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Tipos de firmas electrónicas

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Las firmas electrónicas están reemplazando a las firmas escritas. No solo ahorran tiempo y dinero, sino que también generan menos desperdicio y son rastreables, con sello de tiempo y más seguras. Lo más importante, son legalmente equivalentes a las firmas escritas.

Las firmas tradicionales han estado con nosotros durante miles de años. Vinieron en muchas formas diferentes, incluyendo sellos, marcas, letreros y sellos. Sin embargo, las firmas tradicionales se están quedando obsoletas rápidamente a medida que las nuevas tecnologías remodelan nuestro mundo. Las nuevas formas de firmar son más simples y fáciles.

Las firmas electrónicas son el futuro que desean los ciudadanos y los consumidores, por lo que debemos comprender cómo funcionan y cómo deben protegerse los datos en ese caso.

Firma electrónica, ¿qué es?

Cada día el concepto de firma electrónica es más habitual. Muchas empresas ya han facilitado a sus empleados tarjetas criptográficas con firmas electrónicas.

La firma electrónica no solo es la que se distribuye en tarjeras o dispositivos de alta seguridad como el DNI electrónico.

La Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, diferencia tres tipos de firma electrónica:

  • Electrónica: es el conjunto de datos que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Es la más básica y la que menos seguridad proporciona.
  • Avanzada: permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio de los datos firmados. Permite garantizar que el contenido firmado no ha sido modificado desde el momento en el que se firmó. La firma electrónica avanzada es una firma electrónica basada en un  certificado reconocido y creada por un dispositivo generador de firmas.
  • Incluida en el DNI electrónico: es del último tipo lo que permite a todos los titulares de la misma firmar cualquier documento electrónico de forma segura.

Aplicación del RGPD a las firmas electrónicas

El RGPD amplía los derechos de privacidad de las personas de la UE y establece nuevas obligaciones para las organizaciones que comercializan, rastrean o manejan datos personales de la UE.

El auge de tecnologías como la nube y las redes sociales ha cambiado el panorama de la privacidad para siempre, y el estándar actualizado de privacidad de datos de la UE tiene en cuenta las implicaciones de estas nuevas tecnologías en los datos personales. La buena noticia es que, a diferencia de su predecesora, la Directiva de protección de datos 95/46 / CE que introdujo cargas administrativas y un marco legal fragmentado, el RGPD es una ley única y se aplica unilateralmente en toda la UE a partir del 25 de mayo de 2018.

Todas las empresas que procesan y conservan los datos personales de las personas que residen en la UE deben cumplir con el RGPD, independientemente de la ubicación de la empresa.

Esto incluye proveedores de firma electrónica que ayudan a las organizaciones de todo el mundo a automatizar y digitalizar sus procesos manuales en papel. Las soluciones de firma electrónica administran y procesan documentos que pueden incluir datos personales, por lo tanto, es importante que garanticen una protección de privacidad adecuada y otorguen a los ciudadanos el derecho a acceder a sus datos personales.

Si tu organización realiza transacciones con individuos y empresas a escala global y está buscando implementar firmas electrónicas, asegúrate de que las soluciones puedan demostrar el pleno cumplimiento de los requisitos del RGPD.

Aquí tienes cuatro criterios clave a tener en cuenta al evaluar las soluciones de firma electrónica para garantizar que satisfagan las necesidades de seguridad y privacidad de datos de las empresas en la UE.

¿Prohíbe la exportación de datos personales de la UE?

La solución debería poder cumplir con los requisitos de localización de datos mediante el uso de un modelo de implementación en el que el sistema utilizado para procesar datos personales es autónomo dentro de la región objetivo (es decir, la UE).

Esto es importante porque los datos deben ser capturados, procesados ​​y almacenados dentro de la región objetivo y no debe haber interconexión entre los entornos que resultaría en la transferencia de datos y documentos a un área geográfica diferente.

Si los datos personales salen de la UE y el sistema de firma electrónica depende de los servidores de otras partes del mundo (p. Ej., EE. UU.), la solución no cumple los requisitos descritos en el RGPD.

¿Garantiza el “derecho de acceso”?

Parte de los derechos ampliados de los interesados  descritos por el RGPD es su derecho a obtener del controlador de datos (es decir, tu negocio) la confirmación de si los datos personales relacionados con ellos se procesan o no, dónde y para que propósito. Asegúrate de que el proveedor que selecciones garantice el derecho de acceso, un requisito crítico del RGPD.

¿Ofrece una arquitectura de implementación flexible?

