Qué es el Workshifting y sus beneficios para una empresa

Con la aparición del teletrabajo ha surgido un nuevo concepto: el Workshifting. El propósito de este artículo es definir y cuantificar los beneficios del Workshifting para los empleadores, los empleados y la comunidad.

¿Qué es el Workshifting?

El término “Workshifting” describe la tendencia creciente a trabajar desde cualquier lugar que no sea una oficina tradicional mediante el uso de tecnología basada en la web.

El término más antiguo y más tradicional para definirlo es el teletrabajo. Es decir, la posibilidad de que los trabajadores desarrollen su trabajo en cualquier momento, desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo digital.

En pocas palabras, el workshifting es una estrategia basada en hacer el trabajo en el lugar correcto por las personas adecuadas en el momento adecuado. Esto puede adoptar muchas formas y ofrecer una amplia gama de beneficios comerciales.

Procesos comerciales o departamentos enteros se pueden mover a nuevas ubicaciones para aprovechar un grupo de trabajo más amplio, incluidos empleados, contratistas y proveedores, para mejorar la productividad y el servicio al cliente.

Fusiones, adquisiciones y la expansión de sucursales se pueden completar de manera más rápida y sin inconvenientes para apoyar el crecimiento del negocio. Las operaciones se pueden mover de una ubicación a
otro, o incluso a una ubicación diferente para cada trabajador, en el caso de una interrupción para garantizar la continuidad del negocio.

Los datos y las aplicaciones pueden ser centralizados y completamente independientes de un dispositivo de punto final para mejorar la seguridad y manejabilidad.

Los programas de teletrabajo y uso compartido de escritorio pueden reducir los costes de instalaciones y bienes raíces. Una experiencia laboral más flexible puede ayudar a la organización a reclutar y retener empleados calificados, mejorar la satisfacción en el trabajo y reducir los costes de rotación.

Con todos estos beneficios, podemos preguntarnos, ¿por qué no hemos implantado antes el workshifting?

En el pasado, la infraestructura informática tradicional de TI simplemente no podía proporcionar la flexibilidad, la seguridad o la capacidad de gestión del workshifting. Pero la informática virtual cambió todo.

Beneficios para la empresa

La aplicación del Workshifting produce importantes beneficios, tanto para los empleados como para la propia empresa. Y, por supuesto, también para la sociedad.

Vamos a analizar cuáles son esos beneficios.

Impulsar el crecimiento empresarial

La capacidad de abrir nuevas ubicaciones de trabajo u sucursales, o expandir las existentes de forma rápida y eficiente, puede ser una poderosa ventaja de competencia. Una infraestructura de escritorio tradicional puede despojar a las organizaciones de la agilidad que necesitan para crecer fácilmente, lo que requiere comprar nuevo hardware y software que se instalará y configurará trabajador por trabajador.

Las preocupaciones sobre el exceso de aprovisionamiento pueden llevar a una toma de decisiones conservadora
sobre la cantidad de puestos de trabajo que se aprovisionarán y los requisitos deben preveerse con mucha anticipación debido a los cronogramas de implementación prolongados, ralentizando el crecimiento y reduciendo la flexibilidad.

Una infraestructura informática virtual permite a la empresa crear nuevas ubicaciones en línea en un solo día y aprovisionar escritorios para nuevos usuarios en cuestión de minutos. Cualquier hardware de escritorio disponible se puede usar para acceder a un escritorio virtual bajo demanda, incluyendo equipos antiguos obsoletos y los dispositivos propios de los usuarios.

La administración centralizada y las herramientas de soporte en línea eliminan la necesidad de desplegar personal de TI en nuevas ubicaciones, reduciendo los gastos generales.

Como resultado, la organización puede crecer fácil, rápida y elásticamente mientras acelera el impacto comercial.

Mejora el tiempo de valoración de fusiones y adquisiciones

Una fusión o adquisición es solo el comienzo de un largo y complejo proceso para integrar nuevas ubicaciones y trabajadores en la organización.

A medida que la nueva empresa trabaja para unificar sus operaciones comerciales, también debe crear una base común de recursos de TI, incluidos datos y aplicaciones, disponibles para su fuerza laboral combinada. Cuando las infraestructuras de las organizaciones combinadas difieren significativamente, como suele ser el caso, la informática virtual proporciona una forma de integrar organizaciones de forma más rápida, fácil y rentable.

Al reducir considerablemente los plazos de integración, poner en línea nuevas adquisiciones en tan solo un día, el workshifting permite a las empresas mejorar su tiempo de valor para adquisiciones y aprovechar las oportunidades estratégicas emergentes con mayor confianza.

Aumenta la retención de empleados a través de un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal

El trabajo, los negocios personales y la vida familiar rara vez permanecen separados.

