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Las mejores herramientas para proteger PDF

14 Mins read

Quizás desees compartir archivos PDF en línea. Primero, debes asegurarte de que los archivos estén seguros para que nadie pueda acceder a ellos y copiarlos sin permiso. Puedes proteger PDF para que no se copien. Este artículo te hablamos de cómo proteger un PDF y las principales herramientas existentes para ello.

¿Cómo proteger un PDF?

Por un lado, los PDF son una solución escalable y lista para usar para facilitar el trabajo remoto. Por otro lado, son una vulnerabilidad, con una mayor cantidad de datos digitales sensibles creados para que los ciberdelincuentes los apunten.

Hoy en día el coste de una infracción cibernética alcanza en promedio los 3,86 millones de dólares, una cifra que se vuelve más devastadora por la incertidumbre en la que nos encontramos. Y el daño no termina ahí. Cuando la información sensible cae en las manos equivocadas, la reputación se manchará y se perderá la lealtad del cliente, sin mencionar las consecuencias si se incumple la normativa de protección de datos.

Cada documento PDF que una empresa genera, distribuye, edita y almacena debe protegerse cuidadosamente. Afortunadamente, algunas herramientas PDF vienen con funciones de seguridad integradas. Un buen comienzo, pero con los archivos PDF a los que se accede desde varios dispositivos, entre sistemas y en diferentes etapas del flujo de trabajo, la empresa debe hacer más para garantizar la seguridad.

Eliminación de información confidencial

En muchas circunstancias, los datos personales deben eliminarse antes de que se distribuya un documento para protegerlos, en un proceso que a menudo se denomina redacción. No es suficiente simplemente poner una línea negra en la información que debe ocultarse, ya que un usuario de PDF experimentado podría eliminar fácilmente esta línea.

En cambio, la información debe eliminarse de forma permanente. Redactar la sección en cuestión simplemente indica que se han eliminado datos sensibles, lo cual es particularmente relevante para las autoridades y otros organismos públicos que están obligados por ley a resaltar dónde se ha eliminado la información.

Todas las empresas privadas deben manejar información personal que está sujeta a protección de datos y no debe ser cedida a terceros. Por lo tanto, una herramienta PDF debe ser capaz de eliminar permanentemente esta información de forma rastreable, incluida la posible revelación de metadatos e información oculta.

Firmas basadas en certificados

Es cada vez más común firmar documentos con una identificación digital, que corresponde aproximadamente a una firma en un documento en papel. Esto bloquea el PDF firmado. Si se realizan cambios no autorizados en un documento después de que se haya firmado, la firma digital deja de ser válida.

Los documentos pueden ser firmados varias veces por diferentes personas. Al decidirse por una herramienta PDF, es mejor optar por una aplicación que no solo permite firmar los documentos, sino también sellarlos con una marca de tiempo autenticada digitalmente. Esto indica que el contenido del archivo de datos no se ha modificado desde ese momento.

Las identificaciones digitales no solo permiten que una solución PDF autentique documentos, sino que también los proteja. Este es un proceso conocido como certificación, que permite al propietario del documento aplicar una firma y protección del documento al mismo tiempo. El firmante puede bloquear completamente el documento o permitir que ciertas acciones estén disponibles para otras, como completar formularios o comentar.

Por último, también es posible proteger un PDF con una contraseña. Lo explicamos a continuación.

Añadir contraseña a un PDF

Una buena solución PDF permitirá un acceso diferenciado para crear, editar, guardar, imprimir y leer documentos PDF. En términos de protección por contraseña, hay dos niveles que son necesarios para un nivel suficiente de seguridad: permiso para abrir un documento y permiso para editarlo.

Es importante proteger el documento para que no se abra si solo un grupo definido de destinatarios puede abrirlo.

Es posible con algunos proveedores de PDF ir más allá y usar el cifrado para garantizar que personas no autorizadas no puedan leer los archivos protegidos. Pero existen problemas potenciales que se deben tener en cuenta con el cifrado, incluido el cumplimiento de varios estándares de cumplimiento, y si el cifrado puede ser reconocido por aplicaciones PDF más antiguas.

La protección por contraseña no es perfecta. Es solo el nivel más básico de protección de PDF. Este nivel de protección no impide que las personas compartan su contraseña o pasen el documento junto con la contraseña en un foro en línea. Algunas empresas incluso anulan por completo su uso de la protección por contraseña enviando el documento y la contraseña para acceder a él en el mismo correo electrónico.

