{"id":60188,"date":"2026-06-15T08:09:06","date_gmt":"2026-06-15T06:09:06","guid":{"rendered":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/?page_id=60188"},"modified":"2026-09-30T13:15:06","modified_gmt":"2026-09-30T11:15:06","slug":"rrhh","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/rrhh\/","title":{"rendered":"rrhh"},"content":{"rendered":"<p class=\"entradilla\">Contratar, fichar, pagar n\u00f3minas, evaluar o despedir son decisiones que tocan varias normas a la vez. Esta gu\u00eda te ayuda a ordenar el <strong>cumplimiento normativo en recursos humanos<\/strong>: qu\u00e9 obligaciones afectan a tu empresa, qui\u00e9n debe encargarse de cada una y c\u00f3mo demostrar que se cumplen.<\/p>\n<h2>Qu\u00e9 comprende el cumplimiento normativo en recursos humanos<\/h2>\n<p>El cumplimiento en RRHH consiste en que la gesti\u00f3n de personas respete todas las normas que le afectan, y en poder demostrarlo. No es una materia aislada: un mismo proceso suele estar sujeto a varias a la vez.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Normativa laboral:<\/strong> el <a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/act.php?id=BOE-A-2015-11430\">Estatuto de los Trabajadores<\/a>, el convenio colectivo aplicable y los acuerdos de empresa fijan contratos, jornada, salario, derechos de informaci\u00f3n y r\u00e9gimen disciplinario.<\/li>\n<li><strong>Protecci\u00f3n de datos:<\/strong> el RGPD y la <a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/act.php?id=BOE-A-2018-16673\">LOPDGDD<\/a> regulan el tratamiento de los datos de candidatos y empleados, e incluyen derechos digitales propios del \u00e1mbito laboral, como la desconexi\u00f3n o los l\u00edmites a la videovigilancia y la geolocalizaci\u00f3n.<\/li>\n<li><strong>Igualdad:<\/strong> la <a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/act.php?id=BOE-A-2007-6115\">Ley Org\u00e1nica 3\/2007<\/a> y sus reglamentos exigen, seg\u00fan el tama\u00f1o de la empresa, planes de igualdad, registro retributivo y protocolos frente al acoso.<\/li>\n<li><strong>Prevenci\u00f3n de riesgos laborales:<\/strong> la <a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/act.php?id=BOE-A-1995-24292\">Ley 31\/1995<\/a> obliga a evaluar los riesgos, planificar la prevenci\u00f3n y formar e informar a la plantilla.<\/li>\n<li><strong>Tecnolog\u00eda:<\/strong> el software de RRHH, los algoritmos y la inteligencia artificial a\u00f1aden deberes de informaci\u00f3n y control, tanto laborales como de protecci\u00f3n de datos y, en algunos casos, del Reglamento europeo de IA.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Pensemos en el registro de jornada. Es una obligaci\u00f3n laboral, pero si se hace con una app que usa geolocalizaci\u00f3n, tambi\u00e9n entra en juego la protecci\u00f3n de datos; y si el sistema calcula horas extra que afectan al salario, puede generar deberes de informaci\u00f3n algor\u00edtmica. Por eso conviene trabajar por procesos y no norma por norma.<\/p>\n<h2>C\u00f3mo identificar las obligaciones aplicables a tu empresa<\/h2>\n<p>No todas las empresas tienen las mismas obligaciones. Para delimitar el marco que te afecta, revisa estos factores:<\/p>\n<div class=\"data-table\">\n<table class=\"table-posts\">\n<thead>\n<tr>\n<th scope=\"col\">Factor<\/th>\n<th scope=\"col\">Qu\u00e9 determina<\/th>\n<th scope=\"col\">Ejemplos<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<th scope=\"row\">Pa\u00edses<\/th>\n<td>La legislaci\u00f3n laboral y fiscal aplicable a cada contrato y las posibles transferencias internacionales de datos.<\/td>\n<td>Personal contratado en otro pa\u00eds, trabajadores desplazados o uso de proveedores fuera del Espacio Econ\u00f3mico Europeo.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<th scope=\"row\">Centros de trabajo<\/th>\n<td>La organizaci\u00f3n de la prevenci\u00f3n, la representaci\u00f3n de los trabajadores y el calendario laboral.<\/td>\n<td>Festivos locales, delegados de prevenci\u00f3n por centro o comit\u00e9s de empresa distintos.