{"id":7734,"date":"2019-06-28T12:19:52","date_gmt":"2019-06-28T10:19:52","guid":{"rendered":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/?p=7734"},"modified":"2024-11-27T17:28:19","modified_gmt":"2024-11-27T16:28:19","slug":"custodia-documental","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/custodia-documental\/","title":{"rendered":"Custodia Documental"},"content":{"rendered":"<p>\u00bfTu empresa genera demasiada documentaci\u00f3n y cada vez te cuesta m\u00e1s trabajo encontrar la informaci\u00f3n que necesitas? La raz\u00f3n est\u00e1 en un mal sistema de <strong>custodia documental<\/strong> o en la completa ausencia de uno. En este art\u00edculo veremos en qu\u00e9 consiste la custodia documental, c\u00f3mo llevarla a cabo y qu\u00e9 relaci\u00f3n tiene con la protecci\u00f3n de datos.<\/p>\n<div id=\"toc_container\" class=\"no_bullets\"><p class=\"toc_title\">Contenido del art&iacute;culo<\/p><ul class=\"toc_list\"><li><a href=\"#Que_es_la_custodia_documental\">\u00bfQu\u00e9 es la custodia documental?<\/a><ul><li><a href=\"#La_figura_del_administrador_de_archivos\">La figura del administrador de archivos<\/a><\/li><li><a href=\"#El_sistema_de_gestion_documental\">El sistema de gesti\u00f3n documental<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#Como_realizar_la_custodia_documental\">\u00bfC\u00f3mo realizar la custodia documental?<\/a><ul><li><a href=\"#Donde_guardar_los_documentos\">\u00bfD\u00f3nde guardar los documentos?<\/a><\/li><li><a href=\"#Custodia_documental_dentro_de_la_empresa\">Custodia documental dentro de la empresa<\/a><\/li><li><a href=\"#Custodia_documental_externalizada\">Custodia documental externalizada<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#Software_para_la_custodia_y_gestion_documental\">Software para la custodia y gesti\u00f3n documental<\/a><\/li><li><a href=\"#La_custodia_documental_y_su_relacion_con_la_proteccion_de_datos\">La custodia documental y su relaci\u00f3n con la protecci\u00f3n de datos<\/a><\/li><li><a href=\"#Ventajas_de_la_custodia_documental\">Ventajas de la custodia documental<\/a><\/li><li><a href=\"#Te_ayudamos_a_cumplir_la_Ley_de_Proteccion_de_Datos\">Te ayudamos a cumplir la Ley de Protecci\u00f3n de Datos<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n<h2><span id=\"Que_es_la_custodia_documental\"><strong>\u00bfQu\u00e9 es la custodia documental?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>La custodia documental, o <strong>custodia de documentos<\/strong>, es el proceso a trav\u00e9s del cual se almacenan y organizan los documentos que genera o recibe una empresa, sean estos f\u00edsicos (en soporte papel) o digitales. Nos referimos a documentaci\u00f3n de todo tipo, administrativa, financiera, contable, de recursos humanos, etc.<\/p>\n<p>Hablar de custodia documental es hablar tambi\u00e9n de <strong>custodia de datos<\/strong>, as\u00ed como de <strong>custodia de informaci\u00f3n<\/strong>, puesto que abarca tambi\u00e9n estos elementos, teniendo en cuenta que mucha de la informaci\u00f3n que se almacena en la empresa incluye datos personales (por ejemplo, nombre, DNI y direcci\u00f3n postal en facturas) e informaci\u00f3n considerada confidencial (por ejemplo, la referente a patentes).<\/p>\n<p>El archivo es el lugar <strong>donde se guardan los documentos administrativos<\/strong>, contables, financieros, etc. Este concepto tiene una doble acepci\u00f3n dentro de la custodia documental; por un lado, un archivo es el conjunto de documentos almacenados, y, por otro lado, es tambi\u00e9n el <strong>lugar donde se guarda la documentaci\u00f3n<\/strong> o la empresa que se encarga de custodiarlos (como veremos m\u00e1s adelante, la custodia documental puede ser interna o externalizarse).<\/p>\n<p>Son <strong>ejemplos de custodia de documentos<\/strong> el t\u00edpico archivo f\u00edsico que contiene carpetas ordenadas e identificadas seg\u00fan los documentos guardados en ellas, como la carpeta o el archivador de facturas emitidas correspondiente a cada ejercicio fiscal, la carpeta de n\u00f3minas de los empleados, la carpeta con las facturas recibidas (a su vez ordenadas por proveedores), etc. Tambi\u00e9n ser\u00edan ejemplos de custodia documental los archivos digitalizados de esos elementos.