{"id":61032,"date":"2026-10-05T18:19:13","date_gmt":"2026-10-05T16:19:13","guid":{"rendered":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/?page_id=61032"},"modified":"2026-10-06T09:58:04","modified_gmt":"2026-10-06T07:58:04","slug":"gestion-horarios-turnos-jornada-laboral","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/rrhh\/algoritmos\/gestion-horarios-turnos-jornada-laboral\/","title":{"rendered":"Algoritmos en gesti\u00f3n de horarios, turnos y jornada laboral"},"content":{"rendered":"<p>Esta gu\u00eda explica qu\u00e9 tareas, procesos y herramientas utilizan <strong>algoritmos en RR. HH. para gestionar horarios, turnos, vacaciones y ausencias<\/strong>, c\u00f3mo pueden modificar las condiciones laborales y qu\u00e9 debe hacer la empresa para facilitar una informaci\u00f3n algor\u00edtmica comprensible.<\/p>\n<p>Los sistemas automatizados de planificaci\u00f3n no se limitan a confeccionar calendarios. Algunos utilizan inteligencia artificial para prever la demanda, calcular la plantilla necesaria, asignar horas y descansos, cubrir ausencias o recomendar qu\u00e9 solicitudes de vacaciones pueden aprobarse.<\/p>\n<h2 id=\"algoritmos-horarios-turnos\">Qu\u00e9 algoritmos se utilizan para gestionar horarios, turnos y jornada<\/h2>\n<p>Los algoritmos de gesti\u00f3n del tiempo de trabajo pueden intervenir desde la previsi\u00f3n de necesidades hasta el registro final de las horas realizadas. La obligaci\u00f3n de informar no depende del nombre comercial de la herramienta, sino de las decisiones laborales que adopta o recomienda.<\/p>\n<h3 id=\"prevision-necesidades-personal\">Previsi\u00f3n autom\u00e1tica de las necesidades de personal<\/h3>\n<p>Los sistemas de workforce management pueden emplear modelos estad\u00edsticos o de inteligencia artificial para pronosticar ventas, pedidos, visitas, reservas o llamadas por centro y franja horaria. Despu\u00e9s convierten esa previsi\u00f3n en el n\u00famero de personas y horas que consideran necesarias.<\/p>\n<p>RR. HH. debe conocer qu\u00e9 fuentes utiliza la IA, con qu\u00e9 frecuencia actualiza la previsi\u00f3n y qu\u00e9 ocurre cuando se equivoca. La demanda prevista no puede emplearse autom\u00e1ticamente para reducir una jornada contratada ni para trasladar a la plantilla el riesgo empresarial.<\/p>\n<h3 id=\"planificacion-cuadrantes\">Planificaci\u00f3n de cuadrantes que asigna turnos, horas y descansos<\/h3>\n<p>En este proceso, el sistema automatizado cruza la cobertura prevista con la disponibilidad, el contrato, las competencias y las restricciones aplicables. El resultado determina qui\u00e9n trabaja, durante cu\u00e1nto tiempo, en qu\u00e9 franja y con qu\u00e9 descansos.<\/p>\n<p>La informaci\u00f3n debe referirse a su configuraci\u00f3n real: qu\u00e9 datos recibe, qu\u00e9 restricciones aplica, qu\u00e9 objetivos intenta optimizar y qu\u00e9 intervenci\u00f3n conserva el responsable antes de publicar el cuadrante.<\/p>\n<h3 id=\"asignacion-turnos-especiales\">Asignaci\u00f3n de noches, festivos, guardias y turnos especiales<\/h3>\n<p>Los algoritmos de RR. HH. tambi\u00e9n pueden repartir los horarios m\u00e1s gravosos o los que generan complementos econ\u00f3micos. Para hacerlo utilizan criterios como la rotaci\u00f3n, la disponibilidad, la antig\u00fcedad, la especializaci\u00f3n o el n\u00famero de noches realizadas anteriormente.<\/p>\n<p>La empresa debe explicar esas reglas cuando el sistema decide o recomienda qui\u00e9n recibe:<\/p>\n<ul>\n<li>Turnos nocturnos.<\/li>\n<li>Trabajo en domingos y festivos.<\/li>\n<li>Aperturas y cierres.<\/li>\n<li>Guardias o disponibilidad localizada.<\/li>\n<li>Turnos partidos.<\/li>\n<li>Horas complementarias o extraordinarias.