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¿Cómo afecta la ley de protección de datos al correo electrónico?

5 Mins read

Si has hecho nuestro Test LOPDGDD ya sabrás si tienes que adaptarte a dicha normativa.y cumplir las nuevas exigencias para proteger la información personal de usuarios o clientes. Pero, cómo cumplir con la Ley protección de datos en el correo electrónico?

Descubre cómo influye la entrada en vigor de la LOPD y del RGPD al email marketing. O dicho de otro modo, en este artículo te lo contamos todo sobre correo electrónico y protección de datos.

newsletter rgpd

Cómo afecta el RGPD y LOPD a la newsletter

En la actualidad muchas empresas utilizan el email marketing para conseguir nuevos leads o suscriptores. Esta estrategia se basa en el envío de newsletters y correos electrónicos comerciales a los usuarios que hayan aceptado recibir dicha información.

Pero, ¿qué pasa con la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de datos (LOPDGDD)?

Estas nuevas normativas afectan directamente a los requisitos para manejar datos de usuarios y enviarles boletines informativos, promociones u ofertas a través del email. Y hay una palabra clave para entender cómo adaptar una newsletter al RGPD: consentimiento.

Hasta ahora el consentimiento de los usuarios se podía obtener de una forma “tácita”. Por ejemplo, al aceptar la política de privacidad (el típico “He leído y aceptado las políticas de privacidad”) el usuario también estaba autorizando a que le enviasen correos electrónicos. Sin embargo, ahora el consentimiento debe ser explícito.

formularios rgpd

Esto ha afectado también al diseño de formularios de contacto. Hasta ahora, los formularios eran mucho más simples. Una simples casillas donde introducir los datos básicos. Sin embargo, ahora los formularios deben incluir una serie de información básica, presentada en una doble capa informativa.

En la primera capa se informa de forma básica sobre:

  • Identidad del responsable del tratamiento
  • Finalidad y plazo de conservación de datos
  • Base jurídica
  • Destinatarios de la información
  • Derechos del usuario
  • Procedencia de la información

Se debe incluir una segunda capa informativa en la que se profundice en estos datos. Por ejemplo, respecto a la identidad del responsable, se ampliarán los datos ya presentados o sobre la identidad del representante o del delegado de protección de datos, si lo hubiese.

La LOPD en newsletter también obliga a incluir en los formularios un método para que el usuario pueda prestar su consentimiento explícito, inequívoco y voluntario. Por ejemplo, con la inclusión de una check box o casilla de aceptación y un captcha (para demostrar que el usuario no es un bot).

Por último, está la obligación de hacer una reestructuración de las bases de datos. El RGPD no considera válidos aquellos suscriptores obtenidos de formas no previstas por la actual ley. Las empresas que hayan obtenido los clientes de forma no lícita, deberán volver a enviarles un correo informando sobre la obligación del cliente de volver a prestar su consentimiento, esta vez de forma explícita y de acuerdo al RGPD.

En definitiva, podemos decir que la LOPD y el RGPD afectan al envío de newsletters en tres aspectos:

  • Obligación de informar (doble capa informativa)
  • Obtención de consentimiento explícito
  • Depurar y renovar las bases de datos
  • *No olvides que los usuarios pueden apuntarse a la Lista Robinson para impedir que las empresas les envíen información por email, correo ordinario, teléfono móvil o fax.

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Adaptar el pie de email a la protección de datos

Toda esta información sobre el responsable del tratamiento no se limita a los formularios de suscripción. También es necesario adaptar el pie de mail para protección de datos.

Las obligaciones informativas son las mismas que en un formulario. Hay que informar sobre el responsable del tratamiento, la finalidad por la que se recogen los datos, la base legal para su tratamiento o si la información va a cederse a terceros. Asimismo, el usuario debe conocer cómo ha obtenido sus datos la empresa y dónde puede ejercer sus derechos ARCO.

clausula proteccion de datos correo electronico

Cabe destacar que los requisitos del RGPD y la LOPDGDD son obligatorios para todo tipo de entidades, ya sean empresas con ánimo de lucro o asociaciones y Ong’s que solo envían boletines de información. Por suerte, la mayoría de plataformas de email marketing actuales cuentan con herramientas que ayudan a cumplir con la protección de datos para emails.

Envío de correo masivo con copia oculta

La información sobre el correo electrónico se consideran datos personales, por lo que la empresa debe hacer todo lo que esté en su mano para garantizar su privacidad. No hay problema cuando se trata de compartir direcciones de usuario electrónico entre personas conocidas. Pero, ¿qué pasa cuando hay que enviar correos electrónicos múltiples a personas que no se conocen entre sí?

Esto es frecuente en las empresas, ya que en muchos casos se envía información común para proveedores, clientes o prestadores de servicios. ¿Cómo enviar correos masivos sin desvelar las direcciones de correo de los destinatarios? Usando la copia oculta o Cco.

texto legal newsletter

Al enviar correos masivos con copia oculta, el destinatario de dicha información no puede saber si se ha añadido más gente al campo Cco. A su vez, las personas incluidas en copia oculta no pueden ver las direcciones de correo del resto de usuario incluidos en el campo. La mayoría de servicios de correo electrónico permitan activar la opción de enviar copia oculta en el campo de los destinatarios del email.

Texto RGPD y LOPD para correo electrónico

Ya te hemos adelantado que deberás adaptar el pie de los correos electrónicos a la nueva normativa. A continuación te mostramos un ejemplo de Texto RGPD y LOPD para correo electrónico.

“Para cumplir con el RGPD en materia de protección de datos personales, le informamos como usuario que el responsable del tratamiento de sus datos es XXXXX, con NIF XXXXX y domicilio fiscal en XXXXX.

La finalidad por la que recogen sus datos es XXXXX (ejemplo, “proponerle ofertas comerciales de acuerdo a sus intereses”).

También le informamos de que su información permanecerá en nuestra base de datos durante XXXXX tiempo y que ésta no será cedida a terceros.

Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición o limitación del tratamiento poniéndose en contacto con nosotros a través de XXXXX”.

Este es solo un ejemplo de aviso legal en email RGPD. Debes configurar tu plataforma de envío de correos para que esta información aparezca de forma automática en el pie de todos tus correos.

Cumplir con todas estas obligaciones es fundamental para cualquier empresa. Una de las principales razones es evitar denuncias de protección de datos que podrían acarrear duras sanciones.

Si necesitas asesoramiento personalizado, puedes contactarnos en el teléfono 91 489 64 19 o en el correo electrónico lopd@atico34.com.

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