{"id":15909,"date":"2020-09-24T07:59:11","date_gmt":"2020-09-24T05:59:11","guid":{"rendered":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/?p=15909"},"modified":"2021-10-13T08:55:03","modified_gmt":"2021-10-13T06:55:03","slug":"software-colaborativo-groupware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/software-colaborativo-groupware\/","title":{"rendered":"Software colaborativo o groupware. Concepto y ejemplos"},"content":{"rendered":"<p>El <strong>software colaborativo<\/strong> o <strong>groupware<\/strong> es una aplicaci\u00f3n que ayuda a los usuarios en las tareas cotidianas como calendario \/ programaci\u00f3n, libretas de direcciones, correo electr\u00f3nico, foros, listas de correo, mensajer\u00eda instant\u00e1nea y m\u00e1s. Al utilizar software colaborativo en el trabajo se crea un entorno de trabajo colaborativo. Explicamos aqu\u00ed qu\u00e9 es el software colaborativo, sus caracter\u00edsticas, tipos, ventajas y desventajas.<\/p>\n<div id=\"toc_container\" class=\"no_bullets\"><p class=\"toc_title\">Contenido del art&iacute;culo<\/p><ul class=\"toc_list\"><li><a href=\"#Que_es_el_groupware\">\u00bfQu\u00e9 es el groupware?<\/a><ul><li><a href=\"#Caracteristicas\">Caracter\u00edsticas<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#Tipos_de_software_colaborativo\">Tipos de software colaborativo<\/a><ul><li><a href=\"#Asincronico_o_no_en_tiempo_real\">Asincr\u00f3nico o no en tiempo real<\/a><\/li><li><a href=\"#Sincronico_o_en_tiempo_real\">Sincr\u00f3nico o en tiempo real<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#Ventajas_e_inconvenientes_de_usar_estas_herramientas\">Ventajas e inconvenientes de usar estas herramientas<\/a><ul><li><a href=\"#Ventajas\">Ventajas<\/a><\/li><li><a href=\"#Desventajas\">Desventajas<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#Por_que_es_tan_importante_para_el_teletrabajo\">\u00bfPor qu\u00e9 es tan importante para el teletrabajo?<\/a><\/li><li><a href=\"#Ejemplos_de_programas_groupware\">Ejemplos de programas groupware<\/a><ul><li><a href=\"#Mondaycom\">Monday.com<\/a><\/li><li><a href=\"#Wrike\">Wrike<\/a><\/li><li><a href=\"#ConnectWise_Control\">ConnectWise Control<\/a><\/li><li><a href=\"#Smartsheet\">Smartsheet<\/a><\/li><li><a href=\"#Trello\">Trello<\/a><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/div>\n<h2><span id=\"Que_es_el_groupware\"><strong>\u00bfQu\u00e9 es el groupware?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>El t\u00e9rmino groupware hace referencia a varios tipos de entornos de trabajo colaborativos con soporte inform\u00e1tico. Con \u00e9nfasis en la interoperabilidad y el trabajo colectivo en un entorno multiusuario, el <strong>software de colaboraci\u00f3n<\/strong> funciona como un portal desde el cual los usuarios crean y actualizan documentos con versiones controladas, administran contenido en l\u00ednea, comparten activos como calendarios y bandejas de entrada, y conversan a trav\u00e9s de funciones de chat y mensajer\u00eda.<\/p>\n<p>En algunos casos, el software colaborativo es una herramienta independiente, como la plataforma <strong>OnlyOffice<\/strong> para la colaboraci\u00f3n de documentos o la plataforma <strong>Intuit Quick Base<\/strong> para la gesti\u00f3n de datos. En otros casos, el software colaborativo funciona como un sistema de gesti\u00f3n de contenido (como con WordPress) o como una intranet con todas las funciones (como con SharePoint).<\/p>\n<p>El <strong>significado de groupware<\/strong> abarca implementaciones de software muy amplias y muy espec\u00edficas. Sin embargo, la caracter\u00edstica com\u00fan en todas las definiciones es que m\u00e1s de un usuario colabora en el mismo entorno usando las mismas herramientas y procesos.<\/p>\n<p>El <strong>groupware open source<\/strong> se refiere a programas que ayudan a las personas a trabajar juntas de forma colectiva mientras est\u00e1n ubicadas de forma remota.