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Una distribuci\u00f3n aparentemente equilibrada por n\u00famero de turnos puede no serlo por duraci\u00f3n, horario, retribuci\u00f3n o dificultad. RR. HH. debe comprobar los resultados acumulados y no limitarse a revisar cada asignaci\u00f3n por separado.<\/p>\n<h3 id=\"reprogramacion-dinamica\">Reprogramaci\u00f3n din\u00e1mica ante cambios de demanda o ausencias<\/h3>\n<p>Algunos sistemas automatizados recalculan la jornada cuando detectan una baja, un permiso, un aumento de actividad o una vacante inesperada. El algoritmo localiza el turno descubierto, identifica a las personas disponibles y recomienda una sustituci\u00f3n.<\/p>\n<p>La herramienta puede considerar la jornada pendiente, las competencias, el coste, la proximidad, los descansos o la velocidad con la que cada persona suele aceptar turnos adicionales. Estas reglas afectan directamente a qui\u00e9n recibe m\u00e1s horas y a qui\u00e9n se exige modificar su planificaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Debe distinguirse entre:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Ofrecer un turno vacante:<\/strong> la persona puede aceptarlo voluntariamente.<\/li>\n<li><strong>Recomendar una sustituci\u00f3n:<\/strong> un responsable debe comprobar su viabilidad.<\/li>\n<li><strong>Modificar autom\u00e1ticamente el cuadrante:<\/strong> el sistema publica el cambio sin una decisi\u00f3n humana previa.<\/li>\n<\/ul>\n<p>El silencio ante una notificaci\u00f3n no equivale a aceptaci\u00f3n. Tampoco deber\u00eda penalizarse la falta de respuesta fuera de jornada ni utilizarse un ranking de rapidez que obligue a consultar permanentemente la aplicaci\u00f3n.<\/p>\n<h3 id=\"permutas-turnos\">Aprobaci\u00f3n autom\u00e1tica de cambios de turno<\/h3>\n<p>Si el sistema se limita a verificar l\u00edmites objetivos y remite la decisi\u00f3n a una persona, su incidencia es menor. Si aprueba o rechaza autom\u00e1ticamente el cambio, RR. HH. debe informar de las reglas aplicadas y de las causas que pueden impedir la permuta.<\/p>\n<p>Tambi\u00e9n debe comprobarse que el algoritmo no favorece siempre a quienes tienen mayor disponibilidad o a quienes pueden acceder con m\u00e1s rapidez a la aplicaci\u00f3n.<\/p>\n<h3 id=\"vacaciones-automatizadas\">Resoluci\u00f3n automatizada de solicitudes de vacaciones<\/h3>\n<p>Un portal que \u00fanicamente registra una petici\u00f3n no adopta una decisi\u00f3n laboral. El deber de informaci\u00f3n algor\u00edtmica aparece cuando el sistema aprueba, deniega, ordena o recomienda fechas aplicando criterios como:<\/p>\n<ul>\n<li>Saldo de d\u00edas disponible.<\/li>\n<li>Solicitudes coincidentes.<\/li>\n<li>Cobertura m\u00ednima.<\/li>\n<li>Rotaciones de a\u00f1os anteriores.<\/li>\n<li>Antig\u00fcedad o prioridad convencional.<\/li>\n<li>Orden de presentaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Periodos bloqueados por la empresa.<\/li>\n<\/ul>\n<p>El algoritmo puede detectar conflictos y mostrar alternativas, pero la falta de cobertura no deber\u00eda convertirse en una denegaci\u00f3n autom\u00e1tica. El <a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/act.php?id=BOE-A-2015-11430#a38\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">art\u00edculo 38 del Estatuto de los Trabajadores<\/a> establece que el disfrute de las vacaciones se fija de com\u00fan acuerdo y que las fechas deben conocerse con al menos dos meses de antelaci\u00f3n.<\/p>\n<p>La informaci\u00f3n facilitada debe permitir entender qu\u00e9 criterio prevalece cuando varias personas solicitan las mismas fechas y qu\u00e9 procedimiento existe para revisar el resultado.<\/p>\n<h3 id=\"permisos-ausencias\">Gesti\u00f3n automatizada de permisos y ausencias<\/h3>\n<p>Los sistemas de RR. HH. pueden clasificar una ausencia, comprobar su duraci\u00f3n, solicitar documentaci\u00f3n o enviarla al responsable correspondiente. Estas funciones no deben confundirse con la decisi\u00f3n de reconocer o denegar el permiso.