{"id":21734,"date":"2024-01-01T14:35:01","date_gmt":"2024-01-01T13:35:01","guid":{"rendered":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/?p=21734"},"modified":"2025-01-15T15:43:47","modified_gmt":"2025-01-15T14:43:47","slug":"administracion-de-fincas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/administracion-de-fincas\/","title":{"rendered":"Protecci\u00f3n de datos para administradores de fincas: cumplir la LOPD y RGPD en la gesti\u00f3n de comunidades"},"content":{"rendered":"<p>Son muchas las comunidades de propietarios que prefieren delegar la administraci\u00f3n y gesti\u00f3n de la comunidad a un administrador de fincas y puesto que entre los datos que manejan, hay datos de car\u00e1cter personal de los propietarios, inquilinos y copropietarios, deben cumplir con la normativa vigente en materia de protecci\u00f3n de datos. En este art\u00edculo encontrar\u00e1s una completa gu\u00eda sobre <strong>protecci\u00f3n de datos y administraci\u00f3n de fincas<\/strong>.<\/p>\n<div id=\"toc_container\" class=\"no_bullets\"><p class=\"toc_title\">Contenido del art&iacute;culo<\/p><ul class=\"toc_list\"><li><a href=\"#Esta_obligados_los_administradores_de_fincas_a_cumplir_la_Ley_de_proteccion_de_Datos\">\u00bfEst\u00e1 obligados los administradores de fincas a cumplir la Ley de protecci\u00f3n de Datos?<\/a><\/li><li><a href=\"#Que_normativa_deben_cumplir_los_administradores_de_fincas_en_relacion_a_la_gestion_de_datos\">\u00bfQu\u00e9 normativa deben cumplir los administradores de fincas en relaci\u00f3n a la gesti\u00f3n de datos?<\/a><\/li><li><a href=\"#Que_datos_personales_tratan_los_administradores_de_fincas\">\u00bfQu\u00e9 datos personales tratan los administradores de fincas?<\/a><\/li><li><a href=\"#Como_deben_cumplir_los_administradores_de_fincas_la_normativa_de_proteccion_de_datos\">\u00bfC\u00f3mo deben cumplir los administradores de fincas la normativa de protecci\u00f3n de datos?<\/a><ul><li><a href=\"#1_Solicitar_correctamente_el_consentimiento_de_los_propietarios\">1. Solicitar correctamente el consentimiento de los propietarios<\/a><\/li><li><a href=\"#2_Registro_de_actividades_de_tratamiento\">2. Registro de actividades de tratamiento<\/a><\/li><li><a href=\"#3_Analizar_los_riesgos\">3. Analizar los riesgos<\/a><\/li><li><a href=\"#4_Cesion_de_datos_a_terceros\">4. Cesi\u00f3n de datos a terceros<\/a><\/li><li><a href=\"#5_Informar_adecuadamente_a_los_interesados\">5. Informar adecuadamente a los interesados<\/a><\/li><li><a href=\"#6_Acuerdo_de_confidencialidad_con_propietarios\">6. Acuerdo de confidencialidad con propietarios<\/a><\/li><li><a href=\"#7_Derechos_de_los_propietarios_de_la_comunidad_y_comuneros\">7. Derechos de los propietarios de la comunidad y comuneros<\/a><\/li><li><a href=\"#8_Notificar_correctamente_las_brechas_de_seguridad\">8. Notificar correctamente las brechas de seguridad<\/a><\/li><li><a href=\"#9_Auditorias_recurrentes\">9. Auditor\u00edas recurrentes<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#Sanciones_a_los_administradores_de_fincas_por_no_cumplir_la_proteccion_de_datos\">Sanciones a los administradores de fincas por no cumplir la protecci\u00f3n de datos<\/a><\/li><li><a href=\"#La_figura_del_DPO\">La figura del DPO<\/a><\/li><li><a href=\"#Consejos_practicos_para_el_cumplimiento_de_la_LOPD_en_este_sector\">Consejos pr\u00e1cticos para el cumplimiento de la LOPD en este sector<\/a><\/li><li><a href=\"#Preguntas_frecuentes\">Preguntas frecuentes<\/a><ul><li><a href=\"#Una_vez_que_el_administrador_deja_de_serlo_de_una_comunidad_Que_debe_hacer_con_los_datos_de_los_propietarios\">Una vez que el administrador deja de serlo de una comunidad \u00bfQu\u00e9 debe hacer con los datos de los propietarios?<\/a><\/li><li><a href=\"#Como_se_deben_realizar_comunicaciones_a_los_propietarios\">\u00bfC\u00f3mo se deben realizar comunicaciones a los propietarios?<\/a><\/li><li><a href=\"#Se_pueden_publicar_datos_de_caracter_personal_en_el_tablon_de_avisos_de_la_comunidad_de_propietarios\">\u00bfSe pueden publicar datos de car\u00e1cter personal en el tabl\u00f3n de avisos de la comunidad de propietarios?<\/a><\/li><li><a href=\"#Puede_el_administrador_de_fincas_presentar_el_libro_de_actas_de_la_Comunidad_a_una_entidad_financiera\">\u00bfPuede el administrador de fincas presentar el libro de actas de la Comunidad a una entidad financiera?<\/a><\/li><li><a href=\"#Se_pueden_comunicar_datos_de_contacto_de_propietarios_a_un_servicio_externo_en_situaciones_de_emergencia\">\u00bfSe pueden comunicar datos de contacto de propietarios a un servicio externo en situaciones de emergencia?<\/a><\/li><li><a href=\"#Debe_autorizar_la_comunidad_de_propietarios_las_subcontrataciones_que_realice_el_administrador\">\u00bfDebe autorizar la comunidad de propietarios las subcontrataciones que realice el administrador?