{"id":16178,"date":"2020-10-05T21:30:10","date_gmt":"2020-10-05T19:30:10","guid":{"rendered":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/?p=16178"},"modified":"2024-10-15T15:47:39","modified_gmt":"2024-10-15T13:47:39","slug":"digitalizar-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/digitalizar-documentos\/","title":{"rendered":"\u00bfQu\u00e9 es digitalizar documentos? \u00bfC\u00f3mo hacerlo?"},"content":{"rendered":"<p>A medida que la empresa crece, el volumen de documentos en papel aumenta exponencialmente y ese papeleo almacenado desperdicia espacio y es dif\u00edcil de administrar. Una soluci\u00f3n es digitalizar esos documentos. Puedes utilizar t\u00e9cnicas de conversi\u00f3n digital para convertir todos los documentos impresos de tu empresa en versiones electr\u00f3nicas que se almacenan en tu propio servidor o en la nube. Esto te permite administrar documentos de manera m\u00e1s eficiente, sin perder documentos cr\u00edticos, evitando as\u00ed da\u00f1ar la credibilidad de tu negocio. Aqu\u00ed te contamos para qu\u00e9 sirve la digitalizaci\u00f3n de documentos, c\u00f3mo <strong>digitalizar un documento<\/strong>, los documentos que pueden digitalizarse y las ventajas de la digitalizaci\u00f3n.<\/p>\n<div id=\"toc_container\" class=\"no_bullets\"><p class=\"toc_title\">Contenido del art&iacute;culo<\/p><ul class=\"toc_list\"><li><a href=\"#La_digitalizacion_de_documentos\">La digitalizaci\u00f3n de documentos<\/a><ul><li><a href=\"#Para_que_sirve\">\u00bfPara qu\u00e9 sirve?<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#Diferencia_entre_digitalizar_y_escanear\">Diferencia entre digitalizar y escanear<\/a><\/li><li><a href=\"#Como_digitalizar_un_documento\">\u00bfC\u00f3mo digitalizar un documento?<\/a><ul><li><a href=\"#En_PDF\">En PDF<\/a><\/li><li><a href=\"#En_Word\">En Word<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#Que_tipo_de_documentos_se_pueden_digitalizar\">\u00bfQu\u00e9 tipo de documentos se pueden digitalizar?<\/a><ul><li><a href=\"#Textos\">Textos<\/a><\/li><li><a href=\"#Facturas\">Facturas<\/a><\/li><li><a href=\"#Pedidos\">Pedidos<\/a><\/li><li><a href=\"#Contratos\">Contratos<\/a><\/li><li><a href=\"#Seguros\">Seguros<\/a><\/li><li><a href=\"#Planos_y_disenos\">Planos y dise\u00f1os<\/a><\/li><li><a href=\"#Mapas_y_diagramas\">Mapas y diagramas<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#Formas_de_digitalizar_documentos\">Formas de digitalizar documentos<\/a><ul><li><a href=\"#Dispositivos_Multifuncion\">Dispositivos Multifunci\u00f3n<\/a><\/li><li><a href=\"#Escaneres_de_escritorio\">Esc\u00e1neres de escritorio<\/a><\/li><li><a href=\"#Aplicaciones\">Aplicaciones<\/a><\/li><li><a href=\"#Servicios_de_imagenes_de_documentos\">Servicios de im\u00e1genes de documentos<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#Ventajas_de_digitalizar_la_informacion\">Ventajas de digitalizar la informaci\u00f3n<\/a><ul><li><a href=\"#1_Acceso\">1. Acceso<\/a><\/li><li><a href=\"#2_Colaboracion\">2. Colaboraci\u00f3n<\/a><\/li><li><a href=\"#3_Reducir\">3. Reducir<\/a><\/li><li><a href=\"#4_Recuperacion\">4. Recuperaci\u00f3n<\/a><\/li><li><a href=\"#5_Tienda\">5. Tienda<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#Otros_aspectos_a_tener_en_cuenta\">Otros aspectos a tener en cuenta<\/a><ul><li><a href=\"#Destruccion_segura_de_documentos_en_papel\">Destrucci\u00f3n segura de documentos en papel<\/a><\/li><li><a href=\"#Copias_de_seguridad\">Copias de seguridad<\/a><\/li><li><a href=\"#El_trabajo_del_gestor_documental\">El trabajo del gestor documental<\/a><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/div>\n<h2><span id=\"La_digitalizacion_de_documentos\"><strong>La digitalizaci\u00f3n de documentos<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>La <strong>digitalizaci\u00f3n de documentos<\/strong> es el proceso de cambio de formato anal\u00f3gico a digital. Este proceso crea datos digitalizados sin cambios de diferente tipo en el proceso en s\u00ed, que luego se pueden utilizar para fines comerciales.