<\/p>\n<h3><span id=\"Caracteristicas\"><strong>Caracter\u00edsticas<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>El software colaborativo posibilita que tanto los trabajadores en la empresa como aquellos que se encuentren en otro lugar trabajen entre s\u00ed a trav\u00e9s de Internet o una intranet. Estas aplicaciones de software generalmente tienen las siguientes caracter\u00edsticas:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Autenticaci\u00f3n y registro<\/strong>: existe una manera \u00fanica de acceder al software colaborativo, registros de qui\u00e9n hace qu\u00e9 y registros que cumplen con los requisitos legales de descubrimiento.<\/li>\n<li><strong>Comunicaci\u00f3n<\/strong>: herramientas de chat, grupos de discusi\u00f3n encadenados, buzones de correo privados<\/li>\n<li><strong>Trabajo interactivo<\/strong>: encuestas, edici\u00f3n de archivos en tiempo real, gesti\u00f3n de tareas compartidas<\/li>\n<li>Capacidad de detecci\u00f3n : almacenamiento central de archivos y activos de informaci\u00f3n respaldado por una s\u00f3lida herramienta de b\u00fasqueda.<\/li>\n<li><strong>Flujos de trabajo coordinados<\/strong>: procesos administrados por el software colaborativo que manejan aprobaciones, revisiones, correcci\u00f3n de pruebas, etc., as\u00ed como el soporte para los procesos de gesti\u00f3n de proyectos.<\/li>\n<li><strong>Gesti\u00f3n del conocimiento empresarial<\/strong>: wikis internos, documentos de referencia protegidos, marcadores de grupo, repositorios de contrase\u00f1as compartidas, historiales de control de versiones<\/li>\n<li><strong>Gesti\u00f3n de la reputaci\u00f3n y el compromiso social<\/strong>: grupos de usuarios, insignias de perfil, personalizaci\u00f3n del perfil por parte de los usuarios, gamificaci\u00f3n a trav\u00e9s de los niveles de usuario y concursos de participaci\u00f3n del usuario.<\/li>\n<\/ul>\n<p>No solo los empleados de las grandes empresas se benefician del uso de groupware. Las peque\u00f1as empresas y aut\u00f3nomos pueden usar estas <strong>herramientas de groupware<\/strong> para compartir archivos, colaborar y comunicarse f\u00e1cilmente en proyectos con clientes remotos, todo desde la comodidad de la oficina en casa.<\/p>\n<h2><span id=\"Tipos_de_software_colaborativo\"><strong>Tipos de software colaborativo<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Las tecnolog\u00edas de software de colaboraci\u00f3n se clasifican generalmente en dos dimensiones principales:<\/p>\n<ul>\n<li>Los usuarios est\u00e1n trabajando o realizando tareas juntos al mismo tiempo (conocido como software de colaboraci\u00f3n &#8220;en tiempo real&#8221; o &#8220;sincr\u00f3nico&#8221;) o en diferentes momentos (conocido como software de colaboraci\u00f3n &#8220;asincr\u00f3nico&#8221;).<\/li>\n<li>Los usuarios trabajan juntos en un solo lugar (tambi\u00e9n conocido como &#8220;coubicado&#8221; o &#8220;cara a cara&#8221;) o en varios lugares (conocido como &#8220;no ubicado&#8221; o &#8220;a distancia&#8221;).<\/li>\n<\/ul>\n<p>En este momento, si bien hay muchas herramientas nuevas entre las que las empresas pueden elegir, el correo electr\u00f3nico a\u00fan tiende a permanecer en la combinaci\u00f3n del espacio de colaboraci\u00f3n. Sin embargo, las aplicaciones que se crean especialmente para mejorar la comunicaci\u00f3n, la coordinaci\u00f3n y el intercambio entre las partes interesadas est\u00e1n comenzando a dominar la industria.<\/p>\n<h3><span id=\"Asincronico_o_no_en_tiempo_real\"><strong>Asincr\u00f3nico o no en tiempo real<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>El correo electr\u00f3nico es la herramienta de colaboraci\u00f3n m\u00e1s com\u00fan que existe. El correo electr\u00f3nico se considera el abuelo de las aplicaciones de software de colaboraci\u00f3n actuales, pero sigue siendo el programa de colaboraci\u00f3n m\u00e1s utilizado. Actualmente, el correo electr\u00f3nico incluye algoritmos intuitivos para reenviar o archivar mensajes, crear grupos de correo o adjuntar docenas de archivos con un solo mensaje. Lo que tambi\u00e9n es sofisticado sobre la <strong>tecnolog\u00eda groupware<\/strong> de correo electr\u00f3nico actual es que podr\u00eda clasificar y procesar mensajes autom\u00e1ticamente o enrutar mensajes en l\u00ednea, entre otros.