¿Cuál es la mejor opción para una organización obligada a tener un Delegado de Protección de Datos? ¿Un DPO externo o un DPO interno? Para dar respuesta a esta cuestión, en las siguientes líneas analizamos los pros y contras de contratar un servicio de DPO externo o tener un DPO interno en la empresa.
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DPO externo
Un DPO externo es un profesional ajeno a una organización, pero que dicha organización contrata con el objetivo de realizar exclusivamente las funciones de Delegado de Protección de Datos, esto es, supervisar y monitorizar la correcta aplicación de la normativa de protección de datos, entre otras funciones.
El Delegado de Protección de Datos externo puede encontrarse de dos formas; bien un profesional autónomo, que ofrece un servicio a una o varias empresas. O bien como una consultoría, a través de un equipo de abogados con conocimientos y experiencia acreditados en protección de datos.
Entre las funciones de DPO externo están:
- Informar y asesoras al responsable y encargado de tratamiento (si lo hubiera) de las obligaciones en materia de protección de datos.
- Revisar las políticas de protección de datos internas para comprobar si existe alguna deficiencia.
- Control y coordinación de las medidas de seguridad a aplicar.
- Supervisar y comprobar el correcto cumplimiento de la normativa de protección de datos.
- Aconsejar en la elaboración de auditorías LOPD y evaluaciones de impacto.
- Formación y concienciación del personal de la empresa, desde trabajadores hasta directivos.
- Cooperar con la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y con el resto de organismos autonómicos.
- Atender consultas de los interesados, en especial para el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición.
Cabe decir que la contratación de un DPO es obligatoria para todas las empresas que manejen datos sensibles o traten datos personales a gran escala. Pero, aparte de ser obligatorio para las empresas incluidas en el artículo 34 de la LOPDGDD, contratar un DPO externo ofrece numerosos beneficios. Entre las principales ventajas de un DPO externo destacan
- Formación y experiencia: Un DPD externo es, normalmente, un abogado experto en protección de datos, con formación adicional en nuevas tecnologías y TIC, que tiene amplios conocimientos, así como experiencia práctica en las obligaciones y requisitos de la normativa de protección de datos. Esto ahorrará a la organización cualquier tipo de coste relacionado con formación en protección de datos.
- Visión multidisciplinar y multisectorial: Los Delegados de Protección de Datos externos, gracias a los servicios que prestan en diferentes empresas y sectores, pueden ofrecer a sus clientes un servicio completamente personalizado y adaptado a sus necesidades y a las de su negocio, sin importar actividad o sector.
- Un DPO siempre disponible: Contratar el DPO a través de una consultoría significa que la organización siempre contará con un DPO disponible, puesto que si el que tiene asignado falla por enfermar o cualquier otro motivo de indisponibilidad, la consultoría podrá sustituirlo el tiempo que sea necesario, de manera que la organización no se quede en ningún momento sin un DPO. Esto también implica que en caso de necesitar una segunda opinión respecto a una duda o problema de protección de datos, la organización contará con ella.
- Contrato de servicios: El precio del servicio DPO se fija en un presupuesto inicial. Además, al tratarse de un contrato de servicios, si en algún momento se quiere poner fin a la relación, bastará con rescindir el contrato o renovarlo, por lo que no será necesario recurrir al despido de ningún trabajador de la organización.
- Independencia: La independencia es uno de los requisitos más importantes que debe cumplir un Delegado de Protección de Datos. En el caso de contratar el DPO externo, esta independencia está siempre garantizada, evitando cualquier conflicto de intereses y ofreciendo informes y asesoramiento completamente objetivos a la organización, velando por el cumplimiento normativo.
- Calidad: Los conocimientos y experiencia del DPO externo garantizarán un servicio de calidad y la organización estará segura de que cumple con las obligaciones de la normativa de protección de datos de manera suficiente y adecuada.
En cuanto a la principal desventaja que podemos señalar de un DPO externo es que al no formar parte de la organización o empresa, sus conocimientos sobre su funcionamiento interno y sus procesos están más limitados, pero como hemos visto, esto también favorece la independencia necesaria para que el DPO pueda realizar sus funciones según exige la ley.
Como vemos, el Delegado de Protección de Datos puede ser externo a la organización pero, ¿qué otras opciones hay?
DPO externo vs DPO interno
DPO interno
El Delegado de Protección de Datos interno es aquel profesional que desempeña esta actividad formando parte de la plantilla de la organización. Es más fácil encontrarlo en grandes empresas, que pueden incluso contar con un departamento dedicado a la gestión y protección de datos, formado por varios empleados que deben tener conocimientos suficientes sobre protección de datos, además de contar con un perfil tecnológico.
Las funciones del DPO interno son las mismas que las de un DPO externo, pero hay que tener una cosa clara. Aunque forme parte de la plantilla de la empresa u organización, el Delegado de Protección de Datos interno debe actuar de manera totalmente independiente.