<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#Te_ayudamos_a_cumplir_la_Ley_de_Proteccion_de_Datos\">Te ayudamos a cumplir la Ley de Protecci\u00f3n de Datos<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n<h2><span id=\"Esta_obligados_los_administradores_de_fincas_a_cumplir_la_Ley_de_proteccion_de_Datos\"><strong>\u00bfEst\u00e1 obligados los <\/strong><strong>administradores de fincas a cumplir la Ley de p<\/strong><strong>rotecci\u00f3n de Datos?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>S\u00ed, los administradores de fincas est\u00e1n obligados a cumplir con la normativa de protecci\u00f3n de datos, como derivada de su actividad profesional. Al act\u00faar como responsables o encargados del tratamiento de datos personales, se encargan de la gesti\u00f3n y custodia de datos personales pertenecientes a comunidades de propietarios y terceros relacionados.<\/p>\n<p>Los administradores de fincas deben implementar una serie de obligaciones espec\u00edficas, como mantener un registro de actividades de tratamiento, informar a los interesados mediante pol\u00edticas de privacidad, obtener el consentimiento necesario cuando el tratamiento no tenga otra base legal y garantizar que los contratos con terceros encargados del tratamiento (por ejemplo, empresas de servicios) cumplan con la normativa. Tambi\u00e9n tienen que responder a los derechos de los interesados, como el acceso, rectificaci\u00f3n, oposici\u00f3n, supresi\u00f3n o portabilidad de los datos. En caso de incumplimiento, pueden enfrentarse a sanciones econ\u00f3micas significativas, lo que resalta la importancia de cumplir rigurosamente con la normativa vigente.<\/p>\n<h2><span id=\"Que_normativa_deben_cumplir_los_administradores_de_fincas_en_relacion_a_la_gestion_de_datos\"><strong>\u00bfQu\u00e9 normativa deben cumplir los administradores de fincas en relaci\u00f3n a la gesti\u00f3n de datos?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Lass normativas aplicables a la protecci\u00f3n de datos para administradores de fincas son las siguientes:<\/p>\n<ul>\n<li>La <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/nueva-ley-proteccion-datos-2018\/\">Ley Org\u00e1nica de Protecci\u00f3n de Datos y Garant\u00edas de Derechos Digitales, que entr\u00f3 en vigor en diciembre de 2018<\/a> y que adapta a la legislaci\u00f3n espa\u00f1ola, el marco general europeo en materia de protecci\u00f3n de datos y establece a la Agencia Espa\u00f1ola de Protecci\u00f3n de Datos (AEPD) como autoridad competente para realizar inspecciones, recibir denuncias y sancionar las infracciones en materia de protecci\u00f3n de datos.<\/li>\n<li>El RGPD entr\u00f3 en vigor en Espa\u00f1a en mayo de 2018 y trajo varias modificaciones a ley espa\u00f1ola, como ya hemos comentado, entre la que destacan la necesidad de recabar el <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/consentimiento-expreso\/\">consentimiento expreso para el tratamiento de datos<\/a>, la obligaci\u00f3n de elaborar un registro de actividades de tratamiento bajo determinadas circunstancias, introdujo <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/delegado-proteccion-datos-dpo\/\">la figura del Delegado de Protecci\u00f3n de Datos (DPD)<\/a> y endureci\u00f3 el r\u00e9gimen sancionador que hasta entonces se ven\u00eda aplicando.<\/li>\n<li>Adem\u00e1s de estas dos leyes, los administradores de fincas tambi\u00e9n deben considerar lo que dispone la <a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/doc.php?id=BOE-A-1999-7858\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow noopener noreferrer\">Ley 8\/1999 sobre Propiedad Horizontal<\/a>.<\/li>\n<\/ul>\n<blockquote><p>Si quieres cumplir la protecci\u00f3n de datos en administraci\u00f3n de fincas, ponte en contacto con nosotros.<\/p><\/blockquote>\n<a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/contacto\/?utm_source=blog&utm_medium=banner&utm_campaign=CLICK_BANNER_LOPD\"><img class=\"aligncenter size-full wp-image-20468\" src=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/banner-presupuestos-proteccion-datos.svg\" alt=\"tarifas proteccion datos\" width=\"1000\" height=\"563\" \/><\/a>&nbsp;\n<h2><span id=\"Que_datos_personales_tratan_los_administradores_de_fincas\"><strong>\u00bfQu\u00e9 datos personales tratan los administradores de fincas?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Los administradores de fincas tratan una amplia gama de datos personales necesarios para la gesti\u00f3n de comunidades de propietarios. Estos incluyen <strong>datos de identificaci\u00f3n (nombre, apellidos, DNI), datos de contacto (tel\u00e9fono, correo electr\u00f3nico, direcci\u00f3n postal) y datos bancarios (n\u00fameros de cuenta para la domiciliaci\u00f3n de pagos). Tambi\u00e9n gestionan informaci\u00f3n derivada de comunicaciones con los propietarios, como quejas, solicitudes o actas de reuniones, donde se documentan acuerdos o conflictos.<\/strong><\/p>\n<p>En algunos casos, <strong>pueden tratar datos sensibles, como los relacionados con videovigilancia en zonas comunes o adaptaciones espec\u00edficas por razones de salud o accesibilidad. Adem\u00e1s, gestionan datos de proveedores y terceros contratados, como datos bancarios y contratos<\/strong>. Todo este tratamiento debe realizarse conforme al RGPD y la LOPDGDD, garantizando la seguridad y confidencialidad de la informaci\u00f3n.