{"id":59470,"date":"2026-03-13T07:49:16","date_gmt":"2026-03-13T06:49:16","guid":{"rendered":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/?p=59470"},"modified":"2026-04-27T20:04:03","modified_gmt":"2026-04-27T18:04:03","slug":"almacenar-registros-jornada-empleados","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/almacenar-registros-jornada-empleados\/","title":{"rendered":"D\u00f3nde y c\u00f3mo almacenar los registros de jornada de los empleados"},"content":{"rendered":"<p><strong>Almacenar los registros de jornada de los empleados<\/strong> exige cumplir dos marcos normativos simult\u00e1neamente: el <a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/act.php?id=BOE-A-2000-15060\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Estatuto de los Trabajadores<\/a>, que impone conservarlos durante cuatro a\u00f1os, y el <a href=\"https:\/\/eur-lex.europa.eu\/legal-content\/ES\/TXT\/?uri=CELEX:32016R0679\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">RGPD<\/a>, que determina c\u00f3mo deben protegerse los datos personales que contienen. Hacerlo bien no es solo una cuesti\u00f3n t\u00e9cnica: es una condici\u00f3n de cumplimiento legal.<\/p>\n<p>En este sentido, una soluci\u00f3n son los software de control horario que funcionan como un agente de IA para organizar y comprimir los registros en la nube, asegurando que la informaci\u00f3n ocupe poco espacio y est\u00e9 blindada ante posibles p\u00e9rdidas, adem\u00e1s de permitir localizar datos espec\u00edficos al instante, por ejemplo, integrando un buscador inteligente basado en lenguaje natural, que te permita encontrar cualquier fichaje o incidencia con una consulta sencilla.<\/p>\n<div id=\"toc_container\" class=\"no_bullets\"><p class=\"toc_title\">Contenido del art&iacute;culo<\/p><ul class=\"toc_list\"><li><a href=\"#Que_dice_la_ley_sobre_donde_almacenar_los_registros_de_jornada\">\u00bfQu\u00e9 dice la ley sobre d\u00f3nde almacenar los registros de jornada?<\/a><\/li><li><a href=\"#Que_exige_el_RGPD_sobre_el_almacenamiento_de_estos_datos\">\u00bfQu\u00e9 exige el RGPD sobre el almacenamiento de estos datos?<\/a><\/li><li><a href=\"#Opciones_de_almacenamiento_y_sus_implicaciones_legales\">Opciones de almacenamiento y sus implicaciones legales<\/a><ul><li><a href=\"#Almacenamiento_local_cifrado\">Almacenamiento local cifrado<\/a><\/li><li><a href=\"#Almacenamiento_en_la_nube_con_proveedor_externo\">Almacenamiento en la nube con proveedor externo<\/a><\/li><li><a href=\"#Servidores_en_la_UE_por_que_importa_la_ubicacion\">Servidores en la UE: por qu\u00e9 importa la ubicaci\u00f3n<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#Requisitos_tecnicos_transversales_a_cualquier_sistema\">Requisitos t\u00e9cnicos transversales a cualquier sistema<\/a><ul><li><a href=\"#Retencion_minima_de_4_anos\">Retenci\u00f3n m\u00ednima de 4 a\u00f1os<\/a><\/li><li><a href=\"#Backups_cifrados_y_verificables\">Backups cifrados y verificables<\/a><\/li><li><a href=\"#Audit_log_inmutable\">Audit log inmutable<\/a><\/li><li><a href=\"#RBAC_control_de_acceso_basado_en_roles\">RBAC: control de acceso basado en roles<\/a><\/li><li><a href=\"#Portabilidad_de_datos_y_propiedad_de_los_datos\">Portabilidad de datos y propiedad de los datos<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#Que_ocurre_si_el_almacenamiento_no_cumple_los_requisitos\">Qu\u00e9 ocurre si el almacenamiento no cumple los requisitos<\/a><\/li><li><a href=\"#Conclusion\">Conclusi\u00f3n<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n<h2><span id=\"Que_dice_la_ley_sobre_donde_almacenar_los_registros_de_jornada\">\u00bfQu\u00e9 dice la ley sobre d\u00f3nde almacenar los registros de jornada?<\/span><\/h2>\n<p>El <strong>art\u00edculo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores<\/strong>, introducido por el <a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/doc.php?id=BOE-A-2019-3481\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Real Decreto-ley 8\/2019<\/a>, establece tres obligaciones concretas respecto al almacenamiento:<\/p>\n<ul>\n<li>Los registros deben conservarse durante un <strong>m\u00ednimo de cuatro a\u00f1os<\/strong><\/li>\n<li>Deben estar disponibles para los <strong>trabajadores, sus representantes y la Inspecci\u00f3n de Trabajo<\/strong><\/li>\n<li>La empresa es responsable de su custodia, independientemente del sistema utilizado<\/li>\n<\/ul>\n<p>La ley no impone un soporte concreto. Admite papel, hoja de c\u00e1lculo o sistema digital. Sin embargo, el RGPD s\u00ed condiciona c\u00f3mo debe protegerse cualquier soporte que contenga datos personales de los trabajadores.