{"id":23901,"date":"2022-04-04T18:04:41","date_gmt":"2022-04-04T16:04:41","guid":{"rendered":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/?p=23901"},"modified":"2024-11-27T16:41:47","modified_gmt":"2024-11-27T15:41:47","slug":"proteccion-datos-whatsapp","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/proteccion-datos-whatsapp\/","title":{"rendered":"Ley Protecci\u00f3n de datos en WhatsApp (LOPD y RGPD)"},"content":{"rendered":"<p>Con millones de usuarios activos en todo el mundo, es normal que las empresas hayan decidido usar WhatsApp para comunicarse tanto de manera interna como con sus clientes. Sin embargo, no debemos olvidar qu\u00e9 dice la normativa de protecci\u00f3n de datos respecto al uso de este tipo de aplicaciones para llevar a cabo comunicaciones internas o comerciales. Por este motivo, vamos a dedicar este art\u00edculo a explicar c\u00f3mo cumplir con la <strong>ley de protecci\u00f3n de datos en WhatsApp<\/strong>\u00a0para empresas.<\/p>\n<div id=\"toc_container\" class=\"no_bullets\"><p class=\"toc_title\">Contenido del art&iacute;culo<\/p><ul class=\"toc_list\"><li><a href=\"#Es_legal_usar_WhatsApp_en_una_empresa\">\u00bfEs legal usar WhatsApp en una empresa?<\/a><\/li><li><a href=\"#Como_cumplir_con_la_proteccion_de_datos_en_WhatsApp\">\u00bfC\u00f3mo cumplir con la protecci\u00f3n de datos en WhatsApp?<\/a><\/li><li><a href=\"#WhatsApp_Business_y_RGPD\">WhatsApp Business y RGPD<\/a><\/li><li><a href=\"#Como_pasar_datos_personales_por_WhatsApp_y_cumplir_el_RGPD\">\u00bfC\u00f3mo pasar datos personales por WhatsApp y cumplir el RGPD? <\/a><\/li><li><a href=\"#Te_ayudamos_a_cumplir_la_Ley_de_Proteccion_de_Datos\">Te ayudamos a cumplir la Ley de Protecci\u00f3n de Datos<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n<h2><span id=\"Es_legal_usar_WhatsApp_en_una_empresa\"><strong>\u00bfEs legal usar WhatsApp en una empresa?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>El uso de WhatsApp en una empresa para mantener comunicaciones con clientes, proveedores o empleados no est\u00e1 prohibido, siempre y cuando se cumpla con el RGPD. Sin embargo, debemos ser muy cuidadosos con la informaci\u00f3n personal que compartimos y procesamos a trav\u00e9s de la aplicaci\u00f3n. Es fundamental informar a los interesados sobre el tratamiento de sus datos y, sobre todo, asegurarse de que WhatsApp no utilice dicha informaci\u00f3n con fines no autorizados.<\/p>\n<p>De cara al cumplimiento del <strong>RGPD al usar WhatsApp<\/strong> en la empresa, debemos distinguir entre el uso de WhatsApp Messenger y WhatsApp Business, porque si bien el primero podemos usarlo para comunicarnos con los empleados, para las comunicaciones con clientes, debemos usar el segundo. En cualquier caso, m\u00e1s adelante profundizaremos m\u00e1s en WhatsApp Business.<\/p>\n<h2><span id=\"Como_cumplir_con_la_proteccion_de_datos_en_WhatsApp\"><strong>\u00bfC\u00f3mo cumplir con la protecci\u00f3n de datos en WhatsApp?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Cumplir con la <strong>protecci\u00f3n de datos en WhatsApp<\/strong> requiere que las empresas tengan en cuenta las siguientes consideraciones:<\/p>\n<ul>\n<li>La licitud del tratamiento se podr\u00e1 establecer en el consentimiento expl\u00edcito de los interesados (siempre en el caso de los clientes) o en el inter\u00e9s leg\u00edtimo de la empresa (en el caso de los empleados).<\/li>\n<li>El tel\u00e9fono del administrador del grupo deber\u00e1 ser propiedad de la empresa, quien deber\u00e1 haber implementado las medidas t\u00e9cnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos.<\/li>\n<li>Se informar\u00e1 a los interesados del tratamiento de sus datos y de la finalidad, en este caso, el env\u00edo de mensajes a trav\u00e9s de la aplicaci\u00f3n (por ejemplo, en el caso de un grupo que re\u00fana a los empleados, informar el tipo de comunicaciones que se realizar\u00e1n a trav\u00e9s de WhatsApp).