{"id":19188,"date":"2021-06-25T12:10:25","date_gmt":"2021-06-25T10:10:25","guid":{"rendered":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/?p=19188"},"modified":"2022-05-05T09:16:22","modified_gmt":"2022-05-05T07:16:22","slug":"expurgo-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/expurgo-documentos\/","title":{"rendered":"Expurgo de documentos, \u00bfqu\u00e9 es y c\u00f3mo realizarlo correctamente?"},"content":{"rendered":"<p>La gesti\u00f3n de los documentos y archivos de las empresas tiene una gran importancia. Es un proceso que se debe efectuar de forma segura y certificada, para cumplir con todas las normativas vigentes. Reconocemos la importancia de guardar informaci\u00f3n. Se pueden encontrar pruebas de decisiones, discusiones e incluso inocencia en archivos hist\u00f3ricos. Al mismo tiempo, debemos resistir la tentaci\u00f3n de salvarlo todo, &#8220;por si acaso&#8221;. M\u00e1s prudente es tener pr\u00e1cticas de administraci\u00f3n de documentos efectivas, generalmente dictadas por una pol\u00edtica de retenci\u00f3n y destrucci\u00f3n de documentos. Analizamos aqu\u00ed en qu\u00e9 consiste el <strong>expurgo de documentos<\/strong>, su importancia, ventajas y c\u00f3mo realizarlo de forma efectiva.<\/p>\n<div id=\"toc_container\" class=\"no_bullets\"><p class=\"toc_title\">Contenido del art&iacute;culo<\/p><ul class=\"toc_list\"><li><a href=\"#Que_es_el_expurgo_de_documentos\">\u00bfQu\u00e9 es el expurgo de documentos?<\/a><\/li><li><a href=\"#Por_que_es_tan_importante_expurgar_documentacion\">\u00bfPor qu\u00e9 es tan importante expurgar documentaci\u00f3n?<\/a><\/li><li><a href=\"#Diferencia_entre_destruccion_y_expurgo_documental\">Diferencia entre destrucci\u00f3n y expurgo documental<\/a><\/li><li><a href=\"#Pasos_para_realizar_el_expurgo_de_documentos_de_forma_efectiva\">Pasos para realizar el expurgo de documentos de forma efectiva<\/a><ul><li><a href=\"#Analisis_de_necesidades\">An\u00e1lisis de necesidades<\/a><\/li><li><a href=\"#Estudio_de_viabilidad\">Estudio de viabilidad<\/a><\/li><li><a href=\"#Criterios_de_aplicacion\">Criterios de aplicaci\u00f3n<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#Ventajas_del_expurgo_de_documentos\">Ventajas del expurgo de documentos<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n<h2 data-pm-slice=\"1 1 []\"><span id=\"Que_es_el_expurgo_de_documentos\"><strong>\u00bfQu\u00e9 es el expurgo de documentos?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>El expurgo es una operaci\u00f3n t\u00e9cnica de evaluaci\u00f3n cr\u00edtica de los documentos a partir de criterios materiales e intelectuales, con vistas a retirar de manera temporal o definitiva una parte de esos documentos de forma que la documentaci\u00f3n se mantenga en las mejores condiciones posibles de uso. Se trata con ello de poder ofrecer al usuario en todo momento una documentaci\u00f3n organizada, cohesionada, accesible, coherente y atractiva que pueda responder a sus necesidades.<\/p>\n<p>Seg\u00fan la Real Academia de la Lengua Espa\u00f1ola, expurgar es un verbo que proviene del lat\u00edn y tiene dos significados. Uno es limpiar o purificar algo. El otro, es mandar tachar algunas palabras, cl\u00e1usulas o pasajes de determinados libros o impresos, sin prohibir su lectura.<\/p>\n<p>El <strong>expurgo de documentos administrativos<\/strong> se considera una de las partes finales dentro de la <strong>gesti\u00f3n documental<\/strong>; es una actividad que es recomendable externalizar ya que las empresas normalmente no disponen del material t\u00e9cnico y estructura necesarios para realizarlo.