Protección de Datos en las Agencias de Modelos

El mundo de las Agencias de Modelos, cuenta con una gran diversidad de perfiles profesionales.

Existen modelos de manos, pies, boca… para realizar campañas publicitarias.

Y las/los modelos que posan en fotografías, pasarelas, vídeos, redes sociales, revistas, etc.

En ambos casos, esta cesión de imágenes, se hace a cambio de una remuneración económica.

Debido a las consultas de nuestros clientes del sector y a que es una profesión con un campo de actuación vastísimo, hemos considerado un tema muy interesante de abordar.

Por eso te facilitamos la información necesaria para cumplir con la normativa de protección de datos en tu agencia de modelos.

Normativa de Protección de Datos

Debemos tener en cuenta las normas concretas a las que hay que acudir:

• Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).
• Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y Garantía de derechos digitales (LOPDGDD).
• Real Decreto-ley 5/2018 de medidas urgentes para la adaptación del Derecho español a la normativa de la Unión Europea en materia de protección de datos y
• Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico
• Ley Orgánica 1/1996, de 15 de enero, de protección jurídica del menor, de modificación del Código Civil y de la Ley de Enjuiciamiento Civil
• L.O. 1/1982, de 5 de mayo, sobre protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen.

Obligaciones del RGPD para agencias de modelos

Como bien adelantábamos este es un tema interesante porque se puede abordar desde diferentes ángulos.

Por un lado, tenemos los modelos que solo prestan partes de su cuerpo y por otro los modelos convencionales.  A estos dos sectores se debe añadir uno más relativo a la edad.

Hay modelos de muy distintas edades desde los cero años a los 90.

No hay límite de edad para ser Modelo, pero si los hay para poder prestar la imagen.

Como en cualquier otro sector, se deben cumplir con unas obligaciones para operar en el mercado conforme al RGPD.

Estas obligaciones de actuación, son:

1. Recabar los contratos de los Encargados de Tratamiento

¿Qué es un encargado de Tratamiento?

Cualquier persona física o jurídica que como consecuencia de una prestación de servicio tiene acceso a la Agencia de Modelos tiene acceso a los datos de carácter personal. Los ejemplos más típicos son: Asesorías, Consultoras, Gestorías, Empresas de Prevención de Riesgos Laborales, etc.

Es necesario firmar un contrato con esos terceros que regule sus obligaciones en materia de protección de datos.

2. Contratos con empleados

En el caso de tener trabajadores asalariados, se deberán firmar ciertos documentos con ellos, como el compromiso de Confidencialidad.

3. Registro de actividades de tratamiento y análisis de riesgos

Otra novedad que nos encontramos es que se suprime la obligación de inscribir los ficheros en la AEPD. Esta obligación se sustituye por el registro a nivel interno de las actividades de tratamiento.

Tras la realización del registro de actividad se realiza un análisis de riesgo en el que se va a valorar que medidas de protección se deben de adoptar para garantizar el tratamiento correcto de los datos personales que tenemos recabados. Por la actividad que desarrollamos la nota de este análisis va a ser una nota baja, por lo que no tendríamos que dar ningún paso más.

4. Notificar brechas de seguridad

Para aquellos casos en los que de manera accidental, a través de un ataque o siendo víctimas de un robo de la base de datos, debemos de comunicar esta brecha de seguridad a la autoridad nacional competente (la Agencia Española de Protección de Datos) en un plazo de 72 horas desde que se haya producido el incidente, siempre que se hayan vulnerado los derechos de los interesados y se puedan tomar las medidas necesarias.

5. Página web

En el caso de que ofertemos nuestros servicios en una página web, debemos asegurarnos que tanto el aviso legal, la política de privacidad, la política de cookies y las condiciones generales de contratación están actualizadas y cumplen con los requisitos de la nueva normativa.

Y en el caso de que recojamos cualquier tipo de datos personales a través de la misma (Nombre, correo electrónico…) debemos facilitar una casilla para que el interesado pueda marcarla y consentir que acepta el tratamiento de sus datos.

También debemos incluir ciertas cláusulas en los correos electrónicos, así como en las facturas, inscripciones, folletos publicitarios, presupuestos, etc.

La imagen en el RGPD

El RGPD establece que: los datos personales son toda información sobre una persona física identificada o identificable.

¿Qué significa esto exactamente?

Si se hace una fotografía de una parte del cuerpo y de dicha imagen no se puede identificar a nadie, no se consideraría dato de carácter personal.

¿Y si la imagen del pie contuviera una marca distintiva?

En este caso la imagen es susceptible de la normativa de protección de datos.

Por ejemplo, sería el caso de una persona que tuviera un tatuaje que fuera fácilmente identificable, en este caso dicha imagen si estaría protegida por el RGPD.

Importancia del consentimiento en este sector

Las Agencias de Modelos deben recabar diferentes consentimientos relativos a la:

• Protección de Datos
• Propia imagen

Partimos de una premisa clara la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen establece que se podrá captar imágenes de una persona siempre y cuando esta haya dado su consentimiento expreso para ello. En concreto, el artículo 2.2 de la ley establece que se debe recabar dicho consentimiento.

Para todos los negocios, en especial los que recogen datos de menores o datos distintos a los identificativos, como es el caso de las Agencias de Modelos, suele ser una pesadilla cada vez que se realiza un contrato con el cliente o un acuerdo tener que firmar cientos y cientos de documentos, pues como ya hemos visto son muy distintos los consentimientos que se tiene que recoger.