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<th scope=\"row\">Actividad<\/th>\n<td>El convenio colectivo, los riesgos laborales y las normas sectoriales.<\/td>\n<td>Hosteler\u00eda, construcci\u00f3n o sanidad tienen convenios y riesgos espec\u00edficos.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<th scope=\"row\">Plantilla<\/th>\n<td>Obligaciones que dependen del n\u00famero de personas trabajadoras.<\/td>\n<td>Desde 50 personas: <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/plan-igualdad\/obligatorio-numero-trabajadores\/\">plan de igualdad<\/a>, <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/compliance\/canal-denuncias\/obligatorio\/\">canal interno de informaci\u00f3n<\/a> y cuota de reserva para personas con discapacidad.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<th scope=\"row\">Convenios y acuerdos<\/th>\n<td>Salarios, jornada, permisos, clasificaci\u00f3n profesional y procedimientos propios.<\/td>\n<td>Un convenio puede fijar la forma de organizar el registro de jornada o mejorar permisos legales.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<th scope=\"row\">Procesos y herramientas<\/th>\n<td>Los riesgos de privacidad y los deberes de informaci\u00f3n seg\u00fan c\u00f3mo se gestionan las personas.<\/td>\n<td>Selecci\u00f3n con IA, <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/control-horario-trabajadores\/\">control horario<\/a> con geolocalizaci\u00f3n o evaluaci\u00f3n del desempe\u00f1o automatizada.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Hay obligaciones que afectan a todas las empresas con trabajadores, sea cual sea su tama\u00f1o: el registro diario de jornada, el <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/registro-salarial-obligatorio\/\">registro retributivo<\/a>, la prevenci\u00f3n de riesgos, los procedimientos frente al acoso sexual y por raz\u00f3n de sexo, la <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/derecho-desconexion-digital\/\">pol\u00edtica de desconexi\u00f3n digital<\/a> y el cumplimiento del RGPD. A partir de ah\u00ed, el tama\u00f1o, la actividad y las herramientas que uses a\u00f1aden capas.<\/p>\n<aside role=\"note\">\n<p><strong>Consejo pr\u00e1ctico:<\/strong> anota el n\u00famero de personas trabajadoras de toda la empresa, no solo de cada centro, y rev\u00edsalo peri\u00f3dicamente. Superar los 50 trabajadores activa varias obligaciones a la vez.<\/p>\n<\/aside>\n<h2>Qui\u00e9n se encarga del cumplimiento en RRHH<\/h2>\n<p>La responsabilidad legal recae en la empresa, pero el trabajo se reparte. Lo importante es que cada obligaci\u00f3n tenga un responsable claro y que nadie d\u00e9 por hecho que otro se ocupa.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Direcci\u00f3n:<\/strong> aprueba las pol\u00edticas, asigna recursos y responde en \u00faltimo t\u00e9rmino de su cumplimiento.<\/li>\n<li><strong>Recursos humanos:<\/strong> aplica los procedimientos del d\u00eda a d\u00eda (contratos, jornada, vacaciones, n\u00f3minas, formaci\u00f3n) y suele coordinar al resto.<\/li>\n<li><strong>Asesor\u00eda jur\u00eddica o laboral:<\/strong> interpreta la normativa y el convenio, revisa contratos y medidas disciplinarias y avisa de los cambios legales.<\/li>\n<li><strong>Protecci\u00f3n de datos:<\/strong> el <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/obligatorio-delegado-proteccion-de-datos\/\">delegado de protecci\u00f3n de datos<\/a>, cuando es obligatorio, o quien asuma esa funci\u00f3n, supervisa el tratamiento de datos de la plantilla, los contratos con proveedores y las evaluaciones de impacto.<\/li>\n<li><strong>Prevenci\u00f3n:<\/strong> el servicio de prevenci\u00f3n propio o ajeno, o el trabajador designado, eval\u00faa los riesgos y planifica la actividad preventiva.<\/li>\n<li><strong>Tecnolog\u00eda:<\/strong> configura las herramientas, gestiona accesos y copias de seguridad y valida que los sistemas hacen lo que se ha decidido.