La protección con contraseña por sí sola no permite rastrear el documento o ver quién lo ha abierto. Si el contenido está abierto a ser copiado, no hay nada que impida que el destinatario lo haga y difunda la información en otros lugares. Es por eso que una de nuestras recomendaciones es que utilices la protección con contraseña junto con otros medios de seguridad, Así podrás proteger tu PDF de la copia y escritura de tu documento.

Puedes agregar fácilmente una contraseña a los documentos PDF tu mismo, por supuesto, teniendo en cuenta las limitaciones que acabamos de describir. Veamos los diversos métodos para proteger con contraseña tu PDF.

Usando Word

Muchos archivos PDF comienzan su vida como un documento de Word, por lo que tiene sentido poder cifrarlos a través del programa. Debes seguir los siguientes pasos en un PC:

  • Abre el documento de Word que deseas guardar como PDF. Ve a Archivo> Guardar como> Selecciona la opción de guardar como PDF.
  • Selecciona el enlace “Más opciones” debajo del cuadro de formato de archivo, luego selecciona el botón “Opciones” en el cuadro que aparece.
  • Selecciona la opción “Encriptar documento con contraseña”, luego ingresa una contraseña (dos veces) cuando te lo solicite. Presiona “Guardar”. Ahora, cada vez que se abre este archivo en Office o en cualquier otro programa, solicitará la contraseña a las personas.

En un Mac

Puedes proteger un PDF en un Mac estableciendo una contraseña mediante el Mac OS nativo a través del programa “Vista previa”. Así es como funciona:

  • Haz doble clic en su documento PDF para abrir en la aplicación Vista previa.
  • Haz clic en Archivo> Guardar.
  • Marca la casilla de encriptar> ingresa tu contraseña> haz clic en guardar.

Herramientas para proteger PDFs

Existen numerosas herramientas de software PDF que pueden ayudarte a agregar medidas de seguridad a tus documentos PDF. A continuación se muestra una lista de las mejores herramientas de software de cifrado de PDF actualmente en el mercado.

Adobe Acrobat

Este software fue diseñado para usuarios que necesitan crear y editar documentos PDF que contienen información confidencial. Puedes controlar el acceso a tu documento con contraseñas y también puedes restringir las ediciones y la impresión del PDF. La seguridad de los documentos es fácil con esta herramienta de cifrado de PDF.

Protección con contraseña

Los pasos a seguir para proteger el PDF en Adobe con contraseña son:

  • Navega a la página principal de prueba gratuita de Adobe Acrobat Pro DC y haz clic en el botón azul Comenzar. Deberás registrarte para obtener una cuenta de Adobe Creative Cloud, lo que implica proporcionar tu nombre y dirección de correo electrónico, así como crear una nueva contraseña. También deberás ingresar un método de pago para que Adobe pueda cobrarte después del período de prueba. Asegúrate de cancelar antes de la fecha indicada si no deseas mantener la suscripción.
  • Una vez que hayas ingresado y enviado tu información, serás llevado a una página de confirmación. En esta página, haz clic en el botón Comenzar para comenzar su prueba. Luego, sigue las instrucciones en pantalla para descargar e instalar Adobe Acrobat Pro DC.
  • Si aún no tienes instalado Adobe Acrobat Reader, deberás instalar la versión DC Pro. De lo contrario, solo actualizará lo que ya tienes instalado. Si te pregunta si deseas comprar o continuar con su prueba, elige la opción para continuar.
  • Una vez que se inicie Adobe Acrobat Pro DC, asegúrate de haber iniciado sesión con el enlace Iniciar sesión en la esquina superior derecha. Luego, haz clic en el menú Archivo en la esquina superior izquierda y selecciona Abrir. Elige el archivo PDF que deseas proteger con contraseña desde su respectiva ubicación de guardado y haz clic en el botón Abrir.
  • Selecciona Archivo y luego elige Proteger con contraseña.
  • En el cuadro de diálogo que aparece, elige los requisitos de tu contraseña (si los usuarios necesitarán una contraseña para editar o ver su documento), configura tu contraseña y selecciona las Opciones avanzadas si lo deseas. Una vez que tengas todo como lo deseas, haz clic en Aplicar.