<\/li>\n<li>Si se usa como canal de comunicaci\u00f3n entre los empleados, el grupo deber\u00e1 crearlo un responsable de la empresa. Adem\u00e1s, si los n\u00fameros de tel\u00e9fono de los empleados son n\u00fameros privados, deber\u00e1 recabarse el consentimiento de estos para unirlos al grupo y los trabajadores podr\u00e1n revocar el consentimiento para estar en el grupo en cualquier momento.<\/li>\n<li>Si se utiliza WhatsApp como v\u00eda de comunicaci\u00f3n con los empleados, se recomienda que se use solo como medio informativo, es decir, para transmitir la informaci\u00f3n general a la plantilla y no para realizar comunicaciones individuales.<\/li>\n<li>No usar WhatsApp para compartir datos personales o informaci\u00f3n confidencial entre la empresa y sus clientes o sus empleados, puesto que el control de estos depender\u00e1 de la pol\u00edtica de privacidad en WhatsApp, quedando as\u00ed fuera de las manos de la empresa.<\/li>\n<li>Si se usa WhatsApp Business, suscribir con WhatsApp un acuerdo de encargado de tratamiento, tal y como recoge el art\u00edculo 28 del RGPD.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Solo si observamos estas condiciones y cumplimos con los requisitos derivados de ellas para <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/privacidad-datos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">garantizar la privacidad de los datos<\/a>, podremos usar WhatsApp en la empresa cumpliendo la <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/nueva-ley-proteccion-datos-2018\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ley de protecci\u00f3n de datos<\/a> (LOPD y RGPD).<\/p>\n<p>Finalmente, cabe se\u00f1alar que si en la empresa, son los propios trabajadores quienes crean los grupos para comunicarse entre ellos o con el empleador, la empresa no tendr\u00e1 que aplicar ninguna medida espec\u00edfica de la <strong>LOPD y el RGPD sobre WhatsApp<\/strong>, ya que estar\u00edamos hablando de un uso particular de la app por parte de los empleados, que utilizar\u00e1n WhatsApp Messenger.<\/p>\n<a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/contacto\/?utm_source=blog&utm_medium=banner&utm_campaign=CLICK_BANNER_LOPD\"><img class=\"aligncenter size-full wp-image-20468\" src=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/banner-presupuestos-proteccion-datos.svg\" alt=\"tarifas proteccion datos\" width=\"1000\" height=\"563\" \/><\/a>&nbsp;\n<h2><span id=\"WhatsApp_Business_y_RGPD\"><strong>WhatsApp Business y RGPD<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>WhatsApp Business es una versi\u00f3n dise\u00f1ada espec\u00edficamente para que las empresas gestionen su comunicaci\u00f3n con clientes de forma m\u00e1s profesional. Aunque ofrece funcionalidades adicionales respecto a la versi\u00f3n est\u00e1ndar, como la automatizaci\u00f3n de respuestas o la creaci\u00f3n de cat\u00e1logos de productos, tambi\u00e9n es necesario cumplir con la normativa de protecci\u00f3n de datos, ya que los <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/datos-personales-recoge-whatsapp\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">datos personales que recoge WhatsApp<\/a> en ambas versiones son los mismos.<\/p>\n<p>Respecto al uso de <strong>WhatsApp Business y el RGPD<\/strong>, debemos tener en cuenta que la empresa sigue siendo responsable del tratamiento y, por tanto, quien debe garantizar que los datos personales comunicados a trav\u00e9s de la aplicaci\u00f3n cumplan con la normativa, lo que incluye:<\/p>\n<ul>\n<li>Informar a los usuarios sobre c\u00f3mo se tratar\u00e1n sus datos.<\/li>\n<li>Obtener el consentimiento expl\u00edcito para enviarles mensajes de marketing.<\/li>\n<li>Asegurarse de que cualquier tratamiento de datos sea transparente y limitado a los fines para los que se obtuvo el consentimiento.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Adem\u00e1s, y c\u00f3mo ya indicamos, al tratarse de un servicio que requiere la comunicaci\u00f3n de datos personales, la empresa debe asegurarse de que WhatsApp Business cumple con su rol de encargado del tratamiento, tal y como se establece en el art\u00edculo 28.1 del RGPD:<\/p>\n<blockquote><p>Cuando se vaya a realizar un tratamiento por cuenta de un responsable del tratamiento, este elegir\u00e1 \u00fanicamente un encargado que ofrezca garant\u00edas suficientes para aplicar medidas t\u00e9cnicas y organizativas apropiadas, de manera que el tratamiento sea conforme con los requisitos del presente Reglamento y garantice la protecci\u00f3n de los derechos del interesado.