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Compliance

¿Necesita tu empresa un plan de compliance para acceder a los Fondos Next Generation?

Las empresas privadas también podrán solicitar, a través de las administraciones públicas regionales, acceso a los Fondos Next Generation de la UE (el programa de ayudas económicas para ayudar a los Estados miembros a superar la crisis provocada por la pandemia de Covid-19), sin embargo, se han establecido una serie de requisitos que será necesario cumplir y que ponen en relación el compliance y los Fondos Next Generation.

Las necesarias medidas antifraude para acceder a los Fondos Next Generation

Las ayudas de los fondos europeos aprobadas en 2021 para hacer frente a la crisis derivada de la pandemia de Covid-19 podrán ser gestionadas por los Estados miembros de diferentes maneras (siempre dentro de los límites impuestos por la UE), entre ellas, los gobiernos nacionales podrán ayudar a diferentes sectores de actividad (especialmente a los más afectados) a través de la concesión de subvenciones a empresas a cargo de estos Fondos Next Generation.

Sin embargo, la concesión de estas subvenciones debe cumplir con las obligaciones recogidas en el artículo 22 del Reglamento UE 241/2021, para garantizar que los fondos se han utilizado de acuerdo a las normas aplicables, en concreto, respecto a las normas de prevención, detección y corrección del fraude, la corrupción y los conflictos de intereses.

Para garantizar que se cumple con dichas obligaciones, el Ministerio de Hacienda publicó la Orden HFP/1030/2021, por la que se configura el sistema de gestión de Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR), en el que se establece la obligación para aquellas empresas privadas y públicas que vayan a solicitar la concesión de ayudas a cargo de los Fondos Next Generation en España, de tener un Plan de Medidas Antifraude.

Además, las entidades gestoras y ejecutoras de las convocatorias de ayudas y licitaciones deben recoger de beneficiarios, contratistas y subcontratistas una declaración responsable relativa al compromiso de cumplimiento de los principios del PRTR, en el que se recoge el «compromiso con los estándares más exigentes en relación con el cumplimiento de las normas jurídicas, éticas y morales, adoptando las medidas necesarias para prevenir el fraude, la corrupción y los conflictos de interés, comunicando en su caso a las autoridades que procedan los incumplimientos observados».

Significa esto que cualquier empresa o entidad que quiera presentarse a una convocatoria o licitación de los Fondos Next Generation, ¿necesita tener un plan de compliance implantado?

Sí, porque, aunque la Orden en ningún momento hace mención explícita a los programas de compliance, se está refiriendo a cumplir con los «estándares más exigentes» de cumplimiento, lo que podemos relacionar directamente con los requisitos recogidos en el artículo 31 bis del Código Penal o las normas recogidas en los estándares internacionales de cumplimiento normativo, como la norma ISO 37301.

Por tanto, contar con un programa de compliance ya integrado en la empresa, facilitará el proceso de solicitud de acceso los Fondos Next Generation, aunque, como veremos en el siguiente punto, no es estrictamente necesario contar con programa de compliance para ello, sino contar con un Plan de Medidas de Antifraude, tal y como recoge la Orden del Ministerio de Hacienda.

El Plan de Medidas Antifraude

Como decíamos, la Orden del Ministerio de Hacienda establece la obligación de contar con un Plan de Medidas Antifraude con el que se pueda garantizar las ya citadas obligaciones de prevención, detección y corrección del fraude, así como la corrupción y los conflictos de intereses.

Con el fin de homogeneizar las medidas incluidas en el Plan, la Orden incluye en su Anexo II.B una serie de cuestionarios que pueden servir a las empresas para evaluar su grado de cumplimiento en las materias señaladas, así como en daños medioambientales.

El objetivo de este plan es garantizar un uso adecuado y de acuerdo con los requisitos de la UE de los Fondos Next Generation, además de controlar que no se usan de manera indebida. Así mismo, cualquier irregularidad en el uso de estos fondos puede conllevar el reintegro de los mismos.