<\/p>\n<p>El administrador de fincas est\u00e1 legitimado para tratar los datos personales de los propietarios. Dicha legitimaci\u00f3n la encontramos en la Ley de Propiedad Horizontal, que permite delegar la administraci\u00f3n de la comunidad de propietarios en un administrador de fincas, que para la correcta gesti\u00f3n de la misma, podr\u00e1 tratar datos personales de los mismos.<\/p>\n<h2><span id=\"Como_deben_cumplir_los_administradores_de_fincas_la_normativa_de_proteccion_de_datos\"><strong>\u00bfC\u00f3mo deben cumplir los administradores de fincas la normativa de protecci\u00f3n de datos?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Para cumplir con la normativa de <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/comunidades-propietarios\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">protecci\u00f3n de datos en comunidades de propietarios<\/a>, hay una serie de <strong>obligaciones que el administrador de fincas<\/strong> debe cumplir; estas obligaciones son tanto de car\u00e1cter documental como operativo y su finalidad es salvaguardar los derechos de los interesados, en este caso, de los propietarios, inquilinos y copropietarios.<\/p>\n<p>Adem\u00e1s, hay que se\u00f1alar que el administrador de fincas tendr\u00e1 la funci\u00f3n de <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/encargado-tratamiento\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">encargado del tratamiento seg\u00fan el RGPD<\/a>, puesto que el responsable del tratamiento es la propia comunidad de vecinos y la persona que se haya designado para ello (habitualmente, suele ser el presidente), quien delega en el administrador de fincas el tratamiento de los datos personales.<\/p>\n<p>Este encargo de tratamiento debe documentarse por escrito, mediante un contrato en el que se especifiquen las funciones y obligaciones a las que se somete cada parte en materia de protecci\u00f3n de datos.<\/p>\n<div id=\"attachment_21799\" style=\"width: 860px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img aria-describedby=\"caption-attachment-21799\" loading=\"lazy\" class=\"border-img wp-image-21799 size-full\" title=\"Cumplir normativa RGPD y LOPDGDD administraci\u00f3n fincas\" src=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2021\/05\/cumplir-rgpd-lopd-administracion-fincas.jpg\" alt=\"cumplir rgpd lopd administracion fincas\" width=\"850\" height=\"1175\" srcset=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2021\/05\/cumplir-rgpd-lopd-administracion-fincas.jpg 850w, https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2021\/05\/cumplir-rgpd-lopd-administracion-fincas-217x300.jpg 217w, https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2021\/05\/cumplir-rgpd-lopd-administracion-fincas-741x1024.jpg 741w, https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2021\/05\/cumplir-rgpd-lopd-administracion-fincas-768x1062.jpg 768w, https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2021\/05\/cumplir-rgpd-lopd-administracion-fincas-360x498.jpg 360w\" sizes=\"(max-width: 850px) 100vw, 850px\" \/><p id=\"caption-attachment-21799\" class=\"wp-caption-text\">Pasos para cumplir la normativa protecci\u00f3n de datos en la administraci\u00f3n fincas<\/p><\/div>\n<h3><span id=\"1_Solicitar_correctamente_el_consentimiento_de_los_propietarios\"><strong>1. Solicitar correctamente el consentimiento de los propietarios<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Aunque el administrador de fincas est\u00e1 legitimado para tratar los datos personales de los propietarios, es necesario que para poder tratarlos, recabe antes el consentimiento expreso de estos.<\/p>\n<p>En este consentimiento se debe informar de los datos que se van a recoger y tratar, su finalidad, su plazo de conservaci\u00f3n y la capacidad que tienen los titulares de los datos para ejercer sus derechos sobre los datos tratados, adem\u00e1s de identificar tanto al responsable del tratamiento como al encargado del tratamiento, que, en este caso, es el administrador de fincas.<\/p>\n<p>Su aceptaci\u00f3n debe producirse mediante una acci\u00f3n afirmativa, por lo que es habitual que se utilice un documento impreso o digital con la informaci\u00f3n correspondiente y una casilla de \u00abacepto\u00bb que habr\u00e1 que marcar o recurrir a la firma del mismo.<\/p>\n<p>Es importante se\u00f1alar que el consentimiento solo servir\u00e1 para la finalidad sobre la que se haya informado a los interesados. En caso de querer usar los datos personales recabados con otros fines, ser\u00e1 necesario volver a recabar dicho consentimiento.