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Compliance

Reglamento del Canal de denuncias

En las siguientes líneas os ofrecemos una guía para elaborar el reglamento del canal de denuncias de vuestra empresa.

¿Cómo debe ser el reglamento del canal de denuncias?

La Directiva competente establece una normativa sobre el canal de denuncias que toda empresa u organización con más de 50 personas trabajadoras debe seguir para implementar dicha herramienta de denuncia y control internos. Esta Directiva incluye una serie de pautas sobre cómo debe ser y funcionar el canal de denuncias, pautas que podemos seguir para determinar cómo debe ser y qué debe contener el reglamento del canal de denuncias.

Podemos decir que el reglamento del canal de denuncias son las «instrucciones» de cómo funciona el propio canal. En él se recoge su marco normativo y su ámbito de aplicación, así como la dirección del propio canal (dónde deben remitirse las denuncias), cómo deben presentarse la denuncias, cuál es el órgano competente para recibirlas y tramitarlas, los derechos de denunciantes y denunciados, cómo funciona el proceso una vez presentada la denuncia y los posibles resultados, entre otros aspectos.

Con el reglamento del canal de denuncias, que debe estar disponible para todos los miembros de la empresa y redactado de forma clara y comprensible, se explica todo su funcionamiento y los objetivos que se persiguen con él.

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Estructura y contenido del reglamento del canal de denuncias

Si bien no hay una estructura y contenidos definidos en la normativa sobre el canal de denuncias interno y su reglamento, este sí debe contener la información mínima necesaria para que su funcionamiento resulte claro y los miembros de la empresa sepan cuándo y cómo deben usarlo y qué esperar del procedimiento tras la presentación de la denuncia.

Estructura básica reglamento canal de denuncias

A continuación veremos, a modo de modelo o plantilla, la estructura básica y el contenido del reglamento del canal de denuncias (como decimos, se trata de un modelo, por lo que hay puntos que pueden resumirse más o menos u obviarse completamente, dependiendo del tipo de empresa, tamaño y actividad).

  • Introducción / Marco normativo

Uno de los primeros puntos que debe contemplar el reglamento del canal de denuncias es establecer el marco normativo sobre el que se basa; en este caso se pueden citar, por un lado, la Ley Orgánica 5/2010 y 1/2015 de modificación del Código Penal, donde se recoge el plan de prevención de riesgos penales, que debe contar con la implantación de un canal de denuncias.

Y por otro lado, está la Directiva UE 2019/1937.

Así mismo, se especificará un canal al servicio de todas las personas trabajadoras de la empresa que deseen presentar denuncias sobre actividades ilícitas o infracciones dentro de la empresa de las que hayan podido ser testigo y que respeta la normativa de protección de datos.

  • Ámbito de aplicación

El reglamento del canal de denuncias debe especificar su ámbito de aplicación, tanto objetivo como subjetivo.

El ámbito objetivo se refiere a los temas o áreas sobre los que se podrán efectuar las denuncias a través del canal, como pueden ser por posibles infracciones penales, civiles, mercantiles, administrativas o tributarias cometidas por cualquier miembro de la empresa o, en su caso, del grupo de empresas.

En este punto se puede aclarar que las medidas de protección del denunciante también se aplicarán a los facilitadores, terceros relacionados con el denunciante, compañeros de trabajo o familiares que puedan sufrir alguna clase de represalia.

En cuanto al ámbito subjetivo, se refiere a quiénes pueden usar el canal de denuncias, especificándose qué personas trabajadoras se entienden como tales a efectos del canal de denuncias.

  • Órgano competente

En este apartado se debe especificar quién es el órgano competente para llevar el seguimiento y cumplimiento de lo dispuesto en el propio reglamento del canal de denuncias, así como del trámite y resolución de las denuncias.

Este órgano competente puede ser el órgano de cumplimiento de la empresa.

  • Medios de comunicación de la denuncia

Aquí se especificará qué medios se pueden utilizar para remitir la denuncia; lo habitual es que el canal de denuncias sea digital y se facilita o bien una dirección de correo electrónico, o bien un enlace web, que remitirá al propio canal y a la sección en la que presentar la denuncia si cuenta con ella.

En el caso de que el canal de denuncias lo gestione una asesoría externa, aquí se debe especificar el nombre de la misma.