<\/p><\/blockquote>\n<p>Actualmente, WhatsApp (que pertenece a Meta y tiene sede en Irlanda) cumple con el RGPD, por lo que al firmar el acuerdo de encargo de tratamiento, estar\u00edamos cumpliendo con la normativa en ese aspecto.<\/p>\n<p>As\u00ed mismo, es recomendable que incluso para las comunicaciones con los empleados, la empresa use la versi\u00f3n de WhatsApp Business, ya que facilita el cumplimiento de la normativa.<\/p>\n<h2><span id=\"Como_pasar_datos_personales_por_WhatsApp_y_cumplir_el_RGPD\"><strong>\u00bfC\u00f3mo pasar datos personales por WhatsApp y cumplir el RGPD? <\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Para <strong>pasar datos personales por WhatsApp<\/strong> y hacerlo cumpliendo el RGPD y la LOPD, hay una serie de requisitos que cumplir, tanto si es para comunicarnos con los empleados como con los clientes:<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" class=\"aligncenter size-full wp-image-27284\" src=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/requisitos-proteccion-datos-whatsapp.jpg\" alt=\"Requisitos protecci\u00f3n datos whatsapp\" width=\"1140\" height=\"568\" srcset=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/requisitos-proteccion-datos-whatsapp.jpg 1140w, https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/requisitos-proteccion-datos-whatsapp-300x149.jpg 300w, https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/requisitos-proteccion-datos-whatsapp-1024x510.jpg 1024w, https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/requisitos-proteccion-datos-whatsapp-768x383.jpg 768w, https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/requisitos-proteccion-datos-whatsapp-360x179.jpg 360w\" sizes=\"(max-width: 1140px) 100vw, 1140px\" \/><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Informa a tus clientes y\/o empleados: <\/strong>A la hora de usar WhatsApp de acuerdo al RGPD y la LOPD para comunicar con nuestros clientes debemos tener en cuenta:\n<ul>\n<li>En primer lugar, se debe constatar la licitud del tratamiento (usar los datos personales, en este caso el n\u00famero de m\u00f3vil, para contactar con el cliente a trav\u00e9s de la app), tal y como se recoge en el art\u00edculo 6 del RGPD. En este caso, ser\u00e1 l\u00edcito usar WhatsApp si el interesado (el cliente) ha dado su consentimiento para ello o si es necesario para la ejecuci\u00f3n de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicaci\u00f3n a petici\u00f3n de este de medidas precontractuales.<\/li>\n<li>En segundo lugar, se debe cumplir con las indicaciones del art\u00edculo 13 del RGPD, informando a los interesados de la identidad del responsable del tratamiento, la finalidad del tratamiento y la legitimaci\u00f3n del tratamiento, los destinatarios de los datos (que en este caso son la empresa y WhatsApp), qu\u00e9 derechos amparan a los interesados, en caso de haberlo, los datos de contacto del delegado de protecci\u00f3n de datos y un enlace a la pol\u00edtica de privacidad de la empresa.<\/li>\n<li>Esta informaci\u00f3n se debe ofrecer en el primer mensaje que abra la conversaci\u00f3n, en lo que se conoce como la primera capa informativa. WhatsApp Business dispone de una API que permite implementar diferentes funciones, incluida una que permite obtener el consentimiento de los usuarios antes de empezar a interactuar con ellos a trav\u00e9s de la app.<\/li>\n<li>Respecto a la comunicaci\u00f3n con empleados a trav\u00e9s de WhatsApp, ya hemos visto que cuando es el empleador quien crea el grupo, debe informar previamente a los trabajadores, para que puedan aceptar o no unirse al mismo. Adem\u00e1s, se debe incluir la misma primera capa de informaci\u00f3n en el primer mensaje o mensaje de bienvenida, tal y como describimos para las comunicaciones con clientes.