<br \/>\nLa intervenci\u00f3n algor\u00edtmica resulta relevante cuando el sistema:<\/p>\n<ul>\n<li>Clasifica autom\u00e1ticamente la ausencia como justificada o injustificada.<\/li>\n<li>Decide si se cumplen los requisitos de un permiso.<\/li>\n<li>Rechaza la solicitud porque falta un documento.<\/li>\n<li>Calcula su duraci\u00f3n o fecha de finalizaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Modifica el cuadrante y activa la b\u00fasqueda de una sustituci\u00f3n.<\/li>\n<li>Traslada la incidencia al registro horario o a la n\u00f3mina.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Antes de producir consecuencias, RR. HH. debe comprobar que el tipo de permiso, su duraci\u00f3n y la documentaci\u00f3n exigida coinciden con la ley, el convenio y las condiciones aplicables.<\/p>\n<p>Una ausencia todav\u00eda pendiente de validar no deber\u00eda convertirse autom\u00e1ticamente en absentismo injustificado. El sistema debe diferenciar entre una falta de asistencia, una incidencia de fichaje y el ejercicio de un derecho laboral.<\/p>\n<h3 id=\"prediccion-ausencias\">Predicci\u00f3n de ausencias para anticipar sustituciones<\/h3>\n<p>Algunas herramientas de people analytics y planificaci\u00f3n utilizan inteligencia artificial para estimar el nivel de absentismo esperado en un centro, departamento o periodo. Esa previsi\u00f3n general puede servir para preparar refuerzos sin se\u00f1alar a personas concretas.<\/p>\n<p>La situaci\u00f3n cambia cuando el modelo atribuye a cada trabajador una probabilidad de faltar y utiliza la puntuaci\u00f3n para asignarle menos horas, excluirlo de un turno o preparar anticipadamente su sustituci\u00f3n. En ese caso, el sistema elabora un perfil individual con posibles consecuencias laborales. RR. HH. debe diferenciar claramente entre:<\/p>\n<ul>\n<li>Una previsi\u00f3n estad\u00edstica agregada de ausencias.<\/li>\n<li>Una alerta individual que recomienda comprobar una situaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Una puntuaci\u00f3n que modifica directamente el cuadrante.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Las ausencias justificadas, los permisos de conciliaci\u00f3n o las situaciones protegidas no deben utilizarse para inferir una menor fiabilidad ni para reducir futuras asignaciones.<\/p>\n<h3 id=\"conciliacion-adaptacion\">Resoluci\u00f3n de reducciones y adaptaciones horarias<\/h3>\n<p>Un sistema automatizado puede simular distintas formas de encajar una reducci\u00f3n de jornada o una adaptaci\u00f3n por conciliaci\u00f3n. Tambi\u00e9n puede calcular la cobertura resultante y proponer cambios en otros turnos.<\/p>\n<p>El <a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/act.php?id=BOE-A-2015-11430#a34\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">art\u00edculo 34.8 del Estatuto<\/a> exige valorar la petici\u00f3n y expresar razones objetivas cuando se propone una alternativa o se rechaza. A falta de regulaci\u00f3n colectiva, prev\u00e9 un proceso de negociaci\u00f3n con una duraci\u00f3n m\u00e1xima de quince d\u00edas.<\/p>\n<h3 id=\"fatiga-descansos\">Detecci\u00f3n de fatiga y recomendaci\u00f3n de descansos<\/h3>\n<p>Los algoritmos de planificaci\u00f3n pueden analizar la secuencia de turnos, la nocturnidad, las horas acumuladas y el descanso disponible para detectar riesgo de fatiga. Algunas herramientas recomiendan redistribuir turnos o impedir determinadas asignaciones. Por ejemplo, <a href=\"https:\/\/www.ukg.com\/sites\/default\/files\/2023-09\/UKG-Pro-Scheduling-Profile-Final.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">UKG Pro Scheduling incorpora previsi\u00f3n, planificaci\u00f3n din\u00e1mica, gesti\u00f3n de fatiga y controles de cumplimiento<\/a> dentro de su soluci\u00f3n de workforce management.