Cómo crear una reunión por videoconferencia en Zoom

Estos días hemos oído mucho hablar de Zoom, un servicio de videoconferencias grupales que se ha hecho muy popular para mantenernos en contacto tanto de manera profesional como personal. En esta entrada vamos a explicar cómo funciona la videoconferencia en Zoom y cómo crearla.

¿Cómo crear una reunión por videoconferencia con Zoom y organizar a los asistentes?

Aunque dado su enfoque más profesional, al principio Zoom pueda parecer complejo de usar, lo cierto es que se trata de una aplicación de manejo sencillo y bastante intuitiva en todas sus versiones. Además, toda la plataforma de videoconferencia de Zoom está en español, por lo que no tendremos problemas para entender las opciones disponibles.

Si vamos a hostear nosotros la videoconferencia (ser el anfitrión), tendremos que registrarnos previamente en Zoom, podemos hacerlo creando un usuario o utilizar nuestra cuenta de Google o Facebook. Una vez logueados, tendremos acceso a un panel de control desde el que manejar nuestro perfil, así como programar reuniones y cambiar las opciones de configuración.

Cuando pinchamos en “Programar una reunión nueva” entraremos en una pantalla en la que podremos configurar dicha reunión: ponerle nombre o un tema y una descripción. Podremos establecer la hora de comienzo y hasta indicar la duración que tendrá (si no eres usuario de pago, el máximo serán 40 minutos independientemente del tiempo que pongas).

Debajo podemos establecer una ID o dirección para la reunión, ponerle una contraseña si queremos, y configurar las opciones de vídeo y audio. Con todo configurado, damos a “Guardar” para confirmar la creación de la reunión.

Una vez confirmada, se crea un enlace en “Dirección de sitio web para unirse” (aparece en los datos de la reunión), que es el que tendremos que pasar a todos las personas que queramos que se unan a nuestra videollamada.

Todo esto desde la web, pero también podemos descargar la aplicación de Reuniones Zoom y Chat.

Descargar las aplicación de Reuniones Zoom y Chat

Aparte de realizar la videoconferencia a través de la aplicación web de Zoon, podemos descargarnos la aplicación a nuestro ordenador o terminal móvil y gestionar la creación de la reunión de la misma forma que desde la aplicación de escritorio, que cuenta con una interfaz muy fácil de usar, cómo veremos un poco más adelante.

Podemos descargar el cliente de videoconferencia de Zoom para Mac, PC, sistemas Android e iOS desde la web de Zoom o desde Goople Play o App Store.

¿Cómo funciona Zoom videoconferencia?

Una vez hemos creado la reunión como hemos descrito más arriba, gestionar la videoconferencia con Zoom no es muy complicado, aunque cuenta con múltiples características, con un poco de tiempo de uso, sabremos cómo utilizarla y sacarle bastante provecho. Esa sencillez es parte del atractivo de la aplicación para usuarios no profesionales.

La videoconferencia de Zoom permite compartir pantalla, usar una pizarra en la que se puede escribir y dibujar, cambiar el fondo (siempre que este sea uniforme), elegir entre diferentes vistas: galería (máximo de 49 cuadrados en ordenadores, 4 en móviles) o vista del hablante (solo aparece quien esté hablando cada momento), usar el chat de texto y grabar la videollamada (se guarda en nuestro ordenador en la opción básica y en la nube en las de pago).

Además, el anfitrión puede silenciar micrófonos y los participantes pedir la palabra levantando la mano de manera virtual, ya que cuenta con una opción para ello.

En un PC y Mac

Tanto en PC como en Mac la aplicación funciona de forma muy similar. Para empezar, la aplicación soporta Windows XP con SP3 o posterior, Window Vista con SP1 o posterior, Windows 7, Windows 8 y 8.1 y Windows 10 (Home, Pro o Enterprise), y macOS X con macOS 10.7 o posterior.

Con cliente escritorio abierto, veréis cuatro opciones:

• Nueva reunión: Pinchando aquí abriréis una sala de reunión en la que estaréis vosotros solos, para ver el enlace que necesitáis compartir con las personas que queráis incluir en la reunión, debéis pinchar en pequeño icono de información que parece junto al candado verde en la esquina superior izquierda de la pantalla. Ahí os aparecerá toda la información de la sala, incluido el enlace de invitación.
• Unirse: Al pinchar en esta opción, nos aparecerá una pantalla en la que deberemos introducir la ID de la reunión o el nombre de vínculo. Podemos elegir entrar con o sin audio y vídeo (aunque podremos activar ambos posteriormente).
• Agendar: Aquí podremos programar nuestras futuras videoconferencias, configurando las opciones en la pantalla que nos aparecerá, de la misma forma que haríamos en la aplicación web.
• Compartir pantalla: Esta opción nos permite compartir pantalla introduciendo una clave de compartir o la ID de la reunión.

Cuando el anfitrión de la reunión, es decir, la persona que la ha creado abandona la misma, esta termina para todos los integrantes.

En un móvil Android o iOS

Si preferimos realizar la videoconferencia con Zoom usando nuestro smartphone, necesitaremos descargarnos la aplicación, como ya indicamos más arriba. Como ya ocurría con PC y Mac, si vamos a ser nosotros los anfitriones de la videollamada grupal, deberemos tener cuenta en Zoom (no así, si somos invitados a una reunión).

