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¿Cómo proteger un PDF?

Los PDF son uno de los tipos de archivos más usados para compartir diferentes tipos de documentos y seguramente los has usado en más de una ocasión. Si quieres que tus PDF estén protegidos contra alteraciones, copias o impresiones, es posible protegerlos. En este artículo te explicamos cómo proteger un PDF y te indicamos las principales herramientas que puedes usar para ello.

¿Por qué proteger los PDF?

Existen diferentes motivos por los que se deberían proteger los PDF con los que se trabaja en una empresa u organización, especialmente cuando a este tipo de documentos pueden acceder diferentes personas. Entre esos motivos tenemos, por ejemplo:

  • Evitar la modificación accidental de alguno de los elementos del documento.
  • Evitar la edición del PDF para alterar su contenido con el objetivo de engañar a otros.
  • Evitar que se utilice un contenido ajeno como propio.
  • Evitar cambios de contenido que deben permanecer inalterables de acuerdo a una normativa.
  • Evitar que personas no autorizadas accedan al contenido del PDF.
  • Evitar que se pueda copiar el contenido.
  • Evitar la impresión de PDF con contenido confidencial.

Por lo tanto, cada documento PDF que una empresa genera, distribuye, edita y almacena debe protegerse cuidadosamente. Afortunadamente, algunas herramientas PDF vienen con funciones de seguridad integradas. Un buen comienzo, pero con los archivos PDF a los que se accede desde varios dispositivos, entre sistemas y en diferentes etapas del flujo de trabajo, la empresa debe hacer más para garantizar la seguridad.

¿Cómo proteger un PDF con contraseña?

Una de las primeras opciones que tenemos es proteger el PDF con contraseña, de esta forma evitarás que nadie que no tenga dicha contraseña pueda abrir el archivo y acceder a su contenido.

Cualquier programa o herramienta para creación y edición de PDF cuenta con la opción de proteger el archivo mediante contraseña. Por ejemplo, en Acrobat Pro DC (que es la versión de pago de este programa), encontraremos esta opción en «Herramientas – Proteger», lo único que debemos hacer es:

  • Abrir el archivo que queremos proteger
  • Elegir la opción de «Proteger»
  • Pulsar en «Codificar» y después en «Codificar con contraseña»
  • Vamos a «Documento abierto» y marcamos la casilla «Solicitar una contraseña para abrir el documento»
  • Escribimos una contraseña robusta para abrir el documento
  • Confirmamos pulsando en «Aceptar»

cómo proteger un pdf

De esta forma, cuando una persona que no tenga la contraseña intente abrir el PDF, no podrá hacerlo.

Evidentemente, la protección por contraseña del PDF es completamente infalible, porque depende de que dicha contraseña no se comparta indebidamente (por ejemplo, facilitándola a varios usuarios a través de correo electrónico).

Así mismo, hay que tener en cuenta que la contraseña por sí sola no permite rastrear el documento o ver quién lo ha abierto, o si el contenido puede ser copiado, no hay nada que impida que el destinatario lo haga y difunda la información en otros lugares. Es por eso que una de nuestras recomendaciones es que utilices la protección con contraseña junto con otros medios de seguridad, así podrás proteger tu PDF de la copia y escritura de tu documento o proteger el PDF contra su impresión.

¿Cómo proteger un PDF para que no se pueda modificar?

Proteger el PDF de miradas indiscretas mediante una contraseña no es la única medida de seguridad que puedes aplicar a tus archivos, ya que es posible, desde el propio programa de Adobe o cualquier otra herramienta para PDF, proteger el PDF para que no se pueda alterar.

Cómo proteger un archivo PDF para que no sea modificado nos lleva, en Acrobat Pro DC a la opción de «Proteger», puesto que para esto también crearemos una contraseña que bloqueará la edición del PDF. Los pasos son los siguientes:

  • Abrir el archivo que queremos proteger
  • Elegir la opción de «Proteger»
  • Pulsar en «Codificar» y ve a «Permisos»
  • Marca «Restringir la edición e impresión del documento» y elige bloquear cambios, pudiendo escoger entre diferentes opciones de permisos:
    • Ninguno, para que no se puede modificar el PDF por nadie
    • Rellenado de campos del formulario y firma de campos existentes, para permitir que los usuarios puedan rellenar el documento y firmarlo digitalmente, pero sin alterar otras partes del contenido
    • Comentarios, rellenado de campos del formulario y firma de campos existentes, como el anterior, pero permitiendo añadir comentarios
    • Todo menos extraer páginas

cómo proteger un pdf

Así mismo, en esta opción también podrás proteger contra copia el PDF, solo tendrás que desmarcar la casilla de «Activar copiar texto, imágenes y otros contenidos», de manera que no se podrá copiar y pegar el texto del PDF en otro tipo de documentos (como Word o el bloc de notas).

Finalmente, si quieres facilitar que otros usuarios autorizados puedan hacer cambios en los permisos, puedes habilitar una contraseña para ello.

