mal capacitados se sientan poco apreciados en sus trabajos. Como resultado, se irán en busca de mejores oportunidades o te verás obligado a despedirlos por su bajo rendimiento.
¿Por qué es tan importante la capacitación profesional en una organización?
La capacitación de empleados y gerentes es absolutamente esencial en este entorno cambiante. Es una actividad importante que ayuda a mejorar la competencia de los empleados. La capacitación brinda muchos beneficios a los empleados, como la mejora en la eficiencia y la efectividad, el desarrollo de la autoconfianza y ayuda a todos en la autogestión.
La estabilidad y el progreso de la organización siempre depende de la capacitación impartida a los empleados. La capacitación se vuelve obligatoria en todos y cada uno de los pasos de expansión y diversificación.
Solo el entrenamiento puede mejorar la calidad y reducir los desperdicios al mínimo. La capacitación y el desarrollo también son esenciales para adaptarse al entorno cambiante.