<\/p>\n<p>Las listas de correo y los grupos de noticias son muy similares a los sistemas de correo electr\u00f3nico, pero la principal diferencia es que son mensajes para grupos de personas en lugar de solo comunicaciones uno a uno.<\/p>\n<p>Los sistemas de flujo de trabajo, por otro lado, permiten que los archivos o documentos se enruten a trav\u00e9s de grupos u organizaciones mediante un proceso relativamente fijo. Los sistemas de flujo de trabajo pueden proporcionar caracter\u00edsticas interesantes, incluido el enrutamiento, el desarrollo de varias formas y la compatibilidad con roles y privilegios.<\/p>\n<p>Los calendarios grupales permiten programar y administrar proyectos, coordinar personas y ayudar a programar entregas o plazos. Las caracter\u00edsticas t\u00edpicas de un calendario grupal incluyen la detecci\u00f3n de horarios en conflicto y la coordinaci\u00f3n de horarios de reuniones que pueden funcionar para todos. Los calendarios grupales tambi\u00e9n pueden ayudar a ubicar personas.<\/p>\n<h3><span id=\"Sincronico_o_en_tiempo_real\"><strong>Sincr\u00f3nico o en tiempo real<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Los <strong>programas de software de colaborativo<\/strong> en tiempo real o sincr\u00f3nicos permiten que dos o m\u00e1s personas vean y editen documentos o informaci\u00f3n incluso si son de \u00e1reas diferentes. Las pizarras blancas compartidas, por ejemplo, permiten que las personas trabajen en colaboraci\u00f3n en un problema en una plataforma basada en la web. Muchas pizarras compartidas se utilizan para debates informales, pero estas herramientas tambi\u00e9n pueden servir para comunicaciones estructuradas o m\u00e1s sofisticadas, incluidas aplicaciones de dise\u00f1o gr\u00e1fico colaborativo, ingenier\u00eda o publicaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Los sistemas de comunicaciones por video, por su parte, permiten realizar llamadas bidireccionales o incluso multidireccionales utilizando video en vivo, b\u00e1sicamente, un sistema telef\u00f3nico que tiene un componente visual adicional. Un ejemplo de esto ser\u00eda Skype, que puede usar f\u00e1cilmente de forma gratuita.<\/p>\n<p>Los sistemas de chat permiten que varias personas escriban y env\u00eden mensajes en tiempo real. Los grupos de chat se crean normalmente asignando salas de chat con nombre, n\u00famero de personas, ubicaci\u00f3n y tema de discusi\u00f3n, entre otros.<\/p>\n<p>Los sistemas de apoyo a las decisiones est\u00e1n dise\u00f1ados para ayudar a los grupos a gestionar el proceso de toma de decisiones. Permiten el uso de herramientas de lluvia de ideas, an\u00e1lisis de ideas, ponderaci\u00f3n, as\u00ed como probabilidades sobre eventos o alternativas, e incluso votaciones.<\/p>\n<h2><span id=\"Ventajas_e_inconvenientes_de_usar_estas_herramientas\"><strong>Ventajas e inconvenientes de usar estas herramientas<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>El uso de groupware tiene importantes ventajas, pero tambi\u00e9n inconvenientes. Vamos a verlo.<\/p>\n<h3><span id=\"Ventajas\"><strong>Ventajas<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Estas son algunas de las razones m\u00e1s importantes por las que deber\u00edas considerar el <strong>uso de software de colaboraci\u00f3n<\/strong> para tu empresa:<\/p>\n<ul>\n<li>Hacer la comunicaci\u00f3n m\u00e1s f\u00e1cil, clara, persuasiva y productiva<\/li>\n<li>Permitir la comunicaci\u00f3n en momentos y lugares que de otro modo ser\u00edan imposibles<\/li>\n<li>Permitir el teletrabajo<\/li>\n<li>Minimizar, si no eliminar, los costos de viaje<\/li>\n<li>Permitir diversas perspectivas y experiencia en una discusi\u00f3n<\/li>\n<li>Crear grupos que tengan intereses comunes donde ser\u00eda dif\u00edcil o imposible reunir a suficientes personas cara a cara.<\/li>\n<li>Reducir el tiempo de inactividad y los costos para facilitar el trabajo en grupo<\/li>\n<li>Coordinar la resoluci\u00f3n de problemas en grupo<\/li>\n<li>Permitir nuevos modos de comunicaci\u00f3n, incluidos intercambios an\u00f3nimos o interacciones estructuradas.