Si tu organización no está lista para la nube, busca un proveedor que también ofrezca opciones de implementación en la nube tanto locales como privadas con centros de datos en todo el mundo para cumplir con los requisitos de residencia de datos regionales.

Y debido a que tus necesidades de TI y seguridad cambiarán con el tiempo, asegúrate de tener la flexibilidad de migrar de una implementación a otra.

¿Se basa en servicios de infraestructura en la nube líderes del mercado (por ejemplo, Amazon Web Services, Microsoft Azure, IBM Cloud, etc.)?

Las soluciones de firma electrónica comprobadas y preparadas para la empresa se basan en centros de datos globales compatibles y altamente seguros con replicación de datos en tiempo real, rendimiento óptimo y seguridad de las instalaciones de grado militar.

Los proveedores de firmas electrónicas con una estrategia de centro de datos “propia” deben considerarse una apuesta arriesgada.

Recogida de consentimiento con firmas electrónicas

Con el RGPD vigente, todos los datos deben protegerse, independientemente de si son de alto riesgo, como información financiera personal o registros médicos, o de menor riesgo, como un nombre. Capturar el consentimiento de un individuo para que pueda retener y usar sus datos es una parte clave del proceso.

Las organizaciones pueden utilizar la tecnología de firma electrónica para capturar el consentimiento convenientemente, cumplir con el requisito de aceptación activa y demostrar detalles precisos del consentimiento. Y lo mejor de todo, el consentimiento se puede capturar desde cualquier dispositivo. Con personas que utilizan una variedad de dispositivos para llevar a cabo tareas, es importante que la tecnología que utilizan las empresas para capturar el consentimiento pueda adaptarse.

Las firmas electrónicas también pueden admitir diferentes métodos de firma, incluidas las firmas de hacer clic para firmar y las secuencias de comandos manuales en un dispositivo con pantalla táctil, que optimiza la experiencia del usuario.

La tecnología de firma electrónica también captura una pista de auditoría integral que registra exactamente lo que el firmante consintió, cuándo y cómo firmó. Esto significa que las empresas pueden demostrar el cumplimiento después del hecho, proporcionando una visibilidad directa que resonará bien con los equipos legales y de cumplimiento.

Para los requisitos de consentimiento granulados y desglosados ​​del RGPD, las soluciones de firma electrónica permiten a los usuarios separar las firmas de los documentos, lo cual es útil si necesitas obtener el consentimiento en combinación con otros documentos como términos y condiciones.

El consentimiento también se puede capturar por separado dentro de los documentos para el requisito granular. Si una organización cambia los procesadores de datos, puede solicitar fácilmente la renovación del consentimiento mediante la tecnología de firma electrónica.

Contrato entre el responsable y los encargados del tratamiento de datos

Si se contrata a un tercero para procesar datos personales en nombre de un controlador de datos, el RGPD requiere un contrato entre los dos. Estos deben contener términos específicos para garantizar que ambas partes entiendan sus obligaciones y responsabilidades para lograr el cumplimiento y poder demostrarlo. Los contratos también ayudan a aumentar la confianza de los interesados ​​en la forma en que se manejan sus datos personales.

Los contratos deben establecer:

  • cuánto tiempo se procesarán los datos,
  • la naturaleza y el propósito del procesamiento,
  • el tipo de datos personales y las categorías de los interesados, y
  • las obligaciones y derechos del procesador.

Las características como las capacidades de envío masivo significan que los procesos largos, como la captura del consentimiento de múltiples socios, están automatizados. Dado que la tecnología de firma electrónica ya se está utilizando ampliamente para firmar contratos de clientes y socios en una variedad de industrias, puede ser una solución efectiva para firmar contratos entre responsable y encargado de tratamiento.

Una de las piedras angulares del cumplimiento del RGPD es tener las medidas apropiadas para capturar, registrar y administrar el consentimiento del cliente. Las soluciones de firma electrónica proporcionan un medio para cumplir con los requisitos de consentimiento y el requisito de contratos firmados con encargados del tratamiento.

Las empresas también pueden darse cuenta de que las firmas electrónicas se pueden usar en toda la organización. Por lo tanto, elegir una solución de firma electrónica no solo garantizará que una empresa seguirá cumpliendo con el RGPD ahora y en el futuro, sino que también permitirá que una empresa use la tecnología en otras partes del negocio, lo que les permitirá escalar y crecer.

Si necesitas asesoramiento personalizado, puedes contactarnos en el teléfono 91 489 64 19 o en el correo electrónico lopd@atico34.com.

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