  • Requisitos de la denuncia

En este apartado se deben enumerar los requisitos que debe contener la denuncia. A modo de ejemplo:

    • Identificación del denunciante
    • Irregularidad o infracción denunciada
    • Aportación de documentos o evidencias (si es posible)
    • Identificación de los responsables de la irregularidad o infracción, si son conocidos
  • Derechos y deberes del denunciante

En este punto se deben especificar los derechos y deberes respecto del denunciante, incluyendo menciones la protección de datos personales y la protección ante posibles represalias.

En cuanto a los derechos del denunciante:

    • Derecho a estar informado sobre la existencia del canal
    • Derecho a la confidencialidad
    • Derecho al anonimato del denunciante
    • Derecho a la protección de datos de carácter personal
    • Derecho a la no represalia
    • Derecho a ser informado de la resolución o archivo de la denuncia

Y respecto a los deberes del denunciante:

    • Actuar de buena fe
    • Aportar datos y documentos relacionados con los hechos denunciados
    • Deber de confidencialidad
  • Derechos del denunciado

También deben contemplarse y especificarse los derechos del denunciado:

    • A que se le comunique lo antes posible el encontrarse en un proceso de investigación, como consecuencia de una denuncia presentada contra él. Esta comunicación debe contener información sobre:
      • Órgano encargado de la gestión
      • Hechos denunciados
      • Derechos que le asisten
      • Procedimiento de trámite de la denuncia
    • Derecho de acceso a los datos registrados, con excepción de la identidad del denunciante y de otras personas afectadas por el expediente. Derecho de rectificación de los datos personales que puedan ser incorrectos o incompletos
    • Derecho a que se le informe de la resolución o archivo de la denuncia
  • Gestión del canal de denuncias

Aquí se explicará cómo es el procedimiento de gestión de la denuncia, tanto si se hace de forma interna como si se encarga a un servicio externo.

  • Recepción y tratamiento de denuncias

En este punto se explicará de manera clara y concisa todo el procedimiento de denuncia, desde su recepción, su admisión y valoración, hasta la resolución del expediente.

  • Instrucción del expediente

Se especifica el plazo máximo para la instrucción del expediente, durante el cual se dará trámite de audiencia al denunciado, a los afectos y a los terceros que puedan actuar como testigos, cuya intervención será completamente confidencial.

  • Resolución del expediente

En este punto se especifica que tras la finalización de la instrucción, se emitirá un acuerdo motivado estimando o no la denuncia, justificando siempre la decisión adoptada. Este acuerdo se notificará a denunciante y enunciado en un plazo de 30 días hábiles y, como mínimo, debe contener:

    • Identificación del número de expediente, del denunciante, del denunciado y del instructor del procedimiento
    • Análisis de la información y documentación aportada en la denuncia, recabada por el instructor y, en su caso, la aportada por el denunciado
    • Valoración de las alegaciones efectuada en el trámite de audiencia
    • Resumen de los hechos denunciados y del resultado de la instrucción
    • Decisión adoptada
    • Fundamento de hecho y de derecho de la decisión adoptada
    • Medidas a adoptar
    • Medidas, si procede, a adoptar para mejorar el plan de prevención de delitos o de cumplimiento normativo 
  • Revisión y actualización del canal de denuncias

Aquí se especifica que, como recoge el artículo 31 bis del Código Penal, el canal de denuncias se revisará de manera periódica para actualizarlo o subsanar las posibles deficiencias que puedan detectarse.

Si la evaluación y validación del canal la lleva a cabo un servicio externo, se especificará cuál. 

  • Medidas de mejora

El órgano de cumplimiento o el compliance officer podrá revisar y analizar las denuncias presentadas a través del canal de denuncias (dentro de los límites establecidos por la normativa de protección de datos y la Directiva Whistleblowing) para, en caso de ser necesario, mejorar las medidas y controles para la prevención y descubrimiento de delitos e infracciones del plan de prevención de delitos penales o del plan de compliance.

  • Conservación de la información

Aquí se especifica que el órgano competente o el encargado del cumplimiento mantendrá un registro de todas las denuncias y consultas presentadas a través del canal de denuncias. Este registro deberá cumplir con las exigencias correspondientes a la normativa de protección de datos. 

Ejemplos de reglamentos del canal de denuncia

Finalmente y para ilustrar el contenido de esta guía, os dejamos algunos ejemplos de reglamentos del canal de denuncia de diferentes empresas. Veréis que algunos son más extensos que otros, por lo que a la hora de elaborar el de vuestra empresa, deberéis tener en cuenta, como ya dijimos, tamaño, actividad y si el canal de denuncias se gestionará de forma interna o externa.

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