<\/p>\n<h3><span id=\"2_Registro_de_actividades_de_tratamiento\"><strong>2. Registro de actividades de tratamiento<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Dado que el tratamiento de datos personales llevado a cabo tanto por la comunidad de propietarios como por el administrador de fincas, no es ocasional, ser\u00e1 necesario que tanto el responsable del tratamiento (la comunidad de propietarios) y el encargado del tratamiento (el administrador de fincas) lleve un <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/registro-actividades-tratamiento\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">registro de actividades de tratamiento<\/a>.<\/p>\n<p>El registro de actividades es un documento en el que se listan las descripciones de los diferentes tratamientos de datos personales que se hacen. En el caso del encargado del tratamiento, su registro debe contener la siguiente informaci\u00f3n:<\/p>\n<ul>\n<li>Nombre y datos de contacto del encargado del tratamiento y del responsable del tratamiento.<\/li>\n<li>Categor\u00edas de tratamientos efectuados por cuenta del responsable.<\/li>\n<li>Descripci\u00f3n de las medidas t\u00e9cnicas y organizativas de seguridad implantadas para cada tratamiento realizado.<\/li>\n<li>Si se producen, las transferencias internacionales de datos a un tercer pa\u00eds (fuera de la UE).<\/li>\n<\/ul>\n<p>El registro de actividades de tratamiento debe estar por escrito, admiti\u00e9ndose el formato digital. Y aunque es un documento de car\u00e1cter interno, si la AEPD lo solicita, hay que entregarlo.<\/p>\n<h3><span id=\"3_Analizar_los_riesgos\"><strong>3. Analizar los riesgos<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>El administrador de fincas tambi\u00e9n deber\u00e1 llevar a cabo un an\u00e1lisis de riesgos previo a realizar ning\u00fan tratamiento de datos personales, para poder determinar si dicho tratamiento puede poner en riesgo dichos datos.<\/p>\n<p>Empleando un <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/mapa-riesgos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">mapa de riesgos<\/a>, el administrador de fincas puede identificar las amenazas a las que pueden quedar expuestos los datos personales que trata en funci\u00f3n del tratamiento que va a realizar, la categor\u00eda y naturaleza de los datos, el lugar en que se almacenar\u00e1n dichos datos o el tiempo que los conservar\u00e1 el <strong>administrador de fincas en su base de datos<\/strong>.<\/p>\n<p>Este an\u00e1lisis de riesgos le servir\u00e1 para implantar las medidas de seguridad necesarias para garantizar la protecci\u00f3n de los datos. El objetivo de dichas medidas ser\u00e1 minimizar la posibilidad de que las amenazas ocurran y en caso de que lo hagan, de reducir las consecuencias de su impacto.<\/p>\n<h3><span id=\"4_Cesion_de_datos_a_terceros\"><strong>4. Cesi\u00f3n de datos a terceros<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>La <strong>Ley de Protecci\u00f3n de Datos para el administrador de fincas<\/strong> nos dice que este solo podr\u00e1 ceder los datos personales de los propietarios a terceros cuando concurra uno de estas situaciones:<\/p>\n<ul>\n<li>Recabando previamente el consentimiento expreso del interesado.<\/li>\n<li>Para cumplir con una obligaci\u00f3n legal.<\/li>\n<li>Para ejecutar un contrato.<\/li>\n<li>En relaci\u00f3n a una misi\u00f3n de inter\u00e9s p\u00fablico.<\/li>\n<li>En caso de que los datos representen intereses vitales para el interesado o el resto de propietarios.<\/li>\n<li>Para cumplir el inter\u00e9s leg\u00edtimo solicitado por el responsable o por terceros con los que existe alg\u00fan tipo de relaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span id=\"5_Informar_adecuadamente_a_los_interesados\"><strong>5. Informar adecuadamente a los interesados<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Como ya dijimos m\u00e1s arriba cuando hablamos del consentimiento, es necesario informar a los interesados cuando se vayan a recoger y tratar sus datos personales. Esta informaci\u00f3n debe incluir la legitimaci\u00f3n, los fines para los que se tratan los datos, los datos de contacto de encargado y responsable del tratamiento y d\u00f3nde y c\u00f3mo pueden los interesados ejercer sus derechos.<\/p>\n<p>Existen <strong>plantillas de estos documentos para comunidad de propietarios<\/strong>, que se pueden usar realizando la edici\u00f3n correspondiente.<\/p>\n<h3><span id=\"6_Acuerdo_de_confidencialidad_con_propietarios\"><strong>6. Acuerdo de confidencialidad con propietarios<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Dada la informaci\u00f3n personal que manejan los administradores de fincas o las empresas que se dedican a la administraci\u00f3n de fincas, es necesario que estos guarden la debida confidencialidad sobre dichos datos. Es decir, deben guardar secreto sobre la informaci\u00f3n personal que poseen, comprometi\u00e9ndose a no revelarla a terceros no autorizados o utilizarla con otros fines distintos para los que fueron recabados.<\/p>\n<p>Aunque la normativa de <strong>protecci\u00f3n de datos para el administrador de fincas<\/strong> no exige firmar un acuerdo de confidencialidad con los propietarios, se puede usar esta herramienta si la comunidad lo requiere.