{"id":40133,"date":"2023-12-05T09:30:51","date_gmt":"2023-12-05T08:30:51","guid":{"rendered":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/?p=40133"},"modified":"2024-10-02T19:52:35","modified_gmt":"2024-10-02T17:52:35","slug":"email-canal-de-denuncias","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/email-canal-de-denuncias\/","title":{"rendered":"\u00bfPor qu\u00e9 no es recomendable emplear un email como canal de denuncias?"},"content":{"rendered":"<p>A la hora de habilitar un canal de denuncias en la empresa, muchas se plantean recurrir a crear una direcci\u00f3n de email para ello, pero \u00bfes suficiente?, \u00bfcumple realmente una direcci\u00f3n de <strong>email como canal de denuncias<\/strong> con la normativa vigente? En este art\u00edculo explicamos por qu\u00e9 usar \u00fanicamente una <strong>direcci\u00f3n de email para el canal de denuncias<\/strong> no es recomendable.<\/p>\n<div id=\"toc_container\" class=\"no_bullets\"><p class=\"toc_title\">Contenido del art&iacute;culo<\/p><ul class=\"toc_list\"><li><a href=\"#Sirve_el_correo_electronico_como_canal_de_denuncias\">\u00bfSirve el correo electr\u00f3nico como canal de denuncias?<\/a><\/li><li><a href=\"#3_razones_por_las_que_el_correo_electronico_no_es_adecuado_para_el_canal_de_denuncias\">3 razones por las que el correo electr\u00f3nico no es adecuado para el canal de denuncias<\/a><ul><li><a href=\"#No_cumple_adecuadamente_con_los_requisitos_legales\">No cumple adecuadamente con los requisitos legales<\/a><\/li><li><a href=\"#Peor_gestion_de_las_denuncias\">Peor gesti\u00f3n de las denuncias<\/a><\/li><li><a href=\"#Falta_de_confianza\">Falta de confianza<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#La_mejor_alternativa_al_email_para_el_canal_de_denuncias\">La mejor alternativa al email para el canal de denuncias<\/a><\/li><li><a href=\"#Te_ayudamos_a_cumplir_la_Ley_de_Proteccion_de_Datos\">Te ayudamos a cumplir la Ley de Protecci\u00f3n de Datos<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n<h2><span id=\"Sirve_el_correo_electronico_como_canal_de_denuncias\"><strong>\u00bfSirve el correo electr\u00f3nico como canal de denuncias?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>T\u00e9cnicamente, s\u00ed se puede habilitar una direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico como <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/compliance\/canal-denuncias\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">canal de denuncias<\/a>, de hecho, no son pocas las empresas o entidades p\u00fablicas que tienen una direcci\u00f3n de email creada para tal fin (normalmente, suelen crearse direcciones con el nombre \u00abcanal de denuncias\u00bb bajo el dominio principal de la organizaci\u00f3n, por ejemplo, \u00abcanaldenuncias@empresa.es\u00bb o similar).<\/p>\n<p>Hasta cierto punto, habilitar una direcci\u00f3n de email para el canal de denuncias tambi\u00e9n es legal, sin embargo, tras la entrada en vigor de la <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/compliance\/canal-denuncias\/directiva-whistleblowing\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Directiva Whistleblowing de la UE<\/a> y de la <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/compliance\/canal-denuncias\/ley\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ley del canal de denuncias<\/a> (2\/2023), puede que la direcci\u00f3n de email como canal de denuncias ya no cumpla con todos los requisitos legales con los que debe cumplir seg\u00fan estas normas, especialmente si solo se cuenta para el canal de denuncias con una direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico y no existen otros medios o sistemas internos de informaci\u00f3n de los que la direcci\u00f3n de email sea complementaria.<\/p>\n<p>Por lo tanto, pese a que habilitar una direcci\u00f3n de email como canal de denuncias puede parecer la mejor opci\u00f3n y la soluci\u00f3n m\u00e1s econ\u00f3mica, c\u00f3mo vamos a ver a continuaci\u00f3n, no es lo m\u00e1s recomendable si se quiere cumplir con la normativa vigente y, sobre todo, se quiere implantar una herramienta cuya finalidad sea promover y fomentar la denuncia interna por parte de los miembros de la empresa que sean testigos o v\u00edctimas de conductas o acciones irregulares.