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Muchas de estas funciones pueden externalizarse: la gesti\u00f3n de n\u00f3minas en una asesor\u00eda, la prevenci\u00f3n en un servicio ajeno, el delegado de protecci\u00f3n de datos o la elaboraci\u00f3n del plan de igualdad. Lo que no se externaliza es la responsabilidad, as\u00ed que la empresa debe concretar por contrato qu\u00e9 hace cada proveedor y supervisar su trabajo.<\/p>\n<p>Tampoco existe una obligaci\u00f3n general de nombrar un responsable de cumplimiento para RRHH, pero conviene que alguien coordine el sistema, aunque tenga otras funciones. Si la empresa cuenta con un modelo de prevenci\u00f3n de delitos, su supervisi\u00f3n corresponde a un \u00f3rgano con poderes aut\u00f3nomos (art\u00edculo 31 bis del C\u00f3digo Penal), que suele revisar tambi\u00e9n los riesgos laborales.<\/p>\n<p>La representaci\u00f3n legal de los trabajadores no gestiona el cumplimiento, pero tiene derechos de informaci\u00f3n y consulta en muchas de estas materias, como la organizaci\u00f3n del trabajo, la retribuci\u00f3n o el uso de algoritmos que afectan a las condiciones laborales (<a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/act.php?id=BOE-A-2015-11430#a64\">art. 64 del Estatuto<\/a>). Tenerla en cuenta desde el principio evita repetir tr\u00e1mites. Si no hay representantes, esos deberes colectivos no se aplican, pero siguen vigentes los derechos de informaci\u00f3n de cada trabajador.<\/p>\n<h2>C\u00f3mo organizar un sistema de cumplimiento en recursos humanos<\/h2>\n<p>Un sistema de cumplimiento no es un archivo de documentos, sino una forma de trabajar. Estos cuatro pasos sirven para empresas de cualquier tama\u00f1o; lo que cambia es el nivel de detalle. Una empresa de diez personas puede resolverlo con un mapa sencillo de procesos, pocos responsables y una revisi\u00f3n anual, siempre que cubra las obligaciones que afectan a todas.<\/p>\n<h3>Identificar procesos y obligaciones<\/h3>\n<p>Empieza por un mapa de lo que hace RRHH a lo largo de la vida laboral: selecci\u00f3n, contrataci\u00f3n, incorporaci\u00f3n, jornada, retribuci\u00f3n, formaci\u00f3n, evaluaci\u00f3n, salud laboral y salida. Para cada proceso, anota qu\u00e9 normas le afectan, qu\u00e9 datos personales se tratan y qu\u00e9 herramientas intervienen.<\/p>\n<p>Por ejemplo, en selecci\u00f3n aparecen la protecci\u00f3n de datos de los candidatos, la igualdad en el acceso al empleo y, si se usa un software que filtra curr\u00edculos, la revisi\u00f3n de ese sistema. El mapa no tiene que ser perfecto al principio: es mejor una versi\u00f3n sencilla que se vaya completando.<\/p>\n<h3>Asignar responsables y controles<\/h3>\n<p>Para cada proceso, decide qui\u00e9n lo ejecuta, qui\u00e9n lo revisa y qui\u00e9n lo actualiza. Un control es una comprobaci\u00f3n concreta: que el registro de jornada no tenga huecos, que el contrato con el proveedor de n\u00f3minas incluya las cl\u00e1usulas de encargo del tratamiento o que la evaluaci\u00f3n de riesgos se revise tras un accidente.<\/p>\n<p>Cuantos menos controles sobre papel y m\u00e1s integrados en la rutina, mejor. Si una revisi\u00f3n exige esfuerzo extra cada mes, acabar\u00e1 dej\u00e1ndose de hacer.<\/p>\n<h3>Documentar las actuaciones<\/h3>\n<p>Relaciona cada procedimiento con el registro o la evidencia que demuestra que se ha seguido: el registro de jornada, el acuse de entrega de una informaci\u00f3n, el acta de una reuni\u00f3n con la representaci\u00f3n legal o el certificado de una formaci\u00f3n. Guarda la versi\u00f3n vigente de cada documento y el historial de cambios.<\/p>\n<p>La documentaci\u00f3n sirve para dos cosas: que el equipo sepa c\u00f3mo actuar y que la empresa pueda acreditarlo ante una inspecci\u00f3n, una reclamaci\u00f3n o un juicio.<\/p>\n<h3>Revisar cambios normativos e incidencias<\/h3>\n<p>Las normas, los convenios y las herramientas cambian. Actualiza los procedimientos cada vez que ocurra algo que les afecte: una reforma legal, un nuevo convenio, una reorganizaci\u00f3n, un cambio de proveedor, una denuncia o un requerimiento de la Inspecci\u00f3n. Adem\u00e1s, fija una revisi\u00f3n completa al menos una vez al a\u00f1o, aunque no haya habido cambios, para comprobar que lo escrito coincide con lo que se hace.