<\/p>\n<h2><span id=\"Que_exige_el_RGPD_sobre_el_almacenamiento_de_estos_datos\">\u00bfQu\u00e9 exige el RGPD sobre el almacenamiento de estos datos?<\/span><\/h2>\n<p>Los registros de jornada contienen datos personales: nombre del trabajador, horario de entrada y salida, pausas, ubicaci\u00f3n GPS en algunos casos. El <strong><a href=\"https:\/\/www.aepd.es\/derechos-y-deberes\/cumple-tus-deberes\/medidas-de-cumplimiento\/seguridad-de-los-tratamientos\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">art\u00edculo 32 del RGPD<\/a><\/strong> obliga al responsable del tratamiento a aplicar medidas t\u00e9cnicas apropiadas para garantizar su seguridad.<\/p>\n<p>Las obligaciones concretas que afectan al almacenamiento son:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Confidencialidad:<\/strong> solo deben acceder las personas autorizadas<\/li>\n<li><strong>Integridad:<\/strong> los registros no deben poder modificarse sin dejar rastro auditable<\/li>\n<li><strong>Disponibilidad:<\/strong> deben poder recuperarse en caso de incidente t\u00e9cnico<\/li>\n<li><strong>Limitaci\u00f3n del plazo:<\/strong> no pueden conservarse m\u00e1s tiempo del necesario<\/li>\n<\/ul>\n<p>El <strong>art\u00edculo 5.1.e del RGPD<\/strong> (limitaci\u00f3n del plazo de conservaci\u00f3n) y el <strong>art\u00edculo 5.1.f<\/strong> (integridad y confidencialidad) son los principios directamente aplicables.<\/p>\n<h2><span id=\"Opciones_de_almacenamiento_y_sus_implicaciones_legales\">Opciones de almacenamiento y sus implicaciones legales<\/span><\/h2>\n<h3><span id=\"Almacenamiento_local_cifrado\">Almacenamiento local cifrado<\/span><\/h3>\n<p>Consiste en guardar los registros en servidores o dispositivos propios de la empresa, ubicados en sus instalaciones.<\/p>\n<p>Ventajas:<\/p>\n<ul>\n<li>Control total sobre los datos y las claves de cifrado<\/li>\n<li>Sin dependencia de terceros para el acceso<\/li>\n<\/ul>\n<p>Requisitos t\u00e9cnicos obligatorios:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Cifrado AES-256 en reposo<\/strong> para toda la base de datos o, preferiblemente, <strong>cifrado a nivel de campo<\/strong> para los datos m\u00e1s sensibles<\/li>\n<li><strong>Backups cifrados y verificables<\/strong>, almacenados en ubicaci\u00f3n separada del sistema principal<\/li>\n<li>Sistema de <strong>control de acceso basado en roles (RBAC)<\/strong> que limite qui\u00e9n puede consultar, exportar o modificar los registros<\/li>\n<li><strong>Audit log inmutable:<\/strong> registro de qui\u00e9n accedi\u00f3, qu\u00e9 modific\u00f3 y cu\u00e1ndo, sin posibilidad de alteraci\u00f3n posterior<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span id=\"Almacenamiento_en_la_nube_con_proveedor_externo\">Almacenamiento en la nube con proveedor externo<\/span><\/h3>\n<p>Es la opci\u00f3n m\u00e1s habitual cuando se utiliza un software de control horario SaaS. El proveedor act\u00faa como <strong>encargado del tratamiento<\/strong> y debe firmar un <strong>DPA (Data Processing Agreement)<\/strong> conforme al <a href=\"https:\/\/www.aepd.es\/preguntas-frecuentes\/2-tus-obligaciones-como-responsable-del-tratamiento\/8-responsable-y-encargado-del-tratamiento\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">art\u00edculo 28 del RGPD<\/a> antes de tratar ning\u00fan dato.<\/p>\n<p>El contrato debe especificar:<\/p>\n<ul>\n<li>Finalidad y naturaleza del tratamiento<\/li>\n<li>Medidas de seguridad aplicadas por el proveedor<\/li>\n<li>Subencargados autorizados y garant\u00edas que ofrecen<\/li>\n<li>Procedimiento ante brechas de seguridad<\/li>\n<li>Condiciones de devoluci\u00f3n o supresi\u00f3n de datos al finalizar el contrato<\/li>\n<\/ul>\n<p>Sin DPA firmado, la empresa no puede delegar legalmente el almacenamiento en un tercero.