<\/p>\n<h3><span id=\"7_Derechos_de_los_propietarios_de_la_comunidad_y_comuneros\"><strong>7. Derechos de los propietarios de la comunidad y comuneros<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Los derechos que tienen los interesados sobre sus datos son:<\/p>\n<ul>\n<li>Acceso (conocer qu\u00e9 datos personales se han recogido y tratado).<\/li>\n<li>Rectificaci\u00f3n (corregir datos personales incorrectos).<\/li>\n<li>Cancelaci\u00f3n (eliminar los datos personales).<\/li>\n<li>Oposici\u00f3n (al uso diferente para el que se concedi\u00f3 el consentimiento).<\/li>\n<li>Portabilidad (para facilitar el traspaso de datos).<\/li>\n<li>Olvido.<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span id=\"8_Notificar_correctamente_las_brechas_de_seguridad\"><strong>8. Notificar correctamente las brechas de seguridad<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>La Ley establece la obligaci\u00f3n de notificar de forma adecuada y en tiempo de las <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/brecha-seguridad\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">brechas de seguridad<\/a> que se hayan producido y que puedan poner en riesgo los datos personales de los interesados.<\/p>\n<p>Esta notificaci\u00f3n es doble; por un lado a los propios interesados cuyos datos hayan podido verse afectados. Y por otro a la AEPD, para lo que se dispone de un plazo m\u00e1ximo de 72 horas.<\/p>\n<h3><span id=\"9_Auditorias_recurrentes\"><strong>9. Auditor\u00edas recurrentes<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Aunque ni el RGPD ni la LOPDGDD mencionan la obligaci\u00f3n de realizar auditor\u00edas de protecci\u00f3n de datos, puesto que s\u00ed exigen demostrar que se cuenta con medidas de seguridad adecuadas y efectivas para la protecci\u00f3n de datos, es muy recomendable llevar a cabo auditor\u00edas peri\u00f3dicas, que sirvan para evaluar el cumplimiento normativo de los administradores de fincas y la eficiencia de las medidas de seguridad.<\/p>\n<p>Estas auditor\u00edas pueden realizarse con un car\u00e1cter bienal, que era el plazo que establec\u00eda la antigua LOPD para sus auditor\u00edas obligatorias.<\/p>\n<p>Se pueden hacer de manera interna, pero se recomienda contratar un servicio externo, que mantendr\u00e1 una mayor objetividad. Del informe de auditor\u00eda, el administrador de fincas podr\u00e1 determinar si necesita mejorar sus medidas de seguridad o si est\u00e1 cumpliendo con la Ley de manera adecuada.<\/p>\n<h2><span id=\"Sanciones_a_los_administradores_de_fincas_por_no_cumplir_la_proteccion_de_datos\"><strong>Sanciones a los administradores de fincas por no cumplir la protecci\u00f3n de datos<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>El RGPD establece sanciones de 10 millones o el 2% de la facturaci\u00f3n anual para las infracciones de car\u00e1cter grave en materia de protecci\u00f3n de datos, y de hasta 20 millones o el 4% de la facturaci\u00f3n anual para infracciones de car\u00e1cter muy grave.<\/p>\n<p>La LOPDGDD grad\u00faa estas infracciones y sanciones en leves, graves y muy graves, pero mantiene las cuant\u00edas.<\/p>\n<h2><span id=\"La_figura_del_DPO\"><strong>La figura del DPO<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Los administradores de fincas no est\u00e1n obligados a designar un <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/delegado-proteccion-datos-dpo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">DPO<\/a> (delegado de protecci\u00f3n de datos), salvo que traten datos personales a gran escala, es decir, que lleven la administraci\u00f3n de un n\u00famero elevado de fincas, ya que a esto tambi\u00e9n se suma el tratamiento sistem\u00e1tico de dichos datos.<\/p>\n<p>Las funciones del DPO son asesorar, supervisar el cumplimiento normativo, funcionar como enlace entre la AEPD y el administrador de fincas y atender consultas de los interesados.<\/p>\n<p>Puede ser una persona dentro de la empresa o se puede contratar a un profesional externo, puesto que para cumplir con estas funciones es fundamental contar con los conocimientos necesarios en materia de protecci\u00f3n de datos.<\/p>\n<a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/contacto\/?utm_source=blog&utm_medium=banner&utm_campaign=CLICK_BANNER_LOPD\"><img class=\"aligncenter size-full wp-image-20468\" src=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/wp-content\/uploads\/2024\/11\/banner-presupuestos-proteccion-datos.svg\" alt=\"tarifas proteccion datos\" width=\"1000\" height=\"563\" \/><\/a>&nbsp;\n<div class=\"bg-light-gray\">\n<div class=\"document\">\n<h2><span id=\"Consejos_practicos_para_el_cumplimiento_de_la_LOPD_en_este_sector\"><strong>Consejos pr\u00e1cticos para el cumplimiento de la LOPD en este sector<\/strong><\/span><\/h2>\n<ol>\n<li><strong>Registro de Actividades de Tratamiento<\/strong>: Utiliza un modelo de RAT para documentar las actividades de tratamiento de datos personales, que incluya las categor\u00edas de datos tratados (propietarios, proveedores, etc.), con detalles espec\u00edficos de cada actividad. Actual\u00edzalo regularmente y aseg\u00farate de que est\u00e9 accesible en caso de inspecci\u00f3n.