Con la aplicación ya instalada, deberemos abrirla y nos encontraremos las cuatro mismas opciones que en PC y Mac, por lo que para comenzar una reunión debemos tocar en el icono naranja de “Nueva Reunión” y después sobre “Iniciar una reunión”.

Con la reunión ya iniciada, podremos invitar a otros participantes tocando sobre el apartado “Participantes” si son contactos de Zoom. Si no lo son, deberemos tocar después en “Invitar” y en “Copiar la dirección del sitio web” para compartir el enlace copiado con las personas que queremos que se unan.

Para finalizar la reunión solo tenemos que tocar sobre el texto de color rojo “Finalizar” de la parte superior derecha de la pantalla.

La programación de reuniones funciona exactamente igual que en PC y Mac.

Ten en cuenta lo siguiente, si utilizas Zoom para tus videoconferencias

Si bien Zoom ha visto aumentar su popularidad en las últimas semanas, también ha visto llegar la polémica debido las dudas que suscitan sus sistemas de seguridad y privacidad. Al parecer, la aplicación en su versión para iOS enviaba datos a Facebook, por un lado. Y por otro, se detectó un fallo importante que los usuarios denominaron “Zoombombing”. Este fallo permitiría a usuarios externos a la videoconferencia entrar en la misma para molestar (compartiendo imágenes violentas o pornográficas).

En nuestra entrada sobre los problemas de privacidad y seguridad de Zoom podéis encontrar más información sobre todo el tema.

Zoom es una herramienta para meetings reciente, por eso es importante mirar opiniones de usuarios antes de realizar nuestra reunión

Si bien es cierto que la popularidad de Zoom se ha disparado en las últimas semanas a causa del necesario distanciamiento social, el cierre de los centros de educación y estudios, así como de aquellos negocios y actividades económicas no esenciales, esta herramienta ya era bastante conocida en el ámbito profesional, donde empresas como Uber, Rakuten o Box ya la venían utilizando para realizar sus reuniones virtuales.

Sin embargo, debido a la pandemia de coronavirus, se ha comenzado a usar más y más Zoom como plataforma de videoconferencias, tanto a nivel profesional como a nivel personal, desbancando a Skype, la app que hasta ahora era la que llevaba la delantera en las reuniones grupales.

Dada su reciente popularidad, de acuerdo a un estudio de Apptopia, los usuarios activos de la aplicación en marzo de 2020 fueron un 151% más que durante el mismo de 2019, la mejor manera de saber qué podemos esperar de una videoconferencia en Zoom es ver las opiniones de sus usuarios en las diferentes tiendas de aplicaciones desde las que podemos descargarla, así como páginas especializadas en tecnología y aplicaciones, en las que podemos encontrar diferentes artículos respecto a la misma.

Puede que a estas alturas estéis pensando “bien, ya sé que puedo hacer una videoconferencia con Zoom, pero ¿qué es exactamente?” Es cierto que no hemos dicho qué es Zoom realmente.

Se trata de una herramienta de comunicación que lleva un paso más allá las videoconferencias. Podemos encontrar versiones para escritorio, así como para sistemas operativos móviles (tanto Android como iOS). Podemos descargar gratis la aplicación para videoconferencias de Zoom a nuestro equipo o terminal o utilizar la versión web.

Como programa de videoconferencia Zoom cuenta con muchas opciones y características que la hacen realmente atractivo, desde las propias videollamadas (las opciones de pago admiten hasta 1.000 participantes), crear salas de trabajo, hasta realizar llamadas telefónicas. Esto ha llevado a que tenga un uso más extendido en el ámbito profesional.

Sin tener en cuenta el coste del servicio de internet o nuestra tarifa de datos para móviles, realizar una videoconferencia en Zoom es gratis en su versión básica, de uso individual, que admite videollamadas de hasta 100 participantes con un límite de 40 minutos (aunque una vez finalizado el tiempo, se puede volver a entrar en la sala de reunión utilizando el mismo enlace).

Después cuenta con 3 paquetes de pago, Pro, Business y Enterprise (es en este último el que admite reuniones de hasta 1.000 participantes), cada uno de estos paquetes ofrece más funcionalidades que el anterior y están pensados para su uso en el ámbito profesional, más que el personal, por ello, dependiendo del tamaño de nuestra empresa, son una solución más que adecuada para llevar a cabo nuestras reuniones de trabajo.

Diferencias entre Zoom y Google Hangouts

La principal diferencia entre Zoom y Google Hangouts es que el paquete básico del primero es mucho más completo y cuenta con más opciones que el de Google.

Zoom permite videoconferencias de hasta 100 participantes, mientras que la videoconferencia de Google Hangouts está limitada a 10 participantes, ambos en sus versiones gratuitas. Si bien es cierto que el tiempo de la reunión de Zoom es de 40 minutos y terminados estos, se debe volver a entrar en la reunión, en Hangouts no hay límite de tiempo. En las versiones de pago, Zoom permite entre 100 y 1.000 participantes según el paquete contratado, mientras que en Hangouts el límite máximo es de 250 participantes.

Otra de las diferencias es que Zoom permite una vista en galería, lo que nos permite ver a todos los participantes de la reunión a la vez y Hangouts solo podemos escoger una vista, que podemos ir cambiando de manera manual.

La versión gratuita de Zoom permite grabar las reuniones, mientras que en Hangouts solo podemos hacerlo en la versión de pago más cara.