<\/p>\n<p>En el <strong>formato digital<\/strong>, la informaci\u00f3n se organiza en unidades discretas de datos (denominadas bits ) que pueden direccionarse por separado (normalmente en grupos de varios bits denominados bytes ). Estos son los datos binarios que pueden procesar las computadoras y muchos dispositivos con capacidad inform\u00e1tica (como c\u00e1maras digitales y aud\u00edfonos digitales ).<\/p>\n<p>El texto y las im\u00e1genes se pueden <strong>digitalizar<\/strong> de manera similar: un <strong>esc\u00e1ner<\/strong> captura una imagen (que puede ser una imagen de texto) y la convierte en un archivo de imagen, como un mapa de bits. Un <strong>programa de reconocimiento \u00f3ptico de caracteres<\/strong> analiza una imagen de texto en busca de \u00e1reas claras y oscuras con el fin de identificar cada letra alfab\u00e9tica o d\u00edgito num\u00e9rico, y convierte cada car\u00e1cter en un c\u00f3digo ASCII.<\/p>\n<p>La <strong>digitalizaci\u00f3n de audio y video<\/strong> utiliza uno de los muchos procesos de conversi\u00f3n de anal\u00f3gico a digital en el que una se\u00f1al continuamente variable ( anal\u00f3gica ) se cambia, sin alterar su contenido esencial, en una se\u00f1al multinivel (digital). El proceso de muestreo mide la amplitud (intensidad de la se\u00f1al) de una forma de onda anal\u00f3gica en marcadores de tiempo espaciados uniformemente y representa las muestras como valores num\u00e9ricos para la entrada como datos digitales.<\/p>\n<h3 data-pm-slice=\"1 1 []\"><span id=\"Para_que_sirve\"><strong>\u00bfPara qu\u00e9 sirve?<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>La <strong>digitalizaci\u00f3n de la informaci\u00f3n<\/strong> facilita su conservaci\u00f3n, acceso y uso compartido. Por ejemplo, un documento hist\u00f3rico original solo puede ser accesible para las personas que visitan su ubicaci\u00f3n f\u00edsica, pero si el contenido del documento est\u00e1 digitalizado, puede estar disponible para personas de todo el mundo. Existe una tendencia creciente hacia la digitalizaci\u00f3n de datos de importancia hist\u00f3rica y cultural.<\/p>\n<p>La cantidad de documentaci\u00f3n que debes tener a mano para mantener un buen sistema de mantenimiento de registros puede ser abrumadora. Para las empresas m\u00e1s grandes, el mantenimiento de registros a menudo implica instalaciones de almacenamiento externas dedicadas a la gesti\u00f3n de documentos. Para las empresas m\u00e1s peque\u00f1as, los registros en papel pueden abrumar r\u00e1pidamente a las oficinas peque\u00f1as. Por el contrario, cambiar de papel a un sistema de documentos digitales ahorra dinero y espacio de almacenamiento inmediatamente.<\/p>\n<p>La digitalizaci\u00f3n de tu almacenamiento de documentos reduce inmediatamente los costes en todos los \u00e1mbitos. Tambi\u00e9n facilita la b\u00fasqueda de documentos y estos pueden ser accesibles desde cualquier lugar por las personas autorizadas para ello.<\/p>\n<h2 data-pm-slice=\"1 1 []\"><span id=\"Diferencia_entre_digitalizar_y_escanear\"><strong>Diferencia entre digitalizar y escanear<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>El <strong>escaneo y la digitalizaci\u00f3n de documentos<\/strong> a menudo se consideran lo mismo, pero contrariamente a la creencia popular, en realidad son dos procesos separados para convertir un documento en papel en una copia digital.<\/p>\n<p>Hay una serie de diferencias, pero lo que realmente las distingue es su facilidad de uso: aunque ambos crean documentos digitales, solo la digitalizaci\u00f3n puede crear versiones editables.<\/p>\n<p>El <strong>escaneo de documentos<\/strong> tambi\u00e9n se conoce como &#8220;im\u00e1genes de documentos&#8221;, y tal como suena, cuando se escanea un documento, se toma una imagen del documento y se convierte en un archivo digital.