¡Pide presupuesto en 2 min! ✓
AsociacionesSectores

Ley de Protección de Datos en Comunidades de Propietarios

7 Mins read

La Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y Garantía de derechos digitales (LOPDGDD) llega a todo tipo de empresas, comunidades, asociaciones… en este caso nos centraremos en las Comunidades de Propietarios, debido a numerosas encuestas realizadas en España, muchas de las comunidades de vecinos no cumplen con lo regulado en la Ley de Protección de Protección de Datos. El problema principal que surge es que no tienen muy claro hasta donde llega la limitación de los datos que deben ser protegidos, y por ese motivo, incumplen la ley de manera involuntaria en la mayoría de los casos.

En mayo de 2016 se publicó el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, que es directamente aplicable en nuestro país desde mayo de 2018 y que introduce cambios esenciales en la nuestra normativa.

En algunos aspectos, el nuevo Reglamento Europeo simplemente da continuidad a la legislación actual. Por ejemplo, los principios, conceptos y derechos de los interesados siguen siendo, en lo esencial, los mismos.

Sin embargo en otros supuestos, como en las obligaciones de los responsables y encargados de tratamiento, el Reglamento tiene importantes novedades.

Novedades en Protección de Datos para Comunidades de vecinos

Dentro de las novedades que incorpora el Reglamento europeo de Protección de Datos, algunas de ellas afectarán a los tratamientos realizados en el ámbito de las comunidades de propietarios como, por ejemplo, la supresión de la obligación de notificar los ficheros a los registros públicos de protección de datos.

Otras, sin embargo, y dadas las características de esos tratamientos, no parece que vayan a tener impacto con carácter general. Eso ocurrirá, por ejemplo, en obligaciones como la de designar un delegado de protección de datos o realizar evaluaciones de impacto sobre la protección de datos. Estas medidas las reserva el Reglamento para entidades que lleven a cabo tratamientos que impliquen un cierto nivel de riesgo para los derechos y libertades de los titulares de los datos, circunstancia que no parece darse en los tratamientos habituales en las comunidades de propietarios.

Tratamiento de datos en las Comunidades

En la gestión ordinaria de la Comunidad de vecinos se utilizan diferentes ficheros con datos de carácter personal pero el más habitual es aquel fichero que contiene los datos personales de los vecinos integrantes de esa Comunidad.

Los principales datos que se tratan en estos ficheros son: nombres y apellidos de los propietarios, DNI, teléfonos, domicilio y dirección de correo electrónico. El fichero se denomina normalmente “Propietarios” o “Gestión de Comunidad de propietarios” y la comunidad se sirve de él para su gestión contable, fiscal y administrativa, asegurando el cumplimiento por los propietarios de las obligaciones impuestas por la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) y el ejercicio de los derechos que corresponden a los copropietarios en la comunidad.

Autorización para el tratamiento de datos

Los administradores de fincas realizan múltiples tratamientos de datos de carácter personal cuando actúan por cuenta de las comunidades de propietarios. Desde la perspectiva de la normativa de protección de datos de carácter personal, y como principio de carácter general, están legitimados para tratar y disponer de los datos de los copropietarios que resulten necesarios para la gestión ordinaria de los asuntos de la comunidad en virtud de la relación contractual que les vincula con la comunidad, en los términos acordados en la misma, y en el marco de la Ley de Propiedad Horizontal.

En mayo de 2018 desapareció la obligación de notificar la creación de ficheros. En su lugar, surgen un conjunto de medidas de carácter interno que el responsable y/o el encargado de los tratamientos, deberán impulsar y tener documentadas “a disposición” de la AEPD. Estas medidas se concretan en el denominado Registro de las actividades de tratamiento.

Cesión de Datos de los vecinos

La Comunidad de Vecinos debe elegir un administrador que se encargue de ejercer la tarea de gestionar los datos en nombre de la Comunidad, esta persona ademas se encargara de que los datos de los propietarios de dicha comunidad no estén a la vista de cualquiera, así como de la cesión de los mismos a la autoridad pertinente. La policía solo podrá acceder a ellos si lleva una orden emitida por el Ministerio Judicial en la que acreditan que pueden hacerlo o porque se pruebe que es necesario para llevar a cabo una investigación que afecta a la seguridad pública.

¿Puede un propietario acceder a documentos vinculados a su Comunidad de Vecinos como, por ejemplo, facturas u honorarios profesionales con el fin de controlar sus gastos?

Al respecto y como hemos comentado, hay que recordar que el Administrador de Fincas es el encargado de custodiar la documentación de la Comunidad y que la comunicación de estos datos a los vecinos se consideraría una cesión a terceros. Para ello, se debe contar con el consentimiento del afectado o, en cualquier caso, estar amparados por la Ley.

Requisitos para la cesión

Aun así, en el caso de tratarse de un supuesto amparado por la Ley, debe tenerse en cuenta, además, el Principio de Proporcionalidad. Esto significa que los datos comunicados deben ser “adecuados, pertinentes y no excesivos” en relación a la finalidad que se persigue.

Así, en el caso de legitimarse el control de la óptima gestión económica de la Comunidad de Vecinos, habría que especificarse qué información es fundamental para ello y qué datos no serían relevantes para esta finalidad. En el caso de no respetarse el Principio de Proporcionalidad, arriesgamos a la correspondiente sanción de la Agencia Española de Protección de Datos.

