{"id":36299,"date":"2023-04-25T17:52:48","date_gmt":"2023-04-25T15:52:48","guid":{"rendered":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/?p=36299"},"modified":"2024-04-02T16:45:17","modified_gmt":"2024-04-02T14:45:17","slug":"guardar-documentos-particulares","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/guardar-documentos-particulares\/","title":{"rendered":"\u00bfCu\u00e1nto tiempo se deben guardar los documentos de particulares?"},"content":{"rendered":"<p><strong>Cu\u00e1nto tiempo hay que guardar los documentos particulares<\/strong> de una empresa o aut\u00f3nomo es, posiblemente, una de las dudas m\u00e1s recurrentes dentro de la gesti\u00f3n de un negocio, ya que hay que considerar varias normativas para determinar cu\u00e1ndo y de qu\u00e9 documentos podemos deshacernos. En este art\u00edculo veremos <strong>cu\u00e1nto tiempo hay que guardar documentos<\/strong> en funci\u00f3n de su tipo y la ley que le sea de aplicaci\u00f3n.<\/p>\n<div id=\"toc_container\" class=\"no_bullets\"><p class=\"toc_title\">Contenido del art&iacute;culo<\/p><ul class=\"toc_list\"><li><a href=\"#Es_necesario_guardar_todo_tipo_de_documentos\">\u00bfEs necesario guardar todo tipo de documentos?<\/a><\/li><li><a href=\"#Cuanto_tiempo_hay_que_guardar_los_documentos_de_una_empresa\">\u00bfCu\u00e1nto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa?<\/a><ul><li><a href=\"#Normativa_mercantil\">Normativa mercantil<\/a><\/li><li><a href=\"#Normativa_fiscal\">Normativa fiscal<\/a><\/li><li><a href=\"#Normativa_de_prevencion_de_blanqueo_de_capitales\">Normativa de prevenci\u00f3n de blanqueo de capitales<\/a><\/li><li><a href=\"#Normativa_laboral\">Normativa laboral<\/a><\/li><li><a href=\"#Otros_plazos\">Otros plazos<\/a><\/li><li><a href=\"#Tabla_resumen\">Tabla resumen<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#Como_se_deben_guardar_los_documentos_en_la_empresa\">\u00bfC\u00f3mo se deben guardar los documentos en la empresa?<\/a><\/li><li><a href=\"#Que_se_debe_hacer_con_los_documentos_finalizado_el_plazo_de_conservacion\">\u00bfQu\u00e9 se debe hacer con los documentos finalizado el plazo de conservaci\u00f3n?<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n<h2><span id=\"Es_necesario_guardar_todo_tipo_de_documentos\"><strong>\u00bfEs necesario guardar todo tipo de documentos?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>La respuesta es no, no es necesario guardar todo tipo de documentos en una empresa, solo aquellos donde una ley lo exija o por razones relacionadas con posibles reclamaciones (propias o de terceros) o por cuestiones de archivo.<\/p>\n<p>En cualquier caso hay una serie de documentaci\u00f3n que empresas y aut\u00f3nomos s\u00ed est\u00e1n obligados a conservar durante un plazo de tiempo determinado, no hacerlo puede ser motivo de sanciones en funci\u00f3n de la normativa infringida (por ejemplo, no cumplir con un requerimiento de informaci\u00f3n de Hacienda, puede acarrear una sanci\u00f3n del 2% del volumen de facturaci\u00f3n).<\/p>\n<p>En general, y dejando a un lado el <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/plazos-conservacion-datos-personales\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">plazo de conservaci\u00f3n de datos personales<\/a>, que tambi\u00e9n puede afectar a la conservaci\u00f3n de documentos, el tiempo que es necesario guardar determinados documentos se basa, como dec\u00edamos, en una obligaci\u00f3n establecida en una ley o norma o en los plazos de prescripci\u00f3n de determinada documentaci\u00f3n.