<\/p>\n<p><strong>Digitalizar documentos escaneados<\/strong> se basa en la conversi\u00f3n del escaneo mediante la implementaci\u00f3n de herramientas adicionales durante el proceso para hacer que los nuevos archivos digitales sean manipulables en lugar de ser solo im\u00e1genes est\u00e1ticas.<\/p>\n<h2><span id=\"Como_digitalizar_un_documento\"><strong>\u00bfC\u00f3mo digitalizar un documento?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>A la hora de digitalizar un documento, estos son los pasos que debes seguir:<\/p>\n<ul>\n<li>Realiza una auditor\u00eda completa de los documentos impresos que tienes<\/li>\n<li>Clasifica los documentos en categor\u00edas<\/li>\n<li>Nombra tus archivos de manera consistente<\/li>\n<li>Elige tu almacenamiento<\/li>\n<li>Guarda el papel<\/li>\n<\/ul>\n<p>La digitalizalizaci\u00f3n de documentos puede ser a formato word o a pdf. Vamos a ver cada uno de ellos.<\/p>\n<h3><span id=\"En_PDF\"><strong>En PDF<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Puedes <strong>digitalizar documentos y convertirlos en PDF<\/strong> usando Adobe Acrobat. Los pasos son los siguientes:<\/p>\n<ul>\n<li>Carga el papel o los papeles que deseas convertir en tu esc\u00e1ner.<\/li>\n<li>Abre Adobe Acrobat<\/li>\n<li>Haz clic en Archivo &gt; Crear PDF &gt; Desde esc\u00e1ner<\/li>\n<li>En el submen\u00fa que se abre, selecciona el tipo de documento que te gustar\u00eda crear; en este caso, elige PDF<\/li>\n<li>Acrobat activa su esc\u00e1ner para comenzar el escaneo.<\/li>\n<li>Una vez que Acrobat haya escaneado y le\u00eddo tus documentos, haz clic en Guardar.<\/li>\n<li>Nombra el archivo o archivos PDF.<\/li>\n<li>Haz clic en Guardar<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span id=\"En_Word\"><strong>En Word<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Si tienes una copia impresa de un documento y te gustar\u00eda poder editarlo, puedes hacerlo usando Word. Primero, escanea la copia y luego usa <strong>Microsoft OneNote<\/strong> para convertirlo en un documento editable y enviarlo a Microsoft Word. Microsoft OneNote es un software de planificaci\u00f3n y toma de notas que forma parte del paquete Microsoft Office. Tiene la capacidad de realizar OCR en una amplia gama de documentos, incluido PDF OCR.<\/p>\n<p>Siempre que hayas escaneado el documento correctamente, Microsoft OneNote capturar\u00e1 las im\u00e1genes y el texto del documento y los enviar\u00e1 a Word, donde podr\u00e1s editarlos f\u00e1cilmente. Todo esto es un proceso sencillo que puedes realizar en unos minutos.<\/p>\n<ul>\n<li>Inicia Microsoft OneNote<\/li>\n<li>Abrir la ventana &#8220;Insertar imagen&#8221;<\/li>\n<li>Insertar la imagen<\/li>\n<li>Extraer texto de la imagen<\/li>\n<li>Abrir nuevo documento de Word<\/li>\n<li>Importar texto a documento<\/li>\n<li>Editar documento nuevo<\/li>\n<\/ul>\n<h2><span id=\"Que_tipo_de_documentos_se_pueden_digitalizar\"><strong>\u00bfQu\u00e9 tipo de documentos se pueden digitalizar?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Realmente no hay l\u00edmite para los tipos de documentos que puedes digitalizar. Si est\u00e1s comenzando desde cero para convertir todos tus documentos en papel a versiones electr\u00f3nicas, es mejor priorizar los siguientes tipos de documentos:<\/p>\n<h3><span id=\"Textos\"><strong>Textos<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Todos los documentos de texto, como informes, presupuestos, etc., que tengas en la empresa puedes pasarlos a formato digital.<\/p>\n<h3><span id=\"Facturas\"><strong>Facturas<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>La digitalizaci\u00f3n de las facturas permite que la informaci\u00f3n soporte procesos automatizados. La digitalizaci\u00f3n de una factura desbloquea la informaci\u00f3n dentro de la factura. Esta informaci\u00f3n se puede utilizar de muchas formas diferentes para respaldar cuentas por pagar, cuentas por cobrar y muchos usos de informes diferentes.