<\/p>\n<p>Este uso puede proteger a la plantilla cuando se configura como un l\u00edmite preventivo. No deber\u00eda emplearse para se\u00f1alar a una persona como menos disponible, reducirle horas o responsabilizarla de un riesgo generado por la propia organizaci\u00f3n de los turnos.<\/p>\n<h3 id=\"registro-jornada\">Algoritmos aplicados al registro y control de jornada<\/h3>\n<p>El horario planificado indica cu\u00e1ndo deb\u00eda trabajarse; el registro de jornada debe reflejar el inicio y el final reales. Un sistema automatizado no puede copiar el cuadrante y presentarlo como tiempo efectivamente realizado. Las funciones algor\u00edtmicas que requieren especial revisi\u00f3n son:<\/p>\n<ul>\n<li>Redondeo autom\u00e1tico de las horas de entrada o salida.<\/li>\n<li>Descuento de pausas aunque no se hayan disfrutado.<\/li>\n<li>Cierre del fichaje cuando termina el turno previsto.<\/li>\n<li>Detecci\u00f3n de supuestas impuntualidades.<\/li>\n<li>Clasificaci\u00f3n autom\u00e1tica de fichajes incompletos.<\/li>\n<li>Conversi\u00f3n de una incidencia en ausencia injustificada.<\/li>\n<li>Env\u00edo de las horas calculadas a n\u00f3mina sin revisi\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La <a href=\"https:\/\/www.aepd.es\/preguntas-frecuentes\/3-proteccion-de-datos-en-el-ambito-laboral\/FAQ-0311-es-necesario-el-consentimiento-del-trabajador-para-implantar-un-sistema-de-control-horario\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">AEPD se\u00f1ala que la obligaci\u00f3n legal permite tratar los datos necesarios para registrar la jornada<\/a>, pero no autoriza cualquier seguimiento ni elimina el deber de informaci\u00f3n.<br \/>\nCuando el fichaje utiliza geolocalizaci\u00f3n o datos biom\u00e9tricos, la empresa debe valorar su necesidad y proporcionalidad, informar de forma espec\u00edfica y estudiar alternativas menos intrusivas.<\/p>\n<h2 id=\"informacion-algoritmica-horarios\">Informaci\u00f3n sobre los sistemas algor\u00edtmicos de horarios y ausencias<\/h2>\n<p>El deber individual de informaci\u00f3n se recoge en el Real Decreto 723\/2026. La comunicaci\u00f3n debe referirse a la configuraci\u00f3n real de cada sistema, no a una descripci\u00f3n gen\u00e9rica del software o de la inteligencia artificial.<\/p>\n<h3 id=\"contenido-informacion\">Qu\u00e9 informaci\u00f3n debe facilitarse<\/h3>\n<p>La comunicaci\u00f3n deber\u00eda identificar:<\/p>\n<ul>\n<li>El nombre del sistema y la funci\u00f3n utilizada.<\/li>\n<li>Si pronostica, recomienda o adopta una decisi\u00f3n.<\/li>\n<li>Los trabajadores, centros y turnos afectados.<\/li>\n<li>Los datos que alimentan el algoritmo y su procedencia.<\/li>\n<li>Las reglas para asignar horas, descansos o vacaciones.<\/li>\n<li>Los criterios de prioridad, exclusi\u00f3n y desempate.<\/li>\n<li>Las posibles consecuencias sobre la jornada.<\/li>\n<li>La intervenci\u00f3n humana prevista.<\/li>\n<li>El procedimiento para corregir datos o solicitar una revisi\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<p>No es suficiente comunicar que \u201clos horarios se optimizan con IA\u201d. La persona debe poder entender por qu\u00e9 puede recibir un turno, quedar excluida de una sustituci\u00f3n o ver denegadas determinadas fechas.<\/p>\n<h3 id=\"cuando-informar\">Cu\u00e1ndo debe informarse<\/h3>\n<p>Desde el 5 de octubre de 2026, el <a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/act.php?id=BOE-A-2026-19200#a3\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">art\u00edculo 3.2.k del Real Decreto 723\/2026<\/a> exige informaci\u00f3n escrita sobre las pautas, criterios y reglas de funcionamiento de los sistemas algor\u00edtmicos o automatizados que intervengan en la determinaci\u00f3n o modificaci\u00f3n de las condiciones laborales.