<\/p>\n<h2><span id=\"3_razones_por_las_que_el_correo_electronico_no_es_adecuado_para_el_canal_de_denuncias\"><strong>3 razones por las que el correo electr\u00f3nico no es adecuado para el canal de denuncias<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Hay tres razones por las que usar solo una direcci\u00f3n de email para el canal de denuncias no es adecuado y, adem\u00e1s, puede acarrear consecuencias legales para la organizaci\u00f3n. A continuaci\u00f3n detallamos cada una de estas razones.<\/p>\n<h3><span id=\"No_cumple_adecuadamente_con_los_requisitos_legales\"><strong>No cumple adecuadamente con los requisitos legales<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Empecemos por una de las razones m\u00e1s importantes, una direcci\u00f3n de email como canal de denuncias no cumple con todos los requisitos legales que tanto la normativa del canal de denuncias como la normativa de protecci\u00f3n de datos establecen para un sistema interno de informaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Por un lado, el mail no cumple con los requisitos de confidencialidad y <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/compliance\/canal-denuncias\/anonimato\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">anonimato en el canal de denuncias<\/a>, puesto que el email contiene datos personales que pueden identificar al denunciante. En el caso de que el denunciante decida crear una direcci\u00f3n de email alternativa, ya estamos oblig\u00e1ndole a tener que dar un paso extra, cuando la normativa establece que se debe facilitar el proceso de denuncia.<\/p>\n<p>La confidencialidad y la seguridad de los datos tambi\u00e9n se pueden ver comprometidas en un email, ya que estos no siempre est\u00e1n encriptados, lo que quiere decir que cualquier persona que acceda a ellos, podr\u00eda leerlo e incluso manipular o destruir la informaci\u00f3n. Adem\u00e1s, puede haber terceros que podr\u00edan acceder a la bandeja de entrada y ver estos correos con relativa facilidad (desde el personal de IT, hasta cualquier empleado, si el Responsable del canal ha dejado abierta la sesi\u00f3n en su ordenador y est\u00e9 desatendido).<\/p>\n<p>El email para el canal de denuncias tampoco representa una v\u00eda de comunicaci\u00f3n con el denunciante segura y confidencial, por las razones que hemos descrito m\u00e1s arriba.<\/p>\n<p>As\u00ed mismo, los archivos adjuntos que se puedan enviar como pruebas que respalden la denuncia, tampoco quedar\u00e1n archivados en un servidor o centro de datos seguro, lo que puede poner en riesgo su integridad, disponibilidad y confidencialidad.<\/p>\n<h3><span id=\"Peor_gestion_de_las_denuncias\"><strong>Peor gesti\u00f3n de las denuncias<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>La gesti\u00f3n del canal de denuncias por parte del Responsable debe ser \u00e1gil y eficiente, algo que un canal de denuncias a trav\u00e9s de una direcci\u00f3n de email no garantiza en absoluto.<\/p>\n<p>Al recibir las denuncias v\u00eda email, ser\u00e1 necesario registrarlas \u00abmanualmente\u00bb en el libro-registro del canal, los archivos adjuntos habr\u00e1 que guardarlos en un almacenamiento seguro y se tendr\u00e1 que notificar en plazo al denunciante de que se ha recibido la denuncia. Ninguna de estas funciones se puede hacer de manera autom\u00e1tica y si la bandeja de entrada del email del canal de denuncias no se revisa con cierta periodicidad, los plazos que da la ley podr\u00edan no cumplirse.<\/p>\n<p>Adem\u00e1s, la bandeja de entrada del correo electr\u00f3nico no permite llevar un buen seguimiento de todas las denuncias recibidas, de su estado de tramitaci\u00f3n o de c\u00f3mo han sido resueltas, como s\u00ed se puede hacer desde el dashboard o la interfaz de usuario de un programa para el canal de denuncias.<\/p>\n<h3><span id=\"Falta_de_confianza\"><strong>Falta de confianza<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>La falta de confianza es el otro gran handicap de usar una direcci\u00f3n de email para el canal de denuncias.<\/p>\n<p>C\u00f3mo dec\u00edamos arriba, uno de los objetivos de la normativa del canal de denuncias es promover y fomentar el uso del canal de denuncias para facilitar la detecci\u00f3n temprana de comportamientos, conductas o acciones irregulares o il\u00edcitas, as\u00ed como poder prevenirlas, haciendo de la organizaci\u00f3n un lugar donde se respeta y aplica la cultura del cumplimiento y la \u00e9tica.