Por ello recomendamos fusionar en un mismo documento todos los consentimientos:

Consentimiento expreso de Clientes

Se especificarán:

• datos que se recogen,
• finalidad,
• duración de conservación y
• derechos que asisten a los clientes.

Consentimiento de Publicación de imágenes

Se deberá consentir el tratamiento de la imagen y que este se publique tanto en plataformas online como offline. Esto quiere decir, que siempre que queramos publicar las imágenes debemos especificar dónde,

• revistas,
• publicidad online,
• páginas web,
• redes sociales,
• carteles, etc.

El consentimiento de los menores de edad

La Ley Orgánica 1/1996, de 15 de enero, de protección jurídica del menor, de modificación del Código Civil, determina que serán los padres quienes deberán dar el consentimiento para el tratamiento de las imágenes de menores.

El artículo 4 relativo al Derecho al honor, a la intimidad y a la propia imagen del menor establece que: “Los menores tienen derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen”.

Debe tener presente también la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, sobre protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, cuyo artículo 3 nos indica: “El consentimiento de los menores e incapaces deberá prestarse por ellos mismos si sus condiciones de madurez lo permiten, de acuerdo con la legislación civil.

En los restantes casos, el consentimiento habrá de otorgarse mediante escrito por su representante legal…”

Por tanto, debemos tener presente que salvo que se demuestre que el menor sea lo suficientemente maduro para dar su consentimiento a este respecto, siempre lo hará su representante legal.

En España la mayoría de edad se establece en los dieciocho años. En materia de Protección de Datos, los mayores de catorce años pueden dar consentimiento sobre sus datos.

Por tanto, un menor de catorce años no podrá dar ningún consentimiento. En este caso serán los padres o representantes legales quienes deberán dar los consentimientos, tanto de Protección de Datos como de publicación de imágenes.

Cuando sean mayores de catorce años y menores de dieciocho, podrá el menor firmar el consentimiento para el tratamiento de datos, pero sigue siendo menor, por lo que los padres deberán firmar también todos los consentimientos.

Preguntas frecuentes que se plantean las Agencias de Modelos

Siempre van a existir cientos de preguntas que rodean al mundo de la fotografía y al mundo de las Agencias de Modelos, pues el derecho a la propia imagen siempre es un tema que suscita muchas controversias, pero vamos a plantear algunas de las cuestiones que más dudas suscitan entre nuestros clientes del sector.

¿Necesita la agencia de modelos designar un Delegado de Protección de Datos (DPO)?

Si bien las agencias de modelos no están contempladas entre las actividades obligadas a designar un Delegado de Protección de Datos, en el caso de que traten datos a gran escala o datos de categorías especiales (art. 9 del RGPD), deberán designar a un DPO.

Si hago un reportaje fotográfico a modelos y aparecen personas de fondo, ¿Les debo pedir autorización?

Sí. Se debe pedir autorización a las personas a las cuales voy a hacer las fotografías directamente.

¿Cuándo no es necesario pedir autorización?

Esta es la pregunta estrella que todo el mundo quiere resuelta.

La respuesta es sencilla.

Siempre que la imagen de la persona sea meramente accesoria y no se pueda identificar en la fotografía, no es necesario pedir la autorización, pues no habría una intromisión real al derecho de imagen o un tratamiento ilegítimo del tratamiento de datos de carácter personal.

Si se contrata a un fotógrafo profesional externo para las fotografías a los/las modelos, ¿Cuál sería la relación entre nosotros?

Esta pregunta, es bastante común, pues entran en juego dos figuras.

Por un lado, estaría la Agencia de Modelos, que es quien recoge los datos de carácter personal de sus clientes. Es quien trata estos datos de carácter personal y es, por tanto, el Responsable de Tratamiento de Datos.

Y, por otro lado, estaría la figura del freelance que hace las fotografías de las personas.

Este freelance, sería un Encargado de Tratamiento de datos, pues es contratado por el Responsable para la prestación de un servicio, y como consecuencia del mismo tendrá acceso a datos de carácter personal de los clientes de la Agencia de Modelos, es decir, tendrá acceso a las imágenes, que como bien habíamos dicho son datos de carácter personal.

Por tanto, tenemos dos figuras:

• Responsable del tratamiento, que es quien recoge los datos y contrata a una persona externa para que le preste un servicio
• Encargado de tratamiento, que tendrá acceso a las imágenes y datos identificativos de los clientes del responsable del tratamiento

¿Puede el fotógrafo contratado publicar las fotografías en su página web?

No. Las fotografías realizadas por el encargado de tratamiento solamente podrán ser publicadas en los sitios para los que se hubiera recabado previamente la autorización.

En el caso de que el fotógrafo decida hacer uso de las imágenes para fines propios, deberá recabar el consentimiento.

En resumen.

Cuando se hagan fotografías donde las personas puedan ser identificadas o identificables se deben pedir los consentimientos.

Cuando las fotografías las haga un Encargado de Tratamiento, deberán ser tratadas exclusivamente para las finalidades recogidas por el responsable.

Si las imágenes van a ser tratadas por el Encargado de Tratamiento, con otras finalidades, pasará a ser Responsable del tratamiento y, por tanto, se deberá recabar el consentimiento de los afectados.

Espero haberte facilitado la implementación de esta normativa en tu agencia de modelos.