<\/p>\n<h3><span id=\"Pedidos\"><strong>Pedidos<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Los pedidos son esenciales para cualquier negocio porque cualquier uso indebido puede provocar retrasos operativos que podr\u00edan costar mucho dinero a la empresa. Con los pedidos digitales, evitar\u00e1s problemas como la p\u00e9rdida, da\u00f1o o mal archivado del pedido. \u00bfNo ser\u00eda mucho m\u00e1s f\u00e1cil para ti y tu equipo?<\/p>\n<h3><span id=\"Contratos\"><strong>Contratos<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Un recurso importante que deben proteger las empresas son sus contratos. Los <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/cesion-datos-terceros\/\">contratos<\/a> son documentos legalmente vinculantes que protegen tus activos y garantizan que se cumpla todo lo acordado con tus proveedores y clientes. Ya es un hecho que la tecnolog\u00eda hace que todo sea mejor. Un software de gesti\u00f3n del ciclo de vida de los contratos , por ejemplo, es una forma mucho m\u00e1s eficiente y r\u00e1pida de gestionar los contratos. El primer paso para esto es digitalizar todos los contratos de tu empresa.<\/p>\n<h3><span id=\"Seguros\"><strong>Seguros<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>La mayor\u00eda de las aseguradoras han reconocido desde hace mucho tiempo el cambio necesario hacia un futuro digital: contratar nuevas p\u00f3lizas y administrar las existentes, comparar ofertas dentales, enviar facturas y reportar un accidente automovil\u00edstico; todo esto ahora se puede hacer en l\u00ednea. Hay dos razones para esto: costes y clientes.<\/p>\n<h3><span id=\"Planos_y_disenos\"><strong>Planos y dise\u00f1os<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Los planos y dise\u00f1os son muy importantes para tu empresa de dise\u00f1o o arquitectura. Digitalizarlos es una buena opci\u00f3n para tenerlos almacenados de forma segura y evitar que se pierdan, con los correspondientes perjuicios que ello causar\u00eda a la empresa.<\/p>\n<h3><span id=\"Mapas_y_diagramas\"><strong>Mapas y diagramas<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Para digitalizar un mapa, puedes utilizar una tableta de digitalizaci\u00f3n (tambi\u00e9n denominada digitalizador) conectada a tu equipo para realizar un seguimiento de red de las entidades de tu inter\u00e9s. Las coordenadas x, y de estas entidades se registran y almacenan de forma autom\u00e1tica como datos espaciales.<\/p>\n<p>La digitalizaci\u00f3n con una tableta de digitalizaci\u00f3n ofrece otra forma de crear y editar datos espaciales, adem\u00e1s de la mano alzada de digitalizaci\u00f3n en pantalla. Puede convertir entidades de casi cualquier mapa en papel en entidades digitales. Puedes utilizar un digitalizador junto con las herramientas de edici\u00f3n en ArcMap para crear nuevas entidades o editar entidades existentes en un mapa digital.<\/p>\n<h2><span id=\"Formas_de_digitalizar_documentos\"><strong>Formas de digitalizar documentos<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Echemos un vistazo a algunas de las mejores formas de <strong>digitalizar documentos escritos<\/strong>.<\/p>\n<h3><span id=\"Dispositivos_Multifuncion\"><strong>Dispositivos Multifunci\u00f3n<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Un dispositivo multifuncional (MFD) produce documentos digitalizados de buena calidad, pero requiere cierto esfuerzo de tu parte. Si ya tienes un dispositivo de este tipo, debes contar con un esc\u00e1ner integrado con el que puedas digitalizar documentos en papel. Con ellos podr\u00e1s <strong>escanear un documento en una impresora<\/strong>.<\/p>\n<p>Por lo general, este enfoque solo debe utilizarse si tienes un MFD en el que el papel se alimenta autom\u00e1ticamente. Esto ahorra una cantidad considerable de tiempo.<\/p>\n<h3><span id=\"Escaneres_de_escritorio\"><strong>Esc\u00e1neres de escritorio<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Esta es otra forma simple, pero tediosa, de digitalizar un documento en papel. Hay muchas variedades de esc\u00e1neres de papel de escritorio disponibles, por lo que querr\u00e1s elegir el que mejor se adapte a tus necesidades. Algunas cosas a tener en cuenta son los tama\u00f1os de papel que el esc\u00e1ner puede manejar, la velocidad, si puede escanear tanto en color como en blanco y negro, opciones de resoluci\u00f3n y capacidades de software.