<\/p>\n<h3><span id=\"La_figura_del_administrador_de_archivos\"><strong>La figura del administrador de archivos<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Los administradores de archivos o <strong>gestores documentales<\/strong> se pueden definir desde una doble vertiente.<\/p>\n<p>Por un lado, hacen referencia a la persona o personas encargadas de la gesti\u00f3n documental de una empresa. Es decir, el profesional dedicado a garantizar el orden de la informaci\u00f3n y un acceso seguro y eficaz a la misma.<\/p>\n<p>Por otra parte, tambi\u00e9n se puede referir a los programas que se utilizan para la administraci\u00f3n y gesti\u00f3n de los archivos digitalizados. Estos programas presentan una interfaz a trav\u00e9s de la cual se puede acceder a los documentos de la base de datos de forma r\u00e1pida y automatizada.<\/p>\n<h3><span id=\"El_sistema_de_gestion_documental\"><strong>El sistema de gesti\u00f3n documental<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Un sistema de gesti\u00f3n documental es el mecanismo que permite llevar a cabo con \u00e9xito la custodia documental. Actualmente y gracias a la inform\u00e1tica, los sistemas de gesti\u00f3n documental se apoyan en el uso de software o programas inform\u00e1ticos, que permiten la <strong>gesti\u00f3n electr\u00f3nica de documentos<\/strong>.<\/p>\n<p>Para poder aprovechar las ventajas de los sistemas de custodia y gesti\u00f3n documental inform\u00e1ticos, las empresas digitalizan toda aquella informaci\u00f3n que deben almacenar o, en el caso de ser posible, generan directamente la documentaci\u00f3n en formato digital (por ejemplo, en vez de imprimir las facturas y enviarlas por correo postal, ahora muchas empresas las env\u00eden por correo electr\u00f3nico, quedando la original almacenada en un archivo inform\u00e1tico).<\/p>\n<p>Los sistemas de custodia documental no solo se limitan a ser el <strong>lugar que guarda la documentaci\u00f3n<\/strong>, sino que tambi\u00e9n cuentan con funciones de organizaci\u00f3n e indexaci\u00f3n de la documentaci\u00f3n e interfaces f\u00e1ciles de usar para acceder y recuperar dicha documentaci\u00f3n. Adem\u00e1s, en algunos casos pueden tambi\u00e9n contar con funciones para la digitalizaci\u00f3n de documentos f\u00edsicos.<\/p>\n<h2><span id=\"Como_realizar_la_custodia_documental\"><strong>\u00bfC\u00f3mo realizar la custodia documental?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Todas las empresas, incluso las m\u00e1s peque\u00f1as, manejan una amplia cantidad de documentaci\u00f3n, alguna de ella sensible o de car\u00e1cter confidencial o sujeta a las leyes como la normativa de protecci\u00f3n de datos, que implica tener especial cuidado en c\u00f3mo y el <strong>lugar donde se guardan los documentos<\/strong>, as\u00ed como qui\u00e9n tiene acceso a los mismos.<\/p>\n<p>Para llevar a cabo una custodia documental adecuada y eficaz, la documentaci\u00f3n debe ser organizada de forma segura, atendiendo a un orden, e indexada adecuadamente, ya que nos facilitar\u00e1 la labor de encontrarla cuando la necesitemos.<\/p>\n<h3><span id=\"Donde_guardar_los_documentos\"><strong>\u00bfD\u00f3nde guardar los documentos?<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Los documentos pueden almacenarse de forma f\u00edsica, pero dada las facilidades que traen consigo los software de gesti\u00f3n documental, es recomendable adoptar un sistema de custodia documental digitalizado; por un lado, encontrar y acceder a la informaci\u00f3n que buscamos, ser\u00e1 m\u00e1s f\u00e1cil, por otro lado, funcionar\u00e1 como copia de seguridad de aquellos documentos f\u00edsicos que la empresa deba tener archivados.<\/p>\n<p>Por lo tanto, podemos guardar los documentos tanto en un archivo f\u00edsico (podr\u00e1 ser un archivador o una habitaci\u00f3n dedicada a tal fin), as\u00ed como en un archivo digital, por ejemplo, en discos duros debidamente custodiados o en la nube.<\/p>\n<p>A continuaci\u00f3n os dejamos algunos consejos sobre <strong>c\u00f3mo organizar un archivo<\/strong> de forma eficaz, tanto f\u00edsico como digital.