Contenido del artículo<\/p>
- \u00bfQu\u00e9 dice la normativa de protecci\u00f3n de datos sobre la destrucci\u00f3n de documentos?<\/a><\/li>
- \u00bfQu\u00e9 documentos deben destruirse seg\u00fan el RGPD y la LOPDGDD?<\/a>
- Clasificaci\u00f3n de la informaci\u00f3n<\/a><\/li><\/ul><\/li>
- \u00bfC\u00f3mo deben destruirse los documentos con informaci\u00f3n personal?<\/a>
- Empresa externa<\/a><\/li>
- Trituradora de papel o quema de papel<\/a><\/li><\/ul><\/li>
- No destruir documentaci\u00f3n con datos personales puede ser motivo de sanci\u00f3n<\/a><\/li>
- Te ayudamos a cumplir la Ley de Protecci\u00f3n de Datos<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n
\u00bfQu\u00e9 dice la normativa de protecci\u00f3n de datos sobre la destrucci\u00f3n de documentos?<\/strong><\/span><\/h2>\n
Ni la LOPDGDD<\/a> ni el RGPD hablan expl\u00edcitamente de la destrucci\u00f3n de documentos<\/strong>, pero s\u00ed establecen el derecho de supresi\u00f3n de los interesados, as\u00ed como la obligaci\u00f3n de suprimir o eliminar los datos personales cuando estos ya hayan cumplido la finalidad para la que fueron recogidos, dejando la decisi\u00f3n de ese plazo para la destrucci\u00f3n en manos de responsables y encargados del tratamiento.<\/p>\n
Por lo tanto, en cierto sentido, s\u00ed establecen una normativa sobre la destrucci\u00f3n de documentos<\/strong> que contengan informaci\u00f3n o datos de car\u00e1cter personal<\/a>, es decir, datos que puedan servir para identificar a una persona f\u00edsica, como los que podemos encontrar en facturas, n\u00f3minas, contratos, fichas de empleados, fichas de clientes, etc.<\/p>\n
Tanto la LOPDGDD como el RGPD hacen referencia a cualquier soporte que pueda contener datos personales, lo que engloba a dispositivos digitales (ordenadores, discos duros, memorias externas, etc.), y documentos f\u00edsicos. En este art\u00edculo nos vamos a centrar en la destrucci\u00f3n de documentos f\u00edsicos, es decir, en papel, puesto que, pese a la transformaci\u00f3n digital que viven muchas empresas, estas todav\u00eda generan gran cantidad de documentaci\u00f3n f\u00edsica.<\/p>\n
Cabe se\u00f1alar que existen otras normas o est\u00e1ndares para la destrucci\u00f3n de documentos que debemos conocer, especialmente si vamos a contratar este servicio a una empresa externa. Estos est\u00e1ndares o normas, que adem\u00e1s son certificables, son la Norma DIN 66399<\/strong>, la Norma ISO 27001<\/a><\/strong> y la Norma UNE 15713<\/strong>.<\/p>\n
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<\/a> \n\u00bfQu\u00e9 documentos deben destruirse seg\u00fan el RGPD y la LOPDGDD?<\/strong><\/span><\/h2>\n
De acuerdo a la normativa de protecci\u00f3n de datos, deber\u00e1n destruirse todos aquellos documentos que contengan datos personales, como son:<\/p>\n
- \n
- Listas de clientes<\/li>\n
- Facturas<\/li>\n
- Presupuestos<\/li>\n
- Fichas de empleados<\/li>\n
- Informes m\u00e9dicos<\/li>\n
- Curriculums<\/li>\n
- N\u00f3minas<\/li>\n
- Correos electr\u00f3nicos<\/li>\n
- Solicitudes de empleo<\/li>\n
- Informes de candidatos<\/li>\n
- Contratos<\/li>\n
- Informes de recursos humanos, etc.<\/li>\n<\/ul>\n
Siempre que un documento contenga alg\u00fan tipo de dato personal, debemos proceder a su destrucci\u00f3n cuando el documento haya finalizado su ciclo de vida para la empresa o cuando la normativa de protecci\u00f3n de datos nos indica que debemos eliminarlos.<\/p>\n
Clasificaci\u00f3n de la informaci\u00f3n<\/strong><\/span><\/h3>\n
M\u00e1s all\u00e1 de establecer la definici\u00f3n de datos personales, ni el RGPD ni la LOPDGDD nos ofrecen una clasificaci\u00f3n de la informaci\u00f3n, pero si los est\u00e1ndares que se\u00f1alamos m\u00e1s arriba s\u00ed lo hacen, de manera que a trav\u00e9s de esa clasificaci\u00f3n se establece c\u00f3mo debe ser la destrucci\u00f3n de documentos, b\u00e1sicamente, dicen c\u00f3mo debe resultar dicha destrucci\u00f3n (tama\u00f1o de las part\u00edculas, m\u00e9todo m\u00e1s adecuado, etc.).<\/p>\n
Dependiendo del est\u00e1ndar escogido para el protocolo de destrucci\u00f3n de documentos<\/strong>, la empresa se atendr\u00e1 a una u otra clasificaci\u00f3n. As\u00ed, la Norma DIN 66399 establece 3 clases de documentos y 7 niveles de seguridad para ellos. Mientras que la Norma UNE 15713 establece 8 clases de soportes, siendo la Clase A la correspondiente a los documentos en papel y la H a radiograf\u00edas y diapositivas.<\/p>\n