Restringir las ediciones y la impresión

La protección con contraseña de un documento PDF no es necesariamente una medida de seguridad general. Adobe Acrobat DC, por ejemplo, también te permitirá proteger con contraseña tareas específicas como editar e imprimir. Aquí te mostramos cómo hacerlo.

  • Abre el documento PDF.
  • Selecciona la pestaña Herramientas y luego desplázate hacia abajo para seleccionar Proteger.
  • Selecciona Opciones avanzadas. En el menú desplegable que aparece, elige Cifrar con contraseña. Te preguntará si deseas cambiar la seguridad del documento. Haz clic en Sí.
  • En la ventana Seguridad por contraseña que aparece, marca la casilla junto a la frase Restringir la edición e impresión del documento.
  • En la sección Permisos, elige los tipos de impresión y edición que se permitirán para el documento haciendo clic en los menús desplegables junto a las frases Impresión permitida y Cambios permitidos, respectivamente. Selecciona cualquier otra opción apropiada para este documento marcando sus casillas respectivas en esta sección. Configura tu contraseña de permisos de cambio escribiéndola en el cuadro de texto junto a esa frase.
  • En la sección Opciones, selecciona las opciones de compatibilidad y cifrado. Una vez que hayas terminado, haz clic en Aceptar. A continuación, te pedirá que confirmes tu contraseña de cambio de permisos. Cuando estés listo para guardar tu nueva configuración de seguridad, presiona Guardar en tu documento por última vez. Tienes que guardar tu documento para poder guardar tu configuración de seguridad.

PDF2Go

Las configuraciones disponibles al usar PDF2Go para proteger PDF se agrupan en tres partes:

  • Abrir contraseña
  • Permisos
  • Contraseña de permiso

Establecer una de las contraseñas agregará la contraseña a tu documento. Esto significa que a cualquier persona que intente abrir el PDF se le pedirá que ingrese una contraseña para ver el contenido. Sin embargo, existe una diferencia entre el usuario y la contraseña del propietario que explicaremos a continuación.

  • Configuración de una contraseña abierta: Puedes dar la contraseña abierta a aquellos a quienes deseas otorgar acceso a tu archivo PDF. Solo las personas con la contraseña abierta pueden abrir el PDF y ver su contenido.
  • Configuración de permisos: Si especificas una contraseña abierta, además puedes cambiar lo que una persona con la contraseña puede hacer con tu PDF.
  • Configuración de una contraseña de permiso: La contraseña de permiso es como la contraseña maestra de tu PDF. Las restricciones de permisos no se aplican cuando se ingresó la contraseña de permiso una vez que te lo solicite.

Para agregar una contraseña al PDF, estos son los pasos a seguir:

  • Vete a www.PDF2Go.com/Protect-PDF
  • Sube tu archivo. Puede ser un PDF u otros documentos como DOC o TXT de Microsoft Word, o incluso un archivo de imagen como JPG o PNG. Sin embargo, el archivo que recibirás siempre será un PDF.
  • Ingresa y repite una contraseña abierta.
  • Elige lo que las personas que tienen la contraseña abierta especificada anteriormente pueden hacer con tu PDF.
  • Ingresa y repite una contraseña de permiso.
  • Haz clic en “Guardar cambios”. Después de un rato, puedes descargar tu documento PDF ahora protegido con contraseña.

IlovePDF

iLovePDF ha desarrollado una herramienta en línea gratuita para ayudar a cifrar archivos PDF con una contraseña. Puede restringir la edición de cualquier archivo PDF y asegurarse de que solo los usuarios, con la contraseña o el permiso adecuados, puedan acceder a los documentos compartidos.

  • Vete a ‘Proteger archivo PDF’
  • Haz clic en el botón ‘Seleccionar archivo PDF’
  • Elige un archivo PDF que desees proteger con una contraseña
  • Establece una contraseña en la barra de menú de la derecha
  • Repite la misma contraseña para verificar la precisión
  • Haz clic en el botón ‘Proteger PDF’ en la parte inferior de la esquina derecha.

Aprovecha las herramientas en línea como iLovePDF que te permiten, entre muchas otras funciones, agregar una contraseña a cualquier documento PDF en solo unos segundos. Y finalmente, asegúrate de utilizar una combinación de contraseña única y segura.