<\/p>\n<p>Una direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico no genera el nivel de confianza necesario en los empleados como para que se animen a dar el paso y denunciar aquello de lo que hayan podido ser testigos o estar sufriendo como v\u00edctimas, siendo habitual que opten por otros medios, como canales externos de denuncia o medios de comunicaci\u00f3n, lo que imposibilita la resoluci\u00f3n a nivel interno de problemas y situaciones que no habr\u00edan requerido de llegar a esos extremos, y la consecuente p\u00e9rdida o da\u00f1o a la reputaci\u00f3n de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Los empleados pueden pensar que el uso de una direcci\u00f3n de email para el canal de denuncias responde a que la organizaci\u00f3n no se toma realmente en serio esta herramienta o que apenas tendr\u00e1 supervisi\u00f3n e impacto y, por tanto, decidir\u00e1n no usarlo, convirti\u00e9ndolo en una herramienta in\u00fatil para la detecci\u00f3n temprana de irregularidades.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/auditoria\/canal-denuncias\/?utm_source=blog&amp;utm_medium=banner&amp;utm_campaign=CLICK_BANNER&amp;utm_id=comliance&amp;utm_term=canal_denuncias\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img loading=\"lazy\" class=\"aligncenter wp-image-35466 size-full\" src=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2023\/03\/banner-canal-denucias.jpg\" alt=\"\" width=\"850\" height=\"200\" srcset=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2023\/03\/banner-canal-denucias.jpg 850w, https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2023\/03\/banner-canal-denucias-300x71.jpg 300w, https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2023\/03\/banner-canal-denucias-768x181.jpg 768w, https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2023\/03\/banner-canal-denucias-360x85.jpg 360w\" sizes=\"(max-width: 850px) 100vw, 850px\" \/><\/a><\/p>\n<h2><span id=\"La_mejor_alternativa_al_email_para_el_canal_de_denuncias\"><strong>La mejor alternativa al email para el canal de denuncias<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Llegados a este punto, quiz\u00e1s te est\u00e9s preguntando cu\u00e1l es la mejor alternativa para implantar el canal de denuncias y cumplir con los requisitos que exige la normativa del canal de denuncias y la normativa de protecci\u00f3n de datos, as\u00ed como poder llevar una gesti\u00f3n \u00e1gil y eficaz del sistema y tener un medio de denuncia confiable para los empleados y miembros de la organizaci\u00f3n, as\u00ed como para otros terceros que tambi\u00e9n pueden usarlo para hacer sus denuncias (proveedores, socios comerciales, clientes, ex-empleados, etc.). La respuesta es un software para el canal de denuncias.<\/p>\n<p>Esta <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/compliance\/canal-denuncias\/software\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">soluci\u00f3n del canal de denuncias<\/a> sigue permitiendo implantar un medio digital, pero con la ventaja de que cumplir\u00e1 con los requisitos de confidencialidad y anonimato, as\u00ed como los de seguridad de la informaci\u00f3n; este tipo de programas encriptan la informaci\u00f3n de las comunicaciones, permiten habilitar una v\u00eda bidireccional confidencial de comunicaci\u00f3n entre denunciante y Responsable del canal o responsable asignado a su caso, asignan n\u00fameros de casos o similar para mantener la confidencialidad y, en su caso, el anonimato de los denunciantes, automatizan varias tareas, como el env\u00edo del acuse de recibo o el registro de las denuncias, avisan de la cercan\u00eda de plazos y permiten llevar un seguimiento centralizado de todos los casos en tramitaci\u00f3n, entre otras funciones.<\/p>\n<p>Adem\u00e1s, al permitir la denuncia an\u00f3nima y garantizar la confidencialidad, generan una mayor confianza en los futuros denunciantes. Confianza que aumentar\u00e1 si, adem\u00e1s, la valoraci\u00f3n y clasificaci\u00f3n de las denuncias las lleva a cabo un gestor externo del canal, teniendo as\u00ed una mayor independencia frente a la organizaci\u00f3n y sus responsables.<\/p>\n<p>En definitiva, aunque habilitar el canal de denuncias a trav\u00e9s de una direcci\u00f3n de email parezca la soluci\u00f3n m\u00e1s econ\u00f3mica y sencilla de implantar, si tu empresa est\u00e1 obligada a tener canal de denuncias o, no est\u00e1ndolo, quieres tomarte realmente en serio esta herramienta y la finalidad que persigue su implementaci\u00f3n, una direcci\u00f3n de email se quedar\u00e1 muy lejos de lo que exige la normativa del canal de denuncias, salvo que esta sea una v\u00eda m\u00e1s complementaria e integrada en un programa o plataforma para el canal de denuncias.