Limitándonos exclusivamente a los tratamientos de datos personales contenidos en los documentos que emplea la propia comunidad, estos pueden abarcar un amplio espectro de información personal relativa, incluso, a la vida privada y familiar de los afectados, así como a cualquier tipo de actividad desarrollada por una persona, como la referida a sus relaciones laborales o a su actividad económica o social.

La propia LPH habilita diversas cesiones de datos personales. Regula cómo debe efectuarse la convocatoria de las juntas, disponiendo que la convocatoria contendrá una relación de los propietarios que no estén al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad y advertirá de la privación del derecho de voto si concurren una serie de supuestos.

Videovigilancia

Las Comunidades de Propietarios pueden recurrir a la videovigilancia como un instrumento de seguridad, siempre que las 3/5 partes de los propietarios estén de acuerdo con la implantación de las cámaras. Estas, solo pueden grabar lo que ocurra dentro de la comunidad, quedando prohibido la filmación de otros locales privados, incumpliendo así la LOPD.

Autorización para la instalación

Para la instalación de cámaras en zonas comunes será necesario el acuerdo de la Junta de propietarios que quedará reflejado en las actas de dicha Junta. Se recomienda que en el acuerdo se reflejen algunas de las características del sistema de videovigilancia, así como el número de cámaras o el espacio captado por las mismas.

Siempre que vayan a grabarse imágenes de personas, y previamente a su captura, se procederá a la inclusión de dicho tratamiento en el Registro de actividades de tratamiento.

Deber de información

Se instalarán en los distintos accesos a la zona videovigilada y, en lugar visible, uno o varios carteles que informan sobre la grabación de cámaras de seguridad de que se accede a una zona videovigilada. El cartel indicará de forma clara la identidad del responsable de la instalación y ante quién y dónde dirigirse para ejercer los derechos que prevé la normativa de protección de datos.

Requisitos de los sistemas de videovigilancia

Las cámaras sólo podrán grabar las zonas comunes de la comunidad. No podrán captarse imágenes de la vía pública a excepción de una franja mínima de los accesos al inmueble. Tampoco podrán captarse imágenes de terrenos y viviendas colindantes o de cualquier otro espacio ajeno.

Si se utilizan cámaras orientables y/o con zoom, será obligatoria la instalación de máscaras de privacidad para impedir la captación de imágenes de la vía pública, terrenos y viviendas de terceros.

El acceso a las imágenes estará restringido a las personas designadas por la comunidad de propietarios. En ningún caso resultarán accesibles a los vecinos mediante canal de televisión comunitaria.
Si el acceso se realiza con conexión a Internet, se restringirá con un código de usuario y una contraseña, que sólo serán conocidos por las personas autorizadas a acceder a dichas imágenes.

Las imágenes serán conservadas durante un plazo máximo de un mes desde su captación.

Las imágenes que se utilicen para denunciar delitos o infracciones se unirán a la denuncia y podrán conservarse para ser cedidas a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad o a los Juzgados y Tribunales que las requieran. No podrán usarse para otra finalidad.

Supuestos específicos

Un ejemplo muy común que se da en estas comunidades es exponer en el tablón de anuncios la lista de morosos de la misma, este hecho puede parecer inocente, y en muchos casos no lo es ya que esta puede contener datos de los propietarios que son sensibles a la normativa de protección de datos y por lo tanto no pueden estar a la vista de todo el mundo. En este caso en concreto se debería notificar de manera individual a aquellos propietarios que no hayan abonado sus cuotas, y ante la imposibilidad de contactar con ellos, si se podría recurrir al tablón de anuncios. Además, todos los acuerdos tomados en las juntas deben constar en las actas de la comunidad y estas tampoco podrán mostrarse a no ser que lleve a cabo el procedimiento antes mencionado en la cesión de datos.

Con carácter general, la publicación en el tablón de anuncios de la comunidad de una lista de propietarios que no se encuentran al corriente en pago de sus cuotas no está amparada por la normativa de Protección de Datos.

Sin embargo, la Ley de Propiedad Horizontal permite la publicidad de la identidad de los deudores y de sus deudas con la comunidad, incorporando dichos datos a la convocatoria de la Junta.

En Grupo Ático34, tlfno. 91 489 64 19, te ayudamos con todos los trámites y documentación necesaria para adaptar tu Comunidad de vecinos a la normativa de Protección de Datos y a las novedades introducidas por el RGPD.

Related posts
Sectores

Protección de datos de las Iglesias y entidades religiosas

7 Mins read
Con las importantes novedades introducidas en materia de Protección de datos por el RGPD y la posterior LOPDGDD, recibimos numerosas consultas sobre…
SanidadSectores

¿Quién y por qué puede ver mi historial médico?

5 Mins read
Los datos relacionados con la salud están considerados como información de carácter personal y sensible y, por tanto, están altamente protegidos por…
SanidadSectores

Pulseras E-Health y la Protección de Datos

8 Mins read
La pulsera inteligente o pulseras healthcare ha pasado desde hace algunos años, a formar parte de nuestro día a día, integrándose con naturalidad…

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Las siguientes reglas del RGPD deben leerse y aceptarse:
Este formulario recopila tu nombre, correo electrónico y e contenido para que podamos realizar un seguimiento de los comentarios dejados en la web. Para más información revisa nuestra política de privacidad, donde encontrarás más información sobre dónde, cómo y por qué almacenamos tus datos.