<\/p>\n<ul>\n<li>Consejos para archivar documentos en f\u00edsico:\n<ul>\n<li>Emplea clasificadores, carpetas, archivadores o accesorios similares que permitan agrupar y ordenar la documentaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Implementa un sistema est\u00e1ndar, es decir, que siempre se siga el mismo m\u00e9todo y que todos los empleados cumplan con la operativa.<\/li>\n<li>Pega etiquetas en carpetas o archivadores para distinguir unos documentos de otros.<\/li>\n<li>Coloca los archivos por importancia o por criterios de actualidad, de forma que sea m\u00e1s f\u00e1cil visualizar los documentos a los que se accede con m\u00e1s frecuencia.<\/li>\n<li>Guarda juntos documentos de todo tipo que pertenezcan al mismo proyecto.<\/li>\n<li>Evita dejar los documentos en el escritorio o en otros lugares no destinados a cumplir la funci\u00f3n de almacenamiento.<\/li>\n<li>Elimina los documentos que ya no son necesarios.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Consejos para guardar documentos de forma digital:\n<ul>\n<li>Compra un esc\u00e1ner para poder digitalizar la informaci\u00f3n que se encuentra en papel.<\/li>\n<li>Crea copias de seguridad en la nube o en un disco extra\u00edble.<\/li>\n<li>Implementa una nomenclatura de archivos para acceder a ellos de forma m\u00e1s f\u00e1cil.<\/li>\n<li>Evita guardar los documentos en el escritorio del ordenador.<\/li>\n<li>Separa y codifica las carpetas.<\/li>\n<li>Crea contrase\u00f1as para que solo puedan acceder a los documentos las personas autorizadas.<\/li>\n<li>Agrupa las carpetas por proyectos.<\/li>\n<li>Comprime los archivos para que ocupen menor espacio.<\/li>\n<li>Utiliza programas o software para gesti\u00f3n documental.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><img loading=\"lazy\" class=\"aligncenter size-full wp-image-46629\" src=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/custodia-documental-1-1.jpg\" alt=\"custodia documental\" width=\"900\" height=\"506\" 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sus ventajas cuenta con un mayor control sobre la informaci\u00f3n y documentaci\u00f3n, asegurando as\u00ed una mayor confidencialidad y un menor riesgo ante posibles p\u00e9rdidas o filtraciones.<\/p>\n<h3><span id=\"Custodia_documental_externalizada\"><strong>Custodia documental externalizada<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Para aquellas empresas que carezcan del espacio o del personal con los conocimientos adecuados o del tiempo (la custodia documental es una tarea que puede consumir bastante tiempo de la jornada laboral, especialmente si no se lleva al d\u00eda), existe la posibilidad de contratar los servicios de custodia documental a una empresa especializada en ello.<\/p>\n<p>Aparte de llevar a cabo todo lo relacionado con la custodia documental, muchas de las empresas de custodia de documentos tambi\u00e9n se encargan de digitalizar la documentaci\u00f3n en soporte f\u00edsico que genera o recibe la empresa (facilitando as\u00ed su posterior acceso a la misma), as\u00ed como de la destrucci\u00f3n de documentos cumpliendo las obligaciones legales y est\u00e1ndares oficiales.<\/p>\n<p>En Espa\u00f1a existen numerosas <strong>empresas de custodia documental<\/strong>, entre las m\u00e1s destacadas tenemos:<\/p>\n<ul>\n<li>131 Empresas<\/li>\n<li>AZ Protecci\u00f3n<\/li>\n<li>Adam Datacenter<\/li>\n<li>Docout<\/li>\n<li>Oilges 7<\/li>\n<li>Ica Siglo XXI<\/li>\n<li>Angel 24<\/li>\n<\/ul>\n<p>A la hora de elegir una empresa de custodia documental, deberemos asegurarnos de que cumple con las normativas correspondientes, especialmente en lo que se refiere a la protecci\u00f3n de datos. Adem\u00e1s, tambi\u00e9n deberemos buscar aquellas con una reputaci\u00f3n probada y que ofrezcan soluciones adaptadas a los nuevos tiempos. Por ejemplo, en la actualidad muchos de estos servicios permiten almacenar los documentos en la nube, de forma que se pueda acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo.<\/p>\n<h2><span id=\"Software_para_la_custodia_y_gestion_documental\"><strong>Software para la custodia y gesti\u00f3n documental<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>En caso de que tu empresa prefiera llevar la custodia documental de manera interna, lo m\u00e1s recomendable es hacer uso de un programa de gesti\u00f3n documental <em>o Document Management System<\/em> (DMS). Algunos ejemplos de software de custodia y gesti\u00f3n documental a los que puedes recurrir son:<\/p>\n<ul>\n<li>Microsoft Office 365<\/li>\n<li>Athento<\/li>\n<li>Alfresco<\/li>\n<li>OpenKM<\/li>\n<li>Documentum<\/li>\n<li>R2 Docuo<\/li>\n<li>Google Apps for Work<\/li>\n<\/ul>\n<h2><span id=\"La_custodia_documental_y_su_relacion_con_la_proteccion_de_datos\"><strong>La custodia documental y su relaci\u00f3n con la protecci\u00f3n de datos<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Hay una relaci\u00f3n evidente entre la custodia documental y la protecci\u00f3n de datos. En cierto sentido, podemos hablar de lo <strong>que es la custodia de datos y la protecci\u00f3n documental, puesto<\/strong>\u00a0que, como ya dijimos, mucha de la documentaci\u00f3n que generan y reciben las empresas contiene datos personales, por lo que el sistema o m\u00e9todo de custodia documental que empleemos debe cumplir con los requisitos y obligaciones de la Ley de Protecci\u00f3n de Datos.<\/p>\n<p>Tanto si la custodia documental se lleva a cabo a nivel interno como si se externaliza, el sistema deber\u00e1 garantizar que se mantendr\u00e1 la confidencialidad de los datos personales contenidos en la documentaci\u00f3n, incluso cuando se proceda a su destrucci\u00f3n. Esto implica contar con medidas de seguridad adecuadas, como el cifrado de los archivos en discos duros o en la nube, la limitaci\u00f3n de acceso a los archivos mediante contrase\u00f1a, realizar copias de seguridad peri\u00f3dicamente, etc.<\/p>\n<p>Aunque no se menciona literalmente en el RGPD y la <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/nueva-ley-proteccion-datos-2018\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">LOPDGDD<\/a>, llevar a cabo una correcta y adecuada gesti\u00f3n documental forma parte de las medidas de seguridad organizativas de cualquier empresa, puesto que nos ayuda a tener controlada y localizada la documentaci\u00f3n que contiene datos personales.<\/p>\n<p>Adem\u00e1s, en caso de externalizar la custodia documental, ser\u00e1 necesario firmar un contrato de encargado de tratamiento con la empresa con la que contratemos este servicio.<\/p>\n<a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/contacto\/?utm_source=blog&utm_medium=banner&utm_campaign=CLICK_BANNER_LOPD\"><img class=\"aligncenter size-full wp-image-20468\" src=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/banner-presupuestos-proteccion-datos.svg\" alt=\"tarifas proteccion datos\" width=\"1000\" height=\"563\" \/><\/a>&nbsp;\n<h2><span id=\"Ventajas_de_la_custodia_documental\"><strong>Ventajas de la custodia documental<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Hemos visto <strong>qu\u00e9 es la custodia de datos<\/strong> e informaci\u00f3n y c\u00f3mo los sistemas de custodia documental ayudan a la empresa a organizar la informaci\u00f3n, gestionar el acceso a la misma y su recuperaci\u00f3n. Pero hay otra serie de ventajas que la custodia documental, en concreto la digital, tambi\u00e9n aporta a las organizaciones:<\/p>\n<ul>\n<li>Permite ahorrar espacio y minimiza los costes de almacenamiento.<\/li>\n<li>Garantiza la seguridad f\u00edsica de la informaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Ofrece un acceso seguro a los documentos, solo por las personas autorizadas a ello.<\/li>\n<li>Implementa pol\u00edticas de retenci\u00f3n de documentos.<\/li>\n<li>Asegura que la empresa cumple con la normativa del RGPD y la LOPDGDD respecto a los <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/plazos-conservacion-datos-personales\/\">plazos de conservaci\u00f3n de datos<\/a> personales.<\/li>\n<li>Se minimizan los riesgos de p\u00e9rdida o deterioro de la documentaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<p>En definitiva, la custodia documental es un aspecto muy importante en tu empresa. Implementar un buen sistema es imprescindible para evitar p\u00e9rdidas de informaci\u00f3n importante, que te ayudar\u00e1 a cumplir, adem\u00e1s, con varios aspectos de la Ley de Protecci\u00f3n de Datos.