<\/li>\n<li><strong>Informaci\u00f3n y Transparencia<\/strong>: Redacta y distrbuye una pol\u00edtica de privacidad accesible en papel o digital a los interesados. Incluir esta informaci\u00f3n en actas de reuniones, contratos con proveedores y formularios de consentimiento.<\/li>\n<li><strong>Obtenci\u00f3n del Consentimiento<\/strong>: Dise\u00f1a formularios de consentimiento claros y espec\u00edficos. Almac\u00e9nalos junto con el registro de actividades para demostrar cumplimiento.<\/li>\n<li><strong>Gesti\u00f3n de Contratos con Encargados de Tratamiento<\/strong>: Si subcontratas servicios que implican el acceso a datos personales, utiliza cl\u00e1usulas est\u00e1ndar que especifiquen las obligaciones del encargado, incluidas las medidas de seguridad y las condiciones de acceso a los datos.<\/li>\n<li><strong>Protecci\u00f3n y Seguridad de los Datos<\/strong>: Usa contrase\u00f1as robustas, cifra la informaci\u00f3n confidencial y almacena los datos f\u00edsicos en armarios cerrados. Realiza auditor\u00edas regulares para garantizar el cumplimiento.<\/li>\n<li><strong>Respuesta a los Derechos de los Interesados<\/strong>: Establecer un procedimiento claro para gestionar solicitudes de derechos, incluyendo plazos de respuesta (m\u00e1ximo 1 mes) y registros de cumplimiento.<\/li>\n<li><strong>Notificaci\u00f3n de Brechas de Seguridad<\/strong>: Dise\u00f1a un protocolo para identificar, gestionar y notificar brechas, capacitar al personal y colaborarlo con los encargados de tratamiento para garantizar una respuesta coordinada.<\/li>\n<li><strong>Designaci\u00f3n de un Delegado de Protecci\u00f3n de Datos (DPD)<\/strong>: Eval\u00faa la necesidad de un DPD y, si decides designarlo, aseg\u00farate de comunicar los datos de contacto del delegado a la AEPD.<\/li>\n<li><strong>Videovigilancia<\/strong>: Instala carteles informativos y define un plazo razonable para el almacenamiento de las grabaciones (por ejemplo, 30 d\u00edas). Registra esta actividad en el RAT.<\/li>\n<\/ol>\n<\/div>\n<\/div>\n<h2><span id=\"Preguntas_frecuentes\"><strong>Preguntas frecuentes<\/strong><\/span><\/h2>\n<h3><span id=\"Una_vez_que_el_administrador_deja_de_serlo_de_una_comunidad_Que_debe_hacer_con_los_datos_de_los_propietarios\"><strong>Una vez que el administrador deja de serlo de una comunidad \u00bfQu\u00e9 debe hacer con los datos de los propietarios?<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Una vez termina la relaci\u00f3n contractual entre la comunidad de propietarios y el <strong>administrador de fincas tras firmar el documento de cese<\/strong>, el administrador deber\u00e1 devolver a la comunidad todos los documentos o soportes en los que figuren datos personales de los propietarios.<\/p>\n<p>Si bien, podr\u00e1 conservar aquellos que sean necesarios para hacer frente a responsabilidades legales derivadas de su funci\u00f3n como gestor de la finca.<\/p>\n<h3><span id=\"Como_se_deben_realizar_comunicaciones_a_los_propietarios\"><strong>\u00bfC\u00f3mo se deben realizar comunicaciones a los propietarios?<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>El administrador de fincas podr\u00e1 realizar las comunicaciones con los propietarios utilizando los medios para notificaciones o comunicaciones que hayan sido autorizados mediante el consentimiento; mediante llamada telef\u00f3nica, emails, correo postal o incluso WhatsApp si se cuenta con ese consentimiento.<\/p>\n<p>Por <strong>ejemplo, la factura del administrador de fincas<\/strong> puede ser enviada por correo postal a cada propietario que haya dado su consentimiento para ello.<\/p>\n<h3><span id=\"Se_pueden_publicar_datos_de_caracter_personal_en_el_tablon_de_avisos_de_la_comunidad_de_propietarios\"><strong>\u00bfSe pueden publicar datos de car\u00e1cter personal en el tabl\u00f3n de avisos de la comunidad de propietarios?<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>De manera excepcional solo, es decir, cuando no se pueda notificar asuntos derivados de la gesti\u00f3n de la comunidad al interesado por las v\u00edas de notificaci\u00f3n permitidas, se podr\u00e1n publicar datos personales en el tabl\u00f3n de avisos de la comunidad.<\/p>\n<p>El tabl\u00f3n de avisos debe estar colocado preferiblemente en una zona donde el tr\u00e1nsito de personas sea menor.<\/p>\n<h3><span id=\"Puede_el_administrador_de_fincas_presentar_el_libro_de_actas_de_la_Comunidad_a_una_entidad_financiera\"><strong>\u00bfPuede el administrador de fincas presentar el libro de actas de la Comunidad a una entidad financiera?<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>S\u00ed, puesto que para determinadas gestiones con los bancos relacionados con la comunidad, es necesario que el administrador de fincas facilite datos personales de propietarios, como por ejemplo, los datos del propietario que tiene poder de firma de operaciones de la cuenta de la comunidad.