<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span id=\"Desventajas\"><strong>Desventajas<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Como principales <strong>desventajas del software colaborativo<\/strong>\u00a0destacamos las siguientes:<\/p>\n<ul>\n<li>Es costoso. Comprar los materiales y mantener el material colaborativo siempre es un desaf\u00edo, porque requiere mucho dinero comprarlos y mantenerlos de manera efectiva. Esto explica por qu\u00e9 muchas organizaciones suelen optar por utilizar otro software para gestionar dichos programas.<\/li>\n<li>Es un programa poco confiable porque depende de un servidor. Cuando Internet no funciona, el servidor no puede permitir que nadie use el programa.<\/li>\n<li>No permite el uso de comunicaci\u00f3n no verbal entre los usuarios. Esto plantea un gran desaf\u00edo para la organizaci\u00f3n, ya que esta forma de comunicaci\u00f3n siempre se prefiere a otras. Es simple y f\u00e1cil de usar para todas las partes interesadas.<\/li>\n<li>Promueve la dependencia excesiva de un proveedor de groupware en particular. Debido a los problemas log\u00edsticos y de seguridad involucrados, es apropiado que el usuario solo conf\u00ede en un proveedor para la producci\u00f3n, transporte e instalaci\u00f3n del programa.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><span id=\"Por_que_es_tan_importante_para_el_teletrabajo\"><strong>\u00bfPor qu\u00e9 es tan importante para el teletrabajo?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Hoy en d\u00eda, los equipos, especialmente los equipos remotos y geogr\u00e1ficamente dispersos, se enfrentan a muchos desaf\u00edos para optimizar sus flujos de trabajo y mejorar la colaboraci\u00f3n. El software de colaboraci\u00f3n, tambi\u00e9n conocido como groupware, puede ayudar a cualquier equipo, desde la startup m\u00e1s peque\u00f1a hasta la empresa m\u00e1s grande.<\/p>\n<p>El software de colaboraci\u00f3n permite a personas de diferentes lugares compartir contenido en documentos, mensajes, videos y otros formatos. La comunicaci\u00f3n eficiente y r\u00e1pida debe realizarse en forma de di\u00e1logo, no en forma de correos electr\u00f3nicos que pueden ignorarse, acumularse o ser dif\u00edciles de encontrar.<\/p>\n<p>Este software permite que los <strong>equipos remotos<\/strong> trabajen de manera eficiente al permitirles programar reuniones diarias para mantener informados a los miembros del equipo sobre las tareas actuales, planificar sprints y obtener comentarios instant\u00e1neos e informes en tiempo real.<\/p>\n<p>El <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/teletrabajo\/\">teletrabajo<\/a> es una de las tendencias de m\u00e1s r\u00e1pido crecimiento en el mundo empresarial. Pero cada vez es m\u00e1s dif\u00edcil gestionar todos los procesos de trabajo de forma remota y satisfacer las necesidades de todos los miembros del equipo. Una de las principales tareas del software de colaboraci\u00f3n es unir a los empleados de diferentes ubicaciones de la manera m\u00e1s conveniente. Esta tarea no solo facilita el flujo de trabajo de una organizaci\u00f3n, sino que tambi\u00e9n aumenta el compromiso y la satisfacci\u00f3n de los empleados con la empresa.<\/p>\n<h2><span id=\"Ejemplos_de_programas_groupware\"><strong>Ejemplos de programas groupware<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Para finalizar, os dejamos los mejores programas groupware para utilizar en la empresa.<\/p>\n<h3><span id=\"Mondaycom\"><strong>Monday.com<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Este software ofrece una amplia gama de funciones \u00fatiles y su plan de precios es flexible y econ\u00f3mico.<\/p>\n<p>Monday.com, anteriormente llamado Dapulse, es una de las soluciones de colaboraci\u00f3n y comunicaci\u00f3n l\u00edderes en el mercado. Esto se debe a su forma fluida de centralizar la comunicaci\u00f3n y mantener a todos involucrados en lo que importa a la organizaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Esta plataforma se destaca de otros software de colaboraci\u00f3n por c\u00f3mo est\u00e1 dise\u00f1ada para proporcionar herramientas que respalden los esfuerzos tanto individuales como en equipo.