<\/p>\n<p>A trav\u00e9s del procedimiento de expurgo de documentos seleccionamos los documentos que ya no son \u00fatiles para la empresa y deben ser destruidos o eliminados. Pero, no podemos deshacernos de estos documentos de cualquier manera. Es recomendable contratar una empresa profesional de destrucci\u00f3n de documentos.<\/p>\n<h2><span id=\"Por_que_es_tan_importante_expurgar_documentacion\"><strong>\u00bfPor qu\u00e9 es tan importante expurgar documentaci\u00f3n?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>El considerable aumento de la producci\u00f3n documental en el siglo XX ha provocado graves problemas desde el punto de vista archiv\u00edstico, como la evidente falta de espacio donde guardar los documentos y los problemas de organizaci\u00f3n y descripci\u00f3n documental. Debido a que los medios de almacenamiento son escasos y los documentos muy abundantes, es necesario eliminar aquellos que sean menos \u00fatiles para concentrar los recursos en la conservaci\u00f3n de los documentos de mayor valor y utilidad.<\/p>\n<p>Realizar un expurgo de documentos es esencial para liberar espacio en la empresa y para cumplir con la normativa, especialmente con la ley de Protecci\u00f3n de datos respecto a los empleados, clientes y proveedores. Los documentos que contengan datos personales deben almacenarse solo durante el tiempo necesario para la finalidad por la que se recabaron y despu\u00e9s deben eliminarse de forma correcta.<\/p>\n<p>El expurgo de documentos en una empresa es fundamental para <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/rgpd-reglamento-general-proteccion-datos\/\">cumplir con el RGPD<\/a>, puesto que la <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/destruccion-documentos-lopd\/\">destrucci\u00f3n de documentos<\/a> se considera un tratamiento de datos y como tal, debe adaptarse a la normativa del reglamento europeo.<\/p>\n<p>No cumplir el RGPD puede originar <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/infracciones-sanciones-lopdgdd-rgpd\/\">sanciones<\/a> de hasta 20 millones de euros, o del 4% de la facturaci\u00f3n anual de una empresa, por lo que el expurgo de documentos es una importante actividad que las empresas no deben descuidar.<\/p>\n<p>El RGPD ha acabado con el almacenamiento eterno de datos. Antes se acumulaban cientos de documentos confidenciales en carpetas, despu\u00e9s de haber dejado de ser \u00fatiles. Ahora, las empresas est\u00e1n obligadas a determinar un per\u00edodo de almacenamiento de datos y deben eliminar cada documento confidencial en una fecha determinada.<\/p>\n<p>Esa destrucci\u00f3n no se puede hacer de cualquier manera. Aqu\u00ed es donde aparece el expurgo de documentos en una empresa. Es necesario destruir los documentos confidenciales de forma segura y cumpliendo con la legislaci\u00f3n vigente.<\/p>\n<p>La organizaci\u00f3n de los archivos y papeleo debe realizarse durante todo el a\u00f1o. Puede facilitar la decisi\u00f3n de qu\u00e9 conservar y qu\u00e9 triturar. El expurgo de documentos ayuda a proteger a tu personal, clientes y empresas, y a mantenerse a salvo de los delincuentes y de la violaci\u00f3n de la ley. Tener un plan establecido, saber qu\u00e9 triturar y saber c\u00f3mo triturar puede facilitar la depuraci\u00f3n de documentos.<\/p>\n<h2 data-pm-slice=\"1 1 []\"><span id=\"Diferencia_entre_destruccion_y_expurgo_documental\"><strong>Diferencia entre destrucci\u00f3n y expurgo documental<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>El expurgo es el proceso que permite seleccionar y eliminar, previa autorizaci\u00f3n, aquellos documentos que habiendo perdido sus otros valores, no tienen, ni se prev\u00e9 que tengan, valor hist\u00f3rico. El expurgo entra\u00f1a una operaci\u00f3n, la selecci\u00f3n, y una tarea, la eliminaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Es, pues, el proceso por el que se seleccionan los <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/digitalizar-documentos\/\">documentos digitales<\/a> o no, que re\u00fanen las mejores condiciones de testimonio e informaci\u00f3n alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos\u00a0 para su conservaci\u00f3n definitiva, perpetua en ellos, como piezas valiosas del<br \/>\npatrimonio documental.