<\/p>\n<h3><span id=\"Servidores_en_la_UE_por_que_importa_la_ubicacion\">Servidores en la UE: por qu\u00e9 importa la ubicaci\u00f3n<\/span><\/h3>\n<p>El <strong><a href=\"https:\/\/www.aepd.es\/preguntas-frecuentes\/6-transferencias-internacionales-bcr-codigos-de-conducta\/1-transferencias-internacionales\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">art\u00edculo 44 del RGPD<\/a><\/strong> proh\u00edbe transferir datos personales a pa\u00edses que no ofrezcan un nivel de protecci\u00f3n equivalente al europeo, salvo que existan garant\u00edas adecuadas.<\/p>\n<p>Cuando se contrata un proveedor cloud, es imprescindible verificar:<\/p>\n<ul>\n<li>Que los <strong>servidores est\u00e9n ubicados en la UE o el Espacio Econ\u00f3mico Europeo<\/strong><\/li>\n<li>Que si el proveedor tiene sede fuera de la UE (por ejemplo, en Estados Unidos), existan <strong><a href=\"https:\/\/www.aepd.es\/derechos-y-deberes\/cumple-tus-deberes\/medidas-de-cumplimiento\/garantias-transferencias-datos-personales\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">cl\u00e1usulas contractuales tipo<\/a><\/strong> aprobadas por la Comisi\u00f3n Europea u otras garant\u00edas equivalentes<\/li>\n<li>Que los <strong>subencargados<\/strong> (empresas de infraestructura que usa el proveedor) cumplan las mismas condiciones<\/li>\n<\/ul>\n<p>Un proveedor con servidores fuera de la UE sin garant\u00edas documentadas puede convertir a la empresa contratante en responsable de una transferencia internacional il\u00edcita.<\/p>\n<h2><span id=\"Requisitos_tecnicos_transversales_a_cualquier_sistema\">Requisitos t\u00e9cnicos transversales a cualquier sistema<\/span><\/h2>\n<p>Independientemente de si el almacenamiento es local o en la nube, estos elementos son obligatorios o altamente recomendables:<\/p>\n<h3><span id=\"Retencion_minima_de_4_anos\">Retenci\u00f3n m\u00ednima de 4 a\u00f1os<\/span><\/h3>\n<p>El Estatuto de los Trabajadores fija cuatro a\u00f1os como plazo m\u00ednimo de conservaci\u00f3n. El sistema de almacenamiento debe garantizar que los registros no se eliminen antes de ese plazo, ya sea por error, por pol\u00edtica autom\u00e1tica de borrado o por baja del proveedor.<\/p>\n<h3><span id=\"Backups_cifrados_y_verificables\">Backups cifrados y verificables<\/span><\/h3>\n<p>Las copias de seguridad deben:<\/p>\n<ul>\n<li>Cifrarse con <strong>AES-256<\/strong> antes de cualquier transferencia o almacenamiento externo<\/li>\n<li>Verificarse peri\u00f3dicamente mediante hash para confirmar su integridad<\/li>\n<li>Almacenarse en una ubicaci\u00f3n f\u00edsica o l\u00f3gica separada del sistema principal<\/li>\n<li>Incluir pruebas de restauraci\u00f3n documentadas al menos una vez al a\u00f1o<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span id=\"Audit_log_inmutable\">Audit log inmutable<\/span><\/h3>\n<p>Cada acceso, consulta, exportaci\u00f3n o modificaci\u00f3n de un registro de jornada debe quedar registrado en un log que no pueda alterarse. Este log debe recoger:<\/p>\n<ul>\n<li>Identidad del usuario que realiz\u00f3 la acci\u00f3n<\/li>\n<li>Tipo de acci\u00f3n realizada<\/li>\n<li>Fecha y hora exacta<\/li>\n<li>Dato original y dato nuevo en caso de modificaci\u00f3n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Este requisito es especialmente relevante ante una inspecci\u00f3n de la Inspecci\u00f3n de Trabajo o un procedimiento de la AEPD.<\/p>\n<h3><span id=\"RBAC_control_de_acceso_basado_en_roles\">RBAC: control de acceso basado en roles<\/span><\/h3>\n<p>No todos los usuarios del sistema deben tener acceso a todos los registros. El principio de minimizaci\u00f3n del RGPD exige limitar el acceso a quienes lo necesiten para su funci\u00f3n. Un sistema RBAC permite definir perfiles con permisos diferenciados:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Administrador:<\/strong> acceso total, gesti\u00f3n de claves y configuraci\u00f3n<\/li>\n<li><strong>RRHH:<\/strong> consulta y exportaci\u00f3n de registros del conjunto de la plantilla<\/li>\n<li><strong>Responsable de equipo:<\/strong> acceso solo a los registros de su equipo<\/li>\n<li><strong>Trabajador:<\/strong> acceso