Cómo controlar el teletrabajo: Estrategias y herramientas

El control del teletrabajo en la empresa requiere adoptar una serie de estrategias y medidas, siempre dentro de los límites que marca la ley, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones laborales de los empleados y el respeto de sus derechos por parte de los empleadores.

En este artículo explicamos cómo controlar el teletrabajo, tanto en su modalidad completa como híbrida, de acuerdo a la normativa vigente, sin perder de vista la productividad, y qué herramientas de control de teletrabajo son las más eficientes.

¿Cómo controlar el teletrabajo de forma efectiva? Estrategias

Para realizar el control de teletrabajo de forma efectiva se deben adoptar una serie de estrategias y pautas previas:

• Establecer un acuerdo de teletrabajo con el empleado
• Controlar la jornada laboral
• Garantizar la comunicación entre todos los empleados
• Definir objetivos
• Respetar los derechos a la privacidad y la desconexión digital

Estas estrategias y pautas, que detalláremos en los siguientes puntos, deben ponerse en práctica atendiendo a las obligaciones establecidas en la Ley de Teletrabajo (Real Decreto 28/2020), ya que el control de los teletrabajadores debe hacerse siempre dentro de las limitaciones establecidas por la citada ley y por la Ley de Protección de Datos en lo referente al derecho de desconexión digital.

Acuerdo de teletrabajo

Si la empresa va a tener empleados trabajando en la modalidad a distancia (al menos un 30% de su jornada laboral semanal se realiza a distancia durante 3 o más meses), es necesario que entre estos y la empresa se firme el denominado acuerdo de teletrabajo, que debe estar redactado de acuerdo a los requisitos establecidos en la Ley del Teletrabajo, y en el que, como mínimo, debe incluir los siguientes puntos:

• Las condiciones generales respecto a jornada laboral, horario y ubicación.
• Procedimientos y métodos de trabajo.
• Condiciones mínimas del espacio de trabajo.
• Equipo y otros elementos que la empresa entregará al trabajador.
• La asunción de costes derivados de la actividad laboral.
• Formación específica del puesto de trabajo.
• Condiciones para la reversibilidad y la suspensión del teletrabajo en caso de incumplir las condiciones acordadas.
• Si se debe hacer o no examen de salud laboral.

Este acuerdo de teletrabajo es obligatorio, puesto que establece las condiciones para el desempeño de la actividad laboral, así como recoge (o debe recoger) las medidas de control que adoptará el empleador para realizar el control del teletrabajo.

Los teletrabajadores deben contar con las herramientas necesarias

La empresa debe facilitar a los teletrabajadores las herramientas necesarias para que estos puedan desempeñar sus obligaciones laborales de manera adecuada, sin sufrir limitaciones o problemas de gestión.

Entre estas herramientas se incluye tanto los equipos y dispositivos necesarios para realizar sus funciones y llevar a cabo sus tareas (ordenadores, móviles, tablets, etc.), como los programas o aplicaciones para trabajar de la misma manera en que lo harían estando en la oficina (procesadores de texto, editores de imagen, programas para actividades específicas, etc.).

Definir unos objetivos claros

Más allá de establecer un horario más o menos flexible, el teletrabajo necesita la fijación de objetivos claros y definidos, que además puedan ser cuantificables, para, por un lado, que los teletrabajadores tengan claro qué tareas deben hacer y cuándo entregarlas, determinando así sus prioridades, y, por otro lado, para que el empleador pueda medir la productividad y el rendimiento de los trabajadores a distancia.

Es fundamental que los objetivos que se marquen (por días, semanas o meses) sean realistas y alcanzables, para garantizar la mayor efectividad de los teletrabajadores. Las cargas de trabajo deben gestionarse de manera eficiente para poder asegurar el cumplimiento de todos los objetivos.