Requisitos del Plan de Medidas Antifraude

Así, una de las respuestas a la pregunta de cómo acceder a los Fondos Next Generation, que muchas empresas interesadas en solicitar esta ayuda económica se hacen, es conocer los requisitos que debe cubrir el Plan de Medidas Antifraude, recogidos en la citada Orden del Ministerio de Hacienda y que os enumeramos a continuación:

  • Estructurar las medidas de manera proporcionada y en relación a los cuatro elementos que ya hemos mencionado: prevención, detección, corrección y persecución («ciclo antifraude»).
  • Realizar una evaluación del riesgo, impacto y probabilidad de riesgo de fraude en los procesos clave la ejecución del PRTR, así como una revisión periódica, que deberá ser bienal o anual en función del nivel de riesgo de fraude y siempre que se haya detectado un caso de fraude o se hayan producido cambios significativos en los procedimientos o en el personal.
  • Definir las medidas de prevención adecuadas en función de situaciones concretas, para reducir el riesgo residual de fraude a un nivel tolerable.
  • Implantar medidas de detección ajustadas a señales de alerta y definir el procedimiento para aplicarlas de manera efectiva.
  • Definir medidas correctivas en caso de detectar un caso sospechoso de fraude, incluidos los mecanismos para la comunicación de las sospechas de fraude (lo que equivaldría a un canal de denuncia).
  • Establecer procesos adecuados para hacer un seguimiento de los casos sospechosos de fraude y la correspondiente recuperación de los fondos gastados de forma fraudulenta.
  • Definir procedimientos de seguimiento para revisar los procesos y controles relacionados con el fraude efectivo o potencial, que se incorporarán a la revisión de la evaluación del riesgo de fraude.
  • Definir procedimientos en relación a la prevención y corrección de situaciones de conflictos de interés de acuerdo a lo establecido en los apartados 1 y 2 del artículo 61 del Reglamento Financiero de la UE; en concreto, es obligatorio suscribir una DACI (declaración de ausencia de conflicto de interés) por los beneficiarios que lleven a cabo actividades que puedan presentar un conflicto de interés potencial.

¿Cómo establecer un Plan de Medidas Antifraude?

Pueden solicitar Fondos Next Generation ayuntamientos, comunidades autónomas, empresas públicas y privadas, así como cualquier organización que cumpla con los requisitos para presentarse a las convocatorias con un proyecto adecuado a las mismas, pero todas ellas necesitan contar con ese Plan de Medidas Antifraude.

La forma más «sencilla» de establecer este plan, es implementar un programa de gestión de compliance, así como de compliance tributario (con el que cubriremos los riesgos de cumplimiento relacionados con la normativa fiscal), de esa manera las entidades cubrirán todas las bases incluidas en la Orden del Ministerio de Hacienda, puesto que estos programas son más completos en cuanto a medidas de cumplimiento, ya que abarcan (o suelen abarcar) más riesgos de cumplimiento.

El artículo 31 bis del Código Penal establece unos mínimos que debe contemplar cualquier programa de compliance:

  • Elaboración de un mapa de riesgos
  • Establecer los procedimientos de actuación
  • Crear canales éticos o de denuncia
  • Diseñar un sistema disciplinario
  • Revisar periódicamente el plan de compliance

Enfocando estos pasos en los riesgos de fraude, corrupción y conflicto de intereses, se puede elaborar el Plan de Medidas Antifraude, especialmente si es necesario tenerlo implementado y en marcha de cara a una convocatoria de los Fondos Next Generation (que ya se están publicando y que tienen unos plazos relativamente cortos para presentar proyectos). Pero apostar por un plan de compliance, como decíamos, es una solución mucho más completa y que cubrirá todos los requisitos recogidos en la Orden.

En definitiva, cualquier empresa o entidad que se plantee o desarrolle proyectos que puedan beneficiarse de los Fondos Next Generation, debe comenzar a desarrollar ya su plan de compliance.