<\/p>\n<p>Estos datos se pueden comunicar mediante un documento de apoderamiento legal o una certificaci\u00f3n expedida por el propio administrador de la finca.<\/p>\n<h3><span id=\"Se_pueden_comunicar_datos_de_contacto_de_propietarios_a_un_servicio_externo_en_situaciones_de_emergencia\"><strong>\u00bfSe pueden comunicar datos de contacto de propietarios a un servicio externo en situaciones de emergencia?<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>S\u00ed, se pueden comunicar datos de contacto de propietarios a servicios de emergencia en caso de siniestro o incidente, puesto que el administrador de fincas estar\u00eda legitimado por el inter\u00e9s leg\u00edtimo del resto de propietarios para solucionar el incidente.<\/p>\n<h3><span id=\"Debe_autorizar_la_comunidad_de_propietarios_las_subcontrataciones_que_realice_el_administrador\"><strong>\u00bfDebe autorizar la comunidad de propietarios las subcontrataciones que realice el administrador?<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>S\u00ed, la comunidad de propietarios debe autorizar las subcontrataciones que realice el administrador de fincas. Igual que debe dar su consentimiento para ceder datos a terceros y firmar con ellos un contrato de encargo de tratamiento.<\/p>\n<p>Esperamos haber resuelto todas vuestras dudas sobre la protecci\u00f3n de datos y la administraci\u00f3n de fincas. Pod\u00e9is encontrar m\u00e1s informaci\u00f3n en la <strong><a href=\"https:\/\/www.aepd.es\/sites\/default\/files\/2019-10\/guia-administradores-fincas.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow noopener noreferrer\">Gu\u00eda de la AEPD sobre Protecci\u00f3n de Datos y Administraci\u00f3n de Fincas<\/a><\/strong>.<\/p>\n<p>Y si eres administrador de fincas y necesitas gestionar la protecci\u00f3n de datos de tu negocio, no dudes en ponerte en contacto con Atico34, estaremos encantados de ayudarte.<\/p>\n<div role=\"form\" class=\"wpcf7\" id=\"wpcf7-f5444-o1\" lang=\"es-ES\" dir=\"ltr\">\n<div class=\"screen-reader-response\"><\/div>\n<form action=\"\/empresas\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/21734#wpcf7-f5444-o1\" method=\"post\" class=\"wpcf7-form\" novalidate=\"novalidate\">\n<div style=\"display: none;\">\n<input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7\" value=\"5444\" \/>\n<input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_version\" value=\"5.1.7\" \/>\n<input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_locale\" 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your-name\"><input type=\"text\" name=\"your-name\" value=\"\" size=\"40\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-text wpcf7-validates-as-required\" aria-required=\"true\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"Nombre*\" \/><\/span><\/div>\n<\/div>\n<div class=\"form-row\">\n<div class=\"column-half\"><span class=\"wpcf7-form-control-wrap your-tel\"><input type=\"tel\" name=\"your-tel\" value=\"\" size=\"40\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-text wpcf7-tel wpcf7-validates-as-required wpcf7-validates-as-tel\" aria-required=\"true\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"Tel\u00e9fono*\" \/><\/span><\/div>\n<div class=\"column-half\"><span class=\"wpcf7-form-control-wrap your-email\"><input type=\"email\" name=\"your-email\" value=\"\" size=\"40\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-text wpcf7-email wpcf7-validates-as-required wpcf7-validates-as-email\" aria-required=\"true\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"Email\" \/><\/span><\/div>\n<\/div>\n<div class=\"form-row\">\n<div class=\"column-half\"><span class=\"wpcf7-form-control-wrap your-message\"><textarea name=\"your-message\" cols=\"40\" rows=\"10\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-textarea\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"\u00bfEn qu\u00e9 podemos ayudarte?\"><\/textarea><\/span><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<p>\n<span class=\"wpcf7-form-control-wrap acceptance-740\"><span class=\"wpcf7-form-control wpcf7-acceptance\"><span class=\"wpcf7-list-item\"><input type=\"checkbox\" name=\"acceptance-740\" value=\"1\" aria-invalid=\"false\" \/><\/span><\/span><\/span> He le\u00eddo y acepto la <a class=\"privacidadlink\"  target=\"_blank\"  rel=\"noopener noreferrer nofollow\" href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/privacidad\/\">pol\u00edtica de privacidad<\/a>.