<\/p>\n<h3><span id=\"Aplicaciones\"><strong>Aplicaciones<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Si tienes una cantidad muy peque\u00f1a de documentos en papel, una opci\u00f3n es simplemente escanearlos dentro de una aplicaci\u00f3n de escaneo en tu tel\u00e9fono inteligente o tableta. Por ejemplo, la aplicaci\u00f3n Google Drive cuenta con un software OCR que te permite escanear documentos y guardarlos en la unidad. Camscanner y Scanbot son otras opciones populares.<\/p>\n<p>Una vez m\u00e1s, utiliza este enfoque solo si deseas digitalizar documentos en papel limitados.<\/p>\n<h3><span id=\"Servicios_de_imagenes_de_documentos\"><strong>Servicios de im\u00e1genes de documentos<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>La opci\u00f3n de referencia para <strong>escanear documentos en el ordenador<\/strong>. Env\u00eda tus archivos a una empresa que ofrezca servicios profesionales de im\u00e1genes de documentos. Pueden digitalizar e indexar todos tus documentos mediante procesos de flujo de trabajo y equipos especializados que garantizan que los documentos se digitalicen con precisi\u00f3n, eficiencia y la m\u00e1s alta calidad.<\/p>\n<p>Los proveedores de servicios de im\u00e1genes de documentos pueden manejar todo tu proyecto, desde la preparaci\u00f3n, el escaneo, la indexaci\u00f3n, el formateo, la carga a su EDMS, hasta la destrucci\u00f3n de documentos. Esta opci\u00f3n suele ser la mejor manera de digitalizar documentos en papel para aprovechar al m\u00e1ximo los archivos digitales. La subcontrataci\u00f3n tambi\u00e9n es generalmente mucho menos costosa, m\u00e1s r\u00e1pida, menos tediosa y m\u00e1s precisa que manejarla tu mismo.<\/p>\n<h2><span id=\"Ventajas_de_digitalizar_la_informacion\"><strong>Ventajas de digitalizar la informaci\u00f3n<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Estos son los cinco beneficios principales de <strong>digitalizar documentos online<\/strong> con software y sistemas de automatizaci\u00f3n de documentos.<\/p>\n<h3><span id=\"1_Acceso\"><strong>1. Acceso<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Acceder a su contenido f\u00e1cilmente, desde cualquier lugar, se puede lograr con el software de automatizaci\u00f3n de documentos. Ya sea que est\u00e9s de viaje usando tu dispositivo m\u00f3vil o en casa trabajando sin conexi\u00f3n, recuperar los documentos digitales que necesitas para hacer el trabajo donde quiera que est\u00e9s es posible con los sistemas de automatizaci\u00f3n de documentos.<\/p>\n<h3><span id=\"2_Colaboracion\"><strong>2. Colaboraci\u00f3n<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Trabajar con equipos en diferentes ubicaciones, ya sea que est\u00e9n en la misma oficina que tu o en una zona horaria diferente, es posible con los sistemas y software de automatizaci\u00f3n de documentos. Con la automatizaci\u00f3n de documentos, se elimina la colaboraci\u00f3n manual de documentos y la colaboraci\u00f3n f\u00edsica de los equipos se puede eliminar si se desea. Las mejoras en la eficiencia de c\u00f3mo las personas se comunican electr\u00f3nicamente y trabajan juntas debido a los documentos electr\u00f3nicos, a su vez, mejoran la productividad organizacional.<\/p>\n<h3><span id=\"3_Reducir\"><strong>3. Reducir<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Con los sistemas correctos de automatizaci\u00f3n de documentos implementados, las empresas pueden beneficiarse de las oportunidades de retorno de la inversi\u00f3n que no son posibles con el procesamiento y manejo manual de documentos. La cantidad de tiempo, dinero y papel utilizados en la gesti\u00f3n de documentos impresos se reduce a medida que se implantan y utilizan con precisi\u00f3n sistemas automatizados. Como resultado de los sistemas de automatizaci\u00f3n de documentos, las empresas se beneficiar\u00e1n de un menor rastro de papel, lo que reducir\u00e1 los costes de impresi\u00f3n en toda la empresa.