A veces necesitamos esperar en casa al técnico para arreglarnos la televisión, o en el consultorio de un médico con un niño enfermo.

Por el contrario, el trabajo a menudo se extiende más allá del horario comercial, o es necesario realizar llamadas en horario no laboral como el fin de semana.

Si los trabajadores no pueden adaptarse a estos escenarios y hacer su trabajo de una manera conveniente, la productividad y su satisfacción laboral se resienten, y pueden verse tentados a abandonar el trabajo.

Esto puede generar altos costes para el negocio. Las organizaciones medianas gastan fácilmente millones de dólares al año reemplazando empleados que se van por otros nuevos, incluidos los costes de salida del empleado, reclutamiento y capacitación de su reemplazo, y la pérdida productividad y continuidad causadas por el cambio.

El workshifting brinda a los trabajadores la flexibilidad de equilibrar el trabajo y el hogar, ya que se ajusta mejor a su horario y las necesidades respectivas.

Un empleado que necesita quedarse en casa para encontrarse con un proveedor de servicios simplemente puede trabajar allí ese día, tan productivamente como lo harían en la oficina, o más. Al mismo tiempo, cuando el trabajo debe hacerse después de las horas laborales o los fines de semana, un empleado puede manejarlo desde la comodidad de su propia casa.

Reclutar a los mejores empleados donde quiera que estén

Las organizaciones que buscan contratar trabajadores cualificados siempre se han enfrentado a dificultades de competencia, y esto solo aumentará a medida que el cambio generacional trae grandes cantidades de trabajadores expertos en tecnología.

El workshifting expande el reclutamiento más allá de sus restricciones geográficas tradicionales, y ayuda a las compañías a competir más efectivamente por candidatos demandados, consultores y contratistas ofreciendo una experiencia laboral más atractiva.

Cuando el trabajo se vuelve completamente móvil e independiente de la ubicación, la contratación ya no depende de dónde vive actualmente un candidato, o de su disposición a desplazarse. Si el mejor candidato vive en otra provincia,
o en el extranjero, no hay problema. Puede integrarse fácilmente en las operaciones de la empresa y participar plenamente en su negocio.

Permitir la colaboración sin fronteras sin el coste y la interrupción de los viajes

Los equipos de trabajo multi-geográficos juegan un papel vital en muchas organizaciones, ya sea compuesto por empleados y gerentes de diferentes ubicaciones, clientes en sus propios sitios, socios de diferentes compañías o una
mezcla de todos estos.

En el pasado, estos equipos han colaborado a través de una combinación de llamadas en conferencia y reuniones en persona que son costosas, obligando a los miembros del equipo más distantes a pasar mucho más tiempo en
tránsito, o renunciar a la reunión.

La informática virtual proporciona un marco completo para una colaboración efectiva a distancia. Datos centralmente almacenados y gestionados pueden estar disponibles en todo el equipo, asegurando que cada miembro esté trabajando con el mismo conjunto de información actualizada para tomar decisiones, comunicarse con los clientes y desarrollar proyectos.

Un escritorio virtual garantiza que cada miembro del equipo esté utilizando las mismas versiones de aplicaciones de software.

Más allá de las reuniones de equipo, las empresas también pueden realizar actividades en línea, sesiones de capacitación y soporte, demostraciones de productos, cursos de desarrollo profesional, talleres de diseño de productos, etc. Todo sin el tiempo de viaje y los gastos que eso conlleva.

Menores costes de instalación

Los costes inmobiliarios representan la segunda partida presupuestaria más grande para la mayoría de las empresas. El workshifting puede reducir este gasto significativamente al hacer posible que los trabajadores sean igualmente productivos dentro o fuera de la oficina, lo que permite una amplia gama de modelos de lugar de trabajo con mayor flexibilidad que los programas tradicionales de teletrabajo.

Un modelo, conocido como compartir escritorio consiste en proporcionar espacio solo para una parte de la fuerza laboral total de una empresa. En lugar de ser asignado a un escritorio permanente, los trabajadores reservan espacio según sea necesario solo por los días que estarán en la oficina. Con ello se reducen los gastos en instalación, servicios públicos, impuestos, seguros, seguridad, limpieza, reparación, mantenimiento y los gastos de gestión.

Al permitir a los trabajadores ser productivos en cualquier lugar, en cualquier momento, la informática virtual admite estrategias como el uso compartido de escritorio. Los trabajadores pueden acceder a recursos completos, incluidos escritorios virtuales, herramientas online de colaboración y soporte remoto de TI, en cualquier momento, mientras la empresa paga solo por el espacio que necesita para acomodar su presencia típica en el sitio.

Esto produce importantes ahorros para las empresas.

Acelerar el negocio moviendo los procesos a ubicaciones óptimas

La capacidad de desplegar personal y procesos de manera más flexible puede ser un potente impulsor de ventaja competitiva.