\n<\/p>\n<p><input type=\"submit\" value=\"Solicitar informaci\u00f3n\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-submit\" \/><\/p>\n<p><script>\ndocument.addEventListener( 'wpcf7mailsent', function( event ) {\n    location = '\/empresas\/gracias\/?from=contacto';\n}, true );\n<\/script><\/p>\n<div class=\"wpcf7-response-output wpcf7-display-none\"><\/div><\/form><\/div>\n<div class=\"pages-links\">\r\n    <div class=\"title\">Sectores<\/div>\r\n    <ul>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/peluquerias\/\">Protecci\u00f3n de datos peluquer\u00edas<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/obligatorio\/\">Protecci\u00f3n de datos grandes empresas, peque\u00f1as y pymes<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/asesorias\/\">Protecci\u00f3n de datos asesor\u00edas<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/abogados-procuradores\/\">Protecci\u00f3n de datos abogados<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/asociaciones\/\">Protecci\u00f3n de Datos asociaciones y Ong\u2019s<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/comunidades-propietarios\/\">Protecci\u00f3n de datos comunidades de propietarios<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/ampas\/\">Protecci\u00f3n de datos AMPAs<\/a><\/li>            \r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/psicologos\/\">Protecci\u00f3n de Datos psic\u00f3logos<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/inmobiliarias\/\">Protecci\u00f3n de Datos inmobiliarias<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/administraciones-publicas\/\">Protecci\u00f3n de Datos administraciones P\u00fablicas<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/clinica-dental\/\">Protecci\u00f3n de Datos cl\u00ednicas dentales<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/centro-estetica\/\">Protecci\u00f3n de datos centro de est\u00e9tica<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/club-deportivo\/\">Protecci\u00f3n de datos club deportivo<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/centros-educativos\/\">Protecci\u00f3n de datos centros educativos<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/sanitarios\/\">Protecci\u00f3n de datos sanitarios y m\u00e9dicos<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/hoteles\/\">Protecci\u00f3n de datos hoteles<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/farmacias\/\">Protecci\u00f3n de datos farmacia<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/fisioterapia\/\">Protecci\u00f3n de datos fisioterapia<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/fotografos-profesionales\/\">Protecci\u00f3n de datos fot\u00f3grafos<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/hosteleria\/\">Protecci\u00f3n de datos hosteler\u00eda<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/veterinarios\/\">Protecci\u00f3n de datos veterinarios<\/a><\/li>\r\n        <li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/informatica\/\">Protecci\u00f3n de datos inform\u00e1tica<\/a><\/li>\r\n<li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/talleres-mecanicos\/\">Protecci\u00f3n de datos talleres<\/a><\/li>\r\n<li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/hermandades\/\">Protecci\u00f3n de datos hermandades<\/a><\/li>\r\n<li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/centros-comerciales\/\">Protecci\u00f3n de datos centros comerciales<\/a><\/li>\r\n<li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/sindicatos\/\">Protecci\u00f3n de datos sindicatos<\/a><\/li>\r\n<li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/marketing\/\">Protecci\u00f3n de datos marketing<\/a><\/li>\r\n<li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/colegios-profesionales\/\">Protecci\u00f3n de datos colegios profesionales<\/a><\/li>\r\n<li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/investigacion\/\">Protecci\u00f3n de datos en investigaci\u00f3n<\/a><\/li>\r\n<li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/administracion-de-fincas\/\">Protecci\u00f3n de datos administradores de fincas<\/a><\/li>\r\n<li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/limpieza\/\">Protecci\u00f3n de datos empresas de limpieza<\/a><\/li>\r\n<li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/seguridad\/\">Protecci\u00f3n de datos empresas de seguridad<\/a><\/li>\r\n<li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/bancarios\/\">Protecci\u00f3n de datos bancarios<\/a><\/li>\r\n<li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/pequeno-comercio\/\">Protecci\u00f3n de datos peque\u00f1o comercio<\/a><\/li>\r\n<li><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/arquitectos\/\">Protecci\u00f3n de datos arquitectos<\/a><\/li>\r\n    <\/ul>\r\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Son muchas las comunidades de propietarios que prefieren delegar la administraci\u00f3n y gesti\u00f3n de la comunidad a un administrador de fincas y&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":21777,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[516,508],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v16.7 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Protecci\u00f3n de datos administradores de fincas 2026<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Descubre en esta completa gu\u00eda todo lo que necesitas saber sobre 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