<\/p>\n<div role=\"form\" class=\"wpcf7\" id=\"wpcf7-f5444-o1\" lang=\"es-ES\" dir=\"ltr\">\n<div class=\"screen-reader-response\"><\/div>\n<form action=\"\/empresas\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/7734#wpcf7-f5444-o1\" method=\"post\" class=\"wpcf7-form\" novalidate=\"novalidate\">\n<div style=\"display: none;\">\n<input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7\" value=\"5444\" \/>\n<input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_version\" value=\"5.1.7\" \/>\n<input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_locale\" value=\"es_ES\" \/>\n<input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_unit_tag\" value=\"wpcf7-f5444-o1\" \/>\n<input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_container_post\" value=\"0\" \/>\n<input type=\"hidden\" name=\"g-recaptcha-response\" value=\"\" \/>\n<\/div>\n<div>\n<picture><img alt=\"partner form icon\" loading=\"lazy\" width=\"48\" height=\"48\"  src=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2024\/12\/formicon-manos.svg\"><\/picture><\/div>\n<h2><span id=\"Te_ayudamos_a_cumplir_la_Ley_de_Proteccion_de_Datos\">Te ayudamos a cumplir la Ley de Protecci\u00f3n de Datos<\/span><\/h2>\n<p>Escr\u00edbenos o contacta con <a class=\"contactlink\" href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/contacto\/?utm_source=blog&utm_medium=cta&utm_campaign=CLICK_CTA_HEADER\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">nuestras oficinas<\/a><\/p>\n<div id=\"responsive-form\" class=\"clearfix\">\n<div class=\"form-row\">\n<div class=\"column-half\"><span class=\"wpcf7-form-control-wrap your-name\"><input type=\"text\" name=\"your-name\" value=\"\" size=\"40\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-text wpcf7-validates-as-required\" aria-required=\"true\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"Nombre*\" \/><\/span><\/div>\n<\/div>\n<div class=\"form-row\">\n<div class=\"column-half\"><span class=\"wpcf7-form-control-wrap your-tel\"><input type=\"tel\" name=\"your-tel\" value=\"\" size=\"40\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-text wpcf7-tel wpcf7-validates-as-required wpcf7-validates-as-tel\" aria-required=\"true\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"Tel\u00e9fono*\" \/><\/span><\/div>\n<div class=\"column-half\"><span class=\"wpcf7-form-control-wrap your-email\"><input type=\"email\" name=\"your-email\" value=\"\" size=\"40\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-text wpcf7-email wpcf7-validates-as-required wpcf7-validates-as-email\" aria-required=\"true\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"Email\" \/><\/span><\/div>\n<\/div>\n<div class=\"form-row\">\n<div class=\"column-half\"><span class=\"wpcf7-form-control-wrap your-message\"><textarea name=\"your-message\" cols=\"40\" rows=\"10\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-textarea\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"\u00bfEn qu\u00e9 podemos ayudarte?\"><\/textarea><\/span><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<p>\n<span class=\"wpcf7-form-control-wrap acceptance-740\"><span class=\"wpcf7-form-control wpcf7-acceptance\"><span class=\"wpcf7-list-item\"><input type=\"checkbox\" name=\"acceptance-740\" value=\"1\" aria-invalid=\"false\" \/><\/span><\/span><\/span> He le\u00eddo y acepto la <a class=\"privacidadlink\"  target=\"_blank\"  rel=\"noopener noreferrer nofollow\" href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/privacidad\/\">pol\u00edtica de privacidad<\/a>.\n<\/p>\n<p><input type=\"submit\" value=\"Solicitar informaci\u00f3n\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-submit\" \/><\/p>\n<p><script>\ndocument.addEventListener( 'wpcf7mailsent', function( event ) {\n    location = '\/empresas\/gracias\/?from=contacto';\n}, true );\n<\/script><\/p>\n<div class=\"wpcf7-response-output wpcf7-display-none\"><\/div><\/form><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u25b7 La custodia documental es el servicio que garantiza el almacenamiento y organizaci\u00f3n de los documentos de laempresa. \u00a1Lee nuestra gu\u00eda para hacerlo!<\/p>\n","protected":false},"author":19,"featured_media":7753,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[512],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v16.7 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Custodia Documental | Protecci\u00f3n de Datos para empresas y aut\u00f3nomos<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"\u00bfQu\u00e9 es la custodia documental? 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