Las organizaciones multinacionales pueden ubicar trabajadores en las regiones donde hacen negocios, minimizando la necesidad de viajes de larga distancia para reunirse con clientes potenciales, clientes y socios. Las empresas pueden compartir el trabajo de manera eficiente a través de más trabajadores en múltiples ubicaciones sin importar dónde se encuentren.

Las tareas de menor valor pueden pasar de trabajadores altamente calificados a mano de obra de menor coste para reducir costes y mejorar la eficiencia.

Un escritorio virtual se puede diseñar para una tarea o rol de trabajo en particular, incluidos todas las aplicaciones y los datos requeridos, y luego se implementarán para cualquier número de trabajadores en cualquier ubicación casi al instante.

Mejorar la calidad y la velocidad del servicio al cliente

El workshifting brinda a las empresas una flexibilidad óptima para implementar y equipar personal de acuerdo a las necesidades de sus clientes, en lugar de forzar a los clientes para adaptarse a las limitaciones de la organización.

Un empleado puede ser ubicado en el lugar donde se encuentre un cliente importante para ofrecer más atención y respuesta más rápida y precisa a las solicitudes, lo que ayuda a construir relaciones más sólidas con los clientes y evita pérdidas de ventas.

Por ejemplo, los representantes de ventas pueden procesar pedidos directamente desde una feria comercial para acelerar el cumplimiento y los ingresos. Los médicos pueden consultar los recursos de atención médica directamente desde la cama del paciente para  tomar decisiones informadas más rápido. Los trabajadores de campo pueden acceder a todos sus recursos mientras está en el sitio de un cliente o en tránsito, incluso desde un área de descanso de la autopista.

El workshifting ayuda a las organizaciones a mantener una alta productividad y capacidad de respuesta del trabajador. Los turnos a tiempo parcial se vuelven más atractivos para los trabajadores que tienen la libertad de realizarlos en casa, en lugar de tener que pasar tiempo viajando solo por unas pocas horas de trabajo.

Mientras tanto, los clientes reciben un servicio rápido sin el desperdicio de costes de sobredimensionar los tiempos de inactividad.

Controlar los datos corporativos y garantizar el cumplimiento

A medida que los entornos de usuario se vuelven más complejos, con una mayor variedad de dispositivos, métodos de acceso y tipos de usuarios, las preocupaciones sobre seguridad se vuelven primordiales.

Si bien esta complejidad a menudo es una parte necesaria para aumentar la flexibilidad de la organización, su productividad y eficiencia, también plantea nuevos desafíos para proteger la propiedad intelectual, manteniendo la privacidad de los datos y cumpliendo con las políticas de seguridad y regulaciones gubernamentales.

La virtualización de escritorio significa que todos los datos y aplicaciones permanecen centralizados y bajo control de TI. En lugar de viajar de un lugar a otro, los datos permanecen en el centro de datos, no en el dispositivo del usuario.
Esto evita que los datos se guarden en medios extraíbles, impresos o compartidos.

Incluso los datos entregados para uso fuera de línea en el escritorio local deben permanecer cifrados en todo momento. Si se pierde un dispositivo de usuario, no se comprometen los activos corporativos. Mientras tanto, el trabajador puede usar cualquier dispositivo disponible: teléfono inteligente, ordenador portátil prestado o alquilado,
o dispositivo desde casa.

La automatización y la gestión centralizada hacen que cada aspecto de seguridad sea más eficiente, a prueba de errores y efectivo. Como resultado, la organización puede soportar un entorno muy diverso de dispositivos, métodos de acceso y tipos de usuarios. Además de permitir que los trabajadores usen sus propios equipos para el trabajo, sin sacrificar la seguridad.

Lograr una continuidad comercial sin interrupciones

La continuidad del negocio depende en parte de garantizar que los trabajadores tengan acceso ininterrumpido a los datos y aplicaciones.

La misma infraestructura virtualizada que permite el workshifting también proporciona una base altamente efectiva para mantener la continuidad del negocio aunque se produzcan interrupciones de todo tipo, planificadas y no planificadas: fallos de energía, tuberías de agua rotas, brotes de gripe estacional, así como situaciones más graves como los desastres naturales o pandemias como la actual del COVID-19.

Dado que una interrupción tiene un impacto sustancial en el resultado final de una empresa debido a la disminución de la productividad, pérdida de ingresos, oportunidades perdidas, fracaso para cumplir con los acuerdos de nivel de servicio y las deserciones de los clientes, no es de extrañar que la continuidad del negocio y la recuperación ante desastres son las principales prioridades para las empresas.

Ahora que conoces todos los beneficios que el Workshifting puede producir en tu empresa, ¿te planteas aplicarlo?