<\/p>\n<p>Significa una operaci\u00f3n intelectual, prospectiva, racional, previa y condicionada a una tarea material de destrucci\u00f3n f\u00edsica y eliminaci\u00f3n de los documentos. La operaci\u00f3n intelectual tiene que ver mucho con la que se realiza cuando se est\u00e1 haciendo una clasificaci\u00f3n y ordenaci\u00f3n de los documentos ya que al hacerla se identifican y valoran.<\/p>\n<p>Por otra parte, la destrucci\u00f3n documental se refiere, como su nombre indica, a la propia eliminaci\u00f3n f\u00edsica del documento. Aqu\u00ed ya no se incluye ning\u00fan tipo de an\u00e1lisis o valoraci\u00f3n.<\/p>\n<p>La eliminaci\u00f3n de documentos es la destrucci\u00f3n f\u00edsica de los documentos que han perdido valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor hist\u00f3rico.<\/p>\n<h2><span id=\"Pasos_para_realizar_el_expurgo_de_documentos_de_forma_efectiva\"><strong>Pasos para realizar el expurgo de documentos de forma efectiva<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Para efectuar un expurgo de manera ordenada y racional, es conveniente dise\u00f1ar previamente y plasmar en un documento o <strong>Plan de expurgo para una biblioteca<\/strong> todos los pasos y decisiones que vayamos a adoptar.<\/p>\n<p>Los pasos para realizar un expurgo de documentos de forma efectiva son los siguientes:<\/p>\n<h3><span id=\"Analisis_de_necesidades\">An\u00e1lisis de necesidades<\/span><\/h3>\n<p>El primer paso antes de iniciar una tarea de expurgo es analizar la situaci\u00f3n en la que se encuentra, tanto nuestros archivos, como nuestra documentaci\u00f3n. Deberemos reflejar los siguientes elementos:<\/p>\n<ul>\n<li>Las razones para llevar a cabo el expurgo: falta de espacio, mejorar la accesibilidad, etc.<\/li>\n<li>Materiales objeto de expurgo<\/li>\n<li>Objetivos del expurgo: dentro de los objetivos generales de toda pol\u00edtica de expurgo est\u00e1n:\n<ul>\n<li>Mantener permanentemente actualizados y accesibles los documentos.<\/li>\n<li>Lograr mayor espacio y visibilidad.<\/li>\n<li>Aislar el material obsoleto.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span id=\"Estudio_de_viabilidad\">Estudio de viabilidad<\/span><\/h3>\n<p>Se trata de evaluar la situaci\u00f3n actual de la empresa de forma que nos permita identificar posibles limitaciones o condicionantes para el cumplimiento de los objetivos que nos hemos propuesto. Para ello, debemos:<\/p>\n<ul>\n<li>Analizar la documentaci\u00f3n<\/li>\n<li>Determinar las posibilidades de almacenamiento<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span id=\"Criterios_de_aplicacion\">Criterios de aplicaci\u00f3n<\/span><\/h3>\n<p>Una vez que hayamos decidido los documentos sobre los que vamos a realizar el expurgo hay que tener en cuenta unos criterios en base a los cuales decidir el destino de los mismos. Estos criterios son, en todo caso orientativos ya que ha de tenerse en cuenta en primer lugar el equilibrio de la documentaci\u00f3n, as\u00ed como las posibilidades que se tengan de renovaci\u00f3n de los documentos que se decida expurgar.<\/p>\n<p>Los criterios a tener en cuenta son:<\/p>\n<ul>\n<li>Antiguedad: normalmente el expurgo se realizar\u00e1 sobre los documentos m\u00e1s antiguos.<\/li>\n<li>Duplicidad: se procurar\u00e1 no tener documentos duplicados.