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Tengo un taller ¿Qué tengo que hacer para cumplir el RGPD y la LOPD?

7 Mins read

Prácticamente cualquier taller trata con datos personales de clientes, proveedores, empleados… y, por ello, se encuentra obligado a cumplir la normativa de protección de datos.

Te recomiendo leer este artículo (12 o 15 minutos) que está pensado para facilitar la adaptación a la nueva Ley de Protección de Datos a los talleres mecánicos.

¿Qué normativas existen sobre protección de datos?

Existen dos normativas que regulan el tratamiento de datos personales:

Finalidad del RGPD

El principal fin de la nueva normativa europea es aportar un marco único comunitario para la protección de datos.

Pero hay que celebrar que trae consigo una disminución de los trámites burocráticos, por lo que si solo realizas tratamientos de datos que entrañan poco riesgo como nombre, apellidos, correo electrónico… será más sencillo y ágil cumplir con la normativa.

Pero ¡atento! con esta nueva norma, se debe adquirir un mayor compromiso con la privacidad y la gestión de los datos.

Nuevas obligaciones

En este sentido, entre las nuevas prácticas que los mecánicos deben realizar en su negocio para adaptar su actividad se encuentran:

Consentimiento

Procurar un consentimiento indudable, no tácito, por parte del cliente, para poder usar sus datos.

Es decir, el cliente deberá realizar un acción afirmativa que nos permita tratar los datos, como por ejemplo poniendo un tick en una casilla o firmado un documento.

Notificación brechas de seguridad

Estaremos obligados a notificar una brecha o violación de seguridad si la misma afecta a datos personales y cuando la misma constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.

Nuevas cláusulas e información

Hay que dar mayor información al cliente.

Le debe quedar claro quién trata sus datos, como los trata y por qué los trata.

También habrá que incluir nuevas clausulas de elección del proveedor que nos realiza un servicio, como la empresa informática o la gestoría que nos elabora las cuentas.

Si nosotros cumplimos la normativa, ellos también deberán hacerlo.

DPO

Para ciertos tratamientos, que entrañen graves riesgos para los derechos y libertades de las personas, como los psicólogos, los detectives privados, los colegios, etc,  será obligatoria la existencia de un Delegado de Protección de Datos. Por lo que no es nuestro caso.

EIPD

Cuando iniciemos un nuevo tratamiento, como por ejemplo la puesta en marcha de una página web con formulario de contacto, deberemos hacer un análisis previo de los riesgos que conlleva para las personas que dejan sus datos en él.

En ciertos casos, debido al riesgo, este análisis previo deberá tomar la forma de una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos Personales (PIA).

Códigos de conducta y certificados

Ahora podremos sumarnos a códigos de conducta y certificados que promuevan desde nuestro sector de actividad y cumpliendo las directrices de los mismos, podremos demostrar que cumplimos la normativa.

¡Esto es muy importante! ya que muchas empresas te solicitarán que estés al día con la normativa para trabajar contigo.

Nuevos derechos

A los tradicionales derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición), se le suman dos:

  • derecho al olvido
  • derecho a la portabilidad de los datos

LOPD para talleres

La Ley de Protección de Datos tiene como finalidad garantizar la protección y buen tratamiento de datos de carácter personal.

Esta queda bajo el paraguas del RGPD, sí lo cumples no tienes de que preocuparte.

No obstante, en el siguiente apartado te proponemos una serie de sencillos pasos para que, como mecánico, puedas adaptar tu negocio a la LOPD.

E-book

Guía LOPDGDD

ebook guia lopdgdd

Cómo implantar la normativa

Entendemos que tener un taller es muy duro y, que a veces, estas normas pueden ser difíciles de entender o nos quitan tiempo para atender correctamente a los clientes.

Por eso, desde Grupo Ático34 recomendamos que se cuente con asesoramiento de una consultora experta en materia de privacidad para que te pueda guiar y ayudar a cumplir la LOPD.

Pero si crees que puedes con ello, ¡adelante!

Sin embargo queremos ayudarte, por lo que aquí podrás encontrar unos sencillos pasos para que puedas implantar en tu negocio esta normativa.

Ficheros

Se deben identificar los tratamientos que contengan datos de carácter personal, cada tratamiento se consideraría un fichero.

Con total seguridad, serán datos o ficheros de:

  • empleados
  • clientes o pacientes
  • proveedores
  • videovigilancia
  • usuarios web

A continuación, especificar la finalidad para que se usan esos datos.

Reconocimiento del nivel de seguridad que se les aplica

Una vez identificados los tipos de datos que tratamos deberemos analizar si ello implica un riesgo para esas personas, ya que no es lo mismo tratar solo un correo electrónico que una historia clínica.

Por tanto, tenemos que establecer las medidas de seguridad que aplicaremos a los datos personales.

Evaluación de Impacto

Como ya mencionamos con anterioridad, en ciertos casos, este análisis previo deberá tomar forma de EIPD, debido al tipo de datos tratados o el riesgo que puede suponer su tratamiento para los afectados.