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Nueva relaci\u00f3n laboral:<\/strong> la informaci\u00f3n debe entregarse antes de que comience.<\/li>\n<li><strong>Cambio del sistema:<\/strong> debe comunicarse lo antes posible y, como m\u00e1ximo, cuando produzca efectos.<\/li>\n<li><strong>Relaci\u00f3n vigente:<\/strong> la informaci\u00f3n pendiente solicitada debe facilitarse en treinta d\u00edas h\u00e1biles.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Debe actualizarse la comunicaci\u00f3n cuando cambien las variables, prioridades, reglas de asignaci\u00f3n o funciones activas. Una nueva versi\u00f3n del software no exige necesariamente otro documento, salvo que modifique su funcionamiento o sus consecuencias laborales.<\/p>\n<h3 id=\"a-quien-informar\">A qui\u00e9n debe dirigirse la informaci\u00f3n<\/h3>\n<p>Debe informarse a todas las personas potencialmente afectadas, aunque el algoritmo todav\u00eda no haya cambiado su horario ni resuelto una solicitud concreta.<\/p>\n<p>Adem\u00e1s, el comit\u00e9 de empresa o los delegados de personal deben conocer los par\u00e1metros, reglas e instrucciones de los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial que incidan en las condiciones laborales, conforme al <a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/act.php?id=BOE-A-2015-11430#a64\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">art\u00edculo 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores<\/a>.<\/p>\n<p>La comunicaci\u00f3n individual y la dirigida a la representaci\u00f3n no tienen el mismo contenido. La primera debe explicar c\u00f3mo puede afectar el sistema a la persona; la segunda debe permitir supervisar su funcionamiento sobre el conjunto de la plantilla.<\/p>\n<h2 id=\"organizar-cumplimiento\">C\u00f3mo debe organizar RR. HH. el cumplimiento<\/h2>\n<h3 id=\"localizar-herramientas\">Localizar las herramientas que gestionan horarios, vacaciones y ausencias<\/h3>\n<p>El primer paso es inventariar las aplicaciones utilizadas para planificar el tiempo de trabajo. Deben revisarse tanto los programas de RR. HH. como las herramientas operativas conectadas con ellos.<\/p>\n<h4 id=\"revisar-aplicaciones\">Revisar las aplicaciones utilizadas por cada departamento<\/h4>\n<p>RR. HH. debe preguntar qu\u00e9 herramientas usan los centros, operaciones, producci\u00f3n, administraci\u00f3n y responsables de equipo para:<\/p>\n<ul>\n<li>Prever necesidades de personal.<\/li>\n<li>Elaborar cuadrantes.<\/li>\n<li>Cubrir ausencias.<\/li>\n<li>Ofrecer turnos vacantes.<\/li>\n<li>Gestionar vacaciones y permisos.<\/li>\n<li>Registrar la jornada.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Una hoja de c\u00e1lculo con macros, un workflow o una aplicaci\u00f3n desarrollada internamente tambi\u00e9n pueden contener algoritmos. El inventario no debe limitarse a productos que se presentan comercialmente como inteligencia artificial.<\/p>\n<h4 id=\"detectar-funciones\">Detectar funciones algor\u00edtmicas integradas<\/h4>\n<p>Un sistema de control horario puede limitarse a registrar fichajes o, adem\u00e1s, generar alertas, clasificar incidencias y proponer cuadrantes. Una plataforma de vacaciones puede almacenar solicitudes o resolverlas autom\u00e1ticamente.<\/p>\n<h4 id=\"revisar-modulos\">Revisar m\u00f3dulos, complementos y actualizaciones<\/h4>\n<p>Cada vez que se active un m\u00f3dulo o una nueva funci\u00f3n, RR. HH. debe comprobar si incorpora:<\/p>\n<ul>\n<li>Predicciones de demanda o absentismo.<\/li>\n<li>Puntuaciones de disponibilidad.<\/li>\n<li>Generaci\u00f3n autom\u00e1tica de horarios.<\/li>\n<li>Recomendaciones de sustituci\u00f3n.<\/li>\n<li>Aprobaciones autom\u00e1ticas de vacaciones o permisos.<\/li>\n<li>Alertas basadas en fichajes.