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Protección de datos para asociaciones

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La Ley Orgánica de Protección de Datos afecta a todos por igual independientemente del tipo de empresa o entidad de que se trate. En este caso vamos a centrarnos en las asociaciones.

Como cualquier empresa, las asociaciones deben cumplir la normativa de Protección de datos. Estas tratan datos que conciernen a la asociación, como pueden ser los datos de los socios, datos de usuarios web, de contabilidad, currículum vitae, etc.

El  Documento de Seguridad para asociaciones

Se debe llevar a cabo un Documento de Seguridad  con un nivel de seguridad bajo, medio o alto, en función del tipo que contenga la asociación, con todas las medidas técnicas y de seguridad que garanticen un correcto tratamiento de los datos de los socios.

Además habrá que establecer un contrato de confidencialidad con el personal de la asociación que pueda tener acceso a los datos, bien sean administradores, fundadores, voluntarios o incluso los propios socios. A estos últimos, también se les debe informar de la recogida y almacenamiento de sus datos personales y del mismo modo exponerles los derechos de tratamiento de sus datos, es decir, los derechos ARCO.

Para la realización de estos ficheros y, en general para un correcto cumplimiento de la LOPD, no dude en acudir Grupo Ático34, empresa experta en materia de protección de datos, nos adaptaremos a sus necesidades de su asociación ofreciéndole el mejor servicio.

Medidas a adoptar por las asociaciones para cumplir la LOPD

A la hora de adaptarse a la normativa de Protección de Datos, las asociaciones tiene una serie de obligaciones como son:

  • Realizar un profundo análisis de la organización y la información de la que dispone, para detectar las necesidades organizativas y de seguridad.
  • Disponer de un organigrama actualizado de la organización, que incluya los accesos autorizados a la información y la situación de los ficheros.
  • Seleccionar un responsable de seguridad que sea conocedor de los procesos de trabajo, incluso tratando únicamente datos de nivel básico.
  • Fortalecer la concienciación de quienes tratan la información sobre la importancia de proteger los datos personales, ofreciendo la información y formación necesaria.
  • Unificar los protocolos para las diferentes recogidas de datos, su archivo e inclusión en aplicaciones informáticas.
  • Incluir en el Documento de Seguridad las normas y protocolos a seguir para el envío de comunicaciones externas. (comunicaciones comerciales, invitaciones, newsletters, etc…)
  • Mantener una actitud vigilante sobre las medidas de seguridad y organizativas, especialmente en los nuevos procesos a llevar a cabo o proyectos a desarrollar.

Ficheros más comunes en las asociaciones

Los ficheros se refieren al tipo de datos que se van a manejar. En el caso de las asociaciones, y según la actividad que realicen, estos ficheros son:

  • Clientes (Datos de los empleados de la organización)
  • C.V. (Currículos de los solicitantes de empleo)
  • Contabilidad y Administración (Datos económicos de colaboradores, proveedores, clientes,…)
  • Prospección comercial (Bases de datos utilizadas para el envío de publicidad)
  • Congresos y otros eventos (Datos de asistentes, ponentes, premiados, etc…)
  • Formación (Datos de los beneficiarios de la formación y de los profesores)
  • Usuarios o asociados (Beneficiarios de la ayuda o prestación, etc…
  • Voluntarios y colaboradores (Datos del voluntariado y de quienes realizan donaciones)
  • Fundadores (Datos de fundadores, presidente, vicepresidente, secretarios …)
  • Suscriptores (Datos de quienes reciben newsletters o publicaciones impresas)
  • Usuarios web (Datos con quienes se mantienen contactos vía web)
  • Prevención blanqueo de capitales (Fichero de nivel alto para con los datos de quienes aporten o reciban fondos a título gratuito)
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