Elaboración del Documento de Seguridad

El Documento de Seguridad, es un documento en el cual se resume todo aquello relativo al tratamiento de datos personales dentro de la actividad profesional, como por ejemplo:

  • ficheros inscritos
  • contratos de encargo de tratamiento
  • empleados que acceden a los datos
  • sistemas de seguridad instalados
  • inventario de sistemas que tratan los datos, como ordenadores
  • registro de incidencias

Formación

El Responsable del Fichero, normalmente en el caso de los autónomos es uno mismo, deberá tener una mínima formación en la materia que le permita tratar los datos conforme a la normativa.

Así mismo, en ciertos casos, dependiendo de la actividad que realice, se deberá contratar a un Delegado de Protección de Datos.

Información a los propietarios de los datos

Es necesario informar a los afectados por el tratamiento de, al menos:

  • el nombre del responsable
  • la legitimación para la recogida de los datos, es decir, el por qué podemos tratar sus datos
  • para que se usan
  • cómo ejercitar los derechos

Plazo de conservación de los datos

Una de las novedades que nos presenta el RGPD, mediante su principio de Accountabilty (responsabilidad proactiva), es la necesidad de informar del plazo de conservación de los datos.

Por desgracia no existe un plazo mínimo de conservación único, sino que dependiendo de la documentación que se trate sera un periodo determinado u otro.

No obstante, si deseas saber hasta cuando puedes guardar la documentación dependiendo de cuál se trate, te recomendamos leer nuestro los plazos de conservación de datos obligatoria de la documentación.

Registro de las Actividades de Tratamiento

Con la nueva normativa, las actividades de tratamiento de datos se registrarán internamente.

Este registro interno será conocido como Registro de las Actividades de Tratamiento.

Auditorías periódicas

¡Hay que estar siempre al día! por lo que habrá que establecer unos procedimientos por los que, ya sea nosotros o un experto externo, analice periódicamente que cumplimos con la ley y si no es así para ponerle remedio lo más rápidamente posible.

Estos informes serán revisados por el Responsable de Seguridad, que elevará las conclusiones al Responsable de Fichero para que elija las medidas correctoras necesarias.

Normalmente, si eres autónomos, estas dos figuras anteriores seremos nosotros mismos a si que es recomendable que un experto en la materia analice el informe.

¡Cuidado! Estos informe son muy importantes, ya que las autoridades nos los podrán pedir y nos servirán como demostración de cumplimiento de la ley.

La mayoría de los mecánicos nos preguntan…

¿Es obligatorio cumplir esta ley?

, cualquier organización (incluidos los autónomos) que dentro de la actividad profesional traten datos de terceras personas deben adaptarse a la LOPD.

¿Cuándo se que trato datos de carácter personal?

Por ejemplo, si siempre que se traten datos que permitan identificar a una tercera persona física, como un cliente o empleado.

Hay que destacar que la legislación actual no incluye a las empresas o sociedad en la protección de datos, es decir a las persona jurídicas.

¿Y si no tengo empleados?

Se debe evaluar si trata datos de clientes o proveedores, de qué tipo son y si deben o no estar organizados en ficheros.

Si no existen ficheros no tiene que cumplir con la normativa.

Pero si sus clientes son personas particulares será muy probable que tenga que cumplir con la LOPD y el RGPD.

¿Cuanto tiempo puedo conservar los datos?

Depende del tipo de documentación y los datos de carácter personal que se encuentren almacenado en ellos.

Esta es la lista con todos los plazos de conservación de datos que deberás seguir.

¿Qué tengo que hacer si instalo cámaras de videovigilancia?

Se considera otro tratamiento de datos, por tanto deberás informar sobre el uso de estos dispositivos de grabación.

Recomiendo leer esta guía para instalar un sistema de videovigilancia cumpliendo la LOPD.

¿Es obligatorio realizar un curso de protección de datos?

No, la ley no contempla la obligatoriedad de realizar ningún tipo de formación en esta materia.

¿Hacienda te obliga a realizar un curso de contabilidad? Pues la Agencia Española de Protección de Datos tampoco te obliga a realizar ningún tipo de curso.

Herramientas de ayuda

La AEPD elaboró un software online, Facilita RGPD, pensado para que determinadas pymes puedan cumplir el nuevo reglamento más fácilmente.

Pero ¡Cuidado!, porque la propia Agencia advierte que utilizar ese programa no garantiza el pleno cumplimiento de la normativa.

Recomendaciones (mínimas) para verificar que cumplo la normativa de protección de datos

  1. Tener actualizada y firmada toda la documentación
  2. Analizar previamente al tratamiento de los riesgos que puede conllevar el mismo
  3. Redactar el Registro de las Actividades de Tratamiento
  4. Informar a los interesados del tratamiento de sus datos y derechos
  5. Elaborar el Documento de Seguridad

¿Tienes más dudas?

Miles de talleres ya han acudido a nuestros abogados llamando al 91 489 64 19 para olvidarse de este asunto y estar tranquilos sabiendo que cumplen la Ley de Protección de Datos.

 

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