<\/li>\n<li>Uso: los documentos objeto de expurgo deben ser aquellos que ya no se usan.<\/li>\n<li>Disponibilidad<\/li>\n<li>Redundancia: Se podr\u00e1n expurgar aquellos documentos que contengan la misma informaci\u00f3n disponible en otros documentos.<\/li>\n<li>Calidad y actualidad de la informaci\u00f3n: deben eliminarse los documentos que contengan informaci\u00f3n obsoleta.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Tambi\u00e9n debes involucrar a todos en tu negocio en la depuraci\u00f3n de documentos. Incluso los empleados que mantienen solo unos pocos registros deben asegurarse de participar en la protecci\u00f3n de la informaci\u00f3n de la empresa y del cliente.<\/p>\n<p>Una vez que hayas completado estos pasos, puedes estimar cu\u00e1nto espacio del contenedor de trituraci\u00f3n necesitar\u00e1s. Si ya tienes estos contenedores, aseg\u00farate de tener suficientes. Trabajar con una empresa de destrucci\u00f3n de documentos puede ayudarte con este paso.<\/p>\n<p>Por \u00faltimo, puedes informar a tu personal cu\u00e1ndo se realizar\u00e1 la eliminaci\u00f3n para que tengan tiempo suficiente para revisar los archivos.<\/p>\n<h2 data-pm-slice=\"1 1 []\"><span id=\"Ventajas_del_expurgo_de_documentos\"><strong>Ventajas del expurgo de documentos<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Las ventajas del expurgo de documentos son variadas:<\/p>\n<ul>\n<li>Antes de comenzar el proceso de destrucci\u00f3n, se encuentran localizados adecuadamente los documentos de la empresa, d\u00f3nde est\u00e1n en cada momento y qui\u00e9n los custodia, por lo que acceder a ellos es m\u00e1s f\u00e1cil. Cuando comienza el proceso de destrucci\u00f3n, sabemos que los documentos ser\u00e1n destruidos por la empresa destructora que hemos contratado.<\/li>\n<li>Se disminuye la incertidumbre de la empresa en la adopci\u00f3n de decisiones diarias respecto a los datos incluidos en esos documentos.<\/li>\n<li>Supone un ahorro en costes de personal y tiempo usado en la b\u00fasqueda de una documentaci\u00f3n no identificada.<\/li>\n<li>Disminuye el coste de mantenimiento de instalaciones y el espacio en las mismas al eliminar la documentaci\u00f3n y trasladarla a una empresa de destrucci\u00f3n.<\/li>\n<li>Con ello se tienen unos criterios claros respecto a los documentos que deben guardarse y los que deben eliminarse o destruirse.<\/li>\n<li>Al tener los documentos en un lugar concreto hasta su destrucci\u00f3n, se controla tambi\u00e9n que se conserven los datos sensibles y su confidencialidad.<\/li>\n<li>Se eligen aquellos documentos que est\u00e1n obsoletos y pueden destruirse.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Existen una serie de ventajas que se pueden extraer de externalizar el expurgo documental. En primer lugar, impide que el personal utilice tiempo de su jornada laboral en el proceso de destrucci\u00f3n de documentaci\u00f3n. Adem\u00e1s, hace que las instalaciones de la empresa dispongan de m\u00e1s espacio.<\/p>\n<p>Por otro lado, limita el acceso a los documentos que contengan informaci\u00f3n confidencial. Evita tambi\u00e9n la posibilidad de asociar los datos de la documentaci\u00f3n destruida, ya que las destructoras convencionales no trituran sino que rompen el papel en tiras.<\/p>\n<p>Con ello se evitan fugas de informaci\u00f3n por documentaci\u00f3n no destruida que se tira en papeleras o cubos sin sistema de seguridad. Colabora con el medioambiente y ahorra coste, manteniendo la trazabilidad de la documentaci\u00f3n.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La gesti\u00f3n de los documentos y archivos de las empresas tiene una gran importancia. 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