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong>Recaba el consentimiento expreso para usar WhatsApp: <\/strong>Como ya hemos adelantado, para que una empresa pueda usar WhatsApp como medio de comunicaci\u00f3n con sus clientes o empleados debe recabar el consentimiento expreso de estos para ello (m\u00e1s abajo os dejamos un <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/consentimiento-expreso\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ejemplo de consentimiento expreso<\/a> para WhatsApp). A lo que debemos sumar, en el caso de las comunicaciones comerciales a trav\u00e9s de WhatsApp, los requisitos recogidos en el art\u00edculo 21 de LSSI-CE:\n<ul>\n<li>No se podr\u00e1 usar WhatsApp para enviar comunicaciones publicitarias o promocionales si el destinatario no ha dado su consentimiento expreso para ello o no lo ha solicitado previamente.<\/li>\n<li>Se permiten en caso de que haya una relaci\u00f3n contractual previa, siempre que se haya obtenido de forma l\u00edcita y haga referencia a productos o servicios similares a los ya contratados con la empresa.<\/li>\n<li>Ofrecer la posibilidad al destinatario de oponerse al tratamiento de sus datos con fines comerciales, de forma sencilla y gratuita, tanto en el momento de solicitar el consentimiento como en cualquiera otra de las comunicaciones enviadas.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong>Asegura la confidencialidad de los datos: <\/strong>Al usar WhatsApp como medio de comunicaci\u00f3n entre empresa y clientes y\/o empleados, se debe garantizar en todo momento la confidencialidad de los datos personales que manejan a trav\u00e9s de ella. Esto es importante cuando la app se emplea para comunicaciones comerciales, ya que es esencial asegurarse de que ni clientes ni empleados comuniquen datos personales en las conversaciones y, en caso de hacerlo, borrarlos tan r\u00e1pido como sea posible. La comunicaci\u00f3n con clientes a trav\u00e9s de WhatsApp siempre debe ser dentro de un contexto profesional y no emplear para ello los tel\u00e9fonos personales de los empleados. En cuanto a la comunicaci\u00f3n con empleados, se aplican los mismos principios, no compartir informaci\u00f3n personal o datos personales (m\u00e1s all\u00e1 de los que emplea la app) en las conversaciones del grupo. Se debe reforzar la idea de que es un canal para comunicaciones relacionadas con el trabajo y no para hablar con los compa\u00f1eros.<\/li>\n<li><strong>Implanta medidas de seguridad sobre los datos que se env\u00edan y almacenan: <\/strong>Es responsabilidad de la empresa implantar las medidas de seguridad necesarias que garanticen la protecci\u00f3n de datos al usar WhatsApp, en concreto, las medidas referentes a la custodia de los tel\u00e9fonos m\u00f3viles usados para estas comunicaciones y en los que se almacenan los datos personales de clientes y empleados. Habr\u00e1 que llevar a cabo un an\u00e1lisis de riesgos sobre el uso de WhatsApp para determinar qu\u00e9 riesgos existen para los datos personales de clientes y empleados y poder establecer las medidas de seguridad necesarias para mitigarlos.<\/li>\n<li><strong>Atiende y responde a las solicitudes de derechos ARSULIPO: <\/strong>Como en cualquier tratamiento de datos personales, la empresa debe atender cualquier solicitud referente a los <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/derecho-acceso-rgpd\/\">derechos de acceso<\/a>, <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/derecho-rectificacion\/\">rectificaci\u00f3n<\/a>, supresi\u00f3n, <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/derecho-limitacion-tratamiento\/\">limitaci\u00f3n<\/a> u <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/derecho-de-oposicion\/\">oposici\u00f3n<\/a> que reciba respecto a los datos tratados al usar WhatsApp para comunicarse con clientes y empleados. Para dar curso a estas solicitudes, el responsable del tratamiento deber\u00e1 ponerse en contacto con WhatsApp, informar sobre el derecho que se desea ejercer, poniendo en copia del correo a la persona que ha hecho la solicitud.