Así, entre las ventajas del DPO interno destacan:
- Conocimiento sobre la organización: En contraposición al DPO externo, el DPO interno está completamente familiarizado con la organización, su misión y objetivos, por lo que le puede resultar más fácil alinear la gestión de la protección de datos con ellos.
- Costes del DPO interno: Al formar parte de la plantilla, los costes del DPO interno están diluidos dentro de los gastos empresariales.
Respecto a las desventajas que entraña un DPO interno (especialmente para pymes) encontramos las siguientes:
- Falta de independencia: Como contrapartida a formar parte de la organización, está la posible pérdida de autonomía e independencia del DPO interno, que podría incluso derivar en sanciones (cabe recordar que este es uno de los motivos por los que el abogado de la empresa no puede ser designado como su DPO u ocupar cualquier otro puesto de responsabilidad que pueda generar un conflicto de intereses con sus funciones). Además, está más expuesto a recibir presiones de la dirección de la organización.
- Falta de formación específica y especializada: Designar un empleado como DPO interno implica que este tenga formación y conocimientos suficientes sobre la materia, por lo que de no ser así (como puede ocurrir en la gran mayoría de las pymes y también en algunas grandes empresas), será necesario que reciba la formación necesaria para ello (un DPO no necesita certificación para desempeñar sus funciones, pero sí que debe tener una formación y experiencia específicas en la materia).
- Sustitución más complicada: Si el DPO interno cae enfermo o causa baja por cualquier motivo, reemplazarlo no será tan sencillo como cuando se contratan un DPO externo, pudiendo, durante ese período de tiempo, quedar la organización sin DPO.
- Costes para la empresa: Antes hemos mencionado que los costes del DPO interno quedan diluidos en los costes empresariales, pero eso hace que sea más difícil determinar cuál es el coste del DPO para la organización. Además, al ser un empleado de la organización, si se quiere prescindir de él, habrá que tener en cuenta el coste del despido (especialmente si resulta improcedente y teniendo en cuenta que se le aplican las condiciones del artículo 56.4 del ET), además de que no se le podrá despedir porque entre la dirección y el DPO interno haya discrepancias sobre cómo debe cumplirse con la normativa de protección de datos.
¿Qué opción debería elegir mi empresa?
| DPO externo | DPO interno | |
|---|---|---|
| Costes | Fijos y conocidos | Diluidos en los costes empresariales |
| Formación | Especializada, multidisciplinar y multisectorial | Limitada. Puede ser necesario impartirla previamente |
| Disponibilidad | Total | Las bajas temporales podrían quedar sin cubrir |
| Despido | No necesario. Rescisión de contrato | Posible indemnización por despido |
| Independencia | Total | Puede recibir presiones de la empresa |
| Segunda opinión | Posible a través de otros abogados de la consultoría | No posible |
Tanto por sus conocimientos y experiencia como por su nivel de independencia y autonomía respecto a la organización, la mejor opción es contratar el DPO externo a través de una consultoría especializada en protección de datos, que además, en caso de que el DPO asignado no esté disponible, podrá asignar a otro abogado del equipo para que la organización pueda seguir realizando sus consultas y cumpliendo con el resto de obligaciones asignadas al DPO.
Además, el coste del Delegado de Protección de Datos será claro y transparente, a diferencia de lo que ocurre cuando este es un empleado de la organización, que hace más difícil determinarlo. Así mismo, en caso de no necesitar más los servicios del DPO (bien porque ya no se den los supuestos que obligan a tenerlo, bien porque se hubiera contratado de manera voluntaria), la rescisión del contrato con la consultoría no tendrá asociado ningún coste adicional.
Contratar un DPO externo en Atico34 cuesta a partir de 50 euros.
¿Necesitas un DPO externo? Te podemos ayudar
Tanto el RGPD como la LOPDGDD recogen, en sus artículos 37.6 y 35 respectivamente, que se puede nombrar un DPO dentro de la empresa, o contratar un servicio de DPO externo, tanto si el Delegado de Protección de Datos es obligatorio como si se hace de forma voluntaria.
Asimismo, la normativa también dice que el DPO podrá ser tanto una persona física como una persona jurídica, de manera que las organizaciones pueden contratar un Delegado de Protección de Datos externo a través de una consultoría especializada en protección de datos, que cumplirá con las funciones y obligaciones del DPO para la empresa u organización cliente.
En este sentido, en Atico34 llevamos más de 12 años ofreciendo nuestro servicio integral de protección de datos a nuestros clientes, que incluye la asignación de un Delegado de Protección de Datos externo en caso de ser necesario.
Nuestra consultora cuenta con un equipo jurídico formado por abogados expertos en protección de datos, con formación y experiencia demostrable en la materia. Ofrecemos un servicio adaptado a las necesidades de cada cliente y un respaldo continuo desde el primer momento.
Si tu empresa necesita un Delegado de Protección de Datos, ponte en contacto con Atico34 y encuentra el servicio profesional que necesitas, gracias a nuestro equipo de abogados expertos en protección de datos.