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Las notas de versi\u00f3n del proveedor deben revisarse junto con la configuraci\u00f3n habilitada por la empresa. Una funci\u00f3n disponible pero desactivada no produce los mismos efectos que un algoritmo operativo.<\/p>\n<h3 id=\"registro-sistemas\">Registrar los sistemas automatizados en una misma plataforma<\/h3>\n<p>RR. HH. debe mantener un inventario \u00fanico y actualizado de las herramientas que intervienen en la gesti\u00f3n del tiempo de trabajo. No deber\u00eda ser un listado de nombres comerciales. El registro debe mostrar qu\u00e9 funci\u00f3n cumple cada sistema, a qui\u00e9n afecta, qu\u00e9 datos utiliza y qui\u00e9n responde de su funcionamiento.<\/p>\n<p>Cada uso puede clasificarse como:<\/p>\n<ul>\n<li>Identificado.<\/li>\n<li>Pendiente de documentaci\u00f3n.<\/li>\n<li>En evaluaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Aprobado.<\/li>\n<li>Activo.<\/li>\n<li>Suspendido.<\/li>\n<li>Retirado.<\/li>\n<\/ul>\n<h4 id=\"versiones-conexiones\">Controlar versiones y conexiones con otras herramientas<\/h4>\n<p>Debe registrarse la versi\u00f3n, los m\u00f3dulos activos, la configuraci\u00f3n y las aplicaciones que reciben sus resultados. Por ejemplo, un algoritmo puede generar el cuadrante y enviar posteriormente informaci\u00f3n al registro horario, al sistema de n\u00f3minas y a la aplicaci\u00f3n m\u00f3vil de la plantilla.<\/p>\n<p>Los cambios deben activar una nueva revisi\u00f3n, conservar el historial anterior y actualizar la informaci\u00f3n entregada cuando se alteren las reglas o consecuencias.<\/p>\n<h4 id=\"sincronizar-inventario\">Sincronizar el inventario mediante integraciones<\/h4>\n<p>La plataforma de gobernanza puede conectarse con los sistemas de planificaci\u00f3n, compras y gesti\u00f3n tecnol\u00f3gica mediante API, webhooks, exportaciones programadas o conectores. Tambi\u00e9n pueden utilizarse protocolos como MCP para que asistentes corporativos consulten el inventario y ayuden a preparar comunicaciones. El asistente debe acceder \u00fanicamente a documentaci\u00f3n aprobada y no inventar explicaciones sobre el algoritmo.<\/p>\n<h3 id=\"designar-responsables\">Designar responsables del sistema de planificaci\u00f3n<\/h3>\n<p>La automatizaci\u00f3n del inventario y las notificaciones no elimina la responsabilidad de la empresa. Debe existir una persona responsable de controlar accesos, versiones, validaciones, comunicaciones e incidencias.<\/p>\n<p>En el proceso deber\u00edan participar:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>RR. HH.:<\/strong> revisa contratos, convenios, derechos y colectivos afectados.<\/li>\n<li><strong>Operaciones:<\/strong> explica la demanda y las necesidades de cobertura.<\/li>\n<li><strong>Prevenci\u00f3n:<\/strong> controla fatiga, nocturnidad, descansos y cambios imprevisibles.<\/li>\n<li><strong>Protecci\u00f3n de datos:<\/strong> analiza fuentes, conservaci\u00f3n y elaboraci\u00f3n de perfiles.<\/li>\n<li><strong>Equipo t\u00e9cnico:<\/strong> documenta integraciones, reglas y versiones.<\/li>\n<li><strong>Responsable del cuadrante:<\/strong> comprueba y puede modificar el resultado.<\/li>\n<\/ul>\n<p>El Real Decreto 723\/2026 no obliga a crear un cargo espec\u00edfico. En una empresa peque\u00f1a puede asumir la funci\u00f3n el responsable de RR. HH. o la persona encargada de los horarios.<\/p>\n<h3 id=\"identificar-afectados\">Identificar a trabajadores y representantes afectados<\/h3>\n<p>Cada sistema debe relacionarse con los puestos, departamentos y centros sobre los que opera. La relaci\u00f3n debe obtenerse de la configuraci\u00f3n real y de los datos actualizados de plantilla.<br \/>\nPor ejemplo, un planificador puede utilizarse \u00fanicamente en determinados establecimientos, mientras que el m\u00f3dulo de vacaciones se aplica a toda la empresa.