SmallPDF

SmallPDF es otra conocida herramienta para proteger PDF en línea que permite a los usuarios ver y administrar archivos PDF con facilidad. Debido a que está disponible en línea, no es necesario descargarlo ni instalarlo en tu dispositivo. En otras palabras, puedes acceder a él desde cualquier dispositivo, en cualquier momento, siempre que tengas conexión a Internet.

Lo que hace que esta herramienta sea una excelente opción para todos es que ofrece características de seguridad increíbles. Te permite proteger un PDF con una contraseña. Además de simplemente encriptar tus archivos, SmallPDF garantiza un control total sobre ellos de varias maneras (enumeradas en las características a continuación).

Características:

  • Es muy fácil de usar.
  • Protección por contraseña contra el acceso no autorizado, especialmente para compartir y archivar archivos.
  • Las contraseñas se transfieren a través de conexiones SSL seguras.
  • Eliminación permanente de los archivos cargados en el servidor después de 1 hora y de las contraseñas inmediatamente después del procesamiento.
  • Compatible con todas las plataformas.

SodaPDF

SodaPDF es una conocida herramienta de administración de PDF. Se utiliza principalmente para ver y editar archivos PDF. A los usuarios les encanta porque está disponible en línea, por lo que no es necesario descargarlo e instalarlo en su computadora o dispositivo móvil.

Además de usarlo para administrar tus archivos PDF, también puedes usarlo para protegerlos. Puedes hacerlo cifrándolo con una contraseña. SodaPDF utiliza el nivel más alto de cifrado: AES de 256 bits, por lo que puedes estar seguro de que tus archivos están sanos y salvos.

Además, puedes descifrarlos utilizando la misma contraseña utilizada para cifrar. También puedes restringir los permisos en términos de edición, copia e impresión de archivos, establecer PDF de solo lectura y agregar firmas digitales.

Características:

  • Herramienta en línea: no es necesario descargarla ni instalarla en tu computadora.
  • Disponible como extensión de navegador.
  • Muy fácil de usar.
  • Cifrar y descifrar archivos PDF.
  • Configuración de permisos.
  • Adición de firmas digitales.
  • Compatible con todas las plataformas.

PDF24 Tools

El nombre de este software sugiere que puedes usarlo para crear archivos PDF. Si bien eso es cierto, también se usa para protegerlos. De hecho, puedes utilizar PDF Creator para cifrar y descifrar tus archivos con facilidad. Por supuesto, también puedes usarlo para ver, editar y administrar archivos PDF.

Con este software, puedes proteger tus archivos PDF mediante una contraseña, que debe introducirse para abrir el archivo. Además, se pueden aplicar algunas configuraciones de seguridad adicionales para evitar que los archivos se impriman.

Características:

  • Es fácil de usar.
  • Es fácil de instalar.
  • Te permite agregar firmas digitales y marcas de agua en archivos.
  • Compatible con Windows XP, Vista, 7, 8, 9 y 10.

CleverPDF

Una solución más útil para las tareas de PDF. La versión de escritorio no requiere conexión a Internet, y admite el procesamiento por lotes y archivos de mayor tamaño. Ofrece más opciones de salida y flexibilidad. Existen dos tipos de versiones: gratuita y de pago.

Protege tu PDF contra la copia y escritura gratis agregando una contraseña abierta.

Alto nivel de cifrado: Con un cifrado de 128 bits, es imposible descifrar tu contraseña en un ordenador común. Seguro, solo la persona autorizada puede acceder a tu contenido.

Para proteger un PDF debes seguir estos pasos:

  • Elige un archivo del ordenador o simplemente arrastra y suelta los archivos en el área de archivos.
  • Haz clic en el botón ‘Iniciar conversión’. La conversión comenzará al instante.
  • Descarga el archivo al instante tras el procesamiento.
  • El archivo se eliminará automáticamente de nuestro servidor en 30 minutos, haz clic en “Eliminar”, el archivo se eliminará instantáneamente.

GorillaPDF

El carácter y el trabajo realizado por esta herramienta hablan por sí mismos. GorillaPDF es un convertidor de PDF silencioso y potente que puedes utilizar para convertir tus archivos y documentos a PDF. Se complementa con una herramienta que protegerá con contraseña tus archivos PDF con un sólido cifrado AES de 256 bits. Todo lo que necesitas es abrir el archivo, ingresar tu contraseña y protegerlo.