<\/p>\n<p>Por ejemplo, presenta un flujo de trabajo personalizable para adaptarse a las diferentes necesidades de diferentes equipos en diferentes momentos. Esto hace que las circunstancias imprevistas sean m\u00e1s manejables.<\/p>\n<p>Tambi\u00e9n es f\u00e1cil para los usuarios o sus l\u00edderes de equipo realizar un seguimiento del progreso de su proyecto actual independientemente del tipo que sea. Esto se debe a los diferentes tipos de vistas que ofrece monday.com, incluido el calendario, los archivos, la l\u00ednea de tiempo, el mapa, etc.<\/p>\n<h3><span id=\"Wrike\"><strong>Wrike<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Si eres una empresa que tiene menos tareas o tienes proyectos que requieren m\u00e1s tiempo para completarse, te alegrar\u00e1 saber que Wrike es m\u00e1s f\u00e1cil de usar, en comparaci\u00f3n con otras soluciones que prefieren dividir las tareas en partes.<\/p>\n<p>Dentro de sus ventajas est\u00e1n:<\/p>\n<ul>\n<li>Las actualizaciones en tiempo real fomentan la comunicaci\u00f3n inmersiva y el intercambio de ideas<\/li>\n<li>Combina las contribuciones de los miembros del equipo<\/li>\n<li>Elimina el engorroso intercambio de archivos de correo electr\u00f3nico<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span id=\"ConnectWise_Control\"><strong>ConnectWise Control<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Es un software de soporte remoto ideal para organizaciones que buscan mejorar la colaboraci\u00f3n dentro de los equipos de asistencia t\u00e9cnica. Empresas l\u00edderes en la industria como Dell, Intel, Swarovski y Bic utilizan ConnectWise Control para sus procesos de soporte remoto.<\/p>\n<p>Entre sus beneficios est\u00e1n:<\/p>\n<ul>\n<li>Comunicaci\u00f3n m\u00e1s sencilla a trav\u00e9s de reuniones remotas.<\/li>\n<li>C\u00f3modo intercambio de conocimientos y recursos.<\/li>\n<li>Compatibilidad multiplataforma.<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span id=\"Smartsheet\"><strong>Smartsheet<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Es un software basado en la nube como soluci\u00f3n de colaboraci\u00f3n de servicio que pueden utilizar empresas de todos los tama\u00f1os. Fue desarrollado por Smartsheet Inc. y lanzado por primera vez en 2006.<\/p>\n<p>Smartsheet tiene los siguientes beneficios:<\/p>\n<ul>\n<li>Dise\u00f1ado para una mejor colaboraci\u00f3n en equipo.<\/li>\n<li>Informaci\u00f3n en tiempo real.<\/li>\n<li>Integraciones robustas.<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span id=\"Trello\"><strong>Trello<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Trello es un software de colaboraci\u00f3n simple y flexible que funciona mejor para equipos de peque\u00f1as y medianas empresas. La plataforma permite a los equipos trabajar en colaboraci\u00f3n y hacer proyectos m\u00e1s r\u00e1pido. Te permite estar atento al progreso del proyecto, desde el panorama general hasta los delicados detalles de la tarea.<\/p>\n<p>Con tableros y tarjetas de listas f\u00e1ciles de usar, Trello permite organizar y priorizar tu lista de tareas pendientes o proyecto paralelo. Adem\u00e1s, con alguna soluci\u00f3n alternativa, puedes crear un sistema Kanban completo para administrar tareas complejas. El proveedor tiene una prueba gratuita atractiva en la que puedes jugar con las funciones sin coste.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>El software colaborativo o groupware es una aplicaci\u00f3n que ayuda a los usuarios en las tareas cotidianas como calendario \/ programaci\u00f3n, libretas&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":17,"featured_media":16000,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[531],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v16.7 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>\u25b7 Software colaborativo o Groupware. 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