<\/p>\n<div role=\"form\" class=\"wpcf7\" id=\"wpcf7-f5444-o1\" lang=\"es-ES\" dir=\"ltr\">\n<div class=\"screen-reader-response\"><\/div>\n<form action=\"\/empresas\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/40133#wpcf7-f5444-o1\" method=\"post\" class=\"wpcf7-form\" novalidate=\"novalidate\">\n<div style=\"display: none;\">\n<input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7\" value=\"5444\" \/>\n<input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_version\" value=\"5.1.7\" \/>\n<input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_locale\" value=\"es_ES\" \/>\n<input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_unit_tag\" value=\"wpcf7-f5444-o1\" \/>\n<input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_container_post\" value=\"0\" \/>\n<input type=\"hidden\" name=\"g-recaptcha-response\" value=\"\" \/>\n<\/div>\n<div>\n<picture><img alt=\"partner form icon\" loading=\"lazy\" width=\"48\" height=\"48\"  src=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2024\/12\/formicon-manos.svg\"><\/picture><\/div>\n<h2><span id=\"Te_ayudamos_a_cumplir_la_Ley_de_Proteccion_de_Datos\">Te ayudamos a cumplir la Ley de Protecci\u00f3n de Datos<\/span><\/h2>\n<p>Escr\u00edbenos o contacta con <a class=\"contactlink\" href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/contacto\/?utm_source=blog&utm_medium=cta&utm_campaign=CLICK_CTA_HEADER\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">nuestras oficinas<\/a><\/p>\n<div id=\"responsive-form\" class=\"clearfix\">\n<div class=\"form-row\">\n<div class=\"column-half\"><span class=\"wpcf7-form-control-wrap your-name\"><input type=\"text\" name=\"your-name\" value=\"\" size=\"40\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-text wpcf7-validates-as-required\" aria-required=\"true\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"Nombre*\" \/><\/span><\/div>\n<\/div>\n<div class=\"form-row\">\n<div class=\"column-half\"><span class=\"wpcf7-form-control-wrap your-tel\"><input type=\"tel\" name=\"your-tel\" value=\"\" size=\"40\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-text wpcf7-tel wpcf7-validates-as-required wpcf7-validates-as-tel\" aria-required=\"true\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"Tel\u00e9fono*\" \/><\/span><\/div>\n<div class=\"column-half\"><span class=\"wpcf7-form-control-wrap your-email\"><input type=\"email\" name=\"your-email\" value=\"\" size=\"40\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-text wpcf7-email wpcf7-validates-as-required wpcf7-validates-as-email\" aria-required=\"true\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"Email\" \/><\/span><\/div>\n<\/div>\n<div class=\"form-row\">\n<div class=\"column-half\"><span class=\"wpcf7-form-control-wrap your-message\"><textarea name=\"your-message\" cols=\"40\" rows=\"10\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-textarea\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"\u00bfEn qu\u00e9 podemos ayudarte?\"><\/textarea><\/span><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<p>\n<span class=\"wpcf7-form-control-wrap acceptance-740\"><span class=\"wpcf7-form-control wpcf7-acceptance\"><span class=\"wpcf7-list-item\"><input type=\"checkbox\" name=\"acceptance-740\" value=\"1\" aria-invalid=\"false\" \/><\/span><\/span><\/span> He le\u00eddo y acepto la <a class=\"privacidadlink\"  target=\"_blank\"  rel=\"noopener noreferrer nofollow\" href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/privacidad\/\">pol\u00edtica de privacidad<\/a>.\n<\/p>\n<p><input type=\"submit\" value=\"Solicitar informaci\u00f3n\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-submit\" \/><\/p>\n<p><script>\ndocument.addEventListener( 'wpcf7mailsent', function( event ) {\n    location = '\/empresas\/gracias\/?from=contacto';\n}, true );\n<\/script><\/p>\n<div class=\"wpcf7-response-output wpcf7-display-none\"><\/div><\/form><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>A la hora de habilitar un canal de denuncias en la empresa, muchas se plantean recurrir a crear una direcci\u00f3n de email&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":40134,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[545],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v16.7 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Email como canal de denuncias \u00bfEs recomendable? 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