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Es importante que las empresas cumplan con estos requisitos para usar <strong>WhatsApp de acuerdo al RGPD y la LOPD<\/strong> y evitar denuncias y posibles sanciones(puesto que ya hay varias resoluciones de la AEPD en la que se ha sancionado a empresas por a\u00f1adir a grupos de WhatsApp tanto a clientes como empleados sin contar con su consentimiento o cualquier otra base jur\u00eddica que lo legitimara).<\/p>\n<p>C\u00f3mo dec\u00edamos m\u00e1s arriba, para cumplir la ley de protecci\u00f3n de datos en WhatsApp, as\u00ed como la LSSI, es necesario recabar el consentimiento de clientes y, los casos que hemos visto, de los empleados, lo que pod\u00e9is hacer usando (con las correspondientes ediciones), este <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/Consentimiento-incluison-gurpo-whatsapp.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">modelo de consentimiento en grupos de WhatsApp<\/a>.<\/p>\n<p>Este consentimiento puede recabarse mediante un documento firmado o a trav\u00e9s de un formulario web. En ambos casos se deber\u00e1 facilitar toda la informaci\u00f3n relativa al responsable del tratamiento, la finalidad y legitimidad del tratamiento, los destinatarios de los datos (WhatsApp Ireland Limited) y la v\u00eda para ejercer los derechos ARSULIPO (as\u00ed mismo, en el formulario web deber\u00eda facilitarse un enlace a la pol\u00edtica de privacidad).<\/p>\n<p>Cabe se\u00f1alar que WhatsApp Business cuenta con una API que permite obtener el consentimiento de los usuarios antes de interactuar con ellos a trav\u00e9s de la app; se puede configurar un mensaje de bienvenida en el que se incluya toda la informaci\u00f3n que hemos enumerado en el p\u00e1rrafo anterior, as\u00ed como la posibilidad de que el usuario no acepte estas comunicaciones v\u00eda WhatsApp.<\/p>\n<p>En definitiva, siguiendo las recomendaciones de los puntos anteriores, vuestra empresa podr\u00e1 cumplir con la protecci\u00f3n de datos en WhatsApp, tanto si es para comunicarte con tus clientes como si lo usas para comunicarte con tus empleados. Y si se producen cambios en la normativa que afecten a este uso de la app, os mantendremos informados.<\/p>\n<div role=\"form\" class=\"wpcf7\" id=\"wpcf7-f5444-o1\" lang=\"es-ES\" dir=\"ltr\">\n<div class=\"screen-reader-response\"><\/div>\n<form action=\"\/empresas\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/23901#wpcf7-f5444-o1\" method=\"post\" class=\"wpcf7-form\" novalidate=\"novalidate\">\n<div style=\"display: none;\">\n<input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7\" value=\"5444\" \/>\n<input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_version\" value=\"5.1.7\" \/>\n<input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_locale\" value=\"es_ES\" \/>\n<input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_unit_tag\" value=\"wpcf7-f5444-o1\" \/>\n<input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_container_post\" value=\"0\" \/>\n<input type=\"hidden\" name=\"g-recaptcha-response\" value=\"\" \/>\n<\/div>\n<div>\n<picture><img alt=\"partner form icon\" loading=\"lazy\" width=\"48\" height=\"48\"  src=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2024\/12\/formicon-manos.svg\"><\/picture><\/div>\n<h2><span id=\"Te_ayudamos_a_cumplir_la_Ley_de_Proteccion_de_Datos\">Te ayudamos a cumplir la Ley de Protecci\u00f3n de Datos<\/span><\/h2>\n<p>Escr\u00edbenos o contacta con <a class=\"contactlink\" href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/contacto\/?utm_source=blog&utm_medium=cta&utm_campaign=CLICK_CTA_HEADER\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">nuestras oficinas<\/a><\/p>\n<div id=\"responsive-form\" class=\"clearfix\">\n<div class=\"form-row\">\n<div class=\"column-half\"><span class=\"wpcf7-form-control-wrap your-name\"><input type=\"text\" name=\"your-name\" value=\"\" size=\"40\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-text wpcf7-validates-as-required\" aria-required=\"true\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"Nombre*\" \/><\/span><\/div>\n<\/div>\n<div class=\"form-row\">\n<div class=\"column-half\"><span class=\"wpcf7-form-control-wrap 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