<\/p>\n<h3><span id=\"4_Recuperacion\"><strong>4. Recuperaci\u00f3n<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>La recuperaci\u00f3n de documentos impresos puede llevar mucho tiempo, ya que puede llevar minutos, horas o incluso d\u00edas localizar los documentos relevantes que necesitas para hacer tu trabajo. La automatizaci\u00f3n de documentos te permite recuperar todos tus documentos al instante y en un sistema seguro.<\/p>\n<h3><span id=\"5_Tienda\"><strong>5. Tienda<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Tener una ubicaci\u00f3n centralizada para almacenar documentos electr\u00f3nicos reduce la necesidad de archivadores f\u00edsicos dentro de la oficina. Los documentos se almacenan y protegen de forma segura dentro del software de automatizaci\u00f3n de documentos, lo que te permite controlar el acceso al contenido seg\u00fan el perfil del usuario. El acceso a documentos confidenciales se puede restringir a un n\u00famero limitado de usuarios, independientemente del n\u00famero total de usuarios que trabajen activamente dentro del sistema, lo que garantiza que las personas adecuadas tengan el acceso correcto a los documentos que necesitan.<\/p>\n<h2><span id=\"Otros_aspectos_a_tener_en_cuenta\"><strong>Otros aspectos a tener en cuenta<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Adem\u00e1s de la digitalizaci\u00f3n de documentos, debemos tener en cuenta otros aspectos para mejorar la seguridad y eficiencia de la empresa.<\/p>\n<h3><span id=\"Destruccion_segura_de_documentos_en_papel\"><strong>Destrucci\u00f3n segura de documentos en papel<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Si a\u00fan no lo has hecho, tu organizaci\u00f3n debe definir un procedimiento de gesti\u00f3n de registros que incluya:<\/p>\n<ul>\n<li>Pol\u00edticas de retenci\u00f3n: \u00bfdurante cu\u00e1nto tiempo debe conservar cada tipo de registro?<\/li>\n<li>Pol\u00edticas de destrucci\u00f3n: \u00bfc\u00f3mo destruimos estos registros para mantener la seguridad de la informaci\u00f3n que incluyen?<\/li>\n<\/ul>\n<p>Cuando se trata de la retenci\u00f3n de registros, cada tipo de registro tiene una vida \u00fatil. Esta vida \u00fatil a veces est\u00e1 dictada por regulaciones. En otros casos, estas pol\u00edticas de retenci\u00f3n se rigen por las mejores pr\u00e1cticas de la industria. Una vez que ha expirado esa vida \u00fatil, esos registros deben destruirse correctamente.<\/p>\n<p>Para destruir los documentos, no basta con tirarlos a la basura ya que cualquiera podr\u00eda buscar y acceder a esos documentos. En ellos tendr\u00eda casi todo lo necesario para robar la identidad de alguien: fechas de nacimiento, informaci\u00f3n bancaria, datos financieros, etc.<\/p>\n<p>Lo mejor es triturar esos documentos regularmente para evitar los riesgos de errores humanos o de juicio deficiente acerca de lo que debe triturarse. Desalienta cualquier acumulaci\u00f3n de desperdicio de papel confidencial que se almacene en diferentes partes de tu oficina, creando un riesgo de seguridad.<\/p>\n<h3><span id=\"Copias_de_seguridad\"><strong>Copias de seguridad<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>La realizaci\u00f3n de copias de seguridad de la informaci\u00f3n y documentos de la empresa es muy importante por las siguientes razones:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Prevenci\u00f3n de p\u00e9rdida de datos<\/strong>: Todos hemos o\u00eddo hablar o hemos experimentado una tr\u00e1gica p\u00e9rdida de datos. La raz\u00f3n principal para la copia de seguridad de datos es guardar archivos importantes si se produce un fallo del sistema o del disco duro.<\/li>\n<li><strong>Plan de operaci\u00f3n B<\/strong>: Deber\u00edas haber copias de seguridad de datos adicionales si las copias de seguridad originales dan como resultado da\u00f1os en los datos o fallos en el disco duro. Esta opci\u00f3n se realiza mejor a trav\u00e9s de la nube o del almacenamiento externo. Se necesitan copias de seguridad adicionales si ocurren desastres naturales o provocados por el hombre.