Quitar la protección contra escritura de un PDF

Si en algún momento quieres quitar la protección por contraseña de un PDF, es posible hacerlo en Acrobat Pro DC (siempre que recuerdes la contraseña), solo hay que seguir estos pasos:

  • Accedemos a «Proteger» y «Codificar» en «Herramientas»
  • Para la contraseña de apertura del documento, bastará con seleccionar «Quitar» y «Aceptar» para eliminarla
  • Para contraseña de permisos de edición e impresión, deberemos introducir la contraseña en el correspondiente recuadro, pulsar «Aceptar» y nuevamente pulsar «Aceptar»

¿Cómo proteger un PDF contra impresión?

Para proteger un PDF contra impresión, seguiremos los mismos pasos que en cómo proteger un PDF para que se pueda modificar, puesto que esta característica se encuentra en esa misma opción. En el caso del bloqueo de impresión, tenemos estas opciones:

  • Ninguno, que impedirá que el documento pueda imprimirse
  • Baja resolución a 150 ppp, que permite la impresión del documento pero en baja resolución
  • Alta resolución, permite imprimir el documento a la mayor calidad posible

¿Cómo proteger un PDF sin programas?

Hasta hora hemos explicado cómo proteger un PDF usando Acrobat Pro DC, pero no tienes este programa, puede que te estés preguntando cómo proteger un PDF sin programas (ya que la gran mayoría de estos son de pago o, esta opción de protección se encuentra solo en la versión de pago de los mismos).

Existen varias herramientas online que puedes utilizar para proteger tus PDF con contraseña, todas ellas muy fáciles de usar. A continuación te listamos algunas de ellas:

  • PDF2Go: La opción de proteger PDF de PDF2Go nos ofrece tanto la posibilidad de proteger por contraseña la apertura de archivo como contraseña para restringir los permisos de modificación, copia e impresión. También cuenta con la opción para quitar la contraseña.
  • IlovePDF: Proteger PDF con IlovePDF permite crear una contraseña para proteger la apertura del documento. Así mismo, también tiene una opción para deshabilitarla.
  • SmallPDF: Otra herramienta online muy similar a las anteriores, que permite proteger el archivo PDF contra aperturas no autorizadas, aplicando una contraseña. Así mismo, cuenta con la opción de quitar contraseña.
  • SodaPDF: Cuenta con las opciones de bloquear y desbloquear archivos PDF para protegerlos de posibles aperturas no autorizadas.
  • PDF24Tools: Entre sus herramientas para crear y editar PDF, también encontrarás las dedicadas al bloqueo y desbloqueo de PDF, por lo que añadir una contraseña a tus archivos PDF en este programa es tan sencillo como en los anteriores.
  • GorillaPDF: Este editor y creador de PDF también permite proteger tus PDF mediante contraseña, además de deshabilitar el botón de impresión. También podrás quitar las contraseñas de los archivos que hayas protegido con ella.

En todas estas herramientas, al cifrar con contraseña el PDF, se creará un nuevo archivo PDF que deberás descargar a tu ordenador, por lo que si no quieres correr riesgos, es recomendable que borres el PDF original y solo conserves el que está protegido mediante contraseña.

Cabe señalar que para quitar la contraseña de un PDF protegido, deberás recordar la contraseña en cuestión y usar la misma herramienta que empleaste para cifrarlo.

Otras medidas para proteger un PDF

Aparte del bloqueo mediante contraseña de la apertura del PDF o de su impresión o modificación, hay otras medidas de seguridad que debes considerar si trabajas habitualmente con este tipo de archivos y quieres proteger parte de la información que hay en ellos.

Elimina la información confidencial

En muchas circunstancias, los datos personales deben eliminarse antes de que se distribuya un documento para protegerlos, en un proceso que a menudo se denomina redacción. No es suficiente simplemente poner una línea negra en la información que debe ocultarse, ya que un usuario de PDF experimentado podría eliminar fácilmente esta línea.

En cambio, la información debe eliminarse de forma permanente. Redactar la sección en cuestión simplemente indica que se han eliminado datos sensibles, lo cual es particularmente relevante para las autoridades y otros organismos públicos que están obligados por ley a resaltar dónde se ha eliminado la información.

Todas las empresas privadas deben manejar información personal que está sujeta a protección de datos y no debe ser cedida a terceros. Por lo tanto, una herramienta PDF debe ser capaz de eliminar permanentemente esta información de forma rastreable, incluida la posible revelación de metadatos e información oculta.

Firmas basadas en certificados

Es cada vez más común firmar documentos con una identificación digital, que corresponde aproximadamente a una firma en un documento en papel. Al firmar un PDF, este se «bloquea». Si se realizan cambios no autorizados en un documento después de que se haya firmado, la firma digital deja de ser válida.

Los documentos pueden ser firmados varias veces por diferentes personas. Al decidirse por una herramienta PDF, es mejor optar por una aplicación que no solo permite firmar los documentos, sino también sellarlos con una marca de tiempo autenticada digitalmente. Esto indica que el contenido del archivo de datos no se ha modificado desde ese momento.

Las identificaciones digitales no solo permiten que una solución PDF autentique documentos, sino que también los proteja. Este es un proceso conocido como certificación, que permite al propietario del documento aplicar una firma y protección del documento al mismo tiempo.