<\/p>\n<h4 id=\"diferenciar-comunicaciones\">Diferenciar la comunicaci\u00f3n individual de la colectiva<\/h4>\n<p>La persona trabajadora debe recibir informaci\u00f3n concreta sobre el sistema que puede afectar a su jornada: finalidad, datos, reglas, resultados, consecuencias e intervenci\u00f3n humana.<br \/>\nLa representaci\u00f3n legal necesita una visi\u00f3n general que permita supervisar:<\/p>\n<ul>\n<li>Los sistemas implantados.<\/li>\n<li>Los colectivos y centros afectados.<\/li>\n<li>Los par\u00e1metros de planificaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Las reglas de vacaciones y ausencias.<\/li>\n<li>Los criterios de asignaci\u00f3n y desempate.<\/li>\n<li>Los resultados y posibles desigualdades.<\/li>\n<\/ul>\n<h3 id=\"fichas-algoritmicas\">Preparar fichas de informaci\u00f3n algor\u00edtmica<\/h3>\n<p>Cada sistema y cada uso laboral deber\u00edan disponer de una ficha propia. La ficha debe corresponder con la versi\u00f3n y configuraci\u00f3n efectivamente utilizadas.<br \/>\nUna herramienta que genera cuadrantes y resuelve vacaciones deber\u00eda tener usos diferenciados, porque no aplica los mismos datos ni produce las mismas consecuencias.<\/p>\n<h4 id=\"contenido-ficha\">Adaptar la ficha al proceso afectado<\/h4>\n<p>La ficha deber\u00eda responder, al menos, a estas preguntas:<\/p>\n<ul>\n<li>\u00bfQu\u00e9 decisi\u00f3n sobre jornada puede producir?<\/li>\n<li>\u00bfQu\u00e9 datos utiliza para adoptarla?<\/li>\n<li>\u00bfQu\u00e9 restricciones laborales se han configurado?<\/li>\n<li>\u00bfQu\u00e9 objetivos intenta optimizar?<\/li>\n<li>\u00bfC\u00f3mo resuelve coincidencias y empates?<\/li>\n<li>\u00bfQu\u00e9 ocurre cuando faltan datos?<\/li>\n<li>\u00bfQui\u00e9n revisa el resultado?<\/li>\n<li>\u00bfC\u00f3mo puede solicitarse una correcci\u00f3n?<\/li>\n<\/ul>\n<p>No es necesario entregar el c\u00f3digo fuente. S\u00ed debe proporcionarse una explicaci\u00f3n que permita comprender el proceso y sus efectos.<\/p>\n<h3 id=\"entregar-informacion\">Entregar la informaci\u00f3n y conservar una prueba verificable<\/h3>\n<p>RR. HH. debe acreditar qu\u00e9 informaci\u00f3n recibi\u00f3 cada persona, en qu\u00e9 fecha y respecto de qu\u00e9 versi\u00f3n del algoritmo.<br \/>\nEl canal debe permitir identificar al destinatario y conservar el documento. Conviene registrar:<\/p>\n<ul>\n<li>El sistema y uso comunicado.<\/li>\n<li>La versi\u00f3n de la ficha.<\/li>\n<li>La fecha de env\u00edo.<\/li>\n<li>La prueba de recepci\u00f3n.<\/li>\n<li>Los env\u00edos fallidos o pendientes.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La comunicaci\u00f3n debe ser accesible y comprensible. La firma o confirmaci\u00f3n acredita su recepci\u00f3n, pero no implica conformidad con el sistema ni renuncia a impugnar sus decisiones.<\/p>\n<h3 id=\"canal-consultas\">Habilitar un canal de consulta para la plantilla<\/h3>\n<p>RR. HH. debe ofrecer un canal para consultar qu\u00e9 algoritmos afectan a cada persona, c\u00f3mo funcionan y c\u00f3mo solicitar la revisi\u00f3n de un cuadrante, una ausencia o una solicitud de vacaciones.<br \/>\nPuede ser presencial, electr\u00f3nico o estar integrado en la plataforma de gobernanza. Debe responder con informaci\u00f3n validada y remitir a una persona responsable cuando la consulta afecte a una decisi\u00f3n concreta.<\/p>\n<h4 id=\"asistentes-corporativos\">Utilizar asistentes conectados a documentaci\u00f3n aprobada<\/h4>\n<p>Un asistente corporativo puede identificar el sistema aplicable, recuperar la ficha vigente y explicar sus criterios. Para evitar respuestas incorrectas, debe consultar exclusivamente el inventario, las comunicaciones aprobadas y los procedimientos internos.<br \/>\nPuede ayudar a responder preguntas como:<\/p>\n<ul>\n<li>Por qu\u00e9 se asign\u00f3 determinado turno.<\/li>\n<li>Qu\u00e9 criterio resolvi\u00f3 dos solicitudes coincidentes.