<\/li>\n<li><strong>Relaci\u00f3n con el cliente<\/strong>: La informaci\u00f3n guardada mejora la gesti\u00f3n de la relaci\u00f3n con el cliente, lo que conduce a un mayor marketing y ventas. Adem\u00e1s, la informaci\u00f3n guardada del cliente genera confianza y valor para una empresa.<\/li>\n<li><strong>Relaciones con los inversores<\/strong>: la copia de seguridad de los datos reduce el tedioso tiempo de compilar informes anuales para los accionistas. La informaci\u00f3n guardada simboliza la debida diligencia y la organizaci\u00f3n de una empresa. Sin respaldo de datos, los accionistas no pueden tomar decisiones informadas ni determinar el valor de una empresa.<\/li>\n<li><strong>Archivado<\/strong>: La informaci\u00f3n respaldada agiliza el desarrollo de archivos.<\/li>\n<li><strong>Ganancia competitiva<\/strong>: Los datos de la empresa guardados pueden ser una ventaja competitiva porque hay muchas empresas que no pueden realizar copias de seguridad de informaci\u00f3n importante.<\/li>\n<li><strong>Productividad mejorada<\/strong>: Con los archivos respaldados existentes, las empresas mejoran la productividad al reducir el tiempo perdido.<\/li>\n<li><strong>Tranquilidad<\/strong>: Las copias de seguridad de datos peri\u00f3dicas te brindan tranquilidad. En caso de que ocurra un delito cibern\u00e9tico, fallos del sistema o desastres, hay una copia de seguridad lista para reiniciar el archivo de la empresa.<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span id=\"El_trabajo_del_gestor_documental\"><strong>El trabajo del gestor documental<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>El gestor documental es responsable del control, la seguridad, la accesibilidad y la puntualidad de los documentos de la organizaci\u00f3n que pueden ser utilizados o \u00fatiles para m\u00e1s de un empleado, como pol\u00edticas, procedimientos, pautas, formularios, plantillas y materiales de capacitaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Uno de los roles del gestor documental es desarrollar un plan sobre c\u00f3mo estructurar el sistema de documentos de una organizaci\u00f3n. Crea un plan de administraci\u00f3n de documentos general si no hay ninguno en su lugar o actualiza el plan actual para adaptarse a las necesidades y cambios de la empresa. Determina los tipos de documentos creados o utilizados por la organizaci\u00f3n y qu\u00e9 plantilla funciona mejor para cada tipo de documento.<\/p>\n<p>Tambi\u00e9n se asegura de que los documentos legalmente requeridos para la estructura de la empresa, los prop\u00f3sitos del IRS u otras razones se mantengan a mano y est\u00e9n disponibles seg\u00fan sea necesario. Desarrolla pol\u00edticas y procedimientos para promover la digitalizaci\u00f3n en tu empresa.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>A medida que la empresa crece, el volumen de documentos en papel aumenta exponencialmente y ese papeleo almacenado desperdicia espacio y es&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":17,"featured_media":28277,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[512],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v16.7 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>\u25b7 \u00bfQu\u00e9 es digitalizar documentos? \u00bfC\u00f3mo hacerlo? | Grupo Atico34<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"\u00bfC\u00f3mo se pueden digitalizar documentos? \u00bfCu\u00e1les son las ventajas de tener todos tus archivosdigitalizados? \u00a1M\u00e1s informaci\u00f3n aqu\u00ed!\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/digitalizar-documentos\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"es_ES\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"\u25b7 \u00bfQu\u00e9 es digitalizar documentos? 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