<\/p>\n<p>Cada incidencia es una oportunidad para mejorar. Anota qu\u00e9 ocurri\u00f3, qu\u00e9 se corrigi\u00f3 y qu\u00e9 se cambi\u00f3 para que no se repita.<\/p>\n<h2>Qu\u00e9 documentaci\u00f3n permite acreditar el cumplimiento<\/h2>\n<p>No hay una lista \u00fanica v\u00e1lida para todas las empresas. Qu\u00e9 documentos son obligatorios depende del tama\u00f1o, la actividad y los procesos de cada una; otros no son exigibles, pero ayudan mucho a demostrar que se actu\u00f3 con diligencia.<\/p>\n<div class=\"data-table\">\n<table class=\"table-posts\">\n<thead>\n<tr>\n<th scope=\"col\">Tipo<\/th>\n<th scope=\"col\">Ejemplos<\/th>\n<th scope=\"col\">Cu\u00e1ndo puede ser exigible<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<th scope=\"row\">Pol\u00edticas<\/th>\n<td>Desconexi\u00f3n digital, uso de dispositivos, igualdad, prevenci\u00f3n del acoso, protecci\u00f3n de datos.<\/td>\n<td>La de desconexi\u00f3n digital, en todas las empresas; los protocolos de acoso y el plan de igualdad, seg\u00fan su normativa y el tama\u00f1o de la plantilla.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<th scope=\"row\">Procedimientos<\/th>\n<td>Selecci\u00f3n, gesti\u00f3n de vacaciones, correcci\u00f3n de fichajes, r\u00e9gimen disciplinario, atenci\u00f3n de derechos de protecci\u00f3n de datos.<\/td>\n<td>Algunos los impone la ley o el convenio; otros son recomendables para aplicar las normas de forma homog\u00e9nea.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<th scope=\"row\">Registros<\/th>\n<td>Registro de jornada, registro retributivo, registro de actividades de tratamiento, registro de formaci\u00f3n preventiva.<\/td>\n<td>El registro de jornada y el retributivo, en todas las empresas; el de actividades de tratamiento, en la mayor\u00eda, conforme al RGPD.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<th scope=\"row\">Evidencias<\/th>\n<td>Acuses de entrega, actas, contratos con proveedores, evaluaciones de impacto, informes de auditor\u00eda.<\/td>\n<td>Sirven para probar que una obligaci\u00f3n se cumpli\u00f3: por ejemplo, que se inform\u00f3 a cada trabajador o que se consult\u00f3 a los representantes.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Conserva cada documento el tiempo que corresponda. El registro de jornada, por ejemplo, debe guardarse durante <a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/act.php?id=BOE-A-2015-11430#a34\">cuatro a\u00f1os<\/a>. Para otros datos, el plazo depende de su finalidad y de las posibles responsabilidades.<\/p>\n<h2>C\u00f3mo integrar proveedores y tecnolog\u00eda en el cumplimiento de RRHH<\/h2>\n<p>Gran parte de la gesti\u00f3n de personas pasa hoy por proveedores y herramientas digitales: la asesor\u00eda que hace las n\u00f3minas, el portal del empleado, la app de fichaje o el programa que ayuda a seleccionar candidatos. Delegar la tarea no traslada la responsabilidad: la empresa debe elegir bien, firmar los contratos adecuados y comprobar c\u00f3mo funcionan.<\/p>\n<p>Si la asesor\u00eda olvida un complemento en la n\u00f3mina o la app pierde fichajes, frente a los trabajadores y a las autoridades responde normalmente el empleador. Otra cosa es que despu\u00e9s pueda reclamar al proveedor seg\u00fan lo pactado, por eso conviene que el contrato concrete niveles de servicio, plazos de respuesta y responsabilidades.<\/p>\n<p>Si un proveedor trata datos de tu plantilla por tu cuenta, es encargado del tratamiento y necesitas un contrato que cumpla el art\u00edculo 28 del RGPD. Si la herramienta decide o propone condiciones de trabajo, como turnos, incentivos o ascensos, tendr\u00e1s adem\u00e1s que explicar sus criterios a los trabajadores y a sus representantes, seg\u00fan el <a href=\"https:\/\/www.boe.es\/buscar\/doc.php?id=BOE-A-2026-19200\">Real Decreto 723\/2026<\/a> y el Estatuto de los Trabajadores.