exclusivo a sus propios registros<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span id=\"Portabilidad_de_datos_y_propiedad_de_los_datos\">Portabilidad de datos y propiedad de los datos<\/span><\/h3>\n<p>El trabajador tiene derecho a acceder a sus propios registros de jornada (<a href=\"https:\/\/eur-lex.europa.eu\/legal-content\/ES\/TXT\/?uri=CELEX:32016R0679\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">art\u00edculo 15 del RGPD<\/a>) y a solicitar una copia en formato estructurado y legible (art\u00edculo 20). El sistema de almacenamiento debe permitir exportar los datos de un trabajador concreto en un formato est\u00e1ndar (CSV, PDF, Excel) sin necesidad de intervenci\u00f3n t\u00e9cnica compleja.<\/p>\n<p>La <strong>propiedad de los datos<\/strong> corresponde siempre a la empresa como responsable del tratamiento. Si se cambia de proveedor, el contrato debe garantizar la devoluci\u00f3n completa de los datos en un formato exportable y su posterior eliminaci\u00f3n segura en los sistemas del proveedor saliente.<\/p>\n<h2><span id=\"Que_ocurre_si_el_almacenamiento_no_cumple_los_requisitos\">Qu\u00e9 ocurre si el almacenamiento no cumple los requisitos<\/span><\/h2>\n<p>La <a href=\"https:\/\/www.aepd.es\/derechos-y-deberes\/cumple-tus-deberes\/medidas-de-cumplimiento\/seguridad-de-los-tratamientos\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">AEPD<\/a> puede sancionar tanto el incumplimiento de las medidas de seguridad (art\u00edculo 32 del RGPD) como la vulneraci\u00f3n de los principios de integridad, confidencialidad o limitaci\u00f3n del plazo de conservaci\u00f3n (art\u00edculo 5). Las sanciones pueden alcanzar:<\/p>\n<ul>\n<li>Hasta <strong>10 millones de euros o el 2% del volumen de negocio<\/strong> por incumplimiento del art\u00edculo 32 (art. 83.4 RGPD)<\/li>\n<li>Hasta <strong>20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio<\/strong> si se aprecia vulneraci\u00f3n del art\u00edculo 5 (art. 83.5 RGPD)<\/li>\n<\/ul>\n<p>La <a href=\"https:\/\/www.mites.gob.es\/es\/sec_trabajo\/debes_saber\/desplazamiento-trabajadores\/desplazamiento\/infracciones.htm\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Inspecci\u00f3n de Trabajo<\/a>, por su parte, puede sancionar la falta de disponibilidad de los registros o su manipulaci\u00f3n. El incumplimiento del registro de jornada est\u00e1 tipificado como infracci\u00f3n grave en el <strong>art\u00edculo 7.5 de la <a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/act.php?id=BOE-A-2000-15060\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">LISOS<\/a><\/strong>, con multas de entre <strong>751 y 7.500 euros<\/strong> seg\u00fan el grado (m\u00ednimo, medio o m\u00e1ximo), conforme a la actualizaci\u00f3n introducida por la Ley 10\/2021.<\/p>\n<h2><span id=\"Conclusion\">Conclusi\u00f3n<\/span><\/h2>\n<p>Almacenar los registros de jornada de los empleados no se limita a guardar un fichero durante cuatro a\u00f1os. Implica definir una arquitectura de almacenamiento que combine cifrado en reposo, control de accesos, trazabilidad de modificaciones, backups verificables y contratos adecuados con los proveedores. La ubicaci\u00f3n de los servidores, la existencia de un DPA firmado y la capacidad de exportar los datos en cualquier momento son elementos que la AEPD y la Inspecci\u00f3n de Trabajo verifican en sus actuaciones. Elegir el sistema correcto desde el inicio evita tener que corregirlo bajo presi\u00f3n sancionadora.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Almacenar los registros de jornada de los empleados exige cumplir dos marcos normativos simult\u00e1neamente: el Estatuto de los Trabajadores, que impone conservarlos&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":19,"featured_media":59502,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[566,520],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v16.7 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>D\u00f3nde y c\u00f3mo almacenar los registros de jornada de los empleados<\/title>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/almacenar-registros-jornada-empleados\/\" \/>\n<meta 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