<\/li>\n<li>Qu\u00e9 datos aparecen como disponibilidad.<\/li>\n<li>Qui\u00e9n puede revisar una ausencia.<\/li>\n<li>Qu\u00e9 versi\u00f3n del sistema produjo el cuadrante.<\/li>\n<\/ul>\n<h3 id=\"auditar-proceso\">Auditar el proceso y conservar evidencias<\/h3>\n<p>La auditor\u00eda debe demostrar que la empresa conoce todos los sistemas de planificaci\u00f3n, mantiene actualizada su documentaci\u00f3n e informa correctamente.<br \/>\nLa revisi\u00f3n debe repetirse cuando:<\/p>\n<ul>\n<li>Se contrata una nueva herramienta.<\/li>\n<li>Se activa una funci\u00f3n automatizada.<\/li>\n<li>Cambian las reglas de asignaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Se actualiza el modelo de IA.<\/li>\n<li>Se modifica un convenio o acuerdo.<\/li>\n<li>Se produce una incidencia o reclamaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<h4 id=\"verificar-destinatarios\">Verificar que cada persona recibi\u00f3 la informaci\u00f3n correcta<\/h4>\n<p>Debe cruzarse la plantilla afectada con el registro de comunicaciones. As\u00ed puede comprobarse que cada trabajador y cada \u00f3rgano de representaci\u00f3n recibi\u00f3 la ficha correspondiente, dentro del plazo y por un canal verificable.<br \/>\nTambi\u00e9n deben revisarse nuevas incorporaciones, cambios de centro y personas que pasan a formar parte de un cuadrante automatizado.<\/p>\n<h4 id=\"corregir-incumplimientos\">Corregir sistemas sin registrar o mal documentados<\/h4>\n<p>RR. HH. debe incorporar inmediatamente las herramientas omitidas, completar las fichas y solicitar al proveedor la informaci\u00f3n que falte.<br \/>\nCuando no pueda conocerse el funcionamiento del algoritmo, existan reglas incompatibles con la jornada o haya riesgo de decisiones discriminatorias, su uso debe suspenderse hasta completar la revisi\u00f3n.<\/p>\n<h2 id=\"soluciones-tamano\">Soluciones seg\u00fan el tama\u00f1o de la empresa<\/h2>\n<h3 id=\"microempresas\">Microempresas sin departamento de RR. HH.<\/h3>\n<p>Estas empresas suelen utilizar aplicaciones sencillas para elaborar turnos, registrar fichajes o recibir solicitudes de vacaciones. Una soluci\u00f3n de gobernanza puede permitir registrar cada herramienta mediante un cuestionario, generar su ficha y enviar la informaci\u00f3n a la plantilla.<br \/>\nAunque el cuadrante afecte a pocas personas, deben documentarse los criterios si el sistema decide autom\u00e1ticamente qu\u00e9 turnos recibe cada una.<\/p>\n<h3 id=\"pymes\">Pymes con varios sistemas de jornada<\/h3>\n<p>Una pyme puede utilizar una aplicaci\u00f3n para horarios, otra para fichajes y una tercera para vacaciones. Necesita un inventario com\u00fan que muestre c\u00f3mo se transfieren los datos y qu\u00e9 decisiones toma cada plataforma.<br \/>\nEl aumento de funciones de inteligencia artificial hace recomendable revisar las actualizaciones, contar con asesoramiento especializado y centralizar las comunicaciones.<\/p>\n<h3 id=\"grandes-empresas\">Grandes empresas con numerosos centros y proveedores<\/h3>\n<p>Las organizaciones con m\u00faltiples centros necesitan una plataforma centralizada de gobernanza integrada con RR. HH., operaciones, compras, IT, prevenci\u00f3n y protecci\u00f3n de datos.<br \/>\nEl sistema debe permitir gestionar distintas reglas por convenio, centro, pa\u00eds o colectivo, conservar versiones y comunicar a cada persona \u00fanicamente la informaci\u00f3n aplicable.<br \/>\nPor el volumen y el riesgo, tambi\u00e9n resulta recomendable un equipo especializado que eval\u00fae los algoritmos de planificaci\u00f3n, controle sus resultados y coordine las incidencias.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Esta gu\u00eda explica qu\u00e9 tareas, procesos y herramientas utilizan algoritmos en RR. 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