Establecer reuniones de seguimiento por videoconferencia

Trabajar desde casa o cualquier otra ubicación que no sea la oficina, puede provocar que los teletrabajadores se sientan más aislados o ajenos al resto del equipo, por ello es importante establecer reuniones por videoconferencia, tanto para llevar un seguimiento de las tareas y objetivos planteados y que están en desarrollo, como para establecer un punto de contacto y comunicación entre los teletrabajadores y el resto de empleados presenciales o, si toda la plantilla presta sus servicios en remoto, entre toda la plantilla.

De esta forma, se mantiene parte de la comunicación cara a cara y, además, se realiza un seguimiento sobre los objetivos de cada teletrabajador (en qué punto están, qué necesitan, si necesitan ampliar el plazo de entrega, si han encontrado alguna dificultad, etc.).

Disponer de sistemas de medición del horario laboral

De la misma manera que es obligatorio fichar en el trabajo, los teletrabajadores también deben llevar un control del horario laboral, especialmente si entre las condiciones acordadas con el empleador, se encuentra la flexibilidad horaria para desempeñar sus funciones (quizás te puede interesar nuestro artículo sobre qué pasa si no ficho en el trabajo).

Además, el control horario en el teletrabajo permite, por un lado, cumplir con la normativa vigente, y, por otro, llevar un mejor control del tiempo por parte de los teletrabajadores y de los propios empleadores (de cara a la productividad y el rendimiento), especialmente si se emplean herramientas específicas para el control horario y la gestión del tiempo, como las que podemos encontrar en software dedicados a la gestión del teletrabajo.

Medidas para controlar el teletrabajo en la empresa

El empleador también puede adoptar medidas específicas para el control de teletrabajo en la empresa, si bien, cómo hemos señalado, estas medidas deben cumplir con los requisitos que marca la ley.

Algunas de las medidas para controlar el teletrabajo que se pueden adoptar son:

• Siempre que se hayan suministrado dispositivos a los empleados por parte de la empresa, se puede instalar en ellos programas para el monitoreo de la actividad, por ejemplo, programas para controlar el tiempo de conexión a diferentes aplicaciones o para registrar las pulsaciones del teclado. Si se ponen en práctica estas medidas, recuerda que deben ser proporcionadas, idóneas y necesarias.
• Establecer plazos de entrega para las tareas de los empleados a distancia. Especialmente útil si se aplican medidas de flexibilidad horaria, permite medir también la productividad de los teletrabajadores.
• En línea con lo anterior, también se pueden establecer indicadores de rendimiento, para medir y controlar el desempeño de los teletrabajadores.
• Realizar encuestas de calidad entre los clientes, para comprobar si el servicio se presta dentro de los estándares definidos por la empresa.
• Efectuar evaluaciones de la progresión laboral de los trabajadores a distancia, para comprobar si su productividad mejora o empeora.

Las mejores herramientas para controlar a los empleados a distancia

Estas son las mejores herramientas para controlar empleados a distancia:

Estas soluciones y herramientas para el control del teletrabajo se pueden usar de manera independiente o combinada, en función de las necesidades de tu empresa y de los propios empleados a distancia, así como de la solución que adquieras, puesto que algunas de ellas ofrecen diferentes tipos de herramientas para la gestión y control del teletrabajo.

Cabe señalar que cualquier programa o aplicación para el control o la supervisión de la actividad laboral del teletrabajador, debe estar dentro de los límites que marca la ley, especialmente respecto al respeto al derecho a la intimidad, la protección de datos y la desconexión digital del empleado. Además, siempre se debe informar del uso de este tipo de herramientas a los teletrabajadores (estará recogido en el acuerdo de trabajo a distancia) y, si los equipos que usan para trabajar son personales, contar con el consentimiento de los teletrabajadores para su instalación.

La mayoría de soluciones que hemos reseñado arriba son software de monitorización de empleados cuyo fin es ofrecer herramientas que permitan a los empleados a distancia y a los equipos ser más eficientes y gestionar mejor su tiempo, para poder alcanzar los objetivos que se vayan marcando.