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<\/p>\n\u00bfC\u00f3mo deben destruirse los documentos con informaci\u00f3n personal?<\/strong><\/span><\/h2>\n
A la hora de proceder con la destrucci\u00f3n de datos personales<\/strong>, las empresas pueden recurrir a dos v\u00edas, bien hacerlo ellas mismas o bien contratar los servicios de una empresa externa especializada en la destrucci\u00f3n de documentos.<\/p>\n
Empresa externa<\/strong><\/span><\/h3>\n
Recurrir a los servicios de una empresa externa se recomienda especialmente cuando la empresa genera una gran volumen de documentaci\u00f3n, puesto que estas empresas, especialmente las certificadas por la Norma UNE 15713, cuentan con un protocolo que garantiza la seguridad y confidencialidad de la informaci\u00f3n contenida en los documentos a destruir desde el mismo momento en que estos se desechan por parte de la empresa, deposit\u00e1ndose en contenedores espec\u00edficos y sellados para ello, que despu\u00e9s recoge la empresa de destrucci\u00f3n.<\/p>\n
La certificaci\u00f3n asegura que la empresa proceder\u00e1 a la destrucci\u00f3n de la documentaci\u00f3n aplicando todas las medidas de seguridad<\/a> y garant\u00edas necesarias. Y si se produce alg\u00fan fallo y filtraci\u00f3n, ser\u00e1 esta empresa la responsable y no nosotros. As\u00ed mismo, tambi\u00e9n garantiza una destrucci\u00f3n eficaz y de acuerdo a las normas de medioambiente.<\/p>\n
Trituradora de papel o quema de papel<\/strong><\/span><\/h3>\n
Cuando nos preguntamos por primera vez \u00bfc\u00f3mo puedo destruir los documentos<\/strong> obsoletos de mi empresa?, las trituradoras de papel son normalmente la primera respuesta y si nuestra empresa o negocio son peque\u00f1os y no generamos una gran cantidad de documentaci\u00f3n en formato f\u00edsico, la trituradora de papel es una soluci\u00f3n muy v\u00e1lida, aunque consume tiempo y tambi\u00e9n debemos asegurarnos de que el papel queda destruido de acuerdo a los est\u00e1ndares, es decir, no se puede recomponer f\u00e1cilmente para recuperar la informaci\u00f3n destruida. As\u00ed, cuanto m\u00e1s sensibles sean los datos, m\u00e1s peque\u00f1as deben resultar las part\u00edculas de papel destruido (en este caso no servir\u00edan las trituradoras que hacen tiras de papel).<\/p>\n
La segunda opci\u00f3n ser\u00eda la quema de los documentos. Esta forma asegura, cuando se lleva a cabo de forma adecuada, la completa destrucci\u00f3n de los documentos, pero, a no ser que la actividad de tu empresa implique tener un horno o caldera donde poder destruir los papeles de forma segura, la quema puede resultar peligrosa y no siempre hacerse de acuerdo a las leyes medioambientales.<\/p>\n
No destruir documentaci\u00f3n con datos personales puede ser motivo de sanci\u00f3n<\/strong><\/span><\/h2>\n
No destruir documentos que contengan datos personales siguiendo la normativa, es motivo de sanci\u00f3n, de hecho ha habido casos de empresas sancionadas por tirar este tipo de documentos al contenedor de basura. La protecci\u00f3n de datos personales, como hemos visto en este art\u00edculo, tambi\u00e9n implica su destrucci\u00f3n de manera que terceros no puedan acceder a ellos.<\/p>\n
Las sanciones<\/a> que establecen el RGPD y la LOPDGDD pueden alcanzar hasta los 40.000 euros por infracciones leves, y hasta los 20 millones de euros (o el 4% de la facturaci\u00f3n anual) por infracciones muy graves. Por lo tanto, la cuant\u00eda que se puede imponer por no destruir de forma adecuada o en plazo la documentaci\u00f3n con datos personales depender\u00e1 la gravedad de la situaci\u00f3n y de la cantidad de datos que hayan podido verse afectados, as\u00ed como de su categor\u00eda.<\/p>\n
Es importante se\u00f1alar que, aunque la LOPDGDD y el RGPD obliguen la destrucci\u00f3n de documentos que contengan datos personales, debemos tener en cuenta tambi\u00e9n los diferentes plazos de conservaci\u00f3n<\/a> de documentaci\u00f3n que establecen otras leyes, antes de proceder a su eliminaci\u00f3n.<\/p>\n
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- Trituradora de papel o quema de papel<\/a><\/li><\/ul><\/li>
- \u00bfC\u00f3mo deben destruirse los documentos con informaci\u00f3n personal?<\/a>
- \u00bfQu\u00e9 documentos deben destruirse seg\u00fan el RGPD y la LOPDGDD?<\/a>