<\/p>\n<h2><span id=\"Cuanto_tiempo_hay_que_guardar_los_documentos_de_una_empresa\"><strong>\u00bfCu\u00e1nto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Para poder responder a la pregunta de <strong>cu\u00e1nto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa<\/strong>, debemos, por un lado, tener en cuenta el tipo de documento (facturas, libros contables, n\u00f3minas, contratos, liquidaci\u00f3n de impuestos, etc.) y, por otro lado, acudir, c\u00f3mo ya adelant\u00e1bamos en el punto anterior, a diferentes normativas que son de aplicaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Las principales normativas que debemos tener en cuenta a la hora de fijar el tiempo para guardar los documentos de cualquier negocio son cuatro: mercantil, fiscal, prevenci\u00f3n del blanqueo de capitales y laboral, aparte de otros plazos espec\u00edficos, que tambi\u00e9n hemos incluido en este art\u00edculo.<\/p>\n<p>Los plazos de conservaci\u00f3n para documentos que veremos a continuaci\u00f3n son aplicables tanto para los documentos en papel como para aquellos digitalizados (de hecho, en la medida de lo posible, es aconsejable hacer copias digitalizadas de aquella documentaci\u00f3n que solo se posea en formato f\u00edsico, ya que nos garantizar\u00e1 tener copias de la misma).<\/p>\n<h3><span id=\"Normativa_mercantil\"><strong>Normativa mercantil<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Como norma general, el art\u00edculo 30 del C\u00f3digo de Comercio establece que:<\/p>\n<blockquote><p>Los empresarios conservar\u00e1n los libros, correspondencia, documentaci\u00f3n y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis a\u00f1os, a partir del \u00faltimo asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.<\/p><\/blockquote>\n<p>Este art\u00edculo es de aplicaci\u00f3n no solo para la documentaci\u00f3n contable (como los libros de cuentas), sino para todo documento justificativo de las operaciones realizadas en la empresa.<\/p>\n<p>De manera que el plazo durante el que deben guardarse estos documentos es de <strong>6 a\u00f1os a contar desde el \u00faltimo d\u00eda de cada ejercicio<\/strong> (habitualmente, el 31 de diciembre), salvo que otra norma marque un plazo superior.<\/p>\n<p>Aparte de este plazo, se recomienda conservar de forma indefinida los siguientes documentos:<\/p>\n<ul>\n<li>Libros oficiales de contabilidad<\/li>\n<li>Cuentas Anuales formadas<\/li>\n<li>Contratos a largo plazo<\/li>\n<li>Copias de seguridad digitalizadas de los registros contables<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span id=\"Normativa_fiscal\"><strong>Normativa fiscal<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>En lo que respecta a la documentaci\u00f3n fiscal, la Ley General Tributaria fija un plazo de <strong>prescripci\u00f3n de 4 a\u00f1os<\/strong> para las declaraciones de impuestos, que comienzan a computar desde la finalizaci\u00f3n del plazo de presentaci\u00f3n de las declaraciones (teniendo en cuenta que el plazo puede interrumpirse si Hacienda lleva a cabo alguna acci\u00f3n que haya sido notificada o si el contribuyente realiza alguna reclamaci\u00f3n o recurso).<\/p>\n<p>As\u00ed mismo, la normativa fija un <strong>plazo de 10 a\u00f1os de prescripci\u00f3n<\/strong> para la comprobaci\u00f3n de bases o cuotas compensadas o pendientes de compensaci\u00f3n o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicaci\u00f3n (es decir, para las declaraciones que han salido negativas o a devolver).<\/p>\n<p>En cualquier caso, se recomienda conservar cualquier documentaci\u00f3n con trascendencia tributaria durante 6 a\u00f1os, porque Hacienda puede solicitarnos esta documentaci\u00f3n como comprobaci\u00f3n de la actividad de terceros en un proceso de inspecci\u00f3n.<\/p>\n<h3><span id=\"Normativa_de_prevencion_de_blanqueo_de_capitales\"><strong>Normativa de prevenci\u00f3n de blanqueo de capitales<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>La Ley de Prevenci\u00f3n de Blanqueo de Capitales establece, para los sujetos obligados por esta ley (entidades financieras, aseguradoras), a conservar toda la documentaci\u00f3n relacionada con sus operaciones durante un <strong>per\u00edodo de 10 a\u00f1os<\/strong>.<\/p>\n<h3><span id=\"Normativa_laboral\"><strong>Normativa laboral<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Los plazos de prescripci\u00f3n que establece la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social son:<\/p>\n<ul>\n<li>3 a\u00f1os para las infracciones en el \u00e1mbito laboral<\/li>\n<li>5 a\u00f1os para las infracciones relacionadas con la Seguridad Social<\/li>\n<\/ul>\n<p>Por otro lado, tambi\u00e9n se fijan plazos espec\u00edficos de conservaci\u00f3n para los siguientes documentos:<\/p>\n<ul>\n<li>Contratos de trabajo: 4 a\u00f1os<\/li>\n<li>Registros de la jornada laboral: 4 a\u00f1os<\/li>\n<li>Documentos de afiliaci\u00f3n, altas, bajas o variaciones: 5 a\u00f1os<\/li>\n<li>Documentos de cotizaci\u00f3n: 5 a\u00f1os<\/li>\n<li>Justificantes de pago de salarios: 5 a\u00f1os<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span id=\"Otros_plazos\"><strong>Otros plazos<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Aparte de los plazos de conservaci\u00f3n que hemos visto en los puntos anteriores, existen otros plazos para determinada documentaci\u00f3n:<\/p>\n<ul>\n<li>Facturas y otros comprobantes de inmovilizado (aquel que puede amortizarse a lo largo de varios ejercicios), as\u00ed como otros gastos e ingresos que se imputen en la cuenta de p\u00e9rdidas y ganancias: El plazo de prescripci\u00f3n se computa desde el ejercicio de la \u00faltima amortizaci\u00f3n practicada.<\/li>\n<li>Pr\u00e9stamos: hasta que sean devueltos.<\/li>\n<li>Documentaci\u00f3n relativa a bienes de inversi\u00f3n: hasta que se cumple el plazo de regularizaci\u00f3n del IVA (5, con car\u00e1cter general, 10 a\u00f1os para terrenos y edificaciones).<\/li>\n<\/ul>\n<p>Cabe se\u00f1alar que para otros tipos de documentaci\u00f3n tambi\u00e9n existen plazos establecidos por distintas leyes, es el caso, por ejemplo, respecto a <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/tiempo-guardar-historial-medico\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">cu\u00e1nto tiempo se guarda un historial m\u00e9dico<\/a> (que depende de la Ley de Autonom\u00eda del Paciente y de otras normas auton\u00f3micas relacionadas), o <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/tiempo-conservacion-imagenes-videovigilancia\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">cu\u00e1nto tiempo se guardan las grabaciones de seguridad<\/a> (que depende de la normativa de protecci\u00f3n de datos); como norma general, 5 a\u00f1os y 30 d\u00edas respectivamente.<\/p>\n<h3><span id=\"Tabla_resumen\"><strong>Tabla resumen<\/strong><\/span><\/h3>\n<div class=\"data-table\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th style=\"text-align: center;\">Tipo de documentaci\u00f3n<\/th>\n<th style=\"text-align: center;\">Plazo de conservaci\u00f3n<\/th>\n<th style=\"text-align: center;\">Normativa<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td style=\"text-align: left;\">Mercantil y contable<\/td>\n<td style=\"text-align: left;\">6 a\u00f1os<\/td>\n<td style=\"text-align: left;\">C\u00f3digo de Comercio<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Fiscal \u2013 Impuestos<\/td>\n<td>4 a\u00f1os<\/td>\n<td>Ley General Tributaria<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Fiscal \u2013 Comprobaci\u00f3n de bases o cuotas compensadas o deducciones<\/td>\n<td>10 a\u00f1os<\/td>\n<td>Ley General Tributaria<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Blanqueo de capitales \u2013 Operaciones<\/td>\n<td>10 a\u00f1os<\/td>\n<td>Ley de Prevenci\u00f3n de Blanqueo de Capitales<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Infracciones laborales<\/td>\n<td>3 a\u00f1os<\/td>\n<td>Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Infracciones Seguridad Social<\/td>\n<td>5 a\u00f1os<\/td>\n<td>Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Contratos de trabajo<\/td>\n<td>4 a\u00f1os<\/td>\n<td>Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Registros de la jornada laboral<\/td>\n<td>4 a\u00f1os<\/td>\n<td>Estatuto de los Trabajadores<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Documentos de afiliaci\u00f3n, altas, bajas o variaciones<\/td>\n<td>5 a\u00f1os<\/td>\n<td>Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Documentos de cotizaci\u00f3n<\/td>\n<td>5 a\u00f1os<\/td>\n<td>Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td style=\"text-align: left;\">Justificantes de pago de salarios<\/td>\n<td style=\"text-align: left;\">5 a\u00f1os<\/td>\n<td style=\"text-align: left;\">Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<h2><span id=\"Como_se_deben_guardar_los_documentos_en_la_empresa\"><strong>\u00bfC\u00f3mo se deben guardar los documentos en la empresa?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Ahora que ya tenemos m\u00e1s claro durante <strong>cu\u00e1nto tiempo hay que guardar los documentos<\/strong> en las empresas, veamos c\u00f3mo deben conservarse estos.<\/p>\n<p>C\u00f3mo ya hemos adelantado, es recomendable guardar una copia digital de aquellos documentos que solo tengamos en papel. As\u00ed mismo, los documentos deben conservarse de manera ordenada y en un lugar donde no puedan sufrir da\u00f1os.<\/p>\n<p>En caso de que los documentos a guardar tengan datos personales, deberemos asegurarnos que nadie que no est\u00e9 autorizado, pueda acceder a ellos, aplicando para ello las medidas t\u00e9cnicas y organizativas necesarias (por ejemplo, para la documentaci\u00f3n f\u00edsica, archivadores con llave).<\/p>\n<h2><span id=\"Que_se_debe_hacer_con_los_documentos_finalizado_el_plazo_de_conservacion\"><strong>\u00bfQu\u00e9 se debe hacer con los documentos finalizado el plazo de conservaci\u00f3n?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Una vez finalizado el plazo de conservaci\u00f3n establecido para cada tipo de documentaci\u00f3n, debemos proceder a la <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/destruccion-documentos-lopd\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">destrucci\u00f3n de documentos<\/a>; en el caso de documentaci\u00f3n con datos personales o informaci\u00f3n documental, deberemos recurrir a la destrucci\u00f3n segura de documentos, bien realiz\u00e1ndola nosotros mismos o bien contratando los servicios de una empresa especializada en la materia. En cualquier caso, la destrucci\u00f3n debe asegurar que los datos personales o la informaci\u00f3n confidencial no son legibles o pueden usarse por terceros.<\/p>\n<p>Esperamos haber resuelto vuestras dudas sobre cu\u00e1nto tiempo hay que guardar los documentos particulares de empresas y aut\u00f3nomos. En cualquier caso, y con car\u00e1cter general, ante la ausencia de una norma espec\u00edfica, siempre deb\u00e9is aplicar los 6 a\u00f1os establecidos en el C\u00f3digo de Comercio.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Cu\u00e1nto tiempo hay que guardar los documentos particulares de una empresa o aut\u00f3nomo es, posiblemente, una de las dudas m\u00e1s recurrentes dentro&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":36302,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[534],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v16.7 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>\u00bfCu\u00e1nto tiempo guardar los documentos particulares? | Grupo Atico34<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"\u00bfCu\u00e1nto tiempo hay que guardar los documentos particulares de empresas y aut\u00f3nomos? \u00bfSe debe guardar todo tipo de documentos? 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