GorillaPDF es 100% gratis y en línea. Puedes proteger tus archivos PDF en el escritorio, el dispositivo móvil o la tableta siempre que estés conectado a Internet.

Características:

  • Es muy fácil de usar.
  • Una herramienta en línea sin inicio de sesión.
  • Fuerte cifrado AES de 256 bits.
  • Herramienta dada para descifrar archivos PDF
  • Tiene extensión de Chrome gratis,

PDF ReDirect

Si estás buscando software gratuito sin restricciones, spyware, ventanas emergentes y otras cosas similares para proteger tus archivos PDF, acabas de encontrar uno. PDF ReDirect es una herramienta para proteger PDF gratis, muy fácil de usar y rápido.

Lo más importante es que hace exactamente lo que deseas, es decir, protege tus archivos PDF.

No necesitas ninguna habilidad técnica para usar esta herramienta, ya que es fácil de usar y conveniente. Para proteger tus archivos, debes abrir la configuración de “Imprimir” y elegir la opción ReDirect. Cuando se abre, puedes elegir la opción de cifrado e ingresar una contraseña. Eso cifrará tu archivo con un cifrado básico de 40 bits.

Características:

  • Cifra el archivo PDF con una contraseña.
  • Permite la fusión completa.
  • Permite la vista previa de PDF.
  • Disponible en varios idiomas, incluidos inglés, francés, alemán, español, chino, japonés y varios otros.
  • Compatible con Windows XP, Vista, 7 y 8.

UnityPDF

Conocida como una aplicación de edición y creación de PDF con todo incluido, UnityPDF es una de las mejores herramientas gratuitas de protección con contraseña para archivos PDF. Permite a los usuarios administrar sus archivos PDF de muchas formas diferentes, incluida la protección.

En términos de proteger PDFs, UnityPDF lo hace cifrando los archivos. Para hacerlo, debes configurar una contraseña de usuario y de propietario, ya que ambas son diferentes. Además de utilizar contraseñas, también puedes establecer varios tipos de restricciones.

Características:

  • Es fácil de usar.
  • Tiene una interfaz de usuario sencilla y atractiva.
  • Viene con un tutorial.
  • Tiene una función de arrastrar y soltar.
  • Disponible como programa y archivo zip.
  • Compatible con Windows XP, Vista, 7, 8 y 10.

PDFelement

PDFelement es un software de edición de PDF profesional que tiene la capacidad de editar, anotar, organizar y convertir archivos PDF con facilidad. Te permite establecer contraseñas para evitar el acceso no autorizado a la edición de documentos PDF. También hay otras excelentes funciones asociadas con este software que te permiten anotar archivos, completar y crear formularios, y más. Puedes editar y proteger PDF online desde cualquier lugar.

Su conveniencia lo pone a la par de los productos de Adobe, pero es mucho más asequible. También te permite realizar tareas masivas. El producto habla por sí solo. Disfruta de la protección y la colaboración como nunca antes con PDFelement.

Cómo utilizar este cifrador de PDF:

  • Ve al menú “Proteger” y selecciona “Marcar para censura” y selecciona el área que deseas bloquear.
  • Haz clic en “Aplicar censura” y se eliminará la información confidencial.

Gaaiho PDF

Como la mayoría de las herramientas de esta lista, Gaaiho PDF Reader permite a los usuarios ver y editar archivos PDF. Y, como la mayoría de ellos, también permite proteger estos archivos.

Lo que puso este software en nuestra lista es que es muy sencillo de usar. Para proteger tus archivos PDF, debes abrir un PDF con este programa, ir a la pestaña Navegación y hacer clic en Cifrado. Al hacer clic en la opción, aparece una nueva ventana. Allí, establece la contraseña para el archivo.

Características:

  • Disponible para PC y como aplicación móvil.
  • Agregar contraseñas para proteger archivos PDF.
  • Usar certificados para proteger archivos PDF.
  • Establece permisos para evitar editar, copiar e imprimir contenido.
  • Compatible con Windows 7 o superior, Windows 2008 o superior, iOS y Android.

Si quieres más información, también puedes visitar nuestro artículo sobre cómo firmar un PDF digitalmente.

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