<\/p>\n<p>Desarrollamos cada aspecto en dos gu\u00edas:<\/p>\n<ul>\n<li><strong><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/rrhh\/software\/\">Software de RRHH<\/a>:<\/strong> c\u00f3mo elegir y configurar las herramientas de gesti\u00f3n de personal, m\u00f3dulo a m\u00f3dulo, con los requisitos de protecci\u00f3n de datos de cada uno.<\/li>\n<li><strong><a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/rrhh\/algoritmos\/\">Algoritmos e informaci\u00f3n algor\u00edtmica<\/a>:<\/strong> qu\u00e9 debes explicar cuando un sistema interviene en decisiones laborales, c\u00f3mo revisar sus resultados y c\u00f3mo encaja con el <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/inteligencia-artificial\/ley\/sistemas-alto-riesgo\/\">Reglamento europeo de IA<\/a>.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>C\u00f3mo revisar el cumplimiento y detectar carencias<\/h2>\n<p>Revisar el sistema de vez en cuando evita descubrir los fallos durante una inspecci\u00f3n. Una revisi\u00f3n interna puede seguir estas preguntas:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Responsabilidades:<\/strong> \u00bfcada proceso tiene un responsable identificado? \u00bfSigue en la empresa y sabe que lo es?<\/li>\n<li><strong>Documentaci\u00f3n:<\/strong> \u00bfest\u00e1n vigentes las pol\u00edticas y procedimientos? \u00bfCoinciden con lo que se hace en la pr\u00e1ctica?<\/li>\n<li><strong>Controles:<\/strong> \u00bfse hacen las comprobaciones previstas? Elige algunos casos y compru\u00e9balo: un fichaje corregido, un contrato de proveedor, una evaluaci\u00f3n de riesgos.<\/li>\n<li><strong>Incidencias:<\/strong> \u00bfse registran las reclamaciones, errores y requerimientos? \u00bfSe corrigi\u00f3 la causa o solo el caso concreto?<\/li>\n<\/ol>\n<p>Si la empresa es grande o el riesgo es alto, una <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/compliance\/auditoria\/\">auditor\u00eda de compliance<\/a> externa aporta una visi\u00f3n independiente. En empresas peque\u00f1as, basta a menudo con una revisi\u00f3n anual bien documentada.<\/p>\n<aside role=\"note\">\n<p><strong>Se\u00f1ales de alerta:<\/strong> documentos sin fecha o sin revisar desde hace a\u00f1os, herramientas nuevas que nadie ha evaluado, proveedores sin contrato de encargo o procedimientos que solo conoce una persona.<\/p>\n<\/aside>\n<h2>C\u00f3mo coordinar el cumplimiento en empresas con presencia internacional<\/h2>\n<p>Con personal en varios pa\u00edses, el cumplimiento se organiza por jurisdicciones. La legislaci\u00f3n laboral, los convenios y los plazos cambian en cada uno, as\u00ed que conviene combinar criterios comunes con responsables locales.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Criterios corporativos comunes:<\/strong> principios de igualdad, protecci\u00f3n de datos, c\u00f3digo de conducta y canal de denuncias, con un nivel m\u00ednimo que todos los pa\u00edses deben cumplir.<\/li>\n<li><strong>Responsables locales:<\/strong> en cada pa\u00eds, una persona o asesor\u00eda que adapte esos criterios a la ley y los convenios aplicables y avise de los cambios.<\/li>\n<li><strong>Datos personales:<\/strong> dentro de la UE rige el RGPD, pero enviar datos de empleados fuera del Espacio Econ\u00f3mico Europeo exige garant\u00edas espec\u00edficas, como cl\u00e1usulas contractuales tipo o normas corporativas vinculantes.<\/li>\n<li><strong>Movilidad:<\/strong> los trabajadores desplazados temporalmente a otro pa\u00eds pueden tener derecho a las condiciones laborales m\u00ednimas de ese pa\u00eds, adem\u00e1s de requisitos de comunicaci\u00f3n previa.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Revisa tambi\u00e9n las normas europeas que afectan a todo el grupo. Por ejemplo, el plazo para transponer la <a href=\"https:\/\/protecciondatos-lopd.com\/empresas\/transparencia-salarial\/\">Directiva de transparencia salarial<\/a> termin\u00f3 el 7 de junio de 2026, y cada Estado puede concretar sus obligaciones de forma distinta.